Base de connaissances

Ce guide explique comment partager rapidement par e-mail du contenu présent sur la version en ligne de kDrive, accessible par navigateur Web.

Partager par e-mail depuis kDrive

Vous pouvez envoyer directement un fichier avec le partage par e-mail dans kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Faites un clic droit sur le fichier/dossier concerné ou cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné.
3. Sur le menu déroulant qui s'affiche choisissez de partager l'élément:
   
4. Sous Partage public, activez le bouton à bascule (toggle switch) du lien de partage public.
5. Cliquez sur Partager par e-mail:
   
6. Choisissez depuis quelle adresse (parmi celles actuellement rattachées à votre Mail) envoyer le fichier
7. Cliquez sur Continuer:
   
8. Mail s'ouvre dans le navigateur et le corps du message contient automatiquement les liens vers le contenu partagé…
   1. Le principe est le même que si vous partagiez le fichier en sélectionnant directement la pièce jointe depuis Mail:
      
       

Pour les documents avec une extensions de fichier type docx, xls, etc.:

• Si vous autorisez la modification du document depuis kDrive (voir ci-dessous) l'utilisateur pourra (avec ou sans inscription préalable) modifier dans son navigateur puis enregistrer le document que vous avez partagé:
  

Ce guide pour Infomaniak Calendar (calendriers/agendas) explique comment ajouter une pièce jointe issue de kDrive à un évènement.

Préambule

• Certains logiciels ou applications permettent également d'ajouter une pièce jointe et dans ce cas, si vous synchronisez l'agenda avec celui de votre solution, le fichier attaché est possible jusqu'à la taille maximum de 64 ko.

Ajouter une pièce jointe kDrive

Quand vous créez un nouvel évènement dans Calendar, vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes (liens vers fichiers kDrive):

Grâce à ce lien “Insérer un lien kDrive”, vous accédez à kDrive directement depuis la fenêtre de création d'événement Calendar:

Vous pouvez ajouter:

• un lien public (tout le monde peut y accéder) ; cela va créer un lien public sur le fichier kDrive
• un lien restreint (seules les personnes ayant accès peuvent y accéder)

Que l'évènement soit récurrent ou non, vous pouvez ajouter des fichiers qui seront partagés avec ceux qui consultent l'évènement dans le calendrier:
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Les invités à l'évènement qui consulteraient la fiche via une application synchronisée, Outlook, Gmail et autres, verront les liens dans la description (comme c'est le cas pour l'éventuel lien kMeet p.ex si une visioconférence est prévue pour l'évènement).

Ce guide illustre les différents types de partages qu'il est possible d'effectuer au sein du dossier commun de kDrive et explique comment limiter l'accès au dossier si certains utilisateurs ne doivent pas accéder à tout ce qui s'y trouve déjà. Il est très facile de modifier un partage en tout temps.

Passer d'un simple partage à une invitation kSuite

A. Partager sans inscription

Imaginez un kDrive Pro au sein d'une kSuite, avec 1 seul utilisateur sur 3, des données dans le dossier commun et dans le dossier personnel.

Un dossier présent dans le dossier commun est d'abord partagé avec un nouvel utilisateur totalement externe à ce kDrive et à Infomaniak, via un lien de partage public:

1. Faites un clic droit sur le dossier ou sous-dossier concerné, choisissez l'élément Partager puis restez sur le premier onglet en ajustant les paramètres selon vos besoins:
   
2. Par conséquent, l'utilisateur qui consulte ce lien public obtient ce type de vue et peut naviguer, voir et télécharger les fichiers, le tout en lecture seule: 
   

B. Partager avec inscription (utilisateur externe)

Pour aller plus loin avec l'expérience de partage, il faut cette fois-ci choisir le second onglet de partage (cf point A.1 ci-dessus):

1. Indiquez l'adresse mail de l'utilisateur concerné:
   
2. Le choix retenu ici concernant la liberté donnée à l'utilisateur de modifier ou non la partie du kDrive à laquelle il aura accès est effectivement celui de Modifier:
   
3. Ce choix va nécessiter à la dernière étape d'inviter cette personne (en tant qu'utilisateur externe dans un premier temps — lire plus bas pour l'invitation kSuite complète):
   
4. La personne invitée reçoit un e-mail pour s'inscrire en tant qu'utilisateur Infomaniak:
   
5. Elle s'inscrit avec son adresse mail qui deviendra son identifiant de compte utilisateur Infomaniak:
   
6. Une fois l'inscription terminée, une interface kDrive simplifiée titrée à gauche “Partagé avec moi” permet d'accéder au contenu partagé (uniquement, et pas le dossier commun entier) et de le modifier:
   
    
   • Les éventuelles modifications effecutées sont communes à tous les utilisateurs qui ont accès à cette partie de ce kDrive.
   • L'utilisateur n'a pas d'espace privé.
   • Il peut installer l'app kDrive et s'y connecter mais aucune donnée ne sera visible:
     

C. Partager avec inscription (utilisateur kSuite)

Imaginez maintenant qu'aucun partage ni invitation n'a encore eu lieu. Refaites les points 1 & 2 ci-dessus, puis à la dernière étape:

1. Invitez cette personne en tant qu'utilisateur kSuite en cliquant sur le lien qui ouvre la gestion des utilisateurs dans un nouvel onglet:
   
2. Créez l'utilisateur kSuite:
   
3. En fonction de vos besoins, donnez-lui des droits élargis ou plutôt limités au sein de l'Organisation, ici un statut externe:
   
4. En fonction de vos besoins, donnez-lui un statut utilisateur ou administrateur sur kDrive, ici utilisateur seulement:
   
5. Créez (ou effacez le champ) une adresse mail pour l'utilisateur (cela n'a pas d'incidence pour la connexion - voir étape suivante):
   
6. Choisissez comment l'utilisateur devra se connecter (ici avec l'adresse mail de son choix):
   
7. Terminez en envoyant l'invitation à l'utilisateur:
   
8. La personne invitée reçoit un e-mail pour s'inscrire en tant qu'utilisateur Infomaniak:
   
9. Elle est informée qu'une adresse mail a été créée en même temps que l'invitation, mais elle peut s'inscrire avec l'adresse mail de son choix, qui deviendra son identifiant de compte utilisateur Infomaniak:
   
10. Une fois l'inscription terminée, l'interface kDrive de l'utilisateur permet d'accéder à tout le contenu commun (pas seulement le dossier partagé au point A.1) et de le modifier:
    
     

D. Restreindre le partage avec l'utilisateur kSuite

Comme vu au point C.10 ci-dessus, le nouvel utilisateur kSuite accède à tout le dossier commun. Pour limiter cet usage, il faut que l'administrateur modifie le partage du dossier parent (le dossier à la racine du dossier commun p.ex):

1. Faites un clic droit sur le dossier parent, choisissez l'élément Partager puis choisissez le second onglet de partage et cliquez sur Gérer à droite afin de supprimer le partage (l'effet est récursif et s'applique donc à tous les éléments contenus à l'intérieur du dossier parent):
   
2. Refaites ensuite un partage mais plus restreint à partir du dossier concerné et vérifiez la colonne des accès sur l'arborescence kDrive:
   
    
3. Et voilà l'utilisateur ne voit plus qu'une partie seulement du dossier pourtant commun:
   
4. Et cette fois-ci, si l'utilisateur installe l'app kDrive, il peut choisir le kDrive en question:
   
5. puis accéder aux fichiers sur l'ordinateur:
   

Ce guide détaille la partie Statistiques accessible en ligne aux gestionnaires d'un kDrive.

Accéder aux stats du kDrive

Pour afficher la page qui détaille les différentes statistiques de votre kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Gestion du kDrive dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Statistiques.
4. Choisissez le type de statistiques à visualiser
   

Personnaliser l'affichage

Chaque écran de ces statistiques (Liens de partage, Activités sur le kDrive, etc.) accessible via les boutons en haut d'écran comporte des icônes en haut à droite:

Cliquer dessus permet de:

• lancer une recherche sur un terme
• télécharger un fichier CSV (format .csv) avec les données obtenues (lire plus bas)
• filtrer des éléments en fonction par exemple des utilisateurs, ou des vues comptabilisées sur les fichiers ainsi que du type de partage (avec ou sans mot de passe et date d'expiration)

1. Stats liens de partage

Les créations de liens de partage sont listées dans le menu latéral gauche de l'interface Web kDrive mais cet écran de statistiques vous permet de connaître les vues sur un fichier sur une période donnée.

2. Stats stockage

Cet écran actualisé toutes les heures permet de connaitre l'espace utilisé par les différents utilisateurs, l'espace total, etc.

3. Utilisateurs actifs

Cet écran montre les sessions ouvertes récemment (ou sur la période filtrée) par les utilisateurs de votre kDrive et leur système d'exploitation.

4. Appareils connectés

Cet écran détaille les systèmes d'exploitation des appareils connectés à votre kDrive avec leur représentation en pourcentage: Windows X% (X appareils) ; idem pour macOS, Linux, Android etc.

5. Activité sur le kDrive

Si vous avez le moindre doute sur qui a fait quoi sur votre espace partagé, mise à jour d'un fichier, déplacement à la corbeille, etc. cet écran permet de savoir minute par minute ce qu'il s'est passé.

Créer un rapport d'activité

Avec ces informations il est possible de créer des rapports d'activités grâce au lien ad hoc en haut du tableau, englobant un ou plusieurs utilisateurs et centrés sur une ou plusieurs actions. Vous recevez ce rapport par e-mail dans les minutes qui suivent et pouvez le télécharger au format CSV. Attention les heures mentionnées peuvent être au format UTC 0.

Ce guide détaille la fonction d'achat in-app de l'application kDrive pour iOS.

Achat d'un abonnement kDrive via l'app iOS

Il vous est en effet possible de souscrire à un abonnement kDrive Solo ou Team directement depuis l'app iOS via l'App Store Apple.

Cette fonctionnalité s'accompagne de changement au niveau de la gestion de votre abonnement et de votre facturation à ce produit.

Dès lors que vous faites le choix de passer par les achats in-app…

• … Votre abonnement à kDrive sera pris en charge directement par Apple (uniquement la partie facturation, l'hébergement des données reste bien entendu la responsabilité d'Infomaniak).
• … Infomaniak ne peut plus apporter de support sur la partie facturation de kDrive ; il vous faudra prendre contact directement avec le support Apple.

Pour comprendre la facturation et la gestion de votre abonnement avec Apple, prenez connaissance des guides officiels Apple suivants: 

• Facturation et abonnements
• Facturation des apps
• Consulter l’historique de vos achats dans l’App Store
• Savoir ce qui vous a été facturé

En résumé

Géré par Infomaniak

• Hébergement de vos données
• Support technique kDrive

Géré par Apple

• Support administratif relatif à votre abonnement kDrive
• Facture et mode de paiement

Ce guide concerne kDrive Infomaniak (l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com) ou l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux)) et donne des astuces en illustrant quelques cas de figure importants.

Obtenir des informations sur un dossier et son contenu

Il suffit de faire un clic droit sur n'importe quel dossier pour obtenir les informations de taille et contenu:

Restaurer le dossier commun sur ordinateur

Si vous effacez par erreur le dossier correspondant aux données que vous échangez en commun avec l'ensemble des utilisateurs du kDrive, pas de panique: il va revenir automatiquement. Il s'agit d'un dossier spécial qui ne peut être déplacé y compris sur ordinateur:

S'il ne revient pas immédiatement, patientez le temps que les tâches déjà en cours en arrière-plan s'effectuent entièrement:

Ajout d'un utilisateur: à quoi accédera-t-il ?

Imaginez un kDrive Pro au sein d'une kSuite, avec 1 seul utilisateur sur 3, des données dans le dossier commun et dans le dossier personnel.

Si un nouvel utilisateur sans compte Infomaniak est invité sur kSuite en tant que collaborateur, à quoi pourra-t-il accéder par défaut sur le Manager et sur kDrive?

1. Le nouvel utilisateur est invité sur l'Organisation en tant que collaborateur, par conséquent par défaut il n'aura aucun droit de gestion sur les produits du Manager:

2. L'invité exécute dans un navigateur le lien obtenu et créé son compte Infomaniak:

   et à la fin de son inscription, il accède au Manager qui est comme prévu entièrement vide au niveau de la gestion des produits…

3. Cependant, il a bien été invité à utiliser l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com), accessible via l'icône en haut à droite, sous Applications:

4. et il accède bien au dossier en commun, déjà rempli par les autres utilisateurs!

Ce guide explique comment modifier l'emplacement local utilisé par kDrive afin de p.ex stocker les données synchronisées sur un autre disque dur lorsque le premier choisi n'a plus suffisamment de place.

Préambule

• En effet si l'option Lite Sync n'est pas activée, toutes les données existantes sur kDrive sont également présentes en local sur l'appareil synchronisé et prennent de l'espace de stockage.
  • Comme le volume de données peut être très important, vous pouvez être amené à stocker les données sur un autre disque dur que celui choisi initialement.
• Ne jamais déplacer un dossier utilisé pour la synchronisation kDrive (/kdrive, /kdrive2, etc.), ni lorsque l'application kDrive est ouverte ni lorsqu'elle est fermée ou désinstallée dans le but d'être réinstallée.
  • Si tout est synchronisé alors il faut supprimer le dossier et le recréer comme expliqué ci-dessous.
  • Si vous procédez différemment en utilisant un dossier contenant déjà vos données, vous vous exposez à des conflits de fichiers.

Modifier le répertoire local utilisé par kDrive

Pour définir un nouveau dossier pour la synchronisation de kDrive lorsque le premier dossier choisi initialement ne doit plus être utilisé, suivre cette procédure:

1. Assurez-vous que toutes vos données sont synchronisées et existent bien sur la version de kDrive accessible par le navigateur.
2. Si nécessaire localisez le dossier actuellement utilisé par kDrive (cliquez sur Paramètres du Drive depuis l'application kDrive puis cliquez sur l'URL bleue affichée sous Dossiers afin d'ouvrir le dossier local et ainsi repérer son emplacement):
   
3. Quittez l'application kDrive sur l'appareil où vous souhaitez modifier le dossier utilisé:
   
4. Désinstallez complètement l'application kDrive en supprimant toutes les données de configuration/paramètres, etc. (sur macOS, utiliser kDrive Uninstaller présent dans Applications/kDrive):
   
5. Supprimez le dossier kDrive (ou kDrive2, etc. localisé au point 2).
6. Réinstallez l'application kDrive et lorsque la connexion au compte utilisateur est effectuée, cliquez sur l'icône crayon ✎ à l'étape du choix du dossier de synchronisation:
   
7. Choisissez le nouveau disque dur comme emplacement du nouveau dossier (le nommer à votre convenance):
   
8. Terminez la configuration:
   
9. Le téléchargement des données kDrive présentes sur les serveurs Infomaniak va débuter et se poursuivre entièrement en tâche de fond.
   • Prenez connaissance de cet autre guide pour ne télécharger que certains dossiers précis.

Ce guide explique comment ajouter des images de fond et modifier la couleur du texte des liens de partage et des boîtes de dépôt kDrive afin que cela soit en accord avec l'identité graphique de votre organisation.

Préambule

• Toute personnalisation depuis le lien de partage est appliquée sur la boîte de dépôt (et inversement).
• La personnalisation de la boîte de dépôt ne sera visible que lorsque vous partagez son accès via un lien de partage.

Personnaliser liens de partage & boîtes de dépôt

Prérequis

• Posséder une offre kDrive payante.
• Avoir des permissions suffisantes pour administrer le produit en question.

Pour accéder à la personnalisation kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Partages dans le menu latéral gauche:
   1. Cliquez sur Liens de partage public
      
   2. ou cliquez sur Boites de dépôt
      
   3. Cliquez sur Personnaliser.
3. Modifiez la couleur du texte et ajouter une image ou couleur de fond.
4. Cliquez sur Enregistrer
   

Ce guide explique comment importer des données externes (fichiers, dossiers, etc.) vers votre kDrive en utilisant le protocole WebDAV.

Importer des données externes par WebDAV

Pour accéder à l'outil d'importation, là où les données doivent être importées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur Importer des données externes:
   
6. Cliquez le bouton bleu Démarrer.
7. Cliquez sur WebDAV.
8. Complétez les informations demandées en fonction de la source (notamment l'adresse WebDAV en votre possession - obtenue à la source).
9. Choisissez le kDrive de destination et l'emplacement souhaité pour accueillir les données importées.
10. Cliquez sur Démarrer:
    

Exemple: copier les données d'un kDrive externe à l'Organisation

Pour importer un kDrive qui se trouverait hors de l'Organisation dans laquelle se trouve votre kDrive de destination, il faut saisir les informations suivantes au point 9 ci-dessus (vos identifiants seront exclusivement utilisés pour importer vos données ; ils seront immédiatement supprimés à la fin du processus):

• Nom d'utilisateur: adresse mail de connexion au compte utilisateur Infomaniak
• Mot de passe: mot de passe d'application en cas de double authentification activée ou ‍celui de votre compte utilisateur Infomaniak si vous n'avez pas activé la 2FA
• Point d'entrée: l'accès direct au kDrive (prenez connaissance de cet autre guide au sujet de l'ID kDrive pour l'URL de connexion)
  • Il est possible de choisir un sous-dossier comme dossier source, en combinant le ID kDrive et le dossier voulu en mettant p.ex https://IDkDrive.connect.kdrive.infomaniak.com/My/Subfolder ou https://IDkDrive.connect.kdrive.infomaniak.com/MykDrive/My/Subfolder

Ce guide permet de reprendre la main sur un dossier dans certains cas problématiques de kDrive. Ce scénario est fréquent pour les dossiers système appartenant au groupe TrustedInstaller. 

Acquérir la propriété d'un dossier

Voici comment reprendre la possession d'un tel dossier:

1. faire un clic droit sur le dossier en question
2. sélectionner Propriétés
3. accéder à l'onglet Sécurité
4. cliquer sur le bouton Avancé en bas de la fenêtre
5. cliquer sur Modifier à côté du champ Propriétaire
6. cliquer sur Avancé
7. cliquer sur Rechercher
8. sélectionner votre compte utilisateur dans la liste et cliquer sur OK
9. cliquer à nouveau sur OK, le propriétaire du dossier a été modifié
10. activer les 2 cases Remplacer le propriétaire des sous-conteneurs et des objets pour prendre la propriété des fichiers et sous-dossiers de ce dossier:
    
11. cliquer sur OK pour valider