Ce guide explique comment retirer un utilisateur qui a le rôle de responsable légal au sein d'une Organisation sur le Manager Infomaniak, ce qui implique de nommer au préalable un nouveau responsable légal.

Modifier le responsable légal d'une Organisation

Pour cela, prenez connaissance des guides ci-dessous dans l'ordre:

• Ajouter un nouvel utilisateur avec le rôle responsable légal dans l'Organisation…
• … ou donner le rôle responsable légal à un utilisateur existant dans l'Organisation.

Dès lors qu'un nouveau responsable légal est ajouté:

• Retirer l'ancien responsable légal de l'Organisation.

Ce guide explique comment être prévenu par mail de l'échéance d'un produit, à différentes intervalles que vous pouvez configurer afin de ne pas inutilement être saturé de messages.

Vérifier la configuration des messages de facturation

Activer ou désactiver les e-mails de renouvellement

Cliquez ici afin d'accéder à la page de configuration / comptabilité sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).

Sur cette page, activez ou désactivez l'option Je souhaite recevoir des e-mails de rappel avant la date d'échéance du renouvellement :

Si l'option est activée, alors choisir la fréquence à laquelle les rappels par e-mail sont envoyés (jusqu'à 2 mois à l'avance).

Activer ou désactiver les e-mails de renouvellement automatique

Le second bloc vous permet de configurer les notifications relatives à l'option de renouvellement automatique de vos produits:

• E-mail de rappel avant la date d'échéance du renouvellement automatique d'un produit (J-14 avant échéance).
• E-mail de confirmation de renouvellement et de prélèvement automatique.
• Notification lors de l'émission de vos factures.

Ce guide explique comment créer un appel d'offre en tant que Client Infomaniak ayant besoin de soutien, comment supprimer la demande si vous avez trouvé une solution, et comment un Partenaire Infomaniak pourra répondre à cet appel d'offre.

Créer un appel d'offre

Voici le processus qui se déroule lorsque vous souhaitez remplir un appel d'offre:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de soumission d'appel d'offre.
   • C'est un service gratuit qui permet d'adresser votre besoin à tous les Partenaires Infomaniak qui désirent recevoir ce type de demande.
2. Une fois votre appel d'offre envoyé, chaque Partenaire concerné reçoit un message avec un extrait de l'appel d'offre.
3. Il lui est proposé de consulter votre appel d'offre complet sur une interface dédiée au sein de son compte Partenaire sur le Manager Infomaniak.
4. Si celui-ci est toujours valable (lire ci-dessous), le Partenaire affiche votre appel d'offre et découvre vos coordonnées.
5. Il peut ensuite vous faire une proposition adaptée à votre besoin et vous décidez de la suite à donner au dossier:
   1. Collaborer avec le Partenaire (devenir son Client au sein d'Infomaniak p.ex) et dans ce cas vous pouvez supprimer l'appel d'offre (lire ci-dessous).
   2. Attendre de recevoir d'autres propositions au fil des jours.

Supprimer l'appel d'offre en cours

Lorsque vous soumettez un appel d'offre, vous recevez automatiquement un e-mail à votre adresse de contact:

• Cet e-mail contient un lien permettant d'annuler votre appel d'offre.
• Attention l'effet est immédiat.
• Il ne sera ainsi plus visible sur l'interface à disposition des Partenaires Infomaniak.

Ce guide explique comment récupérer l'accès aux services Infomaniak (manager.infomaniak.com et mail.infomaniak.com notamment) en cas de problème avec l'app mobile kAuth (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) si c'est cette méthode de sécurité que vous avez choisi lors de l'activation de la 2FA (double authentification).

Avant de changer d'appareil mobile 

Si vous prévoyez de changer d'appareil iOS / Android sur lequel l'app kAuth est installée, avant cela‍ :

• Connectez-vous une dernière fois avec la 2FA sur le Manager Infomaniak.
• Supprimez la sécurité temporairement (ou modifiez la méthode de vérification afin d'obtenir un code par SMS p.ex).
• Puis sur le nouvel appareil, installez et ouvrez l'app mobile kAuth afin de vous re-authentifier avec la 2FA via kAuth !

Après un changement d'appareil mobile

Si c'est trop tard et que vous n'avez pas suivi la méthode ci-dessus, vérifiez quand même dans l'app mobile kAuth si votre compte est toujours présent ; il se peut que vous ne receviez juste plus la notification de demande d'autorisation de connexion OUI / NON et dans ce cas:

1. Ouvrez l'app mobile kAuth (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) sur votre appareil.
2. Appuyez sur le compte concerné.
3. Notez le code temporaire qui s'affiche.
4. Entrez ce code sur la page de connexion au Manager.
5. Une fois connecté, désactivez la double authentification.
6. Puis reconfigurez la double authentification en choisissant kAuth et en ajoutant votre compte sur l'appareil mobile ce qui réactivera les notifications.

Si c'est trop tard, et que plus aucun compte ne s'affiche dans l'app mobile kAuth, inutile d'appeler Infomaniak ou de rajouter votre compte dans l'app (sans avoir suivi la première explication tout en haut de ce présent guide), l'inscription tournera en boucle puisqu'un code vous sera demandé...

Et dans ce cas, pas le choix, vous devrez fournir un certain nombre d'éléments de sécurité manuellement ou via l'app Infomaniak Check (kCheck) pour obtenir l'accès à votre compte à nouveau:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion au Manager Infomaniak.
2. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe habituel et correct.
3. Lors de la demande d'authentification supplémentaire, cliquer sur les méthodes alternatives:
   
4. Choisissez d'entrer l'un de vos codes de secours si vous aviez téléchargé la fiche lors de l'activation de la 2FA:
   
5. Sinon sélectionnez le dernier choix de demande d'aide afin d'arriver sur le formulaire permettant de soumettre vos documents d'identité et selfie de reconnaissance:
   
6. Suivez la procédure jusqu'au bout et patientez:
   

Ce guide concerne la gestion des mots de passe d'application depuis le Manager Infomaniak. 

Préambule

• Les mots de passe d'application permettent d'établir une connexion authentifiée entre certains outils & services même si la validation en deux étapes (authentification 2FA) est activée.
• Afin de synchroniser par exemple contacts & agendas de votre compte Infomaniak avec un périphérique mobile ou un logiciel/client de messagerie, effectuez les actions présentées dans le guide ci-dessous pour générer un nouveau mot de passe spécifique à cette application.
• Il est possible de générer plusieurs mots de passe spécifiques (par exemple 1 pour les contacts et 1 pour les agendas) ou d'utiliser le même pour la synchronisation des deux services.

Créer un mot de passe d'application

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des mots de passe d'application sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur Générer un mot de passe d'application:
   
3. Indiquez un nom pour le mot de passe d’application dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Générer un mot de passe d’application:
   
4. Copiez et conservez le mot de passe l’application généré dans un endroit sûr, mais accessible, il ne sera plus accessible une fois la fenêtre fermée.

Révoquer les mots de passe d'application

Au même endroit vous pouvez supprimer un ou plusieurs mots de passe d'application lorsqu'ils sont devenus inutiles:

1. Cliquez sur le bouton d'action ⋮ à droite de chaque mot de passe puis les révoquer…
2. ou sur Tout révoquer en haut du tableau:
   

Ce guide explique comment gérer les tags (ou étiquettes) sur vos produits du Manager Infomaniak.

Préambule

• Les tags sont utiles pour ajouter des informations courtes et colorées afin d'organiser et de localiser rapidement vos produits sur le Manager Infomaniak.
• Ils sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès aux produits sur lesquels les tags sont placés.

Ajouter ou modifier une étiquette de produit

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder au Manager Infomaniak.
2. Recherchez ou affichez le produit souhaité.
3. Cliquez sur le ‍ ou directement sur une étiquette existante de la colonne Tag:
   
4. Cliquez dans le champ pour afficher les tags existants ou entrez le nom de tag souhaité.
5. Choisissez une couleur d'étiquette si nécessaire.
6. Cliquez sur le bouton pour créer le tag si nécessaire.
    

Gérer les tags du Manager

Pour retrouver tous les tags existants sur l'Organisation, les renommer ou les supprimer:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des tags sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche pour éditer ou supprimer une étiquette:
   
3. Un bouton bleu permet d'en ajouter (ils ne seront attribués à aucun produit tant que les étapes du guide ci-dessus ne sont pas suivies).

Ce guide explique les particularités liées aux paiements de services Infomaniak et les droits qui en découlent.

Préambule

• Dans le cadre d'achat de noms de domaine ou d'autres services Web, il est crucial de comprendre les droits et responsabilités qui découlent des paiements effectués.
• Une confusion peut survenir entre la personne qui paie pour un service et la personne qui détient les droits sur le service.

Payer un service ne confère pas la propriété

Il est important de saisir que le fait d'assumer le paiement des factures liées à un service ou un produit ne confère pas automatiquement des droits de propriété sur ce dernier.

Par exemple financer un abonnement téléphonique pour une autre personne ne vous octroie pas la propriété de cet abonnement ; payer pour l'achat d'une voiture ne vous donne pas automatiquement la permission de la conduire.

De manière similaire, payer pour un nom de domaine n'implique pas nécessairement que vous en devenez le propriétaire surtout si les coordonnées associées au domaine ne sont pas à votre nom, ce qui peut arriver notamment s'il y a eu un transfert de produit entre Organisations.

Un nom de domaine peut être géré sur le Manager (interface d'administration Infomaniak) par un utilisateur au sein d'une Organisation XYZ et appartenir à un tout autre utilisateur ne figurant même pas dans l'Organisation XYZ, tout en étant payé par une entité tierce, un Partenaire enregistré par Infomaniak. 

Infomaniak, comme d'autres fournisseurs de services Web, stipule clairement dans ses Conditions Générales d'Utilisation que le paiement d'un service par un tiers n'implique pas la transmission de la propriété. En cas de contentieux, le client (ou la personne dont le nom est associé au service) reste seul responsable du règlement du litige.

Vérifier toutes les coordonnées actuelles

Pour éviter toute confusion, assurez-vous que les coordonnées associées à tout service Web ou nom de domaine que vous payez soient à votre nom si vous souhaitez en détenir les droits.

Vérifiez les coordonnées :

• de votre profil Infomaniak
• de l'Organisation à laquelle vous appartenez
• de facturation
• liées à un nom de domaine éventuel

En cas de litige, adressez-vous d'abord au fournisseur de services pour clarifier les droits et les responsabilités. Si nécessaire, consultez un conseiller juridique pour obtenir des conseils appropriés.

Comprendre les distinctions entre payer pour un service Web et en être le propriétaire est essentiel pour éviter les conflits et les malentendus. 

Ce guide concerne les jetons d'authentification ou tokens Infomaniak, qui servent à vérifier l'identité de l'application et à lui accorder des autorisations spécifiques pour interagir avec les fonctionnalités et les données de l'API Infomaniak de manière sécurisée.

Préambule

• Les jetons d'authentification ou tokens servent à vérifier l'identité de l'application et à lui accorder des autorisations spécifiques pour interagir avec les fonctionnalités et les données de l'API Infomaniak de manière sécurisée.
• Il n'y a pas de limite quant au nombre de token que vous pouvez créer.
• La durée dun token d'accès est "illimitée" par défaut mais il est possible de définir une durée personnalisée à sa création.
• Attention, si aucun appel n'est fait avec le token pendant une année, il est automatiquement désactivé ; il sera alors nécessaire d'en générer un nouveau.

Gérer les tokens API Infomaniak

Au moment de la création d'un token API, il vous sera possible de choisir l'application et le scope accessible par le token (afin de correspondre à votre besoin et projet actuel).

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez le bouton bleu Créer un token.
3. Choisissez dans le menu déroulant le produit adéquat selon votre besoin et projet actuel.
4. Choisissez une durée de validité.
5. Cliquez sur le bouton bleu Créer un token.
6. Entrez le mot de passe de connexion au Manager comme demandé.
7. Copiez le token en lieu sûr - il ne sera plus accessible après cela.

Exemple d'application: token pour l'API Newsletter

Ce guide est destiné aux clients d'Infomaniak ayant une entreprise enregistrée dans un pays de l'Union européenne (UE) et détaille comment renseigner ou modifier son numéro de TVA européen pour le faire figurer sur la facturation Infomaniak de l'Organisation. 

Préambule

• Les entreprises de l'UE peuvent bénéficier de l'exonération de TVA intra-communautaire en fournissant un numéro de TVA valable dans l'UE.
• Pour une entreprise suisse, ce numéro n'est pas applicable, car la Suisse a son propre système fiscal distinct de celui de l'UE. Les entreprises suisses sont généralement soumises à la TVA suisse et ne bénéficient pas de l'exemption de TVA intra-communautaire européenne.

Spécifier un numéro de TVA lors de l'inscription

Lors de l'inscription:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'inscription et création d'une Organisation.
2. Sélectionnez Entreprise lors du choix du type d'entité.
3. Indiquez le pays concerné et le numéro de TVA de votre entreprise:
   
4. Finalisez la procédure de création de l'Organisation.

Ajouter un numéro TVA à une Organisation existante

Pour ajouter ou modifier le numéro TVA :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des coordonnées de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.
2. Remplissez le champ numéro TVA:
   
3. Prenez connaissance et cochez la case des conditions générales d'utilisation, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également éditer l'adresse (ou les adresses) de facturation et modifier le numéro TVA depuis là.

Ce guide explique les différences entre les deux types de modes de paiement possibles au sein d'un partenariat ( avec accès complet accordée au partenaire).

En effet, dans le contexte de l'ajout d'un Partenaire pour la gestion de vos produits, si vous accordez de tous les droits, vous devrez décider s'il faut également leur confier la totalité de la partie facturation.
 

Modes de paiement ...

... du client

Dans ce cas:

• Le Client gère la facturation et règle les commandes et les renouvellements effectués par le Partenaire
• Le Partenaire:
  • Paye le prix public et recevra un revenu (cashback) dans leur compte en fonction des avantages qu'ils reçoivent en tant que revendeur Infomaniak
  • Reçoit également un revenu (remboursement) pour toute commande et tout renouvellement effectués directement par leur client
• Les factures ne seront accessibles qu'au sein de l'organisation du Client, et le Partenaire n'y aura pas accès.
• Les produits seront installés directement au sein de l'organisation du client

... du partenaire

Dans ce cas:

• Le partenaire
  • Gère la facturation et règle les commandes et les renouvellements faits pour son client
  • Bénéficie directement des rabais aux revendeurs lors de la commande et du renouvellement pour le compte de leur client
  • Reçoit également un revenu (remboursement) pour toute commande et tout renouvellement effectués directement par leur client
• Les factures ne seront disponibles qu'au sein de l'organisation du Partenaire, et le Client n'y aura pas accès.
• Les produits seront installés directement au sein de l'organisation du client

Modifier le mode de paiement

Dans le cadre de l'octroi du plein accès à un associé, le Client peut changer le type de mode de paiement utilisé dans le partenariat à tout moment:

1. Connectez-vous à la Gestionnaire d'Infomaniak (manager.infomaniak.com) d'un navigateur web comme Brave ou Edge
2. Cliquez sur Partenaire dans le menu de la barre latérale gauche
3. Cliquez sur le nom du partenaire concerné:
   
    
4. Cliquez sur l'icône du crayon en haut de la page à droite de Paiement:
   
5. Modifier et vérifier les informations souhaitées

Le Partenaire recevra une notification de la modification par mail.

Prenez également connaissance de cet autre guide.