Ce guide présente les Équipes de travail, système de gestion des utilisateurs de votre Organisation, disponible sur le Manager Infomaniak.

Préambule

• Afin de faciliter l'accès et l'ajout d'un collaborateur au sein de l'écosystème Infomaniak, la fonctionnalité Équipes de travail permet de créer des groupes d'utilisateurs et de leur donner en quelques clics accès aux services dont ils auraient besoin. Exemples:
  • Vous êtes une agence Web et vous souhaitez donner l'accès à vos équipes de webmaster à l'ensemble de vos hébergements Web: avec la fonctionnalité Équipes de travail, il vous suffit de créer un nouveau groupe, de choisir l'ensemble des hébergements auxquels ils auront besoin d'accéder et de les inviter à l'équipe de travail.
  • Vous possédez un kDrive: autorisez l'accès à un dossier à une Équipe de travail et faites évoluer l'accès en fonction des utilisateurs ajoutés ou retirés de l'équipe au fil du temps.
  • Vous utilisez des services de Streaming ou de Billetterie et vous souhaitez donner l'accès à vos équipes: créez une nouvelle équipe qui aura accès à ces deux produits ou deux équipes distinctes qui auront accès aux deux produits de façon totalement indépendante.
• Il est tout à fait possible:
  • d'ajouter un même utilisateur à plusieurs équipes de travail,
  • d'inviter des utilisateurs externes à votre Organisation à l'une de vos équipes de travail,
  • d'ajouter un ou plusieurs utilisateurs en une fois à une équipe de travail,
  • de définir un chef d'équipe afin de facilement identifier un responsable de projet ou le référent à contacter.

Gérer vos équipes de travail

Prenez connaissance des guides à ce sujet:

• Créer une équipe de travail
• Modifier une équipe de travail
• Supprimer une équipe de travail

Ce guide donne la marche à suivre pour obtenir une ou plusieurs factures Infomaniak avant et après paiement, afficher, télécharger et imprimer tout ou une partie de l'historiques des documents de facturation pour votre comptabilité.

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation…
  • … ou un compte utilisateur simple mais ayant la permission de gérer la comptabilité:
    

Accéder à l'historique des factures

Pour vous rendre sur la page des documents de facturation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'historique des factures sur le Manager Infomaniak.

Le tableau affiche automatiquement les documents de facturation les plus récentes.

La partie supérieure permet de filtrer les documents en fonction du statut “Payé”, “Remboursé” etc. et en fonction de la période souhaitée (calendrier de début et de fin):

Exporter l'un des documents de facturation

Afin de visualiser l'un de ces documents au format PDF et l'obtenir ensuite sur votre appareil:

1. Sur la même page, cliquez sur la facture concernée dans le tableau qui s'affiche.
2. Cliquez sur le bouton Télécharger en dessous du document affiché:
   
    

Exporter un ensemble de documents de facturation

Pour télécharger un ensemble de documents dans un fichier CSV au format .csv ou le recevoir par e-mail:

1. Sur la même page, cliquez sur le bouton bleu en haut à droite du tableau et choisissez le type d'exportation souhaité:
   
2. Filtrez les documents en fonction du statut “Payé”, “Remboursé” etc. et en fonction de la période souhaitée (calendrier de début et de fin).
3. Cliquez sur le bouton bleu Confirmer:
   

Imprimer une facture Pro Forma

Les factures Pro Forma n'ont pas de valeur légale, juridique, fiscale ou comptable:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des paiements sur le Manager Infomaniak.
2. Sélectionnez les produits concernés.
3. Cliquez sur Générer une facture Pro Forma en bas du tableau
   ‍
4. Une fois affichée, il est ensuite possible de télécharger la facture Pro Forma.

Ce guide explique comment créer un nouveau compte Infomaniak…

• … avec un tout nouvel identifiant de connexion
• … ou en utilisant un accès que vous possédez déjà.

Préambule

• Pour pouvoir commander et gérer des produits Infomaniak au sein d'une ou plusieurs Organisations, il est nécessaire de posséder un compte utilisateur.
• Idem dans le cas où un utilisateur souhaite vous transférer des produits Infomaniak.

Créer un nouveau compte utilisateur

Si vous êtes un nouvel utilisateur Infomaniak:

• Cliquez ici pour vous inscrire.
• Remplissez les informations demandées et terminez l'inscription.

Créer une nouvelle Organisation

Vous pouvez créer plusieurs Organisations (c'est-à-dire un espace permettant de gérer vos produits) en y accédant avec le même identifiant et mot de passe de connexion, pour séparer vos activités professionnelles et personnelles ou lors de la gestion de plusieurs clients:

1. Cliquez ici (ou sur la pastille avec vos initiales / avatar en haut à droite du Manager Infomaniak) afin de "Gérer mon profil":
   
   
    
2. Cliquez sur Gérer depuis l’encadré Mes organisations.
3. Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle organisation
   
4. Suivez la procédure de création d’une nouvelle Organisation.

Ce guide vous concerne si vous avez reçu une relance de paiement pour une facture Infomaniak alors que tout vous semble pourtant en règle.

E-mail de rappel provenant d'Infomaniak ?

Vérifiez que le rappel reçu n'est pas une tentative de phishing (faux mail / message ne provenant pas d'Infomaniak / escroquerie).

Ordre de paiement permanent

Si vous avez mis en place un ordre de paiement permanent, le numéro de référence ne coïncidera pas avec celui de la facture.

Étant donné que chaque facture a un numéro de référence individuel, consulter la facture du mois ou de la période de paiement concernée.

Différence de montant / de devise

Le montant de votre paiement ne correspond pas à celui de la facture. Veuillez toujours régler le montant exact de la facture, et ce dans la devise de cette dernière.

Argent sur le compte prépayé

Le paiement que vous avez effectué a bien été reçu mais suite à un problème qui s'est présenté lors du lien entre votre paiement et la facture en attente, ce paiement initial a été déposé sur le compte prépayé.

Consultez le solde de votre compte prépayé et payez la facture par ce moyen.

Rappel qui croise le paiement

Un paiement a bien été effectué mais si celui-ci était par virement, un rappel peut avoir été envoyé avant le solde de la facture. Vous pouvez modifier la façon dont les paiements doivent être effectués:

• le nombre de rappels
• le nombre de factures
• les moyens de paiement

Ce guide explique à quoi sert l'option "Préfixe MySQL" dans les paramètres d'un site et quelles sont ses implications pour le fonctionnement de vos applications Web (CMS) et scripts PHP.

Préambule

• Lorsque l'option "Préfixe MySQL" est activée pour un site, il n'est plus nécessaire d'ajouter le préfixe "wxyz_" devant le nom et les utilisateurs de vos bases de données MySQL.
• Un script PHP pourra ainsi se connecter à MySQL avec l'utilisateur "monuser" et une base de données "mabase" et l'accès se fera automatiquement avec l'utilisateur "wxyz_monuser" et la base de données "wxyz_mabase".
• ⚠ S‍i vous effectuez une migration depuis une ancienne offre Infomaniak:
  • Après avoir migré un site de l'ancienne console, l'option "Préfixe MySQL" est activée par défaut afin de maintenir automatiquement la connexion de vos applications Web (WordPress, Joomla, Drupal, etc.) et scripts PHP avec vos bases de données MySQL.
  • Afin d'assurer le bon fonctionnement de vos sites en cas de migration de votre hébergement sur un autre serveur, il est fortement recommandé de désactiver cette fonction et d'effectuer les ajustements que cela implique.‍

Gérer l'option Préfixe MySQL

Aller plus loin avec les variables d'environnement

Il est possible de configurer des variables d'environnement directement depuis le Manager pour l'ensemble de votre site Web:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné:
3. Cliquez sur Gérer sous Paramètres avancés:
   
4. Cliquez sur l'onglet PHP / Apache.
5. Activer ou désactiver le bouton à bascule (toggle switch) Préfixe MySQL.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
   
7. Effectuez les ajustements nécessaires dans les fichiers de configuration de vos applications Web et scripts PHP…

Implications et ajustements à effectuer

Après avoir désactivé l'option Préfixe MySQL pour un site, certains scripts PHP ou CMS risquent de ne plus fonctionner. Afin de rétablir la connexion à vos bases de données, vous devrez impérativement mettre à jour les informations suivantes dans le(s) fichier(s) de configuration des scripts concernés:

• le nom de la base de données MySQL: il faudra y ajouter le préfixe de votre serveur
  • avant: mabase
  • après: wxyz_mabase
• l'utilisateur de la base de données MySQL: il faudra y ajouter le préfixe de votre serveur
  • avant: monuser
  • après: wxyz_monuser

Ce guide explique comment ajouter une adresse de facturation afin que les produits de votre Organisation puissent être facturés à l'avenir sous de nouvelles coordonnées, pour p.ex attribuer des factures à des personnes différentes.

Ajouter des adresses de facturation

Afin de créer des adresses de facturation supplémentaires:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des adresses de facturation.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter.
3. Entrez les coordonnées désirées pour l'adresse de facturation supplémentaire
4. Cliquez sur Confirmer 
   

Au renouvellement d'un produit, choisissez l'adresse de facturation souhaitée.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet de l'adresse de facturation actuellement définie.

Ce guide explique comment modifier les droits et permissions d'un utilisateur afin que ce dernier ait uniquement accès à certains produits ou fonctionnalités de votre Organisation présente dans le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Seul un propriétaire/responsable légal peut effectuer des modifications.
• Vous devrez alors définir si le nouvel utilisateur:
  • fait partie de votre Organisation
    • et s'il doit devenir responsable légal (tous les droits + responsabilité légale) comme vous (dans le but de faire un remplacement futur p.ex) + avec/sans SMS/mails de rappel de facturation s'il n'est pas seul responsable légal
    • ou administrateur (tous les droits + avec/sans SMS/mails de rappel de facturation)
    • ou collaborateur (droits limités + avec/sans droits de facturation + avec/sans SMS/mails de rappel de facturation)
  • est externe à votre Organisation (droits limités).
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Modifier les droits/permissions d'un utilisateur

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Attention, il est uniquement possible d'attribuer le rôle de responsable légal si vous avez vous-même ce rôle dans l'Organisation (en savoir plus).

Pour modifier le rôle d'un utilisateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier le rôle:
   
4. Modifiez le rôle (consultez les différents droits dans le préambule ci-dessus).
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Visualiser / modifier les permissions kSuite

Cliquez sur l'utilisateur concerné pour obtenir le détail de ses permissions, développez les onglets/accordéons par produit:

Donner des accès aux produits de votre Organisation

Afin de faciliter l’ajout de droit d’accès à un produit qui se trouve sur votre Organisation, il existe les Équipes de travail.

Celles-ci vous permettent de créer des groupes qui sont liés à des produits Infomaniak avec les droits souhaités, très pratique pour donner l’accès à un nouveau collaborateur de votre Organisation les accès aux produits dont il aura besoin dans son activité quotidienne.

Ce guide explique ce qu'est un code support et un code VIP (à ne pas confondre avec le code d'autorisation servant au transfert des noms de domaine) sur Infomaniak.

Code support et code VIP

Le code support permet au département Support d'Infomaniak de vous identifier de façon rapide et sécurisée lorsque vous les contacter et vous leur fournissez cette suite de chiffres. Il est affiché sur la page de votre profil utilisateur.

Le code VIP est réservé aux clients ayants souscrit au Support Premium et permet une identification lorsque vous appelez le référent technique. Il est affiché sur la page de gestion de ce service.

Sur cette page de gestion se trouvent également vos différentes informations permettant de contacter Infomaniak dans le cadre de l'offre de Support souscrite.

Le code est présent sur votre document technique et s'affiche également sur la fenêtre de contact lorsque vous souhaitez contacter Infomaniak via le bouton d'assistance .

Au même endroit vous pouvez accorder un accès temporaire à vos services (pour un accès uniquement possible aux collaborateurs du Support Infomaniak):

Ce guide explique comment activer ou désactiver l'option Renewal Warranty pour les produits Infomaniak.

Préambule

• Renewal Warranty est une mesure de sécurité supplémentaire pour s'assurer de la continuité de vos produits dans le cas ou vous n'auriez pas pu renouveler les produits dans les délais ou qu'un renouvellement automatique n'aurait pas fonctionné ; elle permet de vous assurer d'éviter toute coupure de service.
• Infomaniak va renouveler les produits pour vous et émettra une facture que vous retrouverez sur votre compte.
• Cette option est disponible à la commande (sauf pour le produit NAS Synology) ou après l'achat.

Activer l'option Renewal Warranty

Un produit à la fois

Afin d'activer Renewal Warranty sur le produit de votre choix:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des paiements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Choisissez d'activer l'option:
   
4. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Tous les produits à la fois

Afin d'activer Renewal Warranty sur plusieurs de vos produits:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des renouvellements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur la case en haut de colonne afin de sélectionner tous vos produits en 1 clic.
3. Cliquez sur le bouton Gérer les renouvellements.
4. Choisissez d'activer l'option:
   
5. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Désactiver l'option Renewal Warranty

Un produit à la fois

Afin de désactiver Renewal Warranty sur le produit de votre choix:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des paiements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Choisissez de désactiver l'option:
   
4. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Tous les produits à la fois

Afin de désactiver Renewal Warranty sur plusieurs de vos produits:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des renouvellements sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur la case en haut de colonne afin de sélectionner tous vos produits en 1 clic.
3. Cliquez sur le bouton Gérer les renouvellements.
4. Choisissez de désactiver l'option:
   
5. Suivez les instructions de la modale qui s'est ouverte.

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'interface de Mail Infomaniak et ses outils annexes. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.
 

Mail Infomaniak pour navigateur Web

Vous pouvez effectuer une recherche globale (parmi tous les répertoires) soit dans le corps du message, soit dans son sujet, soit parmi ses expéditeurs/destinataires, les pièces jointes volumineuses, etc. Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord. La recherche avancée est accessible depuis le chevron ‍ à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec une application

Pour savoir comment votre logiciel/client de messagerie spécifique effectue les recherches, consulter sa documentation. P.ex Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Contacts, la partie carnets d'adresses de Mail

Vous pouvez rechercher un carnet d'adresses, un groupe, une personne parmi vos contacts grâce au champ de recherche en haut de votre carnet d'adresse Infomaniak:

 

Calendar, la partie calendriers/agendas de Mail

Vous pouvez rechercher des calendriers, des évènements y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées: