Ce guide explique comment ajouter, bloquer ou supprimer un utilisateur d'un kDrive. Pour en savoir plus sur la gestion des droits des utilisateurs, prenez connaissance de cet autre guide.

Prérequis

• L'utilisateur devra créer (ou posséder) un compte Infomaniak pour accepter l'invitation et rejoindre le kDrive.

Ajouter un utilisateur

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur:
    
   
    
    
5. Cliquez sur:
   • Ajouter un utilisateur au Drive pour choisir un utilisateur déjà présent dans votre Organisation,
   • Ajouter un utilisateur à mon organisation pour inviter un utilisateur externe.
6. Saisissez l'adresse mail de l'utilisateur à inviter et préciser ses droits.
7. Cliquez sur Inviter.

L'utilisateur recevra ensuite un mail qui lui permettra d'accepter l'invitation (valide 1 mois). Il sera indiqué comme utilisateur invité en attente dans la gestion des utilisateurs du kDrive.

Avec kSuite c'est sensiblement la même chose:


 

Bloquer un utilisateur

Cette fonctionnalité permet d'empêcher un utilisateur d'accéder aux fichiers depuis l'interface Web de kDrive et depuis l'application sur un appareil:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'utilisateur concerné dans le tableau qui s'affiche.
6. Cliquez sur Bloquer l'utilisateur et confirmer l'action:
   

Pour débloquer un utilisateur, il suffit de suivre la même procédure.

Comment supprimer un utilisateur

Si un utilisateur quitte votre entreprise ou votre équipe, plusieurs options s'offrent à vous en tant qu'administrateur. Vous pouvez au choix…

• … bloquer l'utilisateur pendant un certain temps (voir ci-dessus).
• … supprimer totalement l'utilisateur et ses fichiers.
• … supprimer l'utilisateur et conserver ses fichiers pendant 6 mois.
• … supprimer l'utilisateur et transférer ses fichiers à un autre utilisateur.

Actions à effectuer pour supprimer un utilisateur :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'utilisateur concerné dans le tableau qui s'affiche.
6. Cliquez sur Retirer l'utilisateur
7. Choisissez de conserver ou non les données de l'utilisateur:
   • Conserver les fichiers de l'utilisateur pendant 6 mois ou les transférer à un autre utilisateur.
   • Supprimer immédiatement et définitivement les fichiers de l'utilisateur.
8. Cliquez sur Supprimer les droits d'accès.

Supprimer un utilisateur externe au kDrive

Les utilisateurs externes sont ceux à qui vous avez uniquement partagé un ou plusieurs fichiers/dossiers sans leur donner accès au kDrive complet:



 

Pour retirer un utilisateur externe:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'utilisateur externe concerné dans le tableau qui s'affiche.
6. Cliquez sur Retirer l'accès au kDrive:
   
    

Vous pouvez également vous rendre à l'endroit du fichier partagé et cliquer sur la colonne des partages afin de supprimer l'accès à l'utilisateur concerné:

Vous pouvez:

• arrêter le partage du fichier avec lui (il continuera à voir les autres fichiers si vous en avez partagé d'autres)
• retirer son accès à tous les fichiers que vous lui avez partagé depuis ce kDrive

A noter que l'utilisateur externe peut également se retirer lui-même en coupant l'accès au fichier partagé s'il ne souhaite plus accéder à ce fichier:

Il n'apparaitra plus dans les utilisateurs externes.

Ce guide explique comment modifier les informations du produit kDrive (excepté offre gratuite). A noter qu'il peut y avoir un délai pour que les applications soient synchronisées avec les nouvelles informations.

Renommer un kDrive

Pour renommer le produit et ajouter des informations au kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Cliquez sur Renommer le produit.
   
4. Renommez votre kDrive.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Ce guide explique comment gérer le comportement des fichiers supprimés et de la corbeille de kDrive.

Préambule

• Lorsqu'un fichier est supprimé depuis l'un des outils synchronisés à kDrive, l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com) place le fichier dans sa corbeille.
• Le fichier y reste au minimum 30 jours après son arrivée mais certaines offres peuvent définir une période de conservation jusqu'à 365 jours.
• Si cette corbeille kDrive est vidée, il est impossible de récupérer son contenu.
• Si la corbeille du système d'exploitation de l'ordinateur sur lequel est installé kDrive est vidée, cela ne vide pas la corbeille de l'app Web kDrive.

Gérer la corbeille…

… de l'app Web kDrive

Pour accéder aux fichiers de la corbeille:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Corbeille dans le menu latéral gauche pour visualiser vos fichiers qui s'y trouvent.
4. Cliquez sur Paramètres pour configurer la durée de rétention des fichiers dans la corbeille:
   
5. Choisissez la durée souhaitée depuis le menu déroulant (3 mois, 6 mois, 1 an).
6. Confirmez le paramètrage en cliquant sur le bouton Confirmer:
   
   • Vous pouvez également y accéder en cliquant sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface (point 3 sur l'image ci-dessus) puis sur Paramètres de la corbeille dans le menu latéral gauche (point 4).

… de l'app desktop kDrive

Pour choisir si la suppression d'un fichier sur l'app Web (service en ligne kdrive.infomaniak.com) ou l'app mobile (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) doit placer le fichier synchronisé avec l'app desktop (application de bureau sur macOS / Windows / Linux) dans la corbeille de l'ordinateur:

1. Faites un clic gauche sur l'icône de l'app desktop dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite sur la fenêtre qui s'affiche.
3. Cliquez sur Préférences d'application:
   
4. Activez ou désactivez le bouton à bascule (toggle switch) pour décider d'envoyer la version synchronisée dans la corbeille de l'ordinateur:
   

Résoudre un problème de mise à la corbeille sur ordinateur

Dans de rares cas, il se peut que malgré un réglage pour déplacer les fichiers dans la corbeille (point 4 ci-dessus), l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux) supprime définitivement sur l'ordinateur le fichier effacé…

• … sur l'app Web (service en ligne kdrive.infomaniak.com)…
• … ou sur l'app mobile (application pour smartphone ou tablette iOS / Android)…
• … ou sur un autre ordinateur synchronisé…

au lieu de la placer dans la corbeille:

• Espace insuffisant: la corbeille a atteint sa taille maximale configurée.
• Absence de corbeille: sur certains systèmes de fichiers, comme des lecteurs réseau, amovibles (clé USB p.ex), il peut ne pas y avoir de corbeille.

Cette liste est non exhaustive mais elle couvre la majorité des cas qui ne seront pas signalés à l'utilisateur. D'autres soucis comme ceux liés à l'utilisation de disques montés en lecture seule seront eux pris en compte et signalés à l'utilisateur.

Restaurer un fichier de la corbeille…

… sur l'app Web kDrive

Pour restaurer un fichier à son emplacement d'origine lorsque la corbeille n'a pas encore été vidée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Corbeille dans le menu latéral gauche.
4. Sélectionnez les éléments à restaurer.
5. Cliquez sur Restaurer:
   
    

Vous pouvez restaurer le fichier dans un emplacement à choix ou vers son emplacement d'origine.

Pour remettre l'ensemble d'un kDrive tel qu'il était avant des déplacements ou réorganisations de fichiers, prenez connaissance de cet autre guide.

Pour restaurer une version précédente d'un fichier existant, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment revenir en arrière dans l'organisation des fichiers de votre kDrive, en particulier si des mouvements sont intervenus et que vous avez perdu le fil.

Préambule

• La restauration ou fonction Rewind permet de revenir à un état antérieur, comme une machine à remonter le temps, et de rétablir l'ordre des fichiers de votre choix ou tout votre kDrive jusqu’à 3 mois en arrière.
• Les fichiers supprimés définitivement de votre corbeille kDrive et les versions de fichiers supprimées ne peuvent pas être restaurés.‍
• La restauration peut prendre plusieurs minutes, pendant lesquelles kDrive ne sera plus accessible pour tous les utilisateurs, ceci en fonction du volume de données à récupérer.
• Aucune action n'est effectuée sur les droits et les partages.

Accéder à l'outil de restauration kDrive

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.

Pour ouvrir l'interface de restauration:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur le chevron ‍ pour développer la partie Gestion du kDrive dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Restauration:
   
5. Choisissez ce qui sera concerné par le retour en arrière (l'entier du kDrive ou seulement une partie et le cas échéant, pour quel utilisateur).
6. Choisissez la date à laquelle revenir (maximum 3 mois / 90 jours).
7. Lancez l'analyse et déterminez la suite des opérations en fonction du résultat.

Après l'opération, un e-mail est envoyé et une notification est affichée sur le kDrive en ligne.

Rapport d'analyse

Un administrateur qui consulte un rapport d’une restauration lancé par un autre administrateur ne verra pas tout ce qui concerne le dossier personnel de l’administrateur ayant lancé la restauration:

Dans la vue rapport d’analyses, les données sont listées et regroupées par rapport à l’emplacement actuel avant le retour en arrière.

En cas de conflit

A la racine du kDrive de l'administrateur ayant effectué l'opération (ou chez l'utilisateur concerné) sera créé un dossier "Restauration (date et heure)" contenant un sous-dossier avec les fichiers conflictuels appelé "Conflit" et un autre dossier pour les fichiers existants actuellement dans la cible appelé “Éléments postérieurs”:

Ce guide explique comment ajouter et personnaliser les catégories de vos documents, pour ordonner et classer vos documents sur l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com) et l'app mobile kDrive (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Préambule

• Une catégorie (ou plusieurs en même temps) peut être attribuée aux fichiers et dossiers kDrive.
• L'attribution d'une catégorie est différente de la définition d'une couleur, couleur qui peut également être attribuée aux dossiers et se voir sur l'app Web et mobile (offres kDrive payantes uniquement).
  • Il n'y aura toutefois pas de synchronisation des couleurs entre un dossier kDrive synchronisé par l'app desktop sur macOS, et l'app Web ou mobile:
    

Ajouter une catégorie à un document…

… sur l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com)

Pour attribuer une catégorie à un fichier ou dossier de kDrive :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. L'arborescence du kDrive s'affiche dans le menu latéral gauche:
   1. Sélectionnez le ou les fichiers.
   2. Cliquez sur l'icône étiquette en haut du tableau.
   3. Cliquez sur la catégorie dans laquelle le ou les fichiers devront être classés:
      

Vous pouvez également créer une nouvelle catégorie avec le nom de votre choix:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. L'arborescence du kDrive s'affiche dans le menu latéral gauche:
   1. Cliquez sur l'icône ‍ dans la colonne CATEGORIES de votre fichier.
   2. Entrez le nom souhaité dans le champ prévu à cet effet.
   3. Cliquez sur l'icône ‍‍ sous le champ texte pour créer votre catégorie:
      

…. sur l'app mobile kDrive (application pour smartphone ou tablette iOS / Android)

Pour attribuer une catégorie à un fichier de kDrive :

1. Appuyez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
2. Appuyez sur Gérer les catégories.
3. Appuyez sur la ou les catégories souhaitées.
4. Revenez au contenu par la flèche de retour en haut à gauche:
   
   

Trier vos documents par catégorie sur…

… sur l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com)

Pour n'afficher que les fichiers de votre kDrive appartenant à une catégorie précise:

Ce guide explique comment se connecter et gérer plusieurs kDrive sur appareils mobiles (iOS / Android). Cette fonctionnalité permet p.ex d'accéder aux fichiers d'un kDrive personnel et d'un kDrive professionnel.

Prérequis

• Posséder un kDrive.
• Posséder l'app mobile kDrive.

Accéder aux différents kDrive depuis l'app mobile

Un utilisateur connecté à l'app mobile peut déjà avoir accès à plusieurs kDrive s'il travaille déjà avec plusieurs kDrive en dehors de l'app, s'il a été ajouté à d'autres kDrive, etc. Ils sont tous accessibles à partir du moment où l'utilisateur est connecté avec l'identifiant de connexion correspondant à ces kDrive.

Accéder et gérer d'autres kDrive… 

Pour se connecter avec un compte différent et donc accéder à d'autres kDrive:

… depuis l'app mobile iOS

1. Ouvrez l'app kDrive.
2. Appuyez sur la pastille avec vos initiales ou votre avatar tout en bas à droite.
3. Appuyez sur l'icône à droite du nom du kDrive (simplement pour vérifier les kDrive auxquels vous avez déjà accès).
4. Appuyez sur Changer d'utilisateur:
   
5. Appuyez sur Ajouter un utilisateur:
   
    
6. Renseignez les identifiants de votre compte Infomaniak — prenez connaissance de cet autre guide en cas de besoin.
7. Choisissez le kDrive à ajouter.
8. Il est maintenant possible de passer d'un kDrive à l'autre depuis le menu Utilisateur > Changer d'utilisateur, les identifiants des différents comptes sont conservés:
   

… depuis l'app mobile Android

1. Ouvrez l'app kDrive.
2. Appuyez sur la pastille avec vos initiales ou votre avatar tout en bas à droite.
3. Appuyez sur l'icône à droite du nom du kDrive (simplement pour vérifier les kDrive auxquels vous avez déjà accès).
4. Appuyez sur Changer d'utilisateur.
5. Appuyez sur Ajouter un utilisateur.
6. Renseignez les identifiants de votre compte Infomaniak — prenez connaissance de cet autre guide en cas de besoin.
7. Choisissez le kDrive à ajouter.
8. Il est maintenant possible de passer d'un kDrive à l'autre depuis le menu Utilisateur > Changer d'utilisateur, les identifiants des différents comptes sont conservés.

Déconnecter un kDrive…

… depuis l'app mobile iOS

1. Ouvrez l'app kDrive.
2. Appuyez sur Plus (tout en bas à droite) > Gestion des comptes > Comptes.
3. Appuyez sur Supprimer le compte (le kDrive sera déconnecté et les fichiers seront conservés sur le serveur).

… depuis l'app mobile Android

1. Ouvrez l'app kDrive.
2. Appuyez sur l'icône circulaire tout en haut à droite.
3. Appuyez sur les 3 points verticaux tout à droite du kDrive à supprimer.
4. Appuyez sur Supprimer le compte.
5. Appuyez sur OK (le kDrive sera déconnecté et les fichiers seront conservés sur le serveur).

Ce guide concerne la recherche d'informations au sein des données stockées sur kDrive Infomaniak parmi les fichiers et dossiers accessibles à l'utilisateur connecté. 

Prérequis

• La recherche de contenu à l'intérieur de fichiers PDF ou de documents de type tableur / texte n'est possible qu'avec l'offre kDrive Pro (et kSuite Pro + Entreprise). 

Activer la recherche dans le contenu hébergé

Pour activer cette fonctionnalité intelligente:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Général dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur Fonctionnalités intelligentes:
   
6. Cliquez sur le bouton pour accepter l'analyse automatique des fichiers.
7. Cliquez sur le bouton à bascule (toggle switch) pour activer la recherche de contenu:
   

Rechercher un élément…

… sur l'app mobile kDrive (application pour smartphone ou tablette iOS / Android)

Sur la page principale de l'app kDrive, un champ de recherche vous permet d'entrer le texte à trouver:

Si vous êtes en train de naviguer dans vos dossiers, une loupe est visible en haut à droite de l'écran pour lancer une recherche:
‍
‍
 

… sur l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com)

La barre de recherche est toujours placée en haut de l'écran. Le raccourci clavier CMD-F ou CTRL-F permet de placer le focus dans le champ pour entrer le texte à trouver plus rapidement. Les résultats s'affichent au fur et à mesure de votre recherche:

Cliquez sur l'icône de recherche avancée en bas du menu déroulant de la barre de recherche pour filtrer selon les critères suivants:

• emplacement
• type de document
• date de modification
• créé par {utilisateur du kDrive}
• catégorie

Une fois que vous avez établi vos critères de recherche pour le mot-clé à trouver, lancez la recherche grâce au bouton Rechercher.

Ce guide explique comment forcer la synchronisation des fichiers cachés de votre système d'exploitation (macOS, Windows, etc.) depuis l'application kDrive sur votre ordinateur.

Préambule

• Les fichiers cachés…
  • sont des fichiers système qui ne sont pas visibles par défaut dans le Finder ou l'explorateur de fichiers, sur macOS et Windows, respectivement.
  • sont généralement utilisés pour stocker des données importantes pour le fonctionnement du système d'exploitation ou pour des applications spécifiques.
  • incluent le plus souvent des fichiers de configuration ou de cache qui se mettent à jour en permanence et peuvent provoquer des erreurs de synchronisation.
• L'activation de cette option n'est pas recommandée et s'adresse à des utilisateurs avertis. 

Afficher les fichiers masqués…

… sur macOS

Dans le Finder, maintenez la touche "Commande" enfoncée, puis appuyez sur "Shift" + "." pour basculer l'affichage des fichiers masqués.

… sur Windows

Modifiez les paramètres d'affichage des fichiers de l'explorateur de fichiers. Vous pouvez le faire en accédant aux options des dossiers dans le Panneau de configuration, en sélectionnant l'onglet "Affichage", puis en cochant l'option pour afficher les fichiers et dossiers masqués.

Synchroniser les fichiers cachés dans kDrive

Pour cela:

1. Faites un clic gauche sur l'icône de l'app dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en haut à droite dans l'application.
3. Cliquez sur Préférences:
   
4. Cliquez sur Fichiers à exclure (dans la partie Avancé).
5. Cochez la case Synchroniser les fichiers masqués.
6. Cliquez sur le bouton bleu Enregistrer:
   

Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des fichiers exclus listés dans le tableau en dessous de la case "Synchroniser les fichiers cachés".

Ce guide explique comment supprimer le cache (données mises en cache, suite à diverses opérations, prenant inutilement de l'espace de stockage sur votre appareil) depuis l'app mobile kDrive sur appareils iOS et Android.

Supprimer le cache kDrive…

… sur iOS (iPhone, iPad)

1. Ouvrez l'app mobile kDrive (iOS).
2. Appuyez sur la photo/initiales en bas à droite.
3. Appuyez sur Paramètres.
4. Appuyez sur Gestion du stockage local.
5. Supprimez les données que vous souhaitez, cache p.ex (ou importation ce qui permet également de débloquer des importations éventuellement bloquées)…

… sur Android

1. Ouvrez les paramètres du téléphone Android.
2. Rendez-vous dans la section Applications ou Applis et notifications p.ex.
3. Appuyez éventuellement sur Afficher les XX applications si l'appareil ne les affiche pas par défaut.
4. Appuyez sur kDrive.
5. Rendez-vous dans la section Stockage ou Espace de stockage et cache p.ex.
6. Appuyez sur Vider le cache.
   • Attention si vous cliquez sur le bouton Effacer le stockage vous effacerez toutes les données utilisateurs (identifiants de connexion p.ex) en plus du cache.

Ce guide explique comment partager rapidement par e-mail du contenu présent sur la version en ligne de kDrive, accessible par navigateur Web.

Partager par e-mail depuis kDrive

Vous pouvez envoyer directement un fichier avec le partage par e-mail dans kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Faites un clic droit sur le fichier/dossier concerné ou cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné.
3. Sur le menu déroulant qui s'affiche choisissez de partager l'élément:
   
4. Sous Partage public, activez le bouton à bascule (toggle switch) du lien de partage public.
5. Cliquez sur Partager par e-mail:
   
6. Choisissez depuis quelle adresse (parmi celles actuellement rattachées à votre Mail) envoyer le fichier
7. Cliquez sur Continuer:
   
8. Mail s'ouvre dans le navigateur et le corps du message contient automatiquement les liens vers le contenu partagé…
   1. Le principe est le même que si vous partagiez le fichier en sélectionnant directement la pièce jointe depuis Mail:
      
       

Pour les documents avec une extensions de fichier type docx, xls, etc.:

• Si vous autorisez la modification du document depuis kDrive (voir ci-dessous) l'utilisateur pourra (avec ou sans inscription préalable) modifier dans son navigateur puis enregistrer le document que vous avez partagé: