Base de connaissances

Ce guide explique les particularités liées aux paiements de services Infomaniak et les droits qui en découlent.

Préambule

Dans le cadre d'achat de noms de domaine ou d'autres services Web, il est crucial de comprendre les droits et responsabilités qui découlent des paiements effectués. Une confusion peut survenir entre la personne qui paie pour un service et la personne qui détient les droits sur le service.

Payer un service ne confère pas la propriété

Il est important de saisir que le fait d'assumer le paiement des factures liées à un service ou un produit ne confère pas automatiquement des droits de propriété sur ce dernier.

P.ex financer un abonnement téléphonique pour une autre personne ne vous octroie pas la propriété de cet abonnement ; payer pour l'achat d'une voiture ne vous donne pas automatiquement le permis de la conduire.

De manière similaire, payer pour un nom de domaine n'implique pas nécessairement que vous en devenez le propriétaire surtout si les coordonnées associées au domaine ne sont pas à votre nom, ce qui peut arriver notamment s'il y a eu un transfert de produit entre Organisations.

Un nom de domaine peut être géré sur le Manager (interface d'administration Infomaniak) par un utilisateur au sein d'une Organisation XYZ et appartenir à un tout autre utilisateur ne figurant même pas dans l'Organisation XYZ, tout en étant payé par une entité tierce, un Partenaire enregistré par Infomaniak. 

Infomaniak, comme d'autres fournisseurs de services Web, stipule clairement dans ses Conditions Générales d'Utilisation que le paiement d'un service par un tiers n'implique pas la transmission de la propriété. En cas de contentieux, le client (ou la personne dont le nom est associé au service) reste seul responsable du règlement du litige.

Vérifier toutes les coordonnées actuelles

Pour éviter toute confusion, s'assurer que les coordonnées associées à tout service Web ou nom de domaine que vous payez soient à votre nom si vous souhaitez en détenir les droits.

Vérifier les coordonnées :

• de votre profil Infomaniak
• de l'Organisation à laquelle vous appartenez
• de facturation
• liées à un nom de domaine éventuel

En cas de litige, s'adresser d'abord au fournisseur de services pour clarifier les droits et les responsabilités. Si nécessaire, consultez un conseiller juridique pour obtenir des conseils appropriés. Comprendre les distinctions entre payer pour un service Web et en être le propriétaire est essentiel pour éviter les conflits et les malentendus. 

Ce guide concerne la gestion des mots de passe d'application depuis le Manager Infomaniak. 

Préambule

• Les mots de passe d'application permettent d'établir une connexion authentifiée entre certains outils & services même si la validation en deux étapes (authentification 2FA) est activée.
• Afin de synchroniser p.ex contacts & agendas de votre compte Infomaniak avec un périphérique mobile ou un logiciel/client de messagerie, effectuez les actions présentées dans le guide ci-dessous pour générer un nouveau mot de passe spécifique à cette application.
• Il est possible de générer plusieurs mots de passe spécifiques (p.ex 1 pour les contacts et 1 pour les agendas) ou d'utiliser le même pour la synchronisation des deux services.

Créer un mot de passe d'application

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des mots de passe d'application sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur Générer un mot de passe d'application:
   
3. Indiquez un nom pour le mot de passe d’application dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Générer un mot de passe d’application:
   
4. Copiez et conservez le mot de passe l’application généré dans un endroit sûr, mais accessible, il ne sera plus accessible une fois la fenêtre fermée.

Révoquer les mots de passe d'application

Au même endroit vous pouvez supprimer un ou plusieurs mots de passe d'application lorsqu'ils sont devenus inutiles:

1. Cliquez sur le bouton d'action ⋮ à droite de chaque mot de passe puis les révoquer…
2. ou sur Tout révoquer en haut du tableau:
   

Ce guide est destiné aux clients d'Infomaniak ayant une entreprise enregistrée dans un pays de l'Union européenne (UE) et détaille comment renseigner ou modifier son numéro de TVA européen pour le faire figurer sur la facturation Infomaniak de l'Organisation. 

Préambule

• Les entreprises de l'UE peuvent bénéficier de l'exonération de TVA intra-communautaire en fournissant un numéro de TVA valable dans l'UE.
• Pour une entreprise suisse, ce numéro n'est pas applicable, car la Suisse a son propre système fiscal distinct de celui de l'UE. Les entreprises suisses sont généralement soumises à la TVA suisse et ne bénéficient pas de l'exemption de TVA intra-communautaire européenne.

Spécifier un numéro de TVA lors de l'inscription

Lors de l'inscription:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'inscription et création d'une Organisation.
2. Sélectionnez Entreprise lors du choix du type d'entité.
3. Indiquez le pays concerné et le numéro de TVA de votre entreprise:
   
4. Finalisez la procédure de création de l'Organisation.

Ajouter un numéro TVA à une Organisation existante

Pour ajouter ou modifier le numéro TVA :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des coordonnées de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.
2. Remplissez le champ numéro TVA:
   
3. Prenez connaissance et cochez la case des conditions générales d'utilisation, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également éditer l'adresse (ou les adresses) de facturation et modifier le numéro TVA depuis là.

Ce guide explique quelles sont les différences entre les deux types de moyens de paiement possibles dans le cadre d’un partenariat (avec accès complet attribué au Partenaire).

Préambule

• Dans le cadre d'un ajout d'un Partenaire pour la gestion de vos produits, si vous accordez des droits complets, vous devrez décider si vous lui confiez également toute la partie facturation.
  
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet des montants supplémentaires qui peuvent être reversés.
   

Moyens de paiement ...

... du client

Dans ce cas:

• le Client gère la facturation et règle les commandes et les renouvellements effectués par le Partenaire
• le Partenaire:
  • paie le prix public et recevra un revenu (cashback) sur son compte en fonction des avantages dont il bénéficie en tant que revendeur Infomaniak
  • recevra également un revenu (cashback) pour toute commande et renouvellement effectué directement par son client
• les factures seront uniquement accessibles sur l’organisation du Client et le Partenaire n’y aura pas accès
• les produits seront directement installés sur l’organisation du Client

... du partenaire

Dans ce cas:

• le Partenaire
  • gère la facturation et règle les commandes et les renouvellements effectués pour son client
  • bénéficie directement des réductions revendeur lors des commandes et renouvellements pour le compte de son client
  • recevra également un revenu (cashback) pour toute commande et renouvellement effectué directement par son client
• les factures seront uniquement disponibles sur l’organisation du Partenaire et le Client n’y aura pas accès
• les produits seront directement installés sur l’organisation du Client

Modifier le moyen de paiement

Dans le cadre d'un accès complet accordé à un Partenaire, le Client peut changer à tout moment le type de moyen de paiement utilisé dans le cadre du partenariat:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos partenariats sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le nom du Partenaire concerné directement:
   
3. Cliquez sur l'icône crayon ✎ en haut de page (dans la partie Paiement):
   
4. Modifiez et vérifiez les informations souhaitées.

Le Partenaire reçoit une notification du changement par e-mail.

Ce guide explique comment se déconnecter d'un compte utilisateur depuis le Manager Infomaniak. Une fois la déconnexion établie, il est facile de se reconnecter dans un compte utilisateur différent, et d'accéder ainsi à une autre Organisation ou à un utilisateur ayant un rôle différent dans la même Organisation.

Se déconnecter et se reconnecter avec des identifiants Infomaniak

Pour se déconnecter d'un compte utilisateur et effectuer une reconnexion dans un autre:

1. Cliquez sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur Déconnexion:
   
3. Cliquez sur Changer d'utilisateur:
   
4. Choisissez un autre utilisateur pré-enregistré ou cliquez sur le bouton ‍ pour vous connecter avec de nouveaux identifiants:
   
5. Entrez les informations de connexion et cliquez sur le bouton Connexion.

Si votre utilisateur est rattaché à plusieurs Organisations, il peut simplement basculer de l'une à l'autre sans avoir besoin de se déconnecter et reconnecter.

Ce guide explique comment donner un accès à un Partenaire (parmi les partenaires référencés par Infomaniak) aux produits de votre Organisation présents sur le Manager Infomaniak, c'est à dire l'interface d'administration de vos produits.

Prérequis

• Etre Responsable légal au sein de l'Organisation.

En tant que Client, ajouter un Partenaire connu

Pour autoriser l'accès d'un Partenaire à certains de vos produits:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'ajout d'un Partenaire sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Entrez le nom ou l'adresse mail du Partenaire à qui vous allez accorder un accès.
3. Cochez la case pour sélectionner le Partenaire concerné parmi les résultats de recherche.
4. Cliquez sur le bouton bleu pour Continuer:
   
5. L'étape suivante vous propose un choix important au sujet des permissions accordées au Partenaire ; les 2 possibilités sont détaillées ci-dessous…

Accorder au Partenaire un accès...

... limité

Cliquez sur le bouton de gauche pour choisir de donner au Partenaire un accès limité: 

1. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Continuer.
2. Cliquez sur la catégorie de produit concernée puis, dans le volet qui s'ouvre, sur le produit concerné ; recommencez pour tous les différents produits auxquels vous souhaitez accorder un accès:
   
3. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Continuer.
4. Un e-mail est automatiquement envoyé au Partenaire invité dans lequel un lien lui permet d'accepter (ou refuser) la proposition de gestion.
5. Une fois la proposition acceptée, le tableau de bord Partenaire donne accès à l'organisation du Client et aux produits auxquels un droit d'accès lui a été accordé.

... complet

Cliquez sur le bouton de droite pour choisir de donner au Partenaire un accès complet:

1. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Continuer.
2. Le Client doit choisir s'il confie également son porte-monnaie au Partenaire:
   
3. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Continuer.
4. Un e-mail est automatiquement envoyé au Partenaire invité dans lequel un lien lui permet d'accepter (ou refuser) la proposition de gestion.
5. Une fois la proposition acceptée, le tableau de bord Partenaire donne accès à l'entière Organisation du Client.

A noter
 

• L'invitation en cours peut être renvoyée ou supprimée avant son acceptation en cliquant sur Partenaire dans le menu latéral gauche du Manager du Client:
  
• Si le Partenaire était déjà lié à l'Organisation du Client avant l'invitation, comme utilisateur externe p.ex, son statut est donc mis à jour une fois le partenariat débuté.
• En tout temps le Partenariat peut être rompu.

Ce guide adressé aux Partenaires Infomaniak détaille la fonction très utile pour la comptabilité permettant d'exporter les informations de facturation relatives aux Clients sous gestion.

Exporter le fichier des infos Clients sous gestion

Pour accéder à la page des Clients sous gestion :

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos Clients sous gestion sur l'Espace Revendeur du Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Télécharger (en haut à droite du tableau de vos Clients sous gestion) pour englober les données de l'ensemble de vos Clients.
3. Choisissez le type d'historique à exporter.
4. Choisissez la période à inclure dans les données exportées et confirmez:
   
5. Cliquez sur le bouton bleu Exporter pour lancer le téléchargement des données dans un fichier CSV (format .csv).
6. Afin de n'exporter les données que d'une partie de vos Clients sous gestion, cliquez sur les cases à cocher à côté des Clients concernés et activez l'exportation depuis le menu qui apparait en bas de page:
   

Infomaniak met un point d'honneur à sécuriser les données grâce à une approche intégrale et diversifiée de la sécurité. Pour les lanceurs d’alerte, l'entreprise a mis en place un dispositif interne permettant de signaler des irrégularités en toute sécurité et anonymat, sans crainte de représailles. Ce mécanisme de protection est connu et accessible à tous les employés, renforçant ainsi la transparence et la responsabilité au sein de l'organisation.

Infomaniak démontre son engagement avec des mesures concrètes et efficaces pour protéger ceux qui signalent des anomalies.

Ce guide concerne les jetons d'authentification ou tokens Infomaniak, qui servent à vérifier l'identité de l'application et à lui accorder des autorisations spécifiques pour interagir avec les fonctionnalités et les données de l'API Infomaniak de manière sécurisée.

Préambule

• Les jetons d'authentification ou tokens servent à vérifier l'identité de l'application et à lui accorder des autorisations spécifiques pour interagir avec les fonctionnalités et les données de l'API Infomaniak de manière sécurisée.
• Il n'y a pas de limite quant au nombre de token que vous pouvez créer.
• La durée dun token d'accès est "illimitée" par défaut mais il est possible de définir une durée personnalisée à sa création.
• Attention, si aucun appel n'est fait avec le token pendant une année, il est automatiquement désactivé ; il sera alors nécessaire d'en générer un nouveau.

Gérer les token API Infomaniak

Au moment de la création d'un token API, il vous sera possible de choisir l'application et le scope accessible par le token (afin de correspondre à votre besoin et projet actuel).

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez le bouton bleu Créer un token.
3. Choisissez dans le menu déroulant le produit adéquat selon votre besoin et projet actuel.
4. Choisissez une durée de validité.
5. Cliquez sur le bouton bleu Créer un token.
6. Entrez le mot de passe de connexion au Manager comme demandé.
7. Copiez le token en lieu sûr - il ne sera plus accessible après cela.

Exemple d'application: token pour l'API Newsletter

Ce guide concerne les réglementations sur la protection des données en Suisse et en Europe et les mesures prises par Infomaniak pour sécuriser vos données client et des données au sein des hébergements Web et Services Mail.

LPD & RGDP

En Suisse, la LPD (Loi fédérale sur la protection des données) et nLPD (pour la "nouvelle Loi" en vigueur depuis septembre 2023) défend la confidentialité des résidents en encadrant la collecte et le traitement des données personnelles par les organisations.

De son côté, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l'UE en vigueur depuis mai 2018 influe sur les entreprises mondiales traitant les données des résidents européens, y compris en Suisse. Alors que la LPD s'applique aux données des résidents suisses, le RGPD concerne celles des résidents de l'UE. Les entreprises suisses gérant des données européennes doivent respecter les exigences du RGPD, notamment la désignation d'un Délégué à la Protection des Données et la réalisation d'Analyses d'Impact en cas de traitement à risque.

Votre rôle en tant que Client Infomaniak

Au sujet des données hébergées qui vous appartiennent et si celles-ci concernent des données personnelles de vos visiteurs, contacts et clients, c'est à vous qu'il revient d'assurer les compatibilités.

Lors du traitement de ces données personnelles, il est important d'informer les utilisateurs sur la manière et le but du traitement. Cela se fait habituellement par le biais d'une déclaration/charte de confidentialité.

Un certificat RGPD (au format PDF) peut être généré et téléchargé depuis le Manager (accessible aux utilisateurs de l'organisation qui sont propriétaires ou administrateurs):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des DPA sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Générer pour télécharger le document PDF personnalisé:
   

Voici quelques conseils à ce sujet :

Il est crucial de différencier entre la sécurité des infrastructures où vos données sont hébergées et la gestion et la mise en œuvre des données de votre côté. En tant qu'hébergeur, Infomaniak agit en tant que sous-traitant pour vos obligations liées au RGPD. Dans ce contexte, ses politiques de confidentialité et d'utilisation des cookies, ainsi que ses termes et conditions, vous offrent les garanties nécessaires quant à sa conformité en tant que sous-traitant.

Le rôle d'Infomaniak

À l'image des entreprises qui travaillent avec des données utilisateurs, Infomaniak doit respecter la LPD et parce que parmi ces utilisateurs il y a des citoyens européens, le RGPD également : 

• la politique de confidentialité des données détaille les données que conserve Infomaniak pour fournir et exécuter ses services
• la politique liée à la protection de vos données personnelles décrit les engagements d'Infomaniak en sa qualité de sous-traitant qui héberge l'ensemble de vos données, y compris des données à caractère personnel