Ce guide explique comment ajouter une pièce jointe issue de kDrive à un évènement d'un calendrier / agenda sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

Préambule

• Certains logiciels ou applications permettent également d'ajouter une pièce jointe et dans ce cas, si vous synchronisez l'agenda avec celui de votre solution, le fichier attaché est possible jusqu'à la taille maximum de 64 ko.

Ajouter une pièce jointe kDrive

Quand vous créez un nouvel évènement sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com), vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes (liens vers des fichiers du kDrive):

Grâce à ce lien “Insérer un lien kDrive”, vous accédez à kDrive directement depuis la fenêtre de création d'événement Calendar:

Vous pouvez ajouter:

• un lien public (tout le monde peut y accéder) ; cela va créer un lien public sur le fichier kDrive
• un lien restreint (seules les personnes ayant accès peuvent y accéder)

Que l'évènement soit récurrent ou non, vous pouvez ajouter des fichiers qui seront partagés avec ceux qui consultent l'évènement dans le calendrier:
‍

Les invités à l'évènement qui consulteraient la fiche via une application synchronisée, Outlook, Gmail et autres, verront les liens dans la description (comme c'est le cas pour l'éventuel lien kMeet p.ex si une visioconférence est prévue pour l'évènement).

Ce guide détaille la fonction d'achat in-app de l'application kDrive pour iOS.

Achat d'un abonnement kDrive via l'app iOS

Il vous est en effet possible de souscrire à un abonnement kDrive Solo ou Team directement depuis l'app iOS via l'App Store Apple.

Cette fonctionnalité s'accompagne de changement au niveau de la gestion de votre abonnement et de votre facturation à ce produit.

Dès lors que vous faites le choix de passer par les achats in-app…

• … Votre abonnement à kDrive sera pris en charge directement par Apple (uniquement la partie facturation, l'hébergement des données reste bien entendu la responsabilité d'Infomaniak).
• … Infomaniak ne peut plus apporter de support sur la partie facturation de kDrive ; il vous faudra prendre contact directement avec le support Apple.

Pour comprendre la facturation et la gestion de votre abonnement avec Apple, prenez connaissance des guides officiels Apple suivants: 

• Facturation et abonnements
• Facturation des apps
• Consulter l’historique de vos achats dans l’App Store
• Savoir ce qui vous a été facturé

En résumé

Géré par Infomaniak

• Hébergement de vos données
• Support technique kDrive

Géré par Apple

• Support administratif relatif à votre abonnement kDrive
• Facture et mode de paiement

Ce guide illustre les différents types de partages qu'il est possible d'effectuer au sein du dossier commun de kDrive et explique comment limiter l'accès au dossier si certains utilisateurs ne doivent pas accéder à tout ce qui s'y trouve déjà. Il est très facile de modifier un partage en tout temps.

Passer d'un simple partage à une invitation kSuite

Imaginez…

• … un kDrive au sein d'une kSuite…
• … avec 1 seul utilisateur sur 3…
• … des données dans le dossier commun et dans le dossier personnel.

A. Résultat d'un partage sans nécessité d'inscription de l'utilisateur invité

Un dossier présent dans le dossier commun est premièrement partagé avec un nouvel utilisateur totalement externe à ce kDrive et à Infomaniak, via un lien de partage public:

1. Faites un clic droit sur le dossier ou sous-dossier concerné.
2. Choisissez l'élément Partager.
3. Restez sur le premier onglet en ajustant les paramètres de sécurité selon vos besoins.
4. Copiez le lien pour le transmettre, ou envoyez-le directement depuis la fenêtre:
   

Par conséquent, l'utilisateur qui consulte ce lien public obtient ce type de vue et peut naviguer, voir et télécharger les fichiers, le tout en lecture seule :

B. Résultat d'un partage avec inscription (non comptabilisée dans kSuite)

Un dossier présent dans le dossier commun est maintenant partagé avec un utilisateur de type “externe” qui devra s'inscrire ou au minimum se connecter dans son compte s'il en possède déjà un, et accepter l'invitation.

Pour cela, il faut cette fois-ci choisir le second onglet de partage :

1. Faites un clic droit sur le dossier ou sous-dossier concerné.
2. Choisissez l'élément Partager.
3. Cliquez sur le second onglet.
4. Indiquez l'adresse mail de l'utilisateur concerné.
5. Cliquez pour l'ajouter (la manipulation peut se faire pour plusieurs utilisateurs à la fois):
   
6. Concernant la liberté donnée à l'utilisateur de modifier ou non la partie du kDrive à laquelle il aura accès, le choix retenu ici est celui de Modifier.
7. Cliquez sur Envoyer l'invitation:
   
8. Ce choix (cf point 6 ci-dessus) va permettre d'inviter cette personne en tant qu'utilisateur externe dans un premier temps — lire plus bas pour l'invitation kSuite complète):
   
9. L'administrateur peut voir la demande en attente et renvoyer l'invitation si nécessaire:
   
10. La personne invitée reçoit un e-mail pour s'inscrire en tant qu'utilisateur Infomaniak:
    
11. La personne remplit le formulaire, son adresse mail est pré-remplie, elle sera son identifiant de compte utilisateur Infomaniak:
    
12. Une fois l'inscription terminée, une interface kDrive simplifiée avec à gauche “Partagé avec moi” permet d'accéder au contenu partagé (uniquement, et pas le dossier commun entier) et de le modifier:
    
    • Les éventuelles modifications effectuées sont communes à tous les utilisateurs qui ont accès à cette partie de ce kDrive.
    • L'utilisateur n'a pas d'espace privé/personnel.
    • Il peut installer l'app mobile/desktop kDrive et s'y connecter mais aucune donnée ne sera visible:
      

C. Résultat d'un partage avec inscription comme utilisateur kSuite

Imaginez maintenant qu'aucun partage ni invitation n'a encore eu lieu. Refaites les points de 1 à 7 ci-dessus, puis au point 8…:

1. … Invitez cette personne en tant qu'utilisateur kSuite en cliquant sur le lien qui ouvre la gestion des utilisateurs dans un nouvel onglet:
   
2. Créez l'utilisateur kSuite (en suivant l'ordre A-B-C ci-dessous):
   
3. Débutez la création de l'utilisateur (en suivant l'ordre D-E-F-G-H ci-dessous):
   • D — Entrez un prénom et un nom.
   • E & F — En fonction de vos besoins, donnez-lui des droits élargis ou plutôt limités au sein de l'Organisation, ici un statut utilisateur seulement (prenez connaissance des différentes permissions (droit d'accès aux produits p.ex) et préférences de contact administratif d'un utilisateur au sein d'une Organisation).
   • G — Choisissez de créer (ou non) une adresse mail pour l'utilisateur ; cela influence la façon avec laquelle vous permettez à l'utilisateur de se connecter (ici avec l'adresse mail de son choix - tout en envoyant l'invitation à une autre adresse mail).
   • H — L'étape suivante permet d'intégrer l'utilisateur à une éventuelle équipe de travail:
     
4. Une fois la procédure terminée:
   • I — La personne invitée reçoit un e-mail pour s'inscrire en tant qu'utilisateur Infomaniak mais vous pouvez lui fournir le lien par d'autres moyens comme un code QR.
   • J — Selon le rôle attribué à la personne invitée (cf point E ci-dessus) vous pouvez définir en tout temps quels produits elle pourra gérer sur le Manager Infomaniak:
     

D. Restreindre l'accès de l'utilisateur

Une fois l'inscription terminée, l'interface kDrive du nouvel utilisateur permet la plupart du temps d'accéder à tout le contenu qui a été partagé à tous les utilisateurs du kDrive.

Si l'utilisateur invité ne voit rien dans le dossier commun, vérifiez depuis le compte administrateur si les droits de partage ont bien été élargis à l'ensemble des utilisateurs du kDrive:

 

L'inverse est également possible: si le nouvel utilisateur kSuite accède à tout le dossier commun et que ce n'est pas désiré, il faut que l'administrateur modifie le partage du dossier parent (le dossier à la racine du dossier commun p.ex):

1. Faites un clic droit sur le dossier parent, choisissez l'élément Partager puis choisissez le second onglet de partage et cliquez sur Gérer à droite afin de supprimer le partage (l'effet est récursif et s'applique donc à tous les éléments contenus à l'intérieur du dossier parent):
   
2. Refaites ensuite un partage mais plus restreint à partir du dossier concerné et vérifiez la colonne des accès sur l'arborescence kDrive:
   
    
3. Et voilà l'utilisateur ne voit plus qu'une partie seulement du dossier pourtant commun:
   
4. Et cette fois-ci, si l'utilisateur installe l'app kDrive, il peut choisir le kDrive en question:
   
5. Il peut accéder aux fichiers sur l'ordinateur:
   

Ce guide explique comment modifier l'emplacement local utilisé par l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux) afin de p.ex stocker les données synchronisées sur un autre disque dur lorsque le premier choisi n'a plus suffisamment de place.

Préambule

• En effet si l'option Lite Sync n'est pas activée, toutes les données existantes sur l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com) sont également présentes en local sur l'appareil synchronisé et prennent de l'espace de stockage.
  • Comme le volume de données peut être très important, vous pouvez être amené à stocker les données sur un autre disque dur que celui choisi initialement.
• Ne jamais déplacer un dossier utilisé pour la synchronisation kDrive (/kdrive, /kdrive2, etc.) ni lorsque l'application kDrive est ouverte ni lorsqu'elle est fermée ou désinstallée dans le but d'être réinstallée.
  • Si tout est synchronisé alors il faut supprimer le dossier et le recréer comme expliqué ci-dessous.
  • Si vous procédez différemment en utilisant un dossier contenant déjà vos données, vous vous exposez à des conflits de fichiers.

Modifier le répertoire local utilisé par kDrive

Pour définir un nouveau dossier pour la synchronisation de kDrive lorsque le premier dossier choisi initialement ne doit plus être utilisé, suivre cette procédure:

1. Assurez-vous que toutes vos données sont synchronisées et existent bien en étant visibles sur l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Si nécessaire localisez le dossier actuellement utilisé par l'app desktop kDrive (cliquez sur Paramètres du Drive depuis l'application puis cliquez sur l'URL bleue affichée sous Dossiers afin d'ouvrir le dossier local et ainsi repérer son emplacement):
   
3. Quittez l'app desktop kDrive sur l'appareil où vous souhaitez modifier le dossier utilisé:
   
4. Désinstallez complètement l'app desktop kDrive en supprimant toutes les données de configuration/paramètres, etc. (sur macOS, utilisez kDrive Uninstaller présent dans le dossier Applications/kDrive):
   
5. Supprimez le dossier kDrive (ou kDrive2, etc. localisé au point 2).
6. Réinstallez l'app desktop kDrive et lorsque la connexion au compte utilisateur est effectuée, cliquez sur l'icône crayon ✎ à l'étape du choix du dossier de synchronisation:
   
7. Choisissez le nouveau disque dur comme emplacement du nouveau dossier (le nommer à votre convenance):
   
8. Terminez la configuration:
   
9. Le téléchargement des données kDrive présentes sur les serveurs Infomaniak va débuter et se poursuivre entièrement en tâche de fond.
   • Prenez connaissance de cet autre guide pour ne télécharger que certains dossiers précis.

Ce guide détaille la partie Statistiques accessible en ligne aux gestionnaires d'un kDrive.

Accéder aux stats du kDrive 

Pour afficher la page qui détaille les différentes statistiques de votre kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Gestion du kDrive dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Statistiques.
4. Choisissez le type de statistiques à visualiser
   

Personnaliser l'affichage

Chaque écran de ces statistiques (Liens de partage, Activités sur le kDrive, etc.) accessible via les boutons en haut d'écran comporte des icônes en haut à droite:

Cliquer dessus permet de:

• lancer une recherche sur un terme
• télécharger un fichier CSV (format .csv) avec les données obtenues (lire plus bas)
• filtrer des éléments en fonction par exemple des utilisateurs, ou des vues comptabilisées sur les fichiers ainsi que du type de partage (avec ou sans mot de passe et date d'expiration)

1. Stats liens de partage

Les créations de liens de partage sont listées dans le menu latéral gauche de l'interface Web kDrive mais cet écran de statistiques vous permet de connaître les vues sur un fichier sur une période donnée.

2. Stats stockage

Cet écran actualisé toutes les heures permet de connaitre l'espace utilisé par les différents utilisateurs, l'espace total, etc.

3. Utilisateurs actifs

Cet écran montre les sessions ouvertes récemment (ou sur la période filtrée) par les utilisateurs de votre kDrive et leur système d'exploitation.

4. Appareils connectés

Cet écran détaille les systèmes d'exploitation des appareils connectés à votre kDrive avec leur représentation en pourcentage: Windows X% (X appareils) ; idem pour macOS, Linux, Android etc.

5. Activité sur le kDrive

Si vous avez le moindre doute sur qui a fait quoi sur votre espace partagé, mise à jour d'un fichier, déplacement à la corbeille, etc. cet écran permet de savoir minute par minute ce qu'il s'est passé.

Créer un rapport d'activité

Avec ces informations il est possible de créer des rapports d'activités grâce au lien ad hoc en haut du tableau, englobant un ou plusieurs utilisateurs et centrés sur une ou plusieurs actions. Vous recevez ce rapport par e-mail dans les minutes qui suivent et pouvez le télécharger au format CSV. Attention les heures mentionnées peuvent être au format UTC 0.

Ce guide concerne kDrive Infomaniak (l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com) ou l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux)) et donne des astuces en illustrant quelques cas de figure importants.

Obtenir des informations sur un dossier et son contenu

Il suffit de faire un clic droit sur n'importe quel dossier pour obtenir les informations de taille et contenu:

Restaurer le dossier commun sur ordinateur

Si vous effacez par erreur le dossier correspondant aux données que vous échangez en commun avec l'ensemble des utilisateurs du kDrive, pas de panique: il va revenir automatiquement. Il s'agit d'un dossier spécial qui ne peut être déplacé y compris sur ordinateur:

S'il ne revient pas immédiatement, patientez le temps que les tâches déjà en cours en arrière-plan s'effectuent entièrement:

Ajout d'un utilisateur: à quoi accédera-t-il ?

Imaginez un kDrive Pro au sein d'une kSuite, avec 1 seul utilisateur sur 3, des données dans le dossier commun et dans le dossier personnel.

Si un nouvel utilisateur sans compte Infomaniak est invité sur kSuite en tant que collaborateur, à quoi pourra-t-il accéder par défaut sur le Manager et sur kDrive?

1. Le nouvel utilisateur est invité sur l'Organisation en tant que collaborateur, par conséquent par défaut il n'aura aucun droit de gestion sur les produits du Manager:

2. L'invité exécute dans un navigateur le lien obtenu et créé son compte Infomaniak:

   et à la fin de son inscription, il accède au Manager qui est comme prévu entièrement vide au niveau de la gestion des produits…

3. Cependant, il a bien été invité à utiliser l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com), accessible via l'icône en haut à droite, sous Applications:

4. et il accède bien au dossier en commun, déjà rempli par les autres utilisateurs!

Ce guide explique comment ajouter des images de fond et modifier la couleur du texte des liens de partage et des boîtes de dépôt kDrive afin que cela soit en accord avec l'identité graphique de votre organisation.

Préambule

• Toute personnalisation depuis le lien de partage est appliquée sur la boîte de dépôt (et inversement).
• La personnalisation de la boîte de dépôt ne sera visible que lorsque vous partagez son accès via un lien de partage.

Personnaliser liens de partage & boîtes de dépôt

Pour accéder à la personnalisation kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Partages dans le menu latéral gauche:
   1. Cliquez sur Liens de partage public
      
   2. ou cliquez sur Boites de dépôt
      
   3. Cliquez sur Personnaliser.
3. Modifiez la couleur du texte et ajouter une image ou couleur de fond.
4. Cliquez sur Enregistrer
   

Ce guide explique comment importer des données externes (fichiers, dossiers, etc.) vers votre kDrive en utilisant le protocole WebDAV.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations pour copier des données précises d'un kDrive vers un autre lorsque votre utilisateur dispose d'un accès aux 2 kDrive concernés.

Importer des données externes par WebDAV

Pour accéder à l'outil d'importation, là où les données doivent être importées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur Importer des données externes:
   
6. Cliquez le bouton bleu Démarrer.
7. Cliquez sur WebDAV.
8. Complétez les informations demandées en fonction de la source (notamment l'adresse WebDAV en votre possession - obtenue à la source).
9. Choisissez le kDrive de destination et l'emplacement souhaité pour accueillir les données importées.
10. Cliquez sur Démarrer:
    

Exemple: copier les données d'un kDrive externe à l'Organisation

Pour importer un kDrive qui se trouverait hors de l'Organisation dans laquelle se trouve votre kDrive de destination, il faut saisir les informations suivantes au point 9 ci-dessus (vos identifiants seront exclusivement utilisés pour importer vos données ; ils seront immédiatement supprimés à la fin du processus):

• Nom d'utilisateur: adresse mail de connexion au compte utilisateur Infomaniak
• Mot de passe: mot de passe d'application en cas de double authentification activée ou ‍celui de votre compte utilisateur Infomaniak si vous n'avez pas activé la 2FA
• Point d'entrée: l'accès direct au kDrive (prenez connaissance de cet autre guide au sujet de l'ID kDrive pour l'URL de connexion)
  • Il est possible de choisir un sous-dossier comme dossier source, en combinant le ID kDrive et le dossier voulu en mettant p.ex https://IDkDrive.connect.kdrive.infomaniak.com/My/Subfolder ou https://IDkDrive.connect.kdrive.infomaniak.com/MykDrive/My/Subfolder

Ce guide permet de reprendre la main sur un dossier présent sur le système d'exploitation Windows dans certains cas problématiques de kDrive. Ce scénario est fréquent pour les dossiers système appartenant au groupe TrustedInstaller. 

Acquérir la propriété d'un dossier

Voici comment reprendre la possession d'un tel dossier:

1. Faites un clic droit sur le dossier en question.
2. Sélectionnez Propriétés.
3. Accédez à l'onglet Sécurité.
4. Cliquez sur le bouton Avancé en bas de la fenêtre.
5. Cliquez sur Modifier à côté du champ Propriétaire.
6. Cliquez sur Avancé.
7. Cliquez sur Rechercher.
8. Sélectionnez votre compte utilisateur dans la liste et cliquer sur OK.
9. Cliquez à nouveau sur OK, le propriétaire du dossier a été modifié.
10. Activez les 2 cases Remplacer le propriétaire des sous-conteneurs et des objets pour prendre la propriété des fichiers et sous-dossiers de ce dossier:
    
11. Cliquez sur OK pour valider.

Ce guide donne des indications pour synchroniser kDrive avec un VPS (ou l'inverse) via le protocole WebDAV que l'on retrouve dans l'application rClone.

Prérequis

• Posséder un VPS.
• Connaitre votre identifiant kDrive (ID kDrive).

Synchroniser kDrive et VPS via rClone

L'opération permet de récupérer en temps réel les fichiers et dossiers du kDrive et de pouvoir lire, créer ou modifier ces fichiers depuis votre VPS tout en étant sûr qu’ils soient synchronisés à nouveau sur le serveur kDrive. Un point de montage rClone pourra être réalisé avec un dossier de votre VPS afin de pouvoir manipuler ces fichiers kDrive.

Prenez connaissance de la documentation rClone si vous recherchez des informations au sujet des options qui existent:

1. Exemple de commande rClone:

   • rclone mount kdrive:/My_kDrive_Folder_Path /home/ubuntu/Target_Folder_Path --vfs-cache-mode full --vfs-cache-max-age 24h --vfs-cache-max-size 10G --cache-dir /home/ubuntu/rclone/cache --daemon --allow-other --dir-cache-time 1h --log-file /home/ubuntu/rclone/rclone.log --log-level INFO

   • L’attribut --daemon de cette commande permet de lancer la synchronisation en tâche de fond car sans lui, cette sync se termine à chaque déconnexion du VPS…
2. Exemple de fichier de configuration rClone:

   • [kdrive]
     type = webdav
     url = https://***.connect.kdrive.infomaniak.com/***
     vendor = other
     user = ***
     pass = ***

   • Adresse du serveur: https://IDkDrive.connect.kdrive.infomaniak.com (prenez connaissance des prérequis ci-dessus)
   • Nom d'utilisateur: adresse mail de connexion au compte utilisateur Infomaniak
   • Mot de passe: mot de passe d'application en cas de double authentification activée ou ‍celui de votre compte utilisateur Infomaniak si vous n'avez pas activé la 2FA