Ce guide explique ce que signifie la mention de mail externe, "External" figurant sur l'app Web Mail (service en ligne mail.infomaniak.com) et l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) lors de la lecture de certains messages:

 

Mention de mail externe

La mention de mail externe s'affiche dans les cas suivants:

• Le nom de domaine (ou alias) de l'expéditeur ne correspond pas à celui de l'adresse mail configurée dans Mail.
• L'expéditeur ne fait pas partie des contacts (y compris les contacts suggérés).
• Le mail provient d'une adresse hébergée hors de l'Organisation.

La mention s'affichera comme "inconnu" au lieu de “externe” avec certaines offres gratuites.

Activer ou désactiver la mention

Vous pouvez activer ou désactiver la mention, l'effet est immédiat pour les mails entrants et dans le cas d'une réponse apportée à un mail externe. Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité.
5. Activez ou désactivez le bouton à bascule (toggle switch):
   

Ce guide explique comment paramétrer une adresse d'envoi et de réponse différente de l'adresse mail utilisée.

Préambule

• Ceci est utile pour travailler avec l'un de vos alias mail ou domaines synonymes.
• Cela fonctionnera avec l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) mais également avec la plupart des logiciels/clients de messagerie.
  • Attention toutefois: il n'y a pas de lien entre les paramètres entrés dans la partie Signature de Mail Infomaniak et les logiciels/clients de messagerie.
  • Chaque logiciel/client de messagerie dispose de ses propres réglages et vous pouvez p.ex définir une adresse de réponse différente au sein de chacun des outils respectifs (lire tout en bas de ce guide).

Paramétrer l'adresse d'envoi sur l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Posséder une offre de messagerie payante (ou Service Mail Starter).
• L'adresse mail secondaire qui pourra être utilisée doit avoir été ajoutée en tant que…
  • … soit alias mail (p.ex aa@… au lieu de anna.alpha@…) ou alias spéciaux
  • … soit domaines synonymes (p.ex …@short-dom.xyz  au lieu de …@this-is-my-super-long-domain.xyz)

Pour accéder aux options pour les adresses d'envoi:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur ‍Signature.
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de la signature en cours.
6. Cliquez sur l'icône crayon ✎ pour éditer la signature en cours.
7. OU SINON créer une nouvelle signature:
   
8. Cliquez sur Afficher les paramètres avancés :‍
   ‍
9. L'adresse…
   1. … d'envoi permet de définir l'adresse qui sera mentionnée en tant qu'expéditeur dans la boite de réception de vos destinataires.
   2. … de réponse permet de recevoir les futures réponses à vos envois (return-path) sur une adresse différente (parmi les choix spécifiés dans les prérequis ci-dessus)…
      • …et si vous rédigez un message à la suite d'une réponse obtenue sur cet alias, la signature permettant l'envoi avec cette identité alternative sera appliquée en lieu et place de la signature pourtant définie par défaut.
10. Validez avec le bouton bleu Enregistrer (si celui-ci reste grisé assurez-vous que tous les champs soient remplis, surtout celui du nom complet):
    
11. Rédigez un nouveau message en sélectionnant la signature correspondante:
    

Dans l'exemple ci-dessus, l'adresse d'expédition a été modifiée mais pas l'adresse de réponse. Ce qui donne le résultat attendu chez le destinataire (il suffit de regarder les en-têtes du message réceptionné pour en avoir la preuve).

Ajoutez maintenant la même adresse secondaire dans un logiciel/client de messagerie, l'effet sera le même.

Paramétrer l'adresse d'envoi sur un logiciel mail

Il est possible de configurer un logiciel/client de messagerie avec n'importe quelle adresse mail existante même si celle-ci existe en tant qu'alias dans votre Service Mail. L'envoi se fera de la même façon qu'avec une adresse définie comme mail "principal".

Exemple dans le logiciel Betterbird (un fork de Thunderbird):

1. Ajoutez un compte dans Betterbird avec les paramètres mail corrects relatifs à l'alias:
   
2. Rédigez un nouveau message.
3. Une fois reçu, le message est bien décrit comme étant envoyé d'une adresse que vous saurez être un alias:
   

Ce guide explique comment résoudre l'erreur TLS qui peut survenir lors de l'utilisation de certains logiciels/clients de messagerie dont la version est devenue trop ancienne et incompatible avec les normes de sécurité actuelles.

Mettre à jour votre application

Infomaniak recommande l'utilisation des versions les plus récentes des logiciels/clients de messagerie que vous avez l'habitude d'employer.

Avec une configuration en IMAP il est facile d'ôter un compte du logiciel/client de messagerie devenu non compatible. L'adresse créée chez Infomaniak n'est pas touchée, elle continue de fonctionner et vous retrouverez tous vos e-mails anciens et nouveaux une fois l'adresse reconfigurée sur la nouvelle version du logiciel/client de messagerie.

Il suffit de suivre les nombreux guides de configuration pour l'application concernée.

Utiliser un nom d'hôte temporaire

Ces proxys sont configurés pour prendre en charge des versions obsolètes du protocole TLS (< 1.2), assurant ainsi la continuité du service lors de l'utilisation d'applications obsolètes telles qu'Outlook 2007.

Il vous suffira de remplacer le nom d'hôte du serveur entrant IMAP et serveur sortant SMTP actuel mail.infomaniak.com‍ par l'indication mail-legacy.infomaniak.com (ajout de -legacy‍ dans le nom d'hôte).

Exemple avec Outlook version Office 2002:

1. Cliquez sur le menu Outils
2. Cliquez sur Options
3. Cliquez sur l'onglet Configurer
4. Cliquez sur le bouton Comptes de messagerie
5. Cliquez sur Voir ou modifier
6. Cliquez sur Suivant
7. Cliquez sur le compte concerné
8. Cliquez sur le bouton Modifier
9. Mettez à jour les noms de serveur en ajoutant -legacy
10. Cliquez sur Suivant et enregistrer les modifications pour terminer

Ce guide explique comment bloquer des adresses mail ou des domaines entiers‍ afin que vous ne soyez plus importuné par des courriers indésirables spécifiques dans votre boite de réception Infomaniak.

Vous apprendrez qu'il est également possible d'autoriser des adresses à contourner le filtre anti-spam‍ de votre boite mail Infomaniak.

Préambule

• En plus du filtre antispam Infomaniak qui élimine la majorité des courriers indésirables au fil de son évolution, Infomaniak propose deux listes distinctes que vous pourrez remplir à votre guise:
  1. les expéditeurs bloqués:
     • les e-mails et domaines bloqués sont directement traités comme du spam
  2. les expéditeurs autorisés (autorisés à contourner le filtre anti-spam):
     • les expéditeurs et domaines autorisés ne seront pas filtrés par le filtre anti-spam
     • la liste des expéditeurs autorisés n'est active que sur le destinataire original de chaque message ; si le message est adressé à une adresse abc@domain.xyz et que celle-ci est ensuite redirigée sur def@domain.xyz, le filtre anti-spam et la liste des expéditeurs autorisés doivent être configurés pour l'adresse abc.
• Ces listes sont propres à l'adresse mail sur laquelle l'opération est effectuée.
• Un administrateur de Service Mail peut également appliquer ces listes au Service Mail entier, via la Configuration globale d'un Service Mail (prenez connaissance de cet autre guide).

Gérer les blocages‍ ou autorisations‍ depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer la sécurité: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour bloquer‍ ou autoriser‍ des expéditeurs depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍  en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Sécurité:
   
5. Pour ajouter un expéditeur bloqué, cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée:
   
   • Pour bloquer toutes les adresses mail d'un nom de domaine, inscrivez *@domaine-du-spammeur.com.
   • Pour bloquer un domaine et tous ses sous-domaines, inscrivez *@*domaine-du-spammeur.com en remplaçant bien évidemment “domaine-du-spammeur.com”.
6. Pour ajouter un expéditeur autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse approuvée:
   ‍

Vous pouvez également bloquer un expéditeur directement depuis l'e-mail reçu‍:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur indésirable.
3. Cliquez sur l'icône ⋮ en haut à droite du message ouvert.
4. Choisissez Bloquer l'expéditeur ‍pour l'ajouter directement à la liste des adresses bloquées:
   
   
   

Si nécessaire, retirez l'adresse en retournant dans l'onglet Sécurité.

Gérer les blocages‍ ou autorisations‍ depuis Service Mail

Pour bloquer‍ ou autoriser‍ des expéditeurs depuis un Service Mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée.
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité ou depuis le menu latéral gauche sur Sécurité:
   
5. Pour ajouter un expéditeur bloqué (blacklist), cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée:
   1. Pour blacklister toutes les adresses mail d'un nom de domaine, inscrivez *@domaine-du-spammeur.com.
   2. Pour blacklister un domaine et tous ses sous-domaines, inscrivez *@*domaine-du-spammeur.com en remplaçant bien évidemment “domaine-du-spammeur.com”.
6. Pour ajouter un expéditeur autorisé (whitelist), cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse approuvée.

Alternative

Vous pouvez également utiliser les filtres de messagerie.

Ce guide explique comment connecter l'application de messagerie New Outlook (remplaçant de Microsoft Courrier et Windows Mail) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Prérequis

• Créér l'adresse au sein d'un Service Mail Infomaniak (ou avec l'offre gratuite ik.me).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.

Ajouter l'adresse mail à l'application

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Si nécessaire cliquez sur la route dentée en haut à droite (sinon passez à l'étape 4):
   
3. Cliquez sur Ajouter un compte:
   
4. Entrez l'adresse mail à rattacher.
5. Cliquez sur Continuer:
   
6. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
7. Cliquez sur le bouton Voir plus.
8. Vérifiez et complétez les informations manquantes en descendant avec l'ascenseur si nécessaire:
   
9. Vérifiez et complétez les informations manquantes.
10. Cliquez sur Continuer:
    
11. Prenez connaissance et passez les différentes fenêtres d'informations Microsoft:
    
12. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
    

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant mail.infomaniak.com
• Port IMAP 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant mail.infomaniak.com
• Port SMTP 465 (avec SSL)
• Nom d'utilisateur/username adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password celui attribué à l'adresse mail en question ( ? )
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettre un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et son mot de passe.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles.

En cas de problème

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Cet autre guide concerne plus particulièrement Outlook.

… et si votre Outlook ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment importer sur une adresse mail Infomaniak les e-mails contenus dans une archive au format MBOX.

Prérequis

• Posséder une adresse mail valide et fonctionnelle auprès d'Infomaniak.
• Posséder une archive de votre précédente messagerie au format .mbox.

Importer des e-mails au format MBOX…

… avec Thunderbird

Installez Thunderbird et configurez l'adresse Infomaniak en IMAP. Ensuite, pour ajouter le support d'importation de fichiers MBOX:

1. Ouvrez Thunderbird.
2. Cliquez sur le menu Outils.
3. Cliquez sur Extensions et thèmes.
4. Recherchez l'extension ImportExportTools:
   
5. Cliquez sur le bouton pour installer l'extension ImportExportTools NG.
6. Confirmez l'ajout de l'extension sur Thunderbird:
   
7. Créez un nouveau dossier en faisant un clic droit dans la partie locale de votre arborescence de compte:
   
8. Faites un clic droit sur ce nouveau dossier et choisissez d'importer un fichier mbox depuis le nouveau menu de l'extension ImportExportTools NG:
   
9. Sélectionnez le fichier .mbox sur votre disque dur et importez-le.
10. L'importation de vos e-mails s'effectue dans le dossier local.
11. Ce dossier local peut être déplacé vers l'arborescence principale afin d'être synchronisée avec le serveur Infomaniak par IMAP:
    
12. L'envoi des e-mails vers le serveur s'effectue et vous retrouvez votre contenu si vous consultez la boite mail depuis un autre système, comme l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) p.ex (ou même Apple Mail ou Microsoft Outlook - lire ci-dessous):
    

… avec Outlook

Il n'existe à priori aucune solution gratuite pour convertir un fichier .mbox vers un .pst Outlook p.ex. Toutefois, en suivant la solution ci-dessus, entièrement gratuite, vous obtiendrez vos e-mails de l'archive .mbox sur votre adresse Infomaniak.

Libre à vous ensuite de ne plus utiliser Thunderbird mais de continuer avec Microsoft Outlook en IMAP puisque tous vos messages auront été stockés sur les serveurs Infomaniak.

Ce guide concerne les démarches à suivre lorsque vous êtes professionnels de santé, client Infomaniak et souhaitez vous conformer au système HIN.

Préambule

• Le sigle HIN signifie "Health Insurance Network".
• Une adresse mail de type HIN est une adresse utilisée pour envoyer des messages confidentiels et sensibles, tels que des dossiers médicaux ou des résultats d'examen, entre professionnels de santé qui ont été autorisés à les utiliser.
• Ces adresses sont protégées par des mesures de sécurité supplémentaires pour garantir que les informations sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Obtenir une adresse mail chiffrée HIN

Pour que votre adresse mail Infomaniak soit compatible HIN:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page des services proposés par HIN et souscrire à leur offre.
2. Contactez le support Infomaniak par écrit dès qu’un contrat est conclu, en mentionnant bien la ou les adresses concernées (attention notamment au nom de domaine et son extension .com, .ch etc.).
3. Patientez le temps que HIN prévienne Infomaniak et que la solution soit mise en place (plusieurs heures ou jours).

Ce guide est au sujet de la politique DMARC et des éventuels rapports de sécurité envoyés par mail qu'il est possible d'activer ou désactiver à la demande.

Rapport DMARC facultatifs

Les rapports DMARC sont facultatifs et fournissent les informations suivantes :

1. Les expéditeurs tiers ou les serveurs qui envoient des e-mails au nom de votre domaine.
2. Le pourcentage de messages provenant de votre domaine qui réussissent le processus de vérification DMARC.
3. Les serveurs ou services qui envoient des e-mails échouant aux vérifications DMARC.
4. Les actions DMARC effectuées par le serveur de réception pour les messages non authentifiés provenant de votre domaine (none, quarantine ou reject).

Lorsque les rapports indiquent que la plupart des e-mails passent les vérifications DMARC avec succès, il est recommandé de renforcer vos paramètres DMARC en imposant des mesures plus strictes. Cela renforcera la protection de votre domaine contre le spoofing.

Le rapport écrit est envoyé par mail à l'adresse que vous mentionnez dans la configuration, et proviendra de dmarc@infomaniak.com ou d'autres fournisseurs tels que Microsoft, Google, Yahoo, etc. Il est livré sous forme d'archive zip contenant le rapport au format XML:

Il est également possible de recevoir des copies des e-mails problématiques.

Analyser un rapport DMARC

Infomaniak n'est ni en mesure d'analyser vos éventuels rapports et enregistrements DMARC, ni en mesure de se prononcer sur la validité ou la conformité de ceux-ci, car ceci relève entièrement de votre responsabilité.

Il est recommandé d'utiliser un service externe pour analyser un rapports DMARC, comme p.ex https://dmarcadvisor.com/dmarc-analyzer/.

Désactiver un rapport DMARC…

… depuis un Service Mail

Pour désactiver l'envoi d'un rapport DMARC si vous avez encore un Service Mail (sinon lire plus bas):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Sécurité globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Éditer (dans la partie DMARC).
5. Retirez les adresses enregistrées et Appliquer les changements:
   
   

… depuis la zone DNS d'un domaine

Si le Service Mail n'est plus en fonction mais que vous continuez à recevoir des rapports par mail, il faut agir sur le nom de domaine directement et supprimer l'enregistrement dmarc de sa zone DNS:

Ce guide permet de trouver l'adresse IP publique de votre appareil, ce qui peut être utile lors de certaines demandes de support notamment.

Afficher l'adresse IP publique sur l'appareil connecté

Cliquez ici afin d'obtenir l'adresse IP publique de votre appareil au format IPv4 et IPv6.

Méthodes alternatives

Visitez ipinfo.io ou ifconfig.me.

… sur macOS

1. Ouvrez une fenêtre de terminal.
2. Exécutez la commande curl ifconfig.me et appuyez sur entrée.
3. L'adresse affichée est l'adresse IP publique de l'ordinateur.

Pour automatiser la recherche de l'adresse IP publique, utilisez des commandes ou des scripts qui interrogent des services tels que api.ipify.org ...

Ce guide explique comment permettre à un utilisateur (ami, collaborateur, client, membre de la famille, etc.) l'utilisation simple et sécurisée d'une adresse mail que vous avez créé au sein d'un Service Mail Infomaniak en tant qu'administrateur de l'Organisation concernée.

Préambule

• Dans la plupart des cas, aucun mot de passe ne devra lui être transmis.
• L'adresse mail sera ajoutée automatiquement à l'interface Mail Infomaniak de l'utilisateur, après son acceptation de l'invitation.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations supplémentaires concernant la simple création d'adresse mail pour vous-même.

Inviter à utiliser l'e-mail…

… depuis le Service Mail

Pour faire qu'un utilisateur déjà actif puisse accéder à l'adresse mail que vous souhaitez partager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Inviter en haut du tableau (tableau des utilisateurs ayant actuellement l'adresse concernée sur Mail):
   
5. Choisissez de générer un lien de partage (ou inviter un utilisateur déjà existant dans l'organisation).
6. Définissez éventuellement des restrictions parmi les permissions‍ qu'il est possible d'attribuer à l'utilisateur.
7. Cliquez sur le bouton bleu:
   
8. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
9. Copiez le lien qu'il faut partager à l'utilisateur Mail invité.
10. Modifiez si nécessaire la langue de l'invitation.
11. Activez si nécessaire l'envoi par mail/SMS:
    
     

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour accéder au même processus que ci-dessus mais depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'adresse mail concernée.
3. Cliquez sur les Paramètres de l'adresse mail:
   
4. Cliquez sur Inviter:
   

Accepter l'invitation

Afin de consulter l'adresse mail à laquelle il est invité, l'utilisateur exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:

1. Une première fenêtre lui indique qui est la personne l'ayant invité, et quelle adresse mail il pourra consulter après création du compte utilisateur (ou connexion à son compte utilisateur existant).
2. L'utilisateur invité se connecte au compte.
3. Son interface Mail Infomaniak affiche directement la nouvelle adresse qu'il peut désormais utiliser.

En cas de problème

Si le bouton Inviter (point 6 ci-dessus) n'est pas visible ou reste grisé, vérifier que:

• votre compte utilisateur dispose de permissions suffisantes pour administrer le produit en question
• l'adresse mail concernée n'existe pas encore comme identifiant de connexion à une Organisation Infomaniak
• le tableau sous le bouton ne fait pas mention d’un utilisateur figurant avec une adresse mail identique à l’adresse mail concernée

Exemple: vous souhaitez inviter quelqu’un à consulter l’adresse anna.a@domain.xyz mais le bouton est grisé car un utilisateur anna.a@domain.xyz figure sur le tableau.

Solution: pour pouvoir inviter un nouvel utilisateur à consulter l’adresse concernée, supprimez entièrement le compte utilisateur ayant pour adresse de connexion l’adresse mail concernée.