Ce guide concerne kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak. 
 

Préambule

• 1 seule kSuite est possible par Organisation !
  • Créez plusieurs Organisations (en conservant votre compte Infomaniak et en passant d'une Organisation à l'autre) pour gérer plusieurs kSuite.

Administrer kSuite

• Lier un nom de domaine à kSuite
• Lier un nom de domaine supplémentaire à kSuite
• Transformer en kSuite des produits existants (ou les dissocier)
• Déterminer le quota utilisateur
• Comprendre le stockage des données liées à kSuite
• Obtenir un site Web
• Modifier une offre kSuite existante

Utiliser kSuite

• Découvrir kSuite et ses produits inclus
• Découvrir les espaces kSuite
• Gérer statut et présence sur kSuite

Chaque produit inclus dans kSuite possède ses guides dans les rubriques kChat, kMeet, kDrive, etc. que vous trouverez sur https://faq.infomaniak.com.
L'aide des outils comme Calendar ou Contacts est englobée dans la rubrique Webmail:

Vous pouvez également entrer le nom du produit recherché:

Une problème ou un feedback ?

• Le support technique et commercial est à votre écoute 7/7
• Faites part de vos suggestions kSuite

Ce guide explique comment modifier les droits et permissions d'un utilisateur afin que ce dernier ait uniquement accès à certains produits ou fonctionnalités de votre Organisation présente dans le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Seul un propriétaire/responsable légal peut effectuer des modifications.
• Vous devrez alors définir si le nouvel utilisateur:
  • fait partie de votre Organisation
    • et s'il doit devenir responsable légal (tous les droits + responsabilité légale) comme vous (dans le but de faire un remplacement futur p.ex) + avec/sans SMS/mails de rappel de facturation s'il n'est pas seul responsable légal
    • ou administrateur (tous les droits + avec/sans SMS/mails de rappel de facturation)
    • ou collaborateur (droits limités + avec/sans droits de facturation + avec/sans SMS/mails de rappel de facturation)
  • est externe à votre Organisation (droits limités).
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Modifier les droits/permissions d'un utilisateur

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Attention, il est uniquement possible d'attribuer le rôle de responsable légal si vous avez vous-même ce rôle dans l'Organisation (en savoir plus).

Pour modifier le rôle d'un utilisateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier le rôle:
   
4. Modifiez le rôle (consultez les différents droits dans le préambule ci-dessus).
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Visualiser / modifier les permissions kSuite

Cliquez sur l'utilisateur concerné pour obtenir le détail de ses permissions, développez les onglets/accordéons par produit:

Donner des accès aux produits de votre Organisation

Afin de faciliter l’ajout de droit d’accès à un produit qui se trouve sur votre Organisation, il existe les Équipes de travail.

Celles-ci vous permettent de créer des groupes qui sont liés à des produits Infomaniak avec les droits souhaités, très pratique pour donner l’accès à un nouveau collaborateur de votre Organisation les accès aux produits dont il aura besoin dans son activité quotidienne.

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Vous pouvez effectuer une recherche globale (parmi tous les répertoires de l'app Web Mail Infomaniak) soit dans le corps du message, soit dans son sujet, soit parmi ses expéditeurs/destinataires, les pièces jointes volumineuses, etc. Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord.

La recherche avancée est accessible depuis le chevron ‍ à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. P.ex Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

Vous pouvez rechercher un carnet d'adresses, un groupe, une personne parmi vos contacts grâce au champ de recherche en haut de votre carnet d'adresse Infomaniak:

Rechercher un évènement

Vous pouvez rechercher des calendriers, des évènements, des salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées:

Ce guide explique comment modifier l'offre kSuite.

Préambule

• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment (augmenter le nombre d'utilisateurs et la taille de l'espace disque pour le stockage des données)
• Il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre Organisation.
• Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre.

Modifier l'offre kSuite

Pour accéder à la modification de l'offre kSuite :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du nom de la kSuite.
3. Cliquez sur Modifier l'offre:
   

Infomaniak améliore continuellement ses produits et son service client en priorisant vos suggestions partagées via le support, les réseaux sociaux ou le Web. Ces suggestions sont ensuite discutées lors des réunions du service concerné.
 

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Service Infomaniak	Français	Anglais	Allemand	Italien	Espagnol
Noms de domaine
Service Mail & Interface Mail
Hébergement Web / Site Creator
Certificats SSL
Housing & Datacenter
Serveurs Cloud
Public Cloud
Jelastic Cloud
kDrive
Newsletter
Swiss Backup
Streaming radio
Streaming vidéo
VOD / AOD
Synology
Gestionnaire d'invités
Swiss Transfer
kChat
kMeet

Le support Infomaniak se tient également à votre disposition par e-mail, chat ou téléphone en cas de besoin.

Ce guide explique comment lier un nom de domaine à l'offre kSuite Infomaniak.

Si le nom de domaine se trouve…

… chez Infomaniak, même Organisation

Si votre nom de domaine est enregistré auprès d'Infomaniak et qu'il se trouve dans le même compte utilisateur ou organisation que la messagerie, alors il n'y a rien à faire.

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

... chez Infomaniak, même Organisation et déjà lié à un Service Mail ou kDrive

Pas de souci, vous pouvez transformer vos produits existants en kSuite.

… chez Infomaniak, Organisation différente

Si votre nom de domaine est enregistré auprès d'Infomaniak mais dans un autre compte utilisateur ou Organisation, alors:

• Éditez sa zone DNS en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Déplacez-le au sein de la même Organisation.

… chez Infomaniak avec des DNS externes

Si votre nom de domaine comporte des DNS qui ne sont pas ceux d'Infomaniak alors:

• Éditez la zone DNS actuelle là où elle se trouve (si nécessaire consultez l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Changez les DNS actuels et sélectionnez l'utilisation des DNS Infomaniak.
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.
• Prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

… ailleurs avec des DNS externes

Si votre nom de domaine est enregistré chez un autre registrar et comporte des DNS qui ne sont pas ceux d'Infomaniak alors:

• Éditez la zone DNS actuelle là où elle se trouve (si nécessaire prenez connaissance de l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant le MX d'Infomaniak (+ SPF & DKIM).
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

OU

• Changez les DNS actuels (si nécessaire prenez connaissance de l'aide du prestataire concerné) en y spécifiant ceux d'Infomaniak (cela implique d'avoir une zone DNS auprès d'Infomaniak.
  • Tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.
• Cette zone DNS auprès d'Infomaniak sera configurée correctement mais prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration.

… ailleurs mais vous le rapatriez

Si votre nom de domaine est enregistré chez un autre registrar et que vous souhaitez le rapatrier au même endroit que votre messagerie Infomaniak, alors:

• Transférez le nom de domaine vers Infomaniak (celui-ci sera configuré correctement mais prenez connaissance de cet autre guide afin de vérifier et corriger d'éventuelles erreurs de configuration).

Ce guide vous présente les avantages de kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak.

P‍réambule

• kSuite simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique.
• Elle intègre aussi une gestion avancée des utilisateurs de toutes les applications dont vous avez besoin pour collaborer en ligne.
• Vous choisissez le nom de domaine et kSuite s'établit ensuite en fonction de vos besoins en nombre d'utilisateurs et d'espace de stockage.
• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment mais il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre organisation.
• Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre. 

Choisir kSuite plutôt que les apps standalone

La question de choisir kDrive et/ou Mail séparément plutôt que kSuite peut en effet se poser. 

kSuite est plus économique, simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe tous vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique. L'offre est recommandée à partir du moment où vous possédez ou souhaitez un nom de domaine.

Elle intègre aussi une gestion avancée et unifiée des utilisateurs et des équipes, ainsi que kChat qui ne peut pas être commandée séparément. 

Voici d'autres points:

• 1 seule facture
• carnet d'adresses & calendrier dynamique pour l'Organisation
• stockage disque plus important (par utilisateur)
• Custom Brand offert avec kSuite Entreprise

En résumé, choisir cette collection d'outils Web plutôt que les applications individuelles présente des avantages en termes d'intégration, de gestion simplifiée, de collaboration en temps réel, d'accessibilité multiplateforme et de flexibilité. Ces avantages peuvent améliorer votre efficacité, votre productivité et votre expérience utilisateur globale. 

Les produits inclus dans kSuite

Sur ksuite.infomaniak.com vous accédez à:

Créer, communiquer, planifier, collaborer, partager…

• kChat
• Un Service Mail
• Calendar
• kDrive, avec Docs, Grids et Points (même si vous possédez déjà un kDrive)
• kDrive
• AI Tools

Et aussi:

• Contacts
• kMeet
• Swisstransfer
• kPaste
• Chk

Management

• L'interface Manager avec Custom Brand inclus ou en option selon l'offre

Vous êtes Partenaire ou souhaitez le devenir afin de revendre kSuite?

Ce guide concerne kSuite et la gestion des utilisateurs ainsi que leurs différents types d'accès.

Préambule

• Chaque offre kSuite comprend 1 premier utilisateur proposé lors de la souscription:
  • offre Standard présentée avec 1 utilisateur gratuit à vie et des utilisateurs supplémentaires payants et en gestion réduite ; l'espace de stockage (hors volume mail puisque illimité) est de 15 Go par utilisateur
  • offre Pro présentée avec 1 utilisateur payant, avec un espace de stockage de 3 To (3000 Go ; hors volume mail puisque illimité) par utilisateur
  • offre Entreprise présentée avec 1 utilisateur payant, avec un espace de stockage de 6 To (6000 Go ; hors volume mail puisque illimité) par utilisateur
• Vous pouvez inclure jusqu'à 300 utilisateurs par kSuite.
• Chaque utilisateur a droit à son adresse mail sur le nom de domaine autour duquel s'articule votre kSuite, sans limite de volume de stockage mail. Le quota d'adresse mail dépendra de l'offre et du nombre d'utilisateur :
  • Standard : 1 utilisateur = 2 adresses mail (2 = 4, etc.)
  • Pro : 1 utilisateur = 5 adresses mail (2 = 10, etc.)
  • Entreprise : 1 utilisateur = 10 adresses mail (2 = 20, etc.)
• Vous pouvez assigner une adresse mail kSuite à un utilisateur ne faisant pas partie de kSuite.
• Pour obtenir davantage d'adresses mail, il faut modifier l'offre pour augmenter le nombre d'utilisateur. Exemple:
  • Vous commandez une kSuite Pro avec 5 utilisateurs, vous bénéficiez d'un quota de 5x5=25 adresses mail au total dans votre kSuite, que vous pouvez utiliser (pour tout usage - la création d'une adresse mail au sein du Service Mail kSuite est identique à celle d'un Service Mail hors kSuite).

Ajouter un utilisateur à kSuite

Prérequis

• Le quota d'utilisateurs pouvant être ajoutés à kSuite doit être suffisant ; ajustez l'offre kSuite si nécessaire.

Ensuite:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ dans la partie Utilisateurs.
3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
   

2 possibilités sont proposées:

a. ajouter un utilisateur n'ayant encore aucun rapport avec l'organisation sur laquelle se trouve kSuite

b. ajouter un utilisateur faisant déjà partie de l'organisation sur laquelle se trouve kSuite

Dans les 2 cas suivez l'assistant en lisant attentivement les instructions.
 

Il n'est pas possible d'ajouter un utilisateur afin qu'il n'accède que à kDrive ou que à kChat séparément. Il faudrait dans ce cas utiliser plutôt p.ex les fonctions de partage pour que de tierces personnes puissent rejoindre kDrive temporairement.

Prenez connaissance de cet autre guide pour ajouter un utilisateur externe à l'Organisation afin qu'il puisse utiliser kChat et kDrive sans visibilité des produits eux-même sur le Manager directement.

Ce guide détaille comment fonctionne le stockage des données issues de vos différents produits kSuite.

Espace de stockage kSuite

L'espace utilisé pour le stockage des données est:

• commun aux différents utilisateurs de votre kSuite
• et commun à certains produits qui la compose (kDrive et kChat p.ex)

La quantité d'espace de stockage totale dépend de votre abonnement et du nombre d'utilisateur choisi:

• elle correspond à la quantité d'espace de stockage maximale pouvant être utilisée par l'ensemble de vos utilisateurs
• il n'y a pas de quota par utilisateur

Augmenter ou diminuer l'espace de stockage kSuite

Vous avez besoin de plus d'espace pour stocker vos données kSuite ?

• modifiez l'offre et ajoutez des utilisateurs ou passez sur une offre supérieure incluant plus d'utilisateurs
• plus le nombre d'utilisateurs disponibles inclus dans votre offre sera élevé, plus l'espace de stockage augmentera

Vous pouvez également récupérer de l'espace de stockage en supprimant définitivement des fichiers kDrive ou kChat. Les données issues du Service Mail ne sont pas comptées dans le stockage kSuite.

Il n'est pas possible de:

• réduire l'espace de stockage
• descendre en dessous d'un certain nombre d'utilisateurs kSuite selon le stockage disponible et déjà utilisé

L'offre kSuite n'englobe pas de service d'hébergement Web proposé par Infomaniak. 

Il est bien entendu possible de souscrire à un Hébergement Web Infomaniak depuis le même compte utilisateur et/ou la même organisation et de construire votre site Web avec l'outil de votre choix comme WordPress ou Site Creator.