Base de connaissances

Ce guide détaille l'utilisation et gestion des canaux dans kChat.

Préambule

• Un canal kChat est un espace de communication dédié à un projet, un thème ou une équipe dans lequel les membres peuvent s'échanger des documents, s'écrire en direct et organiser des visioconférences.
• Les canaux privés (et publics, ainsi que les invités) sont limités en nombre selon l'offre kSuite acquise ; prenez connaissance du tableau comparatif sur la page de vente pour en savoir plus.

Canal Général

Chaque organisation sur kChat possède automatiquement un canal Général dans lequel tous les utilisateurs sont automatiquement invités.

Vous pouvez utiliser ce canal pour partager des informations qui concernent toute votre organisation, comme les sorties d'entreprise ou des bonnes nouvelles motivantes.

Vous pouvez bien entendu démarrer un nouveau fil de conversation à l'intérieur du canal Général.

Canal supplémentaire

Pour ajouter un nouveau canal de discussion:

1. Cliquez sur le bouton ‍ situé dans la barre latérale gauche de kChat.
2. Cliquez sur Créer un nouveau canal:
   

Informations relatives à un canal

Quand vous créez un nouveau canal, vous pouvez choisir:

 

A. son nom

Il sera modifiable par la suite.

B. son URL

Par défaut elle reprend le nom du canal mais vous pouvez la modifier en utilisant des lettres minuscules, nombres, points, tirets et underscores - modifiable par la suite également.

C. son statut Privé ou Public

Il sera modifiable par la suite (lire plus bas).

D. sa description

La description permet de préciser de quelle manière ce canal devrait être utilisé. Ce texte apparaît dans la liste des canaux dans le menu «Plus...» et donne une indication aux utilisateurs pour savoir s'ils doivent rejoindre le canal ou non.

Une fois le canal créé, vous pouvez encore définir:

E. un en-tête

Différences entre canal Privé et Public

Les canaux publics augmentent la transparence. Tous les utilisateurs peuvent voir et rejoindre un canal public, ce qui permet de s'assurer que toutes les personnes concernées par un projet, un thème ou une équipe ont accès à la même information.

Les canaux privés permettent de restreindre le contenu sensible aux utilisateurs de votre choix. Seul un membre existant peut inviter un autre utilisateur dans un canal privé. Il existe également des différences dans la gestion de l'archivage / suppression (lire plus bas).

Convertir un canal public en canal privé

Pour transformer un canal Public en canal Privé:

1. Cliquez sur le canal Public dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Choisissez Convertir:
   

L'historique et l'appartenance des membres sont conservés ; les fichiers partagés publiquement restent accessibles à toute personne disposant du lien ; le changement est permanent et ne peut pas être annulé.

Et l'inverse ?

L'inverse (changer un canal privé en canal public) est également possible mais seul un utilisateur de type administrateur kChat pourra le faire ; l'historique des messages est conservé.

Quitter un canal

Mis à part le canal principal intitulé Général vous pouvez quitter un canal en tout temps:

1. Cliquez sur le canal Public dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Cliquez sur Quitter le canal:
   

Si vous quittez un canal privé vous ne le retrouverez plus dans la recherche mais uniquement via son URL si vous la possédez ou en étant réinvité par un membre du canal.

Si vous quittez un canal public, vous le quittez immédiatement mais pouvez le rejoindre quand vous le souhaitez simplement en le retrouvant avec son nom (2) dans la recherche (1), y compris s'il a été archivé:

 

Archiver / supprimer un canal

Mis à part le canal principal intitulé Général vous pouvez archiver un canal en tout temps ce qui empêche tout nouveau message et ne le comptera plus dans le quota de vos canaux disponibles. L'opération est faisable depuis le Manager ou directement sur l'interface kChat:

1. Cliquez sur le canal dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Cliquez sur Archiver le canal:
   

Si vous créez un canal et qu'ensuite vous l'archivez vous pouvez le rejoindre quand vous le souhaitez simplement en le retrouvant avec son nom (2) dans la recherche (1):

Vous pourrez ensuite le désarchiver:

1. Cliquez sur le canal dans le menu latéral gauche.
2. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ sur le titre du canal en haut de discussion.
3. Cliquez sur Désarchiver le canal:
   

ou le clore pour ne plus le voir sur votre interface:

Vous pouvez également supprimer un canal et dans ce cas toutes les données associées seront supprimées définitivement:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Cliquez sur Supprimer
   
    

Mettre en favori

Pour mettre n'importe quel canal en favori:

1. Cliquez sur l'icône étoile située en haut d'un canal.
2. Un nouveau menu Favoris apparaitra dans la barre latérale gauche regroupant tous les éléments que vous aurez mis en favori (valable pour votre utilisateur uniquement):
   

Mettre un canal en sourdine

Vous pouvez masquer les notifications d'un canal:

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du canal concerné (dans la barre latérale gauche).
2. Choisissez Sourdine:
   
   
   
    

Organiser par catégories

En cliquant sur le bouton + situé dans la barre latérale gauche de kChat, vous pouvez ajouter une ou plusieurs catégories vous permettant de placer des éléments (canal, contact, etc.) au sein de ces dernières. Glisser ensuite le canal désiré sur la catégorie créée (valable pour votre utilisateur uniquement):

Canal de discussion d'utilisateur à utilisateur

Les messages personnels sont des conversations directes entre deux ou plusieurs personnes qui ont lieu en dehors des canaux.

Chaque utilisateur d'une Organisation peut librement créer des messages personnels dont le contenu sera uniquement visible par les personnes concernées:

Ce guide explique comment insérer du texte enrichi et des images au sein de vos messages sur kChat.

Formater le texte du message

Voici les symboles à ajouter avant et après votre texte pour le formater dans le style souhaité:

ligne de code

Vous pouvez aussi insérer ceci:

Insérer une image dans le message

à partir d'une URL

Insérer le code suivant dans votre message en remplaçant le texte alternatif et l'adresse (URL) de l'image par lien de l'image (cette dernière doit être accessible et visible sur le Web):

![alt-text](https://www.domain.xyz/xyz/image.png)

Exemple

Message avec la syntaxe d'insertion d'image:

Prévisualisation avant envoi:

 

Clic sur l'image après envoi:



 

à partir du disque dur ou de kDrive

Cliquer sur l'icône du trombone pour insérer une image existante sur votre disque dur ou sur kDrive:

L'image sera insérée dans le message que vous pouvez envoyer directement dans la conversation sans obligatoirement ajouter de texte supplémentaire.

Ce guide explique comment démarrer une conversation orale ou vidéo entre un ou plusieurs utilisateurs kChat, avec la solution éthique de visioconférence gratuite d'Infomaniak, kMeet.

Préambule

• La fonction d'appel dans kChat est disponible sur toutes les versions Web (navigateur), mobile (iOS / Android) et ordinateur (macOS / Windows).

Créer une réunion entre utilisateurs kChat

Pour pouvoir discuter au sein d'un salon virtuel avec le microphone et la webcam de votre appareil, il suffit d'appuyer sur le bouton Appeler visible sur n'importe quelle conversation kChat, canal privé, public, via l'application ou directement sur le navigateur:

• Appelez directement un utilisateur si vous êtes sur une discussion directe avec lui, ou déclenchez un appel à tous les membres d'un canal si vous enclenchez le meeting depuis le canal.
• Appeler un utilisateur qui est en “Ne pas déranger” ne lancera ni sonnerie ni modale d'appel chez lui, il verra toutefois le message dans la conversation.
• Le micro est activé par défaut quand l'appel est accepté, mais pas la caméra.
• Visualisez les utilisateurs de la réunion (qui l'a accepté, refusé ou manqué) à l'aide des avatars dans le message kChat.
• Une fois l'appel entamé, un emoji apparait dans votre statut kChat pour signifier que vous êtes occupé par la conversation.
• Un message envoyé depuis la visio (kMeet) sera également visible dans la conversation kChat (et vice-versa).
• Des indications relatives au démarrage et à la clôture de la réunion s'affichent automatiquement dans le fil de conversation kChat concerné.

Spécificités pour les appels dans les canaux

• L'appel ne sonnera pas chez les destinataires de l'appel mais ils verront un message dans kChat ainsi qu'une notification.
• Un message (de prévention) apparaitra si vous souhaitez lancer un appel dans un canal comprenant plus de 7 utilisateurs.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur kMeet.

Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès à un ou plusieurs canaux kChat à un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
• Vous pouvez également inviter une équipe de travail au complet depuis kChat.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres. 
   

Inviter à utiliser kSuite

Prérequis

•  Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordés pour kChat.

Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Gestion des utilisateurs dans le menu latéral gauche:
   
3. Cliquez sur Utilisateurs.
4. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un utilisateur:
   
5. Entrez les coordonnées demandées.
6. Cliquez sur Continuer:
   
7. Définissez le rôle du futur utilisateur comme étant Externe.
8. Cliquez sur Continuer:
   
9. Accordez un accès à kSuite (donc à kChat).
10. Cliquez sur Continuer:
    
11. Ne pas intégrer l'utilisateur à une équipe de travail:
    
12. Spécifiez un droit utilisateurs à kDrive et kChat.
13. Cliquez sur Continuer:
    
14. Ne pas créer d'adresse mail à l'utilisateur (effacez le contenu du champ si nécessaire).
15. Cliquez sur Continuer:
    
16. Spécifiez l'adresse mail personnelle de l'utilisateur à inviter (il se connectera avec cette adresse mail).
17. Cliquez sur Continuer:
    
18. L'obliger à se connecter avec l'adresse mentionnée précédemment.
19. Envoyez l'invitation:
    
20. Le futur utilisateur externe kChat reçoit un e-mail d'invitation lui permettant de finaliser son inscription:
    
21. Vous pouvez également lui fournir le lien d'invitation affiché sur la page par un autre moyen, SMS p.ex ou simplement réafficher le lien s'il a été perdu ; pour cela cliquez sur Utilisateurs dans le menu latéral gauche.
22. Cliquez sur le menu déroulant pour afficher les utilisateurs en attente.
23. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche.
24. Cliquez sur Envoyer l'invitation pour choisir la méthode d'envoi:
    

L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord kSuite indique bien ce statut:


 

Accepter l'invitation

Afin d'accéder à l'organisation détenant la kSuite concernée, l'utilisateur invité exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:

1. Un premier écran lui indique quelle est l'organisation l'ayant invité, et quelle adresse mail il devra obligatoirement utiliser lors de la création du compte utilisateur et lors des connexions futures:
   
2. Les informations fournies précédemment s'affichent durant le processus d'inscription de l'utilisateur et il est nécessaire de compléter ces informations:
   
3. Idem pour l'écran correspondant aux informations de connexion:
   
4. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité par l'URL kchat.infomaniak.com ou l'URL personnalisée si Custom Brand a été paramétré.
5. Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui:
   

Ce guide concerne des problèmes qui peuvent survenir lors de l'utilisation d'applications Infomaniak (comme kChat, kDrive, kAuth, etc.) ou d'outils (comme config.infomaniak.com, le Manager Infomaniak, etc.) avec du matériel (OS, navigateur, appareils, etc.) ancien / pas à jour / obsolète. Par exemple il ne sera pas possible d'accéder confortablement aux services Infomaniak avec un iPhone 5s ou 6 sur iOS 12.
 

Technologies employées par Infomaniak

Beaucoup d'outils Web développés par Infomaniak utilisent Angular. Le besoin de matériel à jour ou récent pour faire fonctionner les applications n'est pas spécifique à Angular lui-même mais plutôt une exigence générale pour l'exécution de toute application Web moderne. Voici quelques raisons pour lesquelles un matériel à jour est souvent nécessaire:

1. Angular utilise des fonctionnalités avancées des navigateurs modernes pour fournir une expérience utilisateur optimale ; les navigateurs plus anciens peuvent ne pas prendre en charge ces fonctionnalités ou ne pas les prendre en charge de manière optimale, ce qui peut entraîner des problèmes de compatibilité et de performances.
2. Les navigateurs plus récents sont généralement optimisés pour exécuter du code JavaScript plus rapidement et pour gérer de manière plus efficace les rendus graphiques complexes ; les applications Angular peuvent être assez complexes et tirer parti de ces optimisations pour offrir une meilleure expérience utilisateur.
3. Les navigateurs plus anciens peuvent présenter des vulnérabilités de sécurité connues qui pourraient être exploitées par des attaquants pour compromettre la sécurité de l'application Web ; les versions plus récentes des navigateurs tendent à résoudre ces vulnérabilités et offrent un niveau de sécurité plus élevé.
4. Les versions plus récentes des navigateurs sont généralement conformes aux normes Web les plus récentes, ce qui signifie qu'ils sont plus compatibles avec les nouvelles technologies et les dernières spécifications HTML, CSS et JavaScript utilisées par les frameworks comme Angular ; utiliser un navigateur obsolète peut entraîner des problèmes de rendu ou de fonctionnalités manquantes.
5. Les navigateurs plus récents prennent en charge des API modernes qui permettent aux développeurs d'accéder à des fonctionnalités avancées telles que la géolocalisation, la caméra, les notifications push, etc. ; les applications Angular peuvent intégrer ces fonctionnalités pour offrir des expériences utilisateur plus riches et interactives, mais ces fonctionnalités dépendent du support du navigateur.

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'affichage sombre de votre système d'exploitation (macOS / Windows) puisque que le réglage de thème "automatique" des outils Infomaniak (image ci-dessous) se base sur le réglage Dark mode ou Light mode de l'OS:

Gérer le mode sombre ou clair…

… sur macOS

1. Cliquez sur Préférences Système…
   
2. Cliquez sur Apparence et choisir le mode foncé à droite:
   

… sur Windows

1. Ouvrez le menu démarrer
2. Cliquez sur Paramètres:
   
3. Cliquez sur Personnaliser puis Couleurs:
   
4. Cliquez sur Foncé:
   

Ce guide explique comment interagir dans kChat avec un agent conversationnel ou bot doté d'intelligence artificielle. Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des possibilités offertes par l'AI dans kChat.

Préambule

• Le bot peut vous aider à réaliser toute sorte de calculs, traductions, donner des indications sur différents sujets et des réponses à vos questions.
• Il y a deux IA à disposition :
  1. kchat.bot
  2. chatGPT
• Lire et comprendre cette FAQ au sujet du modèle utilisé et des responsabilités de chacun.

Ajouter le bot aux contacts kChat

Les bots actuellement à disposition sur kChat font déjà partie de vos contacts.

Si vous ne les voyez pas encore, cliquer dans le menu latéral gauche de kChat:

1. sur la recherche de canal (les bots apparaissent également en tant que canal)
2. ou sur l'icône + à côté de Messages directs pour rechercher le bot
   ‍
3. ajouter les bots signalés comme tels avec l'étiquette [bot] ou rechercher le terme bot ou chat
   
   ‍

Ne pas créer une conversation groupée entre les bots et vous-même car cela ne fonctionnera pas. Il faut créer un canal de discussion privée entre chaque bot individuellement et vous-même.

Il suffit ensuite de lui écrire comme si vous conversiez avec une connaissance:

Ce guide détaille les éléments importants pour ne rien manquer des discussions kChat qui vous concernent.

Gérer les notifications de l'icône de l'app desktop

Vous pouvez p.ex décider d'animer l'icône de l'app lors de nouveau message:

1. Ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Faites un clic gauche sur l'icône de l'app desktop dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
3. Cliquez sur Préférences...
4. Sous Options de l'application, réglez les préférences de notification du système d'exploitation:
   

Gérer les notifications kChat

Pour gérer les notifications de kChat, et ainsi être notifié p.ex lorsqu'un nouveau message vous est adressé directement ou quand vous suivez un message spécifique, y compris selon certains mots-clés:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app mobile kChat (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) ou encore l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Cliquez sur Notifications:
   
4. Définissez la manière d'être notifié (ordinateur/mobile, présent/absent, etc.) et dans quel cas (tout message ou seulement message avec mention, message suivi, etc.).
5. Choisissez de recevoir régulièrement des notifications par e-mail:
   • Cet e-mail est envoyé soit tous les jours soit 1 fois par semaine, entre 6 et 8 heures du matin et indique à l'utilisateur les messages qu'il n'aurait pas lu.
   • L'utilisateur reçoit un mail par produit kChat auquel il a accès.
6. Définissez un mot-clé pour lequel être averti lorsqu'un nouveau message est publié:
   

Être averti de l'avancement d'une discussion

Pour être notifié d'un nouveau message dans n'importe quelle discussion même si vous n'êtes pas directement participant, il faut activer le Suivi:

• soit en survolant le menu d'action à droite d'un utilisateur dans une discussion:
  
• soit en cliquant sur Suivre en haut de la discussion:
  

Ce guide concerne les messages qui commencent par / sur kChat interprétés comme des commandes slash.

Exécuter une commande slash sur kChat

Pour accéder aux commandes slash sur kChat:

1. Cliquez dans le champ de rédaction au sein d'un canal.
2. Entrez un signe / (slash ou barre oblique) et la commande attachée.
3. Validez pour envoyer la commande.

Si vous tapez uniquement le signe / une modale s'affiche avec les commandes qu'il est possible d'exécuter, comme se mettre hors ligne p.ex.

Voici un tableau des principales commandes:

Créer une commande slash personnalisée

Prérequis

• Ne pas être un utilisateur externe (il ne verra pas le menu Intégrations).

Pour créer une commande slash personnalisée:

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur l'icône Nouveau ‍ vers le nom de votre organisation kChat.
3. Cliquez sur Intégrations:
   
4. Cliquez sur Commande slash:
   
5. Cliquez sur le bouton bleu pour Ajouter une commande:
   
6. Configurez la commande slash (nom, déclencheur (sans le /), type de contenu attendu, action à exécuter*, etc. y compris si la commande doit s'afficher dans la modale d'aide dont parle le chapitre ci-dessus).
   • * Cela peut inclure l'appel à une API externe, l'exécution d'un script, l'affichage d'une réponse spécifique, etc. Pour cela, vous aurez généralement besoin d'un script ou d'une application externe qui répondra aux commandes. Vous pouvez également définir des paramètres supplémentaires pour la commande, tels que des options déroulantes, des cases à cocher, etc., en fonction de vos besoins.
7. Enregistrez la commande.
8. Assurez-vous de tester la commande pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu.

Ce guide détaille les différents éléments qui peuvent être configurés et personnalisés sur kChat pour s'adapter au mieux à vos préférences d'utilisation.

Changer la langue de l'interface kChat

kChat s'affiche dans la langue choisie pour le Manager et tout comme votre avatar/photo de profil, ces paramètres sont gérés au sein du profil Infomaniak.

Paramétrer kChat sur le Manager

Pour accéder aux préférences kChat et notamment définir à quel canal (un ou plusieurs canaux possibles) seront automatiquement ajoutés les nouveaux utilisateurs (hors utilisateurs externes) en plus d'appartenir au canal Général:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Paramètres dans le menu latéral gauche:
   

Personnaliser l'affichage général de kChat

Pour accéder aux paramètres des applications kChat:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app mobile kChat (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) ou encore l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface.

Vous pouvez choisir:

• une densité d'affichage, et un éventuel affichage couleur en densité compacte
• l'affichage ou non des aperçus dans vos conversations
• la dimension d'un canal (largeur)
• la position de départ quand vous retournez sur un canal non lu
• le nombre de messages personnels à afficher

L'onglet Notifications vous permet de personnaliser les notifications de kChat.

L'onglet Raccourcis indique la liste des raccourcis clavier à disposition pour travailler plus rapidement avec kChat.

Résoudre un souci de zoom de l'affichage

Pour zoomer ou dézoomer l'affichage qui serait devenu illisible, il faut utiliser les raccourcis clavier suivants:

• comme sur navigateur, CTRL/CMD et - pour dézoomer
• CTRL/CMD et + pour zoomer
• CTRL/CMD et 0 pour réappliquer la taille par défaut

Dark Mode / Light Mode

Pour alterner entre un thème clair, foncé ou automatique:

1. Cliquez sur Apparence dans le menu latéral gauche des réglages sur l'app Web:
   
    

Personnaliser une discussion, un canal, etc.

En regard de chaque élément de la barre latérale gauche se trouve un menu d'action ⋮ vous permettant notamment de définir l'ordre de tri (alphabétique, par activité récente, manuel):

Définir un statut

Pour agrémenter votre profil et son affichage, dans les discussions kChat mais aussi sur les différentes pages et outils kSuite, vous pouvez définir un statut sous forme de texte et/ou d'émoticône, avec une date d'expiration éventuelle:

1. Cliquez sur votre avatar ou initiales en haut à droite de l'interface.
2. Cliquez sur Choisir un statut personnalisé.
3. Entrez un statut personnalisé ou en choisir un parmi les suggestions.
4. Entrez une date d'expiration si nécessaire.
   
5. Cliquez sur l'icône du smiley si vous souhaitez choisir un émoji accolé à votre nom.
6. Validez avec le bouton Définir le statut.

Utiliser kChat avec votre domaine et marque