Base de connaissances

Ce guide vous présente les avantages de kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak.

P‍réambule

• kSuite simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique.
• Elle intègre aussi une gestion avancée des utilisateurs de toutes les applications dont vous avez besoin pour collaborer en ligne.
• Vous choisissez le nom de domaine et kSuite s'établit ensuite en fonction de vos besoins en nombre d'utilisateurs et d'espace de stockage.
• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment mais il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre organisation.
• Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre. 

Choisir kSuite plutôt que les apps standalone

La question de choisir kDrive et/ou Mail séparément plutôt que kSuite peut en effet se poser. 

kSuite est plus économique, simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe tous vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique. L'offre est recommandée à partir du moment où vous possédez ou souhaitez un nom de domaine.

Elle intègre aussi une gestion avancée et unifiée des utilisateurs et des équipes, ainsi que kChat qui ne peut pas être commandée séparément. 

Voici d'autres points:

• 1 seule facture
• carnet d'adresses & calendrier dynamique pour l'Organisation
• stockage disque plus important (par utilisateur)
• Custom Brand offert avec kSuite Entreprise

En résumé, choisir cette collection d'outils Web plutôt que les applications individuelles présente des avantages en termes d'intégration, de gestion simplifiée, de collaboration en temps réel, d'accessibilité multiplateforme et de flexibilité. Ces avantages peuvent améliorer votre efficacité, votre productivité et votre expérience utilisateur globale. 

Les produits inclus dans kSuite

Sur ksuite.infomaniak.com vous accédez à:

Créer, communiquer, planifier, collaborer, partager…

• kChat
• Un Service Mail
• Calendar
• kDrive, avec Docs, Grids et Points (même si vous possédez déjà un kDrive)
• kDrive
• AI Tools

Et aussi:

• Contacts
• kMeet
• Swisstransfer
• kPaste
• Chk

Management

• L'interface Manager avec Custom Brand inclus ou en option selon l'offre

Vous êtes Partenaire ou souhaitez le devenir afin de revendre kSuite?

Ce guide concerne kSuite et la gestion des utilisateurs ainsi que leurs différents types d'accès.

Préambule

• Chaque offre kSuite comprend 1 premier utilisateur proposé lors de la souscription:
  • offre Standard présentée avec 1 utilisateur gratuit à vie et des utilisateurs supplémentaires payants et en gestion réduite ; l'espace de stockage (hors volume mail puisque illimité) est de 15 Go par utilisateur
  • offre Pro présentée avec 1 utilisateur payant, avec un espace de stockage de 3 To (3000 Go ; hors volume mail puisque illimité) par utilisateur
  • offre Entreprise présentée avec 1 utilisateur payant, avec un espace de stockage de 6 To (6000 Go ; hors volume mail puisque illimité) par utilisateur
• Vous pouvez inclure jusqu'à 300 utilisateurs par kSuite.
• Chaque utilisateur a droit à son adresse mail sur le nom de domaine autour duquel s'articule votre kSuite, sans limite de volume de stockage mail. Le quota d'adresse mail dépendra de l'offre et du nombre d'utilisateur :
  • Standard : 1 utilisateur = 2 adresses mail (2 = 4, etc.)
  • Pro : 1 utilisateur = 5 adresses mail (2 = 10, etc.)
  • Entreprise : 1 utilisateur = 10 adresses mail (2 = 20, etc.)
• Vous pouvez assigner une adresse mail kSuite à un utilisateur ne faisant pas partie de kSuite.
• Pour obtenir davantage d'adresses mail, il faut modifier l'offre pour augmenter le nombre d'utilisateur. Exemple:
  • Vous commandez une kSuite Pro avec 5 utilisateurs, vous bénéficiez d'un quota de 5x5=25 adresses mail au total dans votre kSuite, que vous pouvez utiliser (pour tout usage - la création d'une adresse mail au sein du Service Mail kSuite est identique à celle d'un Service Mail hors kSuite).

Ajouter un utilisateur à kSuite

Prérequis

• Le quota d'utilisateurs pouvant être ajoutés à kSuite doit être suffisant ; ajustez l'offre kSuite si nécessaire.

Ensuite:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ dans la partie Utilisateurs.
3. Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
   

2 possibilités sont proposées:

a. Ajouter un utilisateur n'ayant encore aucun rapport avec l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite

b. Ajouter un utilisateur faisant déjà partie de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite

Dans les 2 cas suivez l'assistant en lisant attentivement les instructions.

Prenez connaissance de cet autre guide pour ajouter un utilisateur externe à l'Organisation afin qu'il puisse utiliser kChat et kDrive sans visibilité des produits eux-même sur le Manager directement.

Prenez connaissance de cet autre guide pour des exemples d'ajout d'utilisateur à kDrive / kSuite.

Il n'est pas possible d'ajouter un utilisateur afin qu'il n'accède que à kDrive ou que à kChat séparément. Il faudrait dans ce cas utiliser plutôt p.ex les fonctions de partage pour que de tierces personnes puissent rejoindre kDrive temporairement.

Ce guide détaille comment fonctionne le stockage des données issues de vos différents produits kSuite.

Espace de stockage kSuite

L'espace utilisé pour le stockage des données est…

• … commun aux différents utilisateurs de votre kSuite,
• … et commun à certains produits qui la compose (kDrive et kChat p.ex).

La quantité d'espace de stockage totale dépend de votre abonnement et du nombre d'utilisateur choisi:

• Elle correspond à la quantité d'espace de stockage maximale pouvant être utilisée par l'ensemble de vos utilisateurs.
• Il n'y a pas de quota par utilisateur.

Augmenter ou diminuer l'espace de stockage kSuite

Vous avez besoin de plus d'espace pour stocker vos données kSuite ?

• Modifiez l'offre et ajoutez des utilisateurs ou passez sur une offre supérieure incluant plus d'utilisateurs.
• Plus le nombre d'utilisateurs disponibles inclus dans votre offre sera élevé, plus l'espace de stockage augmentera.

Vous pouvez également récupérer de l'espace de stockage en supprimant définitivement des fichiers kDrive ou kChat. Les données issues du Service Mail ne sont pas comptées dans le stockage kSuite.

Il n'est pas possible de…

• … réduire l'espace de stockage,
• … descendre en dessous d'un certain nombre d'utilisateurs kSuite selon le stockage disponible et déjà utilisé.

Ce guide explique comment faire évoluer votre offre my kSuite et passer à une offre payante my kSuite+ pour p.ex augmenter sa taille de stockage maximum. Vous conserverez l'adresse mail créée lorsque vous aviez souscrit à l'offre gratuite.

Passer à my kSuite+

Pour accéder à l'offre my kSuite actuelle et changer pour une offre supérieure:

1. Cliquez ici afin d'accéder au Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur le chevron ‍ à droite de Gérer.
3. Choisissez Modifier mon offre pour convertir l'offre gratuite en offre payante et plus complète:
   

Commander un nouveau kDrive

Il n'y a pas de limite au nombre de kDrive (payant) que vous pouvez ajouter à votre compte Infomaniak. Commandez un nouveau kDrive si nécessaire.

L'offre kSuite n'englobe pas de service d'hébergement Web proposé par Infomaniak. 

Il est bien entendu possible de souscrire à un Hébergement Web Infomaniak depuis le même compte utilisateur et/ou la même organisation et de construire votre site Web avec l'outil de votre choix comme WordPress ou Site Creator.

Ce guide explique comment diffuser une réunion en ligne kMeet dans un flux séparé accessible par une URL unique grâce au Streaming Vidéo Infomaniak.

Préambule

• Diffuser une réunion type conférence dans un flux de Streaming Vidéo plutôt qu'au sein de l'application kMeet présente plusieurs avantages:
  • Diffusion publique à grande échelle sans avoir à restreindre l'accès à une audience limitée aux personnes invitées.
  • Attirer un public plus large, comme les conférences, webinaires ou évènements en direct où des centaines ou milliers de spectateurs peuvent suivre l'événement sans rejoindre un appel privé.
  • Permet de toucher un nombre illimité de spectateurs.
  • Nul besoin de gestion d'accès pour chaque participant, le flux est simplement consultable via un lien.
  • Un simple navigateur Web suffit pour accéder au flux de streaming.
  • Accès passif: les spectateurs ne sont pas forcés de participer activement ou d'interagir ; ils peuvent simplement regarder l'événement sans s'enregistrer ou se connecter, ce qui convient mieux aux grands événements.
  • Pas d'interruptions vocales ou de perturbations liées à la gestion des micros ; cela permet de garder un flux plus fluide et centré sur l'intervenant.
  • Résolution de diffusion plus élevée quand kMeet peut être limité par des contraintes de bande passante et une qualité vidéo moindre pour éviter la surcharge réseau.

Créer le lien de partage en Streaming Vidéo

Prérequis

• La diffusion d'un flux vidéo kMeet au sein d'un flux de Streaming vidéo est possible avec l'offre kSuite Pro ou Entreprise uniquement.
• Il faut être modérateur du kMeet pour pouvoir créer un lien de diffusion live mais il n'est pas nécessaire de posséder une offre de Streaming Vidéo Infomaniak.

Ensuite:

1. Démarrez kMeet via kmeet.infomaniak.com ou depuis l'une des applications pour ordinateur ou appareils mobiles.
2. Une fois dans la réunion, cliquez sur le menu d'action ○○○ dans la barre d'outils kMeet.
3. Choisissez de Démarrer la diffusion en direct:
   
4. Cliquez sur le bouton pour Démarrer:
   
5. Patientez le temps de la création du flux de Streaming Vidéo:
   
6. Au même endroit, une fois le lien du stream affiché, cliquez sur l'icône à droite pour copier l'URL correspondant au flux en direct ; collez l'URL dans un message à l'attention des participants ou de toute personne devant assister à la diffusion en direct.
7. Un symbole affiché sur kMeet ainsi qu'un signal sonore affiche le début de la diffusion via Streaming Vidéo:
   

Le flux est diffusé en continu pendant maximum 24 heures, et ne sera plus accessible dès que la réunion kMeet est stoppée.

L'offre kSuite d'Infomaniak facilite la création puis l'utilisation de différents produits Infomaniak (kDrive, Service Mail, kChat...) articulés autour d'un nom de domaine.

Migrer vers kSuite

Si vous souscrivez à kSuite, vous obtenez des produits distincts de vos produits existants.

Mais si vous possédez déjà un kDrive ou un Service Mail, vous pouvez faire évoluer vos produits vers kSuite:

• Prenez connaissance de ce guide pour faire évoluer un kDrive vers une kSuite…
• Prenez connaissance de cet autre guide pour faire évoluer un Service Mail vers une kSuite…

Et l'inverse ?

Vous ne pouvez pas dissocier des produits kSuite en produits distincts de l'offre.

Si vous souhaitez résilier un produit parmi ceux de votre kSuite, il faut résilier kSuite dans son ensemble, en ayant préalablement sauvegardé les informations à conserver, puis recommander les produits correspondants à ces informations.

Ce guide vous présente les espaces kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak. 

Préambule

• Les espaces comportent les accès aux applications de la kSuite.
• On y gère également son statut et sa présence afin de collaborer plus efficacement avec les autres utilisateurs de la kSuite.
• Il est aisé de passer d'une application à l'autre en restant sur une seule fenêtre du navigateur.
• Plusieurs axes d'améliorations viendront par la suite autour des espaces.

Naviguer au sein d'un espace kSuite

Pour accéder à un espace kSuite:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'espace kSuite de votre Organisation.
2. Cliquez sur les icônes dans le menu latéral gauche pour accéder aux applications de la kSuite, comme kChat ou kDrive.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné pour accéder aux actions avancées:
   
   • Il est notamment possible d'ouvrir l'app sélectionnée dans un panneau latéral (B) afin d'avoir 2 apps côte à côte:
     

En savoir plus

• Guide de démarrage kSuite
• Devenir partenaire et revendre kSuite
• Faire évoluer un kDrive existant vers une nouvelle kSuite

Ce guide concerne kSuite et la possibilité pour les utilisateurs de définir un statut ainsi que de gérer l'affichage de la présence ou de l'absence.

Préambule

• Une fois défini, votre statut personnalisé est visible par les utilisateurs de l'Organisation sur différentes pages liées à kSuite :
  • page d'accueil ksuite.infomaniak.com
    
  • Mail
    
  • Agenda
    
  • Contacts
    
  • kDrive
    
  • Outils IA
    
  • Chk
    
  • kPaste
    
  • kMeet
    
• Un statut de présence différent du statut par défaut, comme "Ne pas déranger", peut affecter certaines notifications.

Mettre à jour le statut du profil kSuite

Pour cela:

1. Cliquez ici pour accéder à l'interface kSuite.
2. Cliquez sur le badge avec vos initiales/avatar en haut à droite.
3. Cliquez sur En ligne pour choisir un autre statut si nécessaire (absent ou ne pas déranger)…
4. … ou cliquez sur Définir un statut personnalisé. pour saisir un statut personnalisé ou en choisir un parmi les suggestions:
   
5. Indiquez une date d'expiration si nécessaire et enregistrez :
   

Ce guide détaille la fonctionnalité de réservation de salles (de réunion, de sport, de cours, etc.) disponible sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Il est possible de créer et d'associer des salles de réunion physiques à des évènement depuis Calendar, pour p.ex organiser un évènement dans un lieu précis disposant d'équipements et d'un nombre de places limité.
• Chaque salle créée affiche un calendrier dédié sur l'app, qu'il est possible de partager.
• Une double (ou plus) réservation de salle est possible.

Gérer des évènements avec salles de réunion

Prérequis

• Créer des salles requiert les droits “Administrateur“ et “Responsable légal“.

Configurer les salles

Pour créer des salles accessibles à la réservation par les collaborateurs:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Salles dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Créer une salle:
   
6. Donnez un nom, un emplacement (adresse physique, étage), une capacité de places…
   
7. Ajoutez le matériel éventuellement disponible dans la pièce en question.
8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le matériel lié à la salle:
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour créer la salle de réunion.

Les informations et la création de salles sont aussi accessibles depuis les paramètres de l'Organisation sur le Manager Infomaniak.

Créer un évènement en lui associant une salle

Une fois la salle créée et configurée, il suffit de créer un évènement pour lui associer la salle désirée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Cliquez dans le champ Rechercher une salle ou un lieu pour afficher les salles libres sur le créneau (les 3 dernières réservées de la plus récente à la moins récente).
4. Le matériel disponible dans chaque salle est affiché à droite.
5. Cliquez sur Enregistrer pour publier l'évènement et sa salle dans le calendrier:
   
6. Vous retrouvez toutes les informations sur le lieu choisi et le matériel à disposition sur la page de l'évènement dans le calendrier:
   

Vue globale des salles et de leur occupation

Il est possible d’avoir une vue globale sur un calendrier de chaque salle pour voir son occupation. En effet quand une salle est créée, un calendrier associé à celle-ci est créé dans les calendriers de l’Organisation: