Base de connaissances

Ce guide vous explique comment mettre en place et utiliser la borne 4G pour pouvoir connecter votre pack de vente ou scanners lié au système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• La borne 4G fonctionne comme un point d'accès pour vos machines de ventes sur place et scanners.
• Elle se connecte sur un réseau de téléphonie mobile et crée un réseau sur lequel les tablettes, imprimantes et scanners vont se connecter.
• Il n'y a nul besoin d'utiliser le branchement ethernet RJ45 pour utiliser la borne 4G.

Mettre en place la borne 4G

Prérequis

• Posséder une couverture de réseau mobile suffisante pour que la borne 4G puisse fonctionner.

Prenez connaissance du guide vidéo:

Faire fonctionner la borne

1. Appuyez sur le bouton sur le haut de la machine pendant environ 4 secondes. L’écran va s’allumer:
   
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2. La borne se connecte automatique au réseau Swisscom et est prête à l'utilisation. Il est possible de vérifier le nombre d'appareils connectés à la borne avec une simple pression du bouton:
   
   
   • Le nombre de jours restants est un décompte à la fin du mois et n'a aucune conséquence au niveau de l'utilisation de la borne…
3. Une fois la borne allumée et connectée au réseau 4G, la borne va créer un réseau intitulé Infomaniak.
   • Les imprimantes, tablettes et scanners Infomaniak se connecteront automatiquement à ce réseau.

Ce guide vous explique comment modifier l'affichage de vos évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Accéder aux options pour configurer l'affichage

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche sous Boutique / Mise en Ligne cliquer sur Options de la boutique

Choisir un mode d'affichage des évènements multidates

Pour cela:

1. Choisir les méthodes qui seront disponibles sur la billetterie en ligne pour permettre à vos clients de choisir entre les différents mode d'affichages qu'ils souhaitent
2. Choisir quel affichage sera utilisé par défaut
3. Indiquer si les places disponibles doivent être indiquées ou non (affichage des jauges des évènements)
   

Les différents affichages disponibles

L'affichage en liste

L'affichage en liste est pratique si les dates sont espacées dans le temps avec des périodes vides (hebdomadaire, ou mensuellement p.ex) et/ou si la billetterie doit pouvoir proposer plusieurs dates ou séances, sans que celle-ci soient indiqués sur un calendrier. 

Le calendrier mensuel

Le calendrier mensuel permet de mettre les évènements sur un calendrier mensuel. C'est un affichage efficace, mais peut être très chargé dans le cas où il y a beaucoup de séances par jour.

 

Le calendrier hebdomadaire

Très utile si on désire afficher les dates de semaine en semaine, surtout s'il y a plusieurs représentations par jour, ou dans le cas où l'évènement ne tient que sur une courte période, et l'on souhaite afficher les jours de la semaine.

En savoir plus 

• Guide de démarrage : Billetterie
• Comment modifier les options de ma billetterie en ligne (boutique)

Ce guide vous explique comment exporter les informations des clients et participants des évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Récupérer les informations des clients

Les clients sont les personnes effectuant la commande depuis votre billetterie en ligne. Pour définir les informations demandées, prenez connaissance de cet autre guide.

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Clients dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur Exporter les clients
   
6. Choisissez les critères pour l'export:
   

Récupérer les informations des participants

Les informations des participants peuvent être récupérées à deux endroits : 

1. au niveau du formulaire par tarif: celui-ci permet de récupérer un fichier Excel avec toutes les réponses des participants peu importe la date.
2. au niveau d'un évènement, une date ou une séance spécifique: celui-ci va récupérer tous les formulaires utilisés pour l'évènement ou la date choisie.

Pour la mise en place des formulaires par tarif, prenez connaissance de cet autre guide.
 

Pour un formulaire

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Paramètres dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Formulaires dans le menu latéral gauche.
5. Sélectionnez le fomulaire à exporter.
6. Cliquez sur Exporter:
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Pour une date spécifique

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Evènements dans le menu latéral gauche.
5. Choisissez l'évènement pour lequel exporter les informations. Dans le cas d'un évènement multidates, sélectionnez la date souhaitée
6. Tout en bas de la page, cliquez sur le lien Exporter les données des formulaires de tarifs:
   

Ce guide vous explique comment facilement attribuer un client à un pass lorsque celui-ci à une adresse renseignée (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Prérequis

• La fiche client doit exister avec une adresse mail associée
• Le pass doit avoir une adresse mail renseignée pour que cette fonctionnalité puisse proposer les clients à relier. Il faut donc mettre l'option en visible ou obligatoire dans la configuration des pass
  
   

Effectuer la commande en renseignant l'adresse mail

Lors de l'ajout des pass dans le panier, ou une fois ceux-ci dans le panier, veuillez renseigner une adresse mail. Plusieurs pass, avec chacun leur adresse mail, peuvent figurer dans le panier.

Une fois le pass validé, sur l'onglet Client, un champ supplémentaire vous proposera le choix des clients à relier à la commande.

Ce guide vous explique comment gérer les commandes et imprimer des billets depuis le guichet mobile (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).
 

Impression des commandes

Pour cela:

• Choisir la commande à imprimer. Si vous êtes dans la procédure de vente et que vous venez de valider une commande, elle sera choisie par défaut quand vous arrivez à cette étape
• Cliquer sur l'imprimante souhaitée pour imprimer le ou les billets
  
• Dans le cas d'un pass, le guichet mobile indiquera les imprimantes à badge disponible
  

Imprimer un reçu avec le billet

Il vous est possible d'imprimer un reçu de la commande en activant l'option sur la droite des impressions. Le reçu sera imprimé à la fin des billets.

Rechercher une commande et filtrer la liste des commandes

Il est possible de filtrer la liste des commandes ou faire une recherche spécifique. Le champ de recherche permet d'utiliser toutes les informations liées à la commande, tel le nom, l'adresse mail, numéro de commande, etc.

Vous pouvez aussi filtrer les commandes selon la date de l'évènement.
 

Gérer les commandes 

Chaque commande a des options permettant de le gérer de manières plus précises :

• Ajouter ou modifier le client de la commande
  
• Envoyer par email la facture, les billets ou le mail de confirmation, ou imprimer le reçu
  
• Gérer les billets individuellement, soit pour imprimer une sélection des billets, ou, lors des réservations, fractionner la réservation
  
• Si la commande contient des pass, accéder aux options du pass
  
• Si la commande contient des bons cadeaux, afficher ces derniers et copier le code dans le presse-papier
  

Ce guide vous explique comment mettre en place un système de validation de pass ou abonnement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). Cette option vous permet de créer des pass pour lesquels les visiteurs effectuent une inscription que vous pouvez valider avant qu'ils puissent être utilisés.

Cette fonctionnalité sera utile pour tout accès restreint ou une validation de la demande doit être faite par l'organisateur. Ceci peut inclure les demandes d'accréditations, des inscriptions à des cours spécialisés nécessitant la vérification de certains documents, l'accès à certaines zones ou évènements, etc.
 

Mise en place du pass à valider

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Programmation, cliquer sur Pass
4. Cliquer sur ajouter un pass

5. Lors de la procédure de création du pass activer la Validité du pass en mettant Oui

    

   Cette action mettra automatiquement les options nécessaires à cette fonctionnalité, soit un pass gratuit de type personnalisé avec un minimum de 0 billets.

Une fois le pass crée, il faudra paramétrer les informations demandées au visiteur en se rendant sur le pass et en cliquant sur l'onglet Paramètre.

On peut ainsi rendre chaque champ caché , visible , ou obligatoire
 

S'il faut demander plus d'information, ou des pièces justificatives, il est possible de les rajouter en utilisant la fonction de formulaire : 

1. Créer un formulaire par tarif avec les informations demandées au visiteur
2. Associer le formulaire par tarif au pass 
   

Procédure de demande de pass à valider

Le visiteur pourra commander le pass comme toute autre procédure de commande. Il faut noter quelques différences : 

• Les termes utilisés lors de la procédure en ligne mentionneront des demandes de validation au lieu commande
• Le visiteur recevra un premier e-mail confirmant que sa demande a été prise en compte et qu'il recevra des nouvelles quand sa demande sera validée
• Le visiteur recevra le pass dans un e-mail de confirmation quand le pass sera validé

Procédure de validation d'une demande

Pour valider une demande de validation de pass de la part d'un visiteur, il faudra se rendre dans la liste des pass

1. Se rendre sur Ventes et Pass dans le menu latéral de gauche 
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2. Si besoin, utiliser le filtre pour n'afficher que les pass à valider et choisir la catégorie de pass souhaitée
   
3. Cliquer sur les pass à vérifier. Toutes les informations se trouvent sur la page du pass. Si des champs additionnels ont été rajoutés par le biais d'un formulaire, ils se trouveront dans la partie Modifier les informations
   
   
   
   
4. Changer le statut en valider et retirer ou non afin que le pass soit valable. Un e-mail sera automatiquement envoyé au visiteur avec les informations pour remplir son pass avec les billets à rajouter
   
5. Dans le cas d'un refus, il est possible d'envoyer un e-mail au visiteur afin de l'inviter à changer les informations. Il n'y a aucune restriction quant au lien, mais il est possible de lui indiquer la procédure présente sur votre billetterie Infomaniak (prochainement)

Cette fonctionnalité permet aux abonnées qui ne pourraient pas assister à un ou plusieurs évènements durant la saison, de mettre en vente les billets concernés (inclus dans leur abonnement), directement sur la billetterie (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Prérequis

• Créer un pass
• Les zones concernées par la revente de billets de pass doivent disposer de tarifs publics (et pas uniquement des tarifs de pass)

Fonctionnement d'une revente de billet de pass

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Lorsqu'un détenteur d'un abonnement n'a pas la possibilité d'assister à un évènement, il pourra depuis le menu de son pass mettre des billets en revente.

Ce billet sera remis en vente sur votre billetterie et pourra être racheté par une nouvelle personne en suivant la procédure de vente de billet normal.

Les recettes des reventes pourront être, au choix :

• reversées, totalement ou partiellement, au propriétaire-vendeur du billet de pass
• créditées, totalement ou partiellement, sur le compte du pass du propriétaire-vendeur
• converties en don pour une association désignée par l'organisateur

Création de la campagne de revente de billets de pass

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Aller sur Programmation et Pass dans le menu latéral à gauche
   
   
4. Cliquer sur Revente de billets d'abonnement
   
5. Cliquer sur Ajouter une campagne de revente
   
6. Choisir le pass pour lequel activer les reventes
   
7. Définir le pourcentage du prix de revente qui reviendra au détenteur de l'abonnement ainsi que la méthode de reversement :
   • Virement bancaire. Le détenteur de l'abonnement sera invité à renseigner ses coordonnées bancaires.
   • Crédit sur le pass de l'abonné à réutiliser pour les achats futurs sur la billetterie ou pour le renouvellement du pass
     
8. Définir si l'abonné pourra faire don du montant à l'organisateur. 
   

Procédure à suivre par l'abonnée souhaitant revendre des billets

Pour les clients souhaitant revendre les billets de leur pass, il faudra leur fournir le lien leur permettant d'accéder à la page de revente.

Pour ce faire, veuillez générer le lien vers la billetterie souhaitée, et rajoutez /pass-area à la fin. Voici un exemple : 

https://infomaniak.events/shop/abcABC4242I/pass-area

L'abonné pourra ensuite suivre ce guide pour la gestion de ses reventes
 

Suivi des reventes de billets

Le statut des reventes est consultable à tout moment depuis l'onglet Reversement

Dans le cas d'un reversement bancaire, les coordonnées bancaires sont disponibles directement dans le menu à droite du statut

Ce guide vous explique comment créer un pass (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Créer un pass

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Programmation, cliquer sur Pass
4. Cliquer sur ajouter un pass
   
   
   
    

Première étape : Configurer le type de pass

Nom et description du pass


 

Cette partie permet de définir le nom du pass ainsi qu'une description du pass. Il est conseillé de mettre un nom suffisamment court dans la partie Nom du pass sur le billet qui sera imprimé sur le pass directement
 

Support du pass

On peut choisir deux types de support :

• la carte PVC, type carte de crédit, souvent utilisé pour les abonnements saisonnier ou annuel
• le format Téléphone/Papier qui privilégie l'utilisation du téléphone mais permet aussi d'imprimer le billet sur une feuille A4 ou A6

Si la carte PVC est choisie, il faudra bien faire attention à la taille du texte utilisé pour le Nom affiché sur le billet qui sera repris ici et qui sera limité à 35 caractères. 
 

Il faut aussi bien choisir le mode de retrait qui sera mis à disposition du client.

Si le format Téléphone/Papier est choisi, le visiteur recevra son pass au format numérique dans un email. Il pourra télécharger son pass au format PDF depuis le lien inclus dans l'email.
 

L'apparence du pass peut être configurée une fois le pass créé dans le menu configuration de l'Apparence du pass
 

Scan

Les deux options présentes ici permettent de définir les paramètres utilisés pour le contrôle des pass

Code barres personnalisés : Les pass auront des codes-barres aléatoires lors de la création, mais l'organisateur pourra le modifier librement depuis la gestion de chaque pass

Icône : représente l'icône qui sera affichée lors du contrôle du pass

Tarif

Durée de validité

La durée de validité sera utilisée si on veut s'assurer que ce pass ne sera disponible que pendant une période restreinte. Il est notamment possible de configurer un pack de billets qui ne sera utilisable que pendant la saison d'hiver, pour une promotion saisonnière p.ex.

Il faut noter que si un pass est en dehors de la période de validité, il sera possible de l'acheter, mais ne pourra pas être utilisé ou accédé pour rajouter des billets dessus 
 

Type de pass 

• Automatique : le pass ne sera pas personnalisable par le client : il prendra automatiquement les billets qui seront définis par l'organisateur.
  
• Personnalisé : Ce pass permet au client de choisir les évènements et les dates parmi les choix proposés. Il faut donc décider des limitations du pass : 
  
  • Un seul évènement au choix : Le client ne pourra choisir qu'un seul évènement, mais selon la limite des billets, pourra en choisir un ou plusieurs pour l'évènement choisi. Attention : Lorsqu'un client achète une carte, le système va décompter le nombre de places entré dans ce champ sur tous les événements liés au pass. Ces places seront "réservées" pour ce pass. Lors du passage du client sur les scanneurs, le système va libérer les places sur tous les autres événements.
  • Billet maximum : Le nombre de billets pouvant être associés au pass
  • Billet minimum : Si on définit un minimum de 0, le client pourra acheter un pass vide, et choisir ses places ultérieurement. N'importe quel chiffre autre que 0 forcera le client à choisir des billets lors de l'achat du pass.
  • Limitation d'un évènement par jour : le pass a une limite d'un seul évènement pour chaque jour. Le client ne pourra pas commander plus d'un billet par jour pour ce pass
  • Toutes les places le même jour : permet de choisir une date, et ensuite choisir les évènements de cette date.
  • Limitation d'une représentation par évènement : Permet de définir si le client pourra participer plusieurs fois à un évènement (dans le cas de multidates). Si activée, le client ne pourra prendre qu'un seul billet par évènement du "même nom" (ou "même représentation") pour ce pass. Attention: l'orthographe du nom de l'évènement doit être identique
  • Minimum d'évènements différents / pass : Le client devra prendre autant de billets sur différents spectacles disponibles sur le pass. Il sera utilisé pour éviter que le visiteur prenne tous ses billets pour un seul spectacle.
• Place numérotée fixe : dans le cas où l'évènement se passe dans un lieu avec un plan de salle, ce type de pass permet au client de choisir le pass avec une place numérotée sur le plan de salle. Cette place restera inchangée pour tous les évènements associés au pass se déroulant dans ce même lieu.

Exemple de configurations 

• Abonnement de saison tout inclus
• Pack de plusieurs jours (pass 2 jours, pass week-end)
• Pack de plusieurs évènements à choix

Prochaines étapes

Une fois le pass créé, il faut maintenant leur attribuer les évènements associés, et paramétrer les autres options : 

• Associer les évènements
• Configurer l'apparence du pass
• Demander les informations de l'abonné

En savoir plus 

• Guide de démarrage : Billetterie
• Ajout des billets manquants à un pass automatique

Ce guide vous explique comment configurer l'apparence de votre pass (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Accéder au menu du pass

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Programmation, cliquer sur Pass
4. Cliquer sur un pass existant

Si vous n'avez pas encore de pass, veuillez suivre le guide à ce sujet
 

Paramétrer le visuel du pass en format carte PVC R80

Il est possible de paramétrer la couleur des informations figurant sur le pass et l'image de fond

 

Pour changer l'image de fond, veuillez cliquer sur sélectionner un fichier et une fois l'image choisie cliquer sur Enregistrer

Apparence du billet du pass

Si le support choisi pour le pass est du format billet, vous pouvez définir un modèle pour l'impression. Il vous faudra au préalable créer un visuel de billet et enregistrer un modèle.

Vous pourrez ensuite simplement choisir le modèle que vous souhaitez

 

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Comment créer un pass et le configurer
• Associer les évènements aux pass

Ce guide vous montre un exemple de pass configuré comme un abonnement ou tous les évènements sont inclus lors de l'achat (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Le pack de billets

L'exemple ci-dessous permet d'avoir un pass qui agit comme un pack de plusieurs billets. Des utilisations typiques de ce genre de pass incluraient:

• Un pass avec des entrées pour 2, 3 ou 4 soirs d'un festival qui dure plusieurs jours
• Un pass avec des activités différentes, tel un pack "entrée au musée avec repas" ou l'entrée et le repas sont deux évènements individuels et distinct
• Un pack de billet comportant l'entrée à plusieurs établissements sur la même journée

Création du pass

Après avoir rempli les informations, tel le nom du pass, le prix ou la quantité de pass disponible, il faut mettre le pass en Automatique.

 

Le pass est configuré en billet afin que les participants puissent imprimer chaque billet individuellement.

 

Association des évènements

Les évènements sont associés au pass, avec une limite d'un billet par évènement et aucun coût supplémentaire:

Ce pass contient un billet pour l'évènement 1 et un billet pour l'évènement 2.
 

Visuel du pass

Ce pass ne sera jamais imprimé, car seuls les billets individuels liés aux évènements seront imprimés. Il n'y a donc pas besoin de configurer le visuel du pass. Le client qui achète ce pass recevra un billet de l'évènement 1 et un billet de l'évènement 2, il faudra donc définir le visuel de ces billets.

Informations demandées

Ce pass n'est pas nominatif, mais pour une identification facilitée, on donne la possibilité de renseigner le nom et prénom:

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Comment créer un pass et le configurer
• Associer les évènements aux pass