Ce guide explique le fonctionnement des rappels et alertes d'évènements sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Ajouter un rappel ou une alerte à un évènement

Pour ajouter un rappel à un évènement (un rendez-vous p.ex):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Nouvel évènement pour créer un nouveau rendez-vous ou cliquer sur un évènement existant pour le modifier.
3. Cliquez sur Afficher plus de champs:
   
4. Cliquez sur Ajouter un rappel pour le configurer:
   
   

Vous pouvez être notifié par 3 canaux différents…

1. … par une notification du navigateur: le rappel sera affiché par une notification gérée par votre navigateur Web, pour autant que Mail soit connecté ; c'est également l'option à choisir si vous synchronisez votre agenda avec votre téléphone pour recevoir une alerte sur votre appareil
2. … par un mail: le rappel sera envoyé par mail au moment choisi
3. … par un système de discussion comme kChat: le rappel sera envoyé dans le fil de discussion choisi

Les éventuels invités à un évènement ne seront pas notifiés par les rappels/relances.

Ajouter une relance à un rappel

Pour ajouter une relance à un rappel existant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur un évènement existant pour le modifier.
3. Cliquez l'icône crayon ✎ pour éditer l'évènement:
   
4. Choisissez la fréquence des relances (chaque heure, chaque semaine, etc.)…
5. Cliquez sur le bouton bleu Valider:
   

Ce guide explique comment ajouter un nouvel évènement sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Pour planifier/agender une réunion entre plusieurs utilisateurs et trouver le meilleur créneau, prenez connaissance de cet autre guide concernant l'assistant de prise de rendez-vous.

Ajouter un nouvel évènement

Pour planifier un évènement dans un calendrier géré par Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Remplissez les différents champs les plus importants:
   
   ou affichez-en d'autres d'abord en cliquant sur AFFICHER PLUS DE CHAMPS en bas à droite (et certains de ces champs peuvent être repris automatiquement lors d'éventuelle relance).
4. Cliquez sur ENREGISTRER pour ajouter l'évènement au calendrier sélectionné.

Vous pouvez également cliquer directement sur le calendrier pour ajouter un nouvel évènement, en faisant glisser le pointeur de la souris sur une période horaire désirée.

Ajouter des participants à l'évènement

Pour inviter des utilisateurs, ajoutez leur nom ou adresse mail lors de la création de l'évènement ou par la suite:

Vous serez informé de leur présence ou de leur refus s'ils suivent la procédure qui leur est envoyée par mail à la création de l'évènement.

Toute mise à jour d'un évènement planifié est également envoyée par mail à tous les participants.

Trouver automatiquement le meilleur horaire

Avant la création de l'évènement et donc avant que les invitations ne soient envoyées aux participants, il est possible de déterminer le meilleur horaire qui convient à tous en fonction des disponibilités de chacun (autres rendez-vous inscrits dans leurs agendas p.ex):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Choisissez une date et heure qui vous conviendrait pour l'évènement.
4. Ajoutez les participants.
5. Cliquez sur le menu déroulant en-dessous des participants pour trouver l'heure immédiatement disponible pour tous les participants la plus proche de l'heure souhaitée initialement:
   

Dans l'exemple ci-dessus, 10h ne convient pas pour un rendez-vous d'une heure car Jean Dupont a déjà un rendez-vous planifié dans son agenda à 10h45 donc le système propose 11h45, l'heure la plus proche où tous les participants seront disponibles.

Une astérisque * à côté d'un participant signifie que les disponibilités de l'utilisateur sont inconnues car…

• … soit la personne invitée par son adresse mail n'est pas un utilisateur Infomaniak: aucun compte utilisateur n'existe avec l'adresse mail spécifiée…
• … soit la personne invitée ne partage pas ses disponibilités: elle ne partage pas son calendrier au moins en lecture avec l'organisateur du rendez-vous ou n'a pas transféré son calendrier dans au moins une des Organisations de l'organisateur…

Salle de réunion

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet des salles de réunions qu'il est possible de préconfigurer pour lier un évènement à un emplacement de ce type.

Pièce jointe

Pour ajouter une pièce jointe issue de kDrive à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Évènement récurrent

Pour ajouter un évènement qui serait répété dans le futur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Affichez les champs supplémentaires:
   
4. Activez la récurrence:
   

Vous pouvez déplacer / supprimer les occurrences suivantes d'un évènement récurrent (uniquement dans le cas où celui-ci ne possède pas d'invité(s)).

Rappel d'évènement

Pour ajouter des rappels à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment imprimer un calendrier / agenda depuis l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Imprimer le contenu d'un calendrier / agenda

Si vous utilisez seulement la fonction d'impression de votre navigateur avec Calendar, vous imprimerez l'interface et pas forcément le contenu du calendrier. Afin d'imprimer la liste de votre planning (quel que soit le mode d'affichage habituellement sélectionné):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône d'imprimante situé en haut à droite:
   

Ce guide explique comment ajouter ou supprimer des contacts sur des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter une nouvelle fiche de contact dans un carnet d'adresses:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Nouveau contact en haut à gauche.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter le contact.
4. Remplissez les informations principales (ou additionnelles grâce au lien en bas à droite).
5. Validez avec le bouton Enregistrer:
   

Ajouter à partir de contacts fréquemment utilisés

Vous pouvez compléter un carnet d'adresses à partir des contacts fréquents suggérés par l'app (en fonction de votre utilisation de l'app Web Mail). Les nom/prénom/e-mail seront pré-remplis si disponible:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Contacts suggérés dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du contact concerné…
4. … ou sur le menu d'action ⋮ dans le volet latéral droite.
5. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le contact à un carnet d'adresses existant:
   
6. Complétez les informations du contact si nécessaire puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter d'un coup l'ensemble des contacts suggérés:

1. Cliquez en haut de colonne pour sélectionner tous les contacts.
2. Cliquez ensuite sur l'icône apparue en haut de tableau.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter les contacts.
4. Cliquez sur le bouton pour enregistrer tous les contacts sélectionnés:
   

Supprimer un ou plusieurs contacts

Pour retirer un contact de vos listes:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel supprimer vos contacts.
   • En effet, l'affichage de tous les contacts ne permet pas de supprimer un contact:
     
3. Sélectionnez le ou les contacts à supprimer.
4. L'icône Corbeille s'affiche en tête de colonne, vous permettant ainsi la suppression des contacts sélectionnés:
   

Ce guide explique comment insérer du texte enrichi et des images au sein de vos messages sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Pour définir certains des réglages ci-dessous par défaut pour tous vos nouveaux messages, prenez connaissance de cet autre guide.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet de l'ajout et insertion d'images.

Personnaliser et mettre en forme un e-mail

Afin de modifier le style d'écriture de vos e-mails sur Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Rédigez un nouveau message et sélectionnez-en une partie.
3. Cliquez sur l'icône A en bas à droite de la fenêtre de rédaction pour afficher la barre d'outils.
4. Mettez en forme votre texte avec les options de style (italique / gras / souligné), taille, police, alignement, couleurs, etc. ou revenir à du texte brut:
   
   
    
5. Il est même possible d'éditer le code source (HTML) de votre message:
   

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'inclusion du message d'origine lors de votre réponse à un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) pour navigateur Web.

Ne plus citer le message initial

Par défaut, le texte du message auquel vous êtes en train de répondre sera placé en-dessous de votre propre texte de réponse (A):

En suivant le guide ci-dessous, rien ne sera cité du message d'origine et vous répondrez à partir d'une base vierge avec ou sans signature (B):

 

Afin de ne plus jamais citer le message original lors d'une réponse à un correspondant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Envoi dans le menu latéral gauche.
4. Désactivez le bouton à bascule (toggle switch) à droite de l'élément “Inclure le message original dans la réponse”:
   

Ce guide explique comment activer le filtre anti-spam Infomaniak qui permet de réduire considérablement le nombre de messages non sollicités pouvant arriver sur votre adresse mail Infomaniak si vous la communiquez à des tiers. Les messages que vous désirez réellement voir rapidement ne seront plus noyés parmi des dizaines d'autres messages non désirés, car ces derniers seront placés automatiquement dans un dossier spécialement dédié à cet effet.

Préambule

• Le spam est un courrier non-sollicité, souvent de nature publicitaire ou frauduleuse, dans le but de promouvoir des produits, des services ou de réaliser des escroqueries en ligne ; un problème persistant depuis les débuts de l'e-mail et qui a évolué avec les technologies de communication, suscitant la mise en place de stratégies pour lutter contre cette forme de pollution numérique.
• Le filtre est automatiquement activé lors de la création d'une adresse mail au sein d'un Service Mail Infomaniak ou lors de la souscription à une offre my kSuite / my kSuite+.
• Les e-mails placés dans le dossier Spam (ou dans le dossier de destination du spam - lire plus bas) sont automatiquement effacés après 30 jours.‍

Activer l'option depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le filtre: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍ Filtres et règles:
   
5. Activez (ou désactivez) l'option filtre spam, l'effet est immédiat (patientez pour le message de confirmation à l'écran):
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam.
    

Activer l'option depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux paramètres de votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Filtres et règles dans le menu latéral gauche.
5. Activez l'option filtre spam, l'effet est immédiat:
   
6. Il suffit de recliquer sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de désactiver le filtre ; dans ce cas tous les futurs messages iront dans la boite de réception, y compris les messages avec un en-tête indiquant un haut score de spam (ils pourront être traités en aval par votre logiciel/client de messagerie si celui prend en charge la lecture de ce type de header).

A noter que vous pouvez l'activer en masse sur plusieurs adresses à la fois.

Signaler un spam ou déclarer un faux positif

Si des messages de type spam passent entre les gouttes ou à l'inverse si un mail valide a été classé en tant que spam involontairement, vous pouvez intervenir en quelques clics.

Prérequis

• Vérifier que le filtre spam est actif.
• Pour plus de sécurité, activer la mention de mail externe.

Afin de déplacer automatiquement dans le dossier Spam un e-mail de votre boite de réception qui aurait échappé au filtre anti-spam :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Sélectionnez le message dans la boite de réception puis cliquez sur l'icône Spam de la barre d'outils:
   
   
    
3. Vous pouvez également l'ouvrir et le déclarer comme Spam dans un second temps:
   
   
    
4. Autre possibilité: l'ouvrir et cliquer sur le menu d'action ⋮ à droite:
   
   

Dès lors que vous avez cliqué sur Signaler comme spam :

• l'e-mail est déplacé dans le dossier Spam (ou dans le dossier défini manuellement)
• l'adresse de l'expéditeur est ajoutée à la liste des utilisateurs bloqués
• le filtre est affiné pour une meilleure prise en charge au fil du temps

Signaler un faux positif

A l'inverse, si vous agissez sur un e-mail faussement considéré comme spam (faux positif) en cliquant sur l'icône "Ceci n'est pas du spam" :

• L'e-mail est déplacé vers la boite de réception…
• L'adresse de l'expéditeur est ajoutée à la liste des utilisateurs autorisés…
• Cela agit également sur le filtre et ses critères.

Personnaliser le filtre anti-spam

Modifier l'emplacement des spams

Vous pouvez choisir l'emplacement par défaut du dossier dans lequel les messages considérés comme spam iront se placer automatiquement (à la manière des dossiers spéciaux IMAP).

Toujours sous Filtres et règles là où vous avez activé le filtre spam:

1. Cliquez sur Modifier:
   
2. Cliquez sur le nom du dossier pour en choisir un autre (en créer un nouveau au préalable si nécessaire):
   
3. Cliquez sur le bouton Valider.

Autoriser ou bloquer des expéditeurs

Vous pouvez spécifier à l'avance quels expéditeurs devront toujours aller dans le dossier Spam (ou l'inverse): prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Ce guide explique comment utiliser l'assistant de prise de rendez-vous sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous) et planifier ainsi une réunion entre plusieurs utilisateurs.

Préambule

• Pour créer et configurer simplement un nouvel évènement, prenez connaissance de cet autre guide.

Créer un nouvel évènement en commun

Pour démarrer l'assistant de planification:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton de création de nouvel évènement.
3. Cliquez sur Assistant de planification:
   

L'assistant s'affiche sur la droite de l'écran tandis que la partie gauche vous permet de choisir le jour de l'évènement.

Le principe est de trouver le meilleur moment pour prévoir une réunion entre plusieurs utilisateurs de l'Organisation.

Pour cela, les disponibilités de chacun (en fonction de leur emploi du temps et des paramètres définis dans les préférences de calendrier) s'affichent en colonne:

1. Lorsque vous créez un nouvel évènement pour une équipe d'utilisateurs:
   1. Le titre de la réunion est automatiquement généré mais il est possible de le modifier.
   2. La durée de l'évènement (et son positionnement au sein de la journée) peut être modifiée, y compris sur la partie gauche avec le curseur de la souris.
   3. Une éventuelle salle est automatiquement choisie mais il est possible de la modifier.
   4. Les participants peuvent être ajoutés dans une limite maximum de 25:
      

Ce guide explique comment consulter les logs d'activités des adresses mail contenues au sein d'un Service Mail Infomaniak.

Préambule

• Les logs de vos adresses mails sont disponibles gratuitement sur la période des 20 derniers jours.
• La consultation des logs sur une période plus longue est payante:
  • contactez le support Infomaniak.

Consulter les logs depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Posséder un accès valide à à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) dans lequel l'adresse mail est rattachée.
• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation qui gère le Service Mail.
• Avoir la permission de consulter les logs: si vous aviez été invité sur Mail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin

Ensuite pour accéder aux logs depuis Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général en-dessous.
5. Cliquez sur Consulter les logs:
   
6. Choisissez de consulter les logs des e-mails envoyés ou réceptionnés, et définir la date et l'heure.
7. Cliquez sur Rechercher.

Consulter les logs depuis Service Mail

Pour accéder au Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
   
4. Cliquez sur Logs dans le menu latéral gauche.
5. Depuis le menu déroulant, sélectionnez une adresse mail (par défaut c'est la première adresse du pack qui est sélectionnée).
6. Choisissez de consulter les logs des e-mails envoyés ou réceptionnés, et définir la date et l'heure:
   
7. Cliquez sur Rechercher.

Résultat des logs

Les logs d'expédition et de réception d'e-mails seront présentés sous la forme d'un tableau.

Passez votre souris sur l'éventuelle icône ⓘ de la colonne Statut pour afficher plus d'informations si nécessaire:

Ce guide explique comment placer les e-mails de votre choix en tant que "favori" sur la messagerie Infomaniak afin d'avoir un "suivi" particulier de ces messages et qu'ils puissent ainsi s'afficher de manière séparée si vous le décidez.

Surveiller un ou plusieurs messages…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour ajouter un message en tant que favori:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône ☆…
   • … à gauche d'un message dans la liste des messages
   • … en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message
3. Une fois le suivi activé, un menu déroulant dans le coin supérieur droit permet de n'afficher qu'une sélection de vos messages reçus selon plusieurs critères: Tous, Lus, Non lus, Suivis, Non-suivis.
   
   
    

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail (iOS / Android)

Sur la liste des messages:

1. Laissez appuyer votre doigt sur un message.
2. Appuyez sur l'icône ☆ en bas de l'écran.
3. Sortez si nécessaire de la sélection de messages par le bouton Annuler en haut de l'écran:
   
   ‍

Sur un message en cours de lecture:

1. Appuyez sur l'icône ☆ en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message:
   

Il est également possible de définir un geste de balayage qui conduirait vers une mise en favori du message balayé d'un doigt.