Ce guide explique le fonctionnement des rappels et alertes d'évènements sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Ajouter un rappel ou une alerte à un évènement

Pour ajouter un rappel à un évènement (un rendez-vous p.ex):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Nouvel évènement pour créer un nouveau rendez-vous ou cliquer sur un évènement existant pour le modifier.
3. Cliquez sur Afficher plus de champs:
   
4. Cliquez sur Ajouter un rappel pour le configurer:
   
   

Vous pouvez être notifié par 3 canaux différents:

1. Par une notification du navigateur: le rappel sera affiché par une notification gérée par votre navigateur Web, pour autant que Mail soit connecté ; c'est également l'option à choisir si vous synchronisez votre agenda avec votre téléphone pour recevoir une alerte sur votre appareil.
2. Par un mail: le rappel sera envoyé par mail au moment choisi.
3. Par un système de discussion comme kChat: le rappel sera envoyé dans le fil de discussion choisi.

Les éventuels invités à un évènement ne seront pas notifiés par les rappels/relances.

Ajouter une relance à un rappel

Pour ajouter une relance à un rappel existant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur un évènement existant pour le modifier.
3. Cliquez l'icône crayon ✎ pour éditer l'évènement:
   
4. Choisissez la fréquence des relances (chaque heure, chaque semaine, etc.)…
5. Cliquez sur le bouton bleu Valider:
   

Ce guide explique comment ajouter un simple nouvel évènement unique sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Pour créer un évènement récurrent / évènement revenant régulièrement, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour planifier/agender une réunion entre plusieurs utilisateurs et trouver le meilleur créneau, prenez connaissance de cet autre guide concernant l'assistant de prise de rendez-vous.

Ajouter un nouvel évènement

Pour planifier un évènement unique dans un calendrier géré par Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Remplissez les différents champs les plus importants:
   
   ou affichez-en d'autres d'abord en cliquant sur AFFICHER PLUS DE CHAMPS en bas à droite (et certains de ces champs peuvent être repris automatiquement lors d'éventuelle relance).
4. Cliquez sur ENREGISTRER pour ajouter l'évènement au calendrier sélectionné.

Vous pouvez également cliquer directement sur le calendrier pour ajouter un nouvel évènement, en faisant glisser le pointeur de la souris sur une période horaire désirée.

Pour ajouter une pièce jointe issue de kDrive à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Pour ajouter des rappels à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Ajouter des participants à l'évènement

Pour inviter des utilisateurs, ajoutez leur nom ou adresse mail lors de la création de l'évènement ou par la suite:

Vous serez informé de leur présence ou de leur refus s'ils suivent la procédure qui leur est envoyée par mail à la création de l'évènement.

Toute mise à jour d'un évènement planifié est également envoyée par mail à tous les participants.

Trouver automatiquement le meilleur horaire entre participants

Avant la création de l'évènement et donc avant que les invitations ne soient envoyées aux participants, il est possible de déterminer le meilleur horaire qui convient à tous en fonction des disponibilités de chacun (autres rendez-vous inscrits dans leurs agendas p.ex):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Choisissez une date et heure qui vous conviendrait pour l'évènement.
4. Ajoutez les participants.
5. Cliquez sur le menu déroulant en-dessous des participants pour trouver l'heure immédiatement disponible pour tous les participants la plus proche de l'heure souhaitée initialement:
   

Dans l'exemple ci-dessus, 10h ne convient pas pour un rendez-vous d'une heure car Jean Dupont a déjà un rendez-vous planifié dans son agenda à 10h45 donc le système propose 11h45, l'heure la plus proche où tous les participants seront disponibles.

Une astérisque * à côté d'un participant signifie que les disponibilités de l'utilisateur sont inconnues car…

• … soit la personne invitée par son adresse mail n'est pas un utilisateur Infomaniak: aucun compte utilisateur n'existe avec l'adresse mail spécifiée…
• … soit la personne invitée ne partage pas ses disponibilités: elle ne partage pas son calendrier au moins en lecture avec l'organisateur du rendez-vous ou n'a pas transféré son calendrier dans au moins une des Organisations de l'organisateur…

Salle de réunion

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet des salles de réunions qu'il est possible de préconfigurer pour lier un évènement à un emplacement de ce type.

Ce guide explique comment diffuser une réunion en ligne kMeet dans un flux séparé accessible par une URL unique grâce au Streaming Vidéo Infomaniak.

Préambule

• Diffuser une réunion type conférence dans un flux de Streaming Vidéo plutôt qu'au sein de l'application kMeet présente plusieurs avantages:
  • Diffusion publique à grande échelle sans avoir à restreindre l'accès à une audience limitée aux personnes invitées.
  • Attirer un public plus large, comme les conférences, webinaires ou évènements en direct où des centaines ou milliers de spectateurs peuvent suivre l'événement sans rejoindre un appel privé.
  • Permet de toucher un nombre illimité de spectateurs.
  • Nul besoin de gestion d'accès pour chaque participant, le flux est simplement consultable via un lien.
  • Un simple navigateur Web suffit pour accéder au flux de streaming.
  • Accès passif: les spectateurs ne sont pas forcés de participer activement ou d'interagir ; ils peuvent simplement regarder l'événement sans s'enregistrer ou se connecter, ce qui convient mieux aux grands événements.
  • Pas d'interruptions vocales ou de perturbations liées à la gestion des micros ; cela permet de garder un flux plus fluide et centré sur l'intervenant.
  • Résolution de diffusion plus élevée quand kMeet peut être limité par des contraintes de bande passante et une qualité vidéo moindre pour éviter la surcharge réseau.

Créer le lien de partage en Streaming Vidéo

Prérequis

• La diffusion d'un flux vidéo kMeet au sein d'un flux de Streaming vidéo est possible avec l'offre kSuite Pro ou Entreprise uniquement.
• Il faut être modérateur du kMeet pour pouvoir créer un lien de diffusion live mais il n'est pas nécessaire de posséder une offre de Streaming Vidéo Infomaniak.

Ensuite:

1. Démarrez kMeet via kmeet.infomaniak.com ou depuis l'une des applications pour ordinateur ou appareils mobiles.
2. Une fois dans la réunion, cliquez sur le menu d'action ○○○ dans la barre d'outils kMeet.
3. Choisissez de Démarrer la diffusion en direct:
   
4. Cliquez sur le bouton pour Démarrer:
   
5. Patientez le temps de la création du flux de Streaming Vidéo:
   
6. Au même endroit, une fois le lien du stream affiché, cliquez sur l'icône à droite pour copier l'URL correspondant au flux en direct ; collez l'URL dans un message à l'attention des participants ou de toute personne devant assister à la diffusion en direct.
7. Un symbole affiché sur kMeet ainsi qu'un signal sonore affiche le début de la diffusion via Streaming Vidéo:
   

Le flux est diffusé en continu pendant maximum 24 heures, et ne sera plus accessible dès que la réunion kMeet est stoppée.

Ce guide explique comment utiliser l'assistant de prise de rendez-vous sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous) et planifier ainsi une réunion entre plusieurs utilisateurs.

Préambule

• Pour créer et configurer simplement un nouvel évènement, prenez connaissance de cet autre guide.

Créer un nouvel évènement en commun

Pour démarrer l'assistant de planification:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton de création de nouvel évènement.
3. Cliquez sur Assistant de planification:
   

L'assistant s'affiche sur la droite de l'écran tandis que la partie gauche vous permet de choisir le jour de l'évènement.

Le principe est de trouver le meilleur moment pour prévoir une réunion entre plusieurs utilisateurs de l'Organisation.

Pour cela, les disponibilités de chacun (en fonction de leur emploi du temps et des paramètres définis dans les préférences de calendrier) s'affichent en colonne:

1. Lorsque vous créez un nouvel évènement pour une équipe d'utilisateurs:
   1. Le titre de la réunion est automatiquement généré mais il est possible de le modifier.
   2. La durée de l'évènement (et son positionnement au sein de la journée) peut être modifiée, y compris sur la partie gauche avec le curseur de la souris.
   3. Une éventuelle salle est automatiquement choisie mais il est possible de la modifier.
   4. Les participants peuvent être ajoutés dans une limite maximum de 25:
      

Ce guide explique comment placer les e-mails de votre choix en tant que "favori" sur la messagerie Infomaniak afin d'avoir un "suivi" particulier de ces messages et qu'ils puissent ainsi s'afficher de manière séparée si vous le décidez.

Surveiller un ou plusieurs messages…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour ajouter un message en tant que favori:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône ☆…
   • … à gauche d'un message dans la liste des messages
   • … en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message
3. Une fois le suivi activé, un menu déroulant dans le coin supérieur droit permet de n'afficher qu'une sélection de vos messages reçus selon plusieurs critères: Tous, Lus, Non lus, Suivis, Non-suivis.
   
   
    

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail (iOS / Android)

Sur la liste des messages:

1. Laissez appuyer votre doigt sur un message.
2. Appuyez sur l'icône ☆ en bas de l'écran.
3. Sortez si nécessaire de la sélection de messages par le bouton Annuler en haut de l'écran:
   
   ‍

Sur un message en cours de lecture:

1. Appuyez sur l'icône ☆ en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message:
   

Il est également possible de définir un geste de balayage qui conduirait vers une mise en favori du message balayé d'un doigt.

L'offre kSuite d'Infomaniak facilite la création puis l'utilisation de différents produits Infomaniak (kDrive, Service Mail, kChat...) articulés autour d'un nom de domaine.

Migrer vers kSuite

Si vous souscrivez à kSuite, vous obtenez des produits distincts de vos produits existants.

Mais si vous possédez déjà un kDrive ou un Service Mail, vous pouvez faire évoluer vos produits vers kSuite:

• Prenez connaissance de ce guide pour faire évoluer un kDrive vers une kSuite…
• Prenez connaissance de cet autre guide pour faire évoluer un Service Mail vers une kSuite…

Et l'inverse ?

Vous ne pouvez pas dissocier des produits kSuite en produits distincts de l'offre.

Si vous souhaitez résilier un produit parmi ceux de votre kSuite, il faut résilier kSuite dans son ensemble, en ayant préalablement sauvegardé les informations à conserver, puis recommander les produits correspondants à ces informations.

Ce guide explique comment ajouter ou supprimer des contacts sur des carnets d'adresses de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter une nouvelle fiche de contact dans un carnet d'adresses:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Nouveau contact en haut à gauche.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter le contact.
4. Remplissez les informations principales (ou additionnelles grâce au lien en bas à droite).
5. Validez avec le bouton Enregistrer:
   

Ajouter à partir de contacts fréquemment utilisés

Vous pouvez compléter un carnet d'adresses à partir des contacts fréquents suggérés par l'app (en fonction de votre utilisation de l'app Web Mail). Les nom/prénom/e-mail seront pré-remplis si disponible:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Contacts suggérés dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du contact concerné…
4. … ou sur le menu d'action ⋮ dans le volet latéral droite.
5. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le contact à un carnet d'adresses existant:
   
6. Complétez les informations du contact si nécessaire puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter d'un coup l'ensemble des contacts suggérés:

1. Cliquez en haut de colonne pour sélectionner tous les contacts.
2. Cliquez ensuite sur l'icône apparue en haut de tableau.
3. Choisissez le carnet d'adresses existant dans lequel ajouter les contacts.
4. Cliquez sur le bouton pour enregistrer tous les contacts sélectionnés:
   

Supprimer un ou plusieurs contacts

Pour retirer un contact de vos listes:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel supprimer vos contacts.
   • En effet, l'affichage de tous les contacts ne permet pas de supprimer un contact:
     
3. Sélectionnez le ou les contacts à supprimer.
4. L'icône Corbeille s'affiche en tête de colonne, vous permettant ainsi la suppression des contacts sélectionnés:
   

Ce guide explique comment imprimer un calendrier / agenda depuis l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Imprimer le contenu d'un calendrier / agenda

Si vous utilisez seulement la fonction d'impression de votre navigateur avec Calendar, vous imprimerez l'interface et pas forcément le contenu du calendrier. Afin d'imprimer la liste de votre planning (quel que soit le mode d'affichage habituellement sélectionné):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône d'imprimante situé en haut à droite:
   

Ce guide détaille la fonctionnalité de réservation de salles (de réunion, de sport, de cours, etc.) disponible sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Il est possible de créer et d'associer des salles de réunion physiques à des évènement depuis Calendar, pour p.ex organiser un évènement dans un lieu précis disposant d'équipements et d'un nombre de places limité.
• Chaque salle créée affiche un calendrier dédié sur l'app, qu'il est possible de partager.
• Une double (ou plus) réservation de salle est possible.

Gérer des évènements avec salles de réunion

Prérequis

• Créer des salles requiert les droits “Administrateur“ et “Responsable légal“.

Configurer les salles

Pour créer des salles accessibles à la réservation par les collaborateurs:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Salles dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Créer une salle:
   
6. Donnez un nom, un emplacement (adresse physique, étage), une capacité de places…
   
7. Ajoutez le matériel éventuellement disponible dans la pièce en question.
8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le matériel lié à la salle:
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour créer la salle de réunion.

Les informations et la création de salles sont aussi accessibles depuis les paramètres de l'Organisation sur le Manager Infomaniak.

Créer un évènement en lui associant une salle

Une fois la salle créée et configurée, il suffit de créer un évènement pour lui associer la salle désirée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Cliquez dans le champ Rechercher une salle ou un lieu pour afficher les salles libres sur le créneau (les 3 dernières réservées de la plus récente à la moins récente).
4. Le matériel disponible dans chaque salle est affiché à droite.
5. Cliquez sur Enregistrer pour publier l'évènement et sa salle dans le calendrier:
   
6. Vous retrouvez toutes les informations sur le lieu choisi et le matériel à disposition sur la page de l'évènement dans le calendrier:
   

Vue globale des salles et de leur occupation

Il est possible d’avoir une vue globale sur un calendrier de chaque salle pour voir son occupation. En effet quand une salle est créée, un calendrier associé à celle-ci est créé dans les calendriers de l’Organisation:

Ce guide vous présente les espaces kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak. 

Préambule

• Les espaces comportent les accès aux applications de la kSuite.
• On y gère également son statut et sa présence afin de collaborer plus efficacement avec les autres utilisateurs de la kSuite.
• Il est aisé de passer d'une application à l'autre en restant sur une seule fenêtre du navigateur.
• De la même façon que sur le Manager directement, vous pouvez passer d'un espace kSuite lié à une Organisation, à un autre espace ; si vous possédez my kSuite, elle sera toujours proposée en premier.

Naviguer au sein d'un espace kSuite

Pour accéder à un espace kSuite:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'espace kSuite de votre Organisation.
2. Cliquez sur les icônes dans le menu latéral gauche pour accéder aux applications de la kSuite, comme kChat ou kDrive.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné pour accéder aux actions avancées:
   
   • Il est notamment possible d'ouvrir l'app sélectionnée dans un panneau latéral (B) afin d'avoir 2 apps côte à côte:
     

En savoir plus

• Guide de démarrage kSuite
• Devenir partenaire et revendre kSuite
• Faire évoluer un kDrive existant vers une nouvelle kSuite