Ce guide explique comment associer des produits aux billets pour vos événements sur Infomaniak Ticketing.

Pour créer des produits destinés à la vente sur la plateforme de billetterie, prenez connaissance de cet autre guide.

Vente de produits associés aux billets

Il existe deux façons de lier des produits et des billets :

1. L'achat du produit nécessite obligatoirement l'achat d'un billet.
2. L'achat du billet nécessite obligatoirement l'achat du produit lié.

1. L'achat du produit nécessite obligatoirement l'achat d'un billet

Ce type de liaison se configure dès la première étape de la création du produit en activant l'option:
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Lors du processus d'achat, l'ajout du produit au panier nécessitera la présence d'un billet lié ou de billets déjà présents dans le panier (5 billets dans l'exemple ci-dessous).

Si le client a déjà acheté des billets auparavant, il pourra se connecter avec son adresse e-mail et choisir le(s) billet(s) auquel(s) associer le produit:

Le client pourra ensuite récupérer son produit en utilisant le QR code de son billet.

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2. L'achat du billet nécessite obligatoirement l'aachat du produit

Ce type de liaison se configure à la dernière étape de la création du produit (et nécessite de n'avoir pas sélectionné l'option présentée plus haut):

1. Cliquez sur Ajouter des règles de vente:
   
2. Sélectionnez les tarifs qui seront associés à la vente de ce produit:
   
3. N'oubliez pas de terminer la création de votre produit.

Lors du processus d'achat des billets, ces tarifs proposeront les produits associés, en indiquant clairement le coût supplémentaire à chaque étape de la commande:

Ce guide vous explique la procédure à suivre pour la création d'évènements ayant lieu dans la ville de Lausanne (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Conformément à l'arrêté d'imposition de la commune de Lausanne, un impôt est perçu sur le prix des entrées, places payantes et autres suppléments, notamment à l'occasion des soirées de sociétés, bals, kermesses, concerts, conférences, manifestations musicales, littéraires, artistiques, sportives, etc.
• La billetterie d'Infomaniak est homologuée par la ville de Lausanne et vous pouvez donc créer votre billetterie pour tout évènement sur la ville de Lausanne.
• Le taux de l’impôt perçu est de 14%.
• Il vous faudra vérifier avec la ville de Lausanne si votre évènement est imposable, non-imposable ou exonéré…
  • Les possibilités d’exonération de cet impôt sont exhaustivement indiquées dans l’arrêté d’imposition.
  • Si votre évènement est assujetti à l'impôt, notez que la procédure prendra plusieurs jours et le délai d'attente peut se prolonger selon le nombre de demandes en attente de traitement.
  • Veuillez donc prendre ce délai d'attente en considération pour le lancement de votre billetterie!
     

Création de votre évènement sur Lausanne

La création se passera généralement de la même manière que pour tout autre évènement, mais toute information figurant sur le billet ne pourra plus être modifiée une fois la demande de validation envoyée:

• Le nom de l'évènement
• La date et heure de l'évènement (ainsi que les heures d'ouverture des portes)
• Le lieu de l'évènement
• Les tarifs
• Les modèles de billets

Assurez-vous donc que ces paramètres soient bien définis avant la demande de validation.

Demande de validation et attente de la décision

Lorsque vous définissez l'emplacement comme étant sur la ville de Lausanne…

… et une fois le paramétrage de votre évènement terminé (vous obtenez les propositions ci-dessous), vous pouvez effectuer la demande d'autorisation auprès de la ville de Lausanne.

Status des évènements

Les évènements assujettis indiquent clairement le status qui sera mis à jour dès que votre évènement sera validé:

Ce guide vous explique comment connecter l'outil de gestion Zapier au système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• Selon le volume de clients et/ou d’évènements que vous gérez, vous pourriez être amené à souscrire à un plan payant pour Zapier et/ou pour votre CRM.
• Infomaniak ne peut pas être tenu responsable de ces frais.
• Pour de l'aide supplémentaire contactez le support du logiciel utilisé ou un partenaire.

Établir la connexion avec la Billetterie Infomaniak

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à Zapier.com.
2. Créez un compte si nécessaire.
3. Créer un nouveau Zap (besoin d'aide ?).
4. Lors du choix des applications à utiliser, tapez dans la barre de recherche Infomaniak Billetterie et sélectionnez le choix.
5. Quand Zapier demande de s'identifier, utilisez les identifiants et mot de passe du compte Infomaniak lié à la Billetterie.

Ce guide vous explique comment effectuer des échanges de billet sur le guichet (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Cette fonction permet de choisir des nouveaux billets tout en annulant les billets actuels.

Activer le mode échange

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Modes de paiement dans le menu latéral gauche:
   
5. Passez le bouton à bascule (toggle switch) sur ON à droite de l'élément échange:
   
6. Rendez-vous sur le Guichet.
7. Depuis le guichet, sélectionnez le ou les nouveaux billets. Ils s'ajouteront dans le panier, à droite de l'écran.
8. Une fois tous les nouveaux billets sélectionnés, sélectionnez le mode de paiement échange:
   
9. Sur la nouvelle fenêtre, recherchez la commande ou numéro de billet.
10. Sélectionnez les billets à annuler et validez:
    
11. Renseignez les informations du client, et envoyez la confirmation de commande au client, ou imprimez le billet:
    

Ce guide vous explique comment mettre en place et utiliser votre pack de vente avec l'imprimante Zebra pour les billets de format spectacle et cinéma (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Installation et mise en place de votre pack de vente

Raccordement des machines

1. Brancher l’alimentation de la tablette Samsung TabS
2. Brancher l’alimentation de l’imprimante Zebra
3. Branchez la borne Wifi ou 4G et s’assurer de la connexion avec les autres machines.

Guide Vidéo 

Mise en place de l’imprimante

1. Ouvrir l’imprimante en utilisant les boutons d'ouverture situés sur les côtés
   
   
    
2. Insérer les billets dans la fente à l'arrière de l'imprimante. Pour le sens du billet, veuillez prendre en compte les logos Infomaniak : Le premier sort à gauche, et le deuxième à droite. Le billet doit être à l'endroit quand le billets sort de droite à gauche.
   
     .
    
3. Fermer et allumer l’imprimante
   
   
    
4. Appuyer sur le bouton « Pause ». Il y aura deux voyants lumineux vert allumés.

Impression des billets avec l'imprimante

Vérification du format

Les imprimantes sont déjà paramétrées pour le format de billets commandé. Si besoin, il est possible de vérifier la configuration en ouvrant le menu en haut à gauche et sur les Options. L’option Billets au format cinéma ne doit être activée que si les billets vont utiliser ce format (voir plus bas dans le calibrage lors du changement de format)

Impression d’un billet

Pour lancer les impressions, il faut se connecter sur le compte de la billetterie depuis la tablette en utilisant l’identifiant et mot de passe du compte Infomaniak. La tablette se connectera automatiquement sur l’interface du guichet.

1. Effectuer une commande « test » ou utiliser une commande dans le menu « Commande ». L’imprimante doit s’afficher (ZEBRAXX) sur la partie droite de la tablette
    
2. Appuyer sur l’icône de l’imprimante pour lancer l’impression
   
   

Paramétrer le bon billet sur l'imprimante 

Depuis juillet 2024, nous Infomaniak fourni des billets dotés de nouveaux séparateurs sous la forme d'une encoche. S'il vous reste des anciens types de billets, veuillez visionner la vidéo ci-dessous pour paramétrer correctement vos billets

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Mise en place et utilisation de l'imprimante pour pass

Ce guide vous explique comment importer des billets qui seraient générés par un autre prestataire ou un revendeur externe pour votre évènement dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Prérequis

• L'import des billets tiers nécessite que l'évènement soit déjà créé sur votre billetterie Infomaniak.
• Il faut aussi la liste des billets dans un fichier en format CSV avec le champ du code barre qui sera imprimé sur le billet.
   

Accéder aux options d'import

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Contrôle des billets dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Import distributeur dans le menu latéral gauche:
   

Importer le fichier CSV

Pour cela:

1. Cliquez sur l'onglet FNAC/FranceBillet ou Autres selon le revendeur.
2. Choisissez un évènement pour lequel importer des billets:
   ‍
3. Cliquez sur Importer des billets.‍
4. Choisissez un distributeur existant dans le menu déroulant, ou créez-en un:
   ‍
5. Cliquez sur le bouton Choisir un fichier CSV et téléchargez le fichier CSV fourni par le distributeur‍.
6. ‍Sélectionnez les rangées à importer. Attention : ‍‍
   1. Vérifiez la première et dernière rangée des informations importées.‍
   2. Celles-ci peuvent contenir des en-têtes ou des lignes vide qui peuvent causer une erreur lors de l'import.
   3. Utilisez les options en haut de la page permettant de définir le nombre de premières et dernières rangées à ignorer:‍
      
7. Reliez les colonnes aux informations à importer.
   1. Le code barre du billet est le seul champ obligatoire.
   2. Si vous importez des billets issus d'une autre billetterie Infomaniak, sélectionnez la colonne 8 qui est le code QR (sous la forme 2000000000A^0^100000000‍):
      
8. Vérifiez les informations importées et validez:
   
9. Les billets importés apparaitront dans un tableau en bas de page:
   ‍‍‍

Contrôle des billets importés

Une fois les billets importés, ceux-ci pourront être scannés avec l'application de contrôle des billets (disponible sur iOS et Android). Ils seront aussi décomptés dans la colonne FNAC ou Autres dans l'outil de rapport de contrôle disponible depuis le menu de gauche, Contrôle des billets, Rapport de contrôle:

Ce guide vous explique comment consulter le rapport des ventes et utiliser les filtres pour faire ressortir les chiffres nécessaires afin de suivre vos ventes et établir votre comptabilité (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Accéder au rapport des ventes

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Comptabilité dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Rapport des ventes:
   

Filtrage et vues pour gagner en efficacité

Le rapport de vente propose un système de filtre et de sauvegarde de vues vous permettant d'enregistrer et de ressortir rapidement les chiffres souhaités:

• En faisant bon usage des filtres et des vues enregistrés, vous n'aurez plus besoin de définir les paramètres de recherches à chacune de vos consultations.
• Les filtres peuvent être modifiés librement lors de chacune des consultations, et si vous souhaitez garder en mémoire les nouveaux filtres, il vous suffit soit d'Enregistrer les filtres ou de créer une nouvelle vue:
  

Les différents types d'affichages

Il est possible d'afficher les chiffres de plusieurs manières : 

• Résumé : Affiche les chiffres globaux par évènements ou par canal de vente sans les détails de chaque zone ou catégorie tarifaire. La deuxième partie affiche les ventes des billets globaux
• Détaillée : Permet d'afficher les détails par date, zone et tarif. C'est le mode d'affichage qui permet de voir toutes les informations comptables nécessaires.
• Par catégorie tarifaire : L'affichage par catégorie tarifaire permet d'avoir les chiffres regroupés par les tarifs. Il est ainsi possible de ressortir des chiffres pour les catégories souhaitées tout évènement confondu. Il est ainsi utilisé pour identifier, p.ex, la part des visiteurs ayant acheté des billets pleins tarifs, à tarif réduit, ou qui sont passés par des abonnements.
  
  

Ajouter et modifier des filtres

Il est possible de rajouter autant de filtres que nécessaires pour affiner le résultat du rapport de vente. Pour cela :

1. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un filtre.
2. Sélectionnez le type de filtre souhaité et choisissez les éléments à inclure ou exclure.

L'inclusion et l'exclusion stricte permettent de n'afficher que les éléments qui sont entièrement concernés par le filtre.

Dans l'exemple ci-dessous, seules les commandes payées à 100 % par carte de crédit apparaitront. Donc toute commande ayant été payée en partie par carte de crédit et un autre moyen de paiement ne figurera pas sur la liste:

Quand applicable, il est possible de choisir tous les éléments d'une liste en cliquant sur la catégorie:

Le filtre se rajoute dans la liste des filtres actifs:

Pour modifier un filtre actif, cliquez dessus afin de faire apparaitre le menu.

Les vues du rapport des ventes

Par défaut, deux vues sont disponibles avec chacun leur affichage : 

• Vue globale : n'a qu'un seul filtre par défaut, et permet ainsi de voir les ventes globales du mois en cours.
• Encaissement Infomaniak : N'affiche que transactions en ligne permettant d'avoir le chiffre d'affaires correspondant aux décomptes envoyés chaque mois avec les versements:
  

Rajouter, exporter et modifier une vue

Pour rajouter une vue avec les filtres sélectionnés, cliquer sur + Ajouter une vue dans la liste des vues:

Vous pourrez donner un nom à cette nouvelle vue:

‍

Pour modifier, exporter ou supprimer une vue, cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton d'enregistrement:

 

Voir les détails du rapport des ventes

En mode détaillée ou par catégorie tarifaire, il est possible de retrouver les détails de chaque évènement, commande ou tarif.

Il est p.ex possible de voir une décomposition rapide de chacune ligne en mettant votre pointeur sur le Montant des ventes:

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Il vous est aussi possible de consulter la liste exhaustive des commandes concernée par un évènement, une représentation ou même du tarif en cliquant sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné:

Ce guide vous explique la procédure pour créer des entrées gratuites pour vos invités (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• La manière la plus simple de créer des entrées gratuites pour vos invités est de créer un tarif gratuit, qui n'est pas accessible en ligne, mais juste depuis le guichet.
• Ceci vous permet de générer des billets entièrement gratuits pour vos spectacles.

Mise en place du tarif invitation

Afin de pouvoir créer des invitations, il faut d'abord inclure un tarif invitation dans les zones où vous souhaitez pouvoir créer ce type d'entrée. 

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Aller sur le menu Programmation, Evènement, et la date souhaitée en cas de Multidates
4. Sur l'onglet Tarification, cliquer sur Ajouter un tarif
   
5. Ajouter un tarif gratuit avec le nom souhaité
   
6. Une fois le tarif créé, cliquer sur l'option de visibilité et choisir Caché client ou Caché client et revendeur
   

Créer le billet d'invitation

Pour créer le billet d'invitation, rendez-vous sur le guichet et procédez comme une vente normale avec le tarif invitation

Ce guide explique comment mettre en place le mode de paiement Échange‍ (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Cette méthode de paiement permettra à vos clients d'échanger les billets en leur possession pour de nouveaux billets.

Activer la méthode de paiement sur la Billetterie

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Modes de paiement dans le menu latéral gauche:
   
5. Passez le bouton à bascule (toggle switch) sur ON à droite de l'élément Échange:‍
   
   ‍
6. Cochez la case client afin d'activer cette option pour les clients sur la billetterie en ligne. Ils pourront ainsi faire les échanges directement depuis votre billetterie en ligne.‍
7. Définissez le nombre de jours avant l'évènement à partir duquel le client ne pourra pas échanger de billet. Cette valeur permet d'empêcher le client de changer de billet sur la billetterie en ligne à une date trop proche de l'évènement.
8. Précisez ensuite les frais liés à cette opération dont le client devra s'acquitter pour échanger les billets:
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Une fois l'option activée, vos clients trouveront l'option pour échanger les billets en bas de la page de la billetterie.

Ce guide vous explique comment vendre des produits (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak) telles des consommations pendant l'entracte, des souvenirs ou des produits dérivés liés à vos évènements (merchandising).

Accéder au menu des produits afin d'en créer

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Produits dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur Créer un nouveau produit:
   
6. Remplissez les champs Nom et Description dans toutes les langues de votre billetterie:
   
   • Ces informations seront visibles sur la page de la billetterie lors du processus d'achat.
7. Associez une image qui sera affichée sur le site pour ce produit:
   
8. Activez si nécessaire l'association du produit à un évènement:
   
   • L'achat d'un produit implique obligatoirement l'achat d'un billet (5 billets dans l'exemple ci-dessous) ; prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet:
     
9. Associez les attributs de votre produit.
   • Les attributs sont les paramètres permettant de créer différentes déclinaisons d'un produit.
   • La liste déroulante permet de choisir des attributs déjà existants, et le lien dessous permet d'en créer des nouveaux:
     
   • Par exemple l'attribut Taille du T-shirt pourrait inclure les déclinaisons XS, S, M, L, XL, et un deuxième attribut permettra de choisir les couleurs du T-shirt:
     
     • Il est également possible de gérer les attributs en dehors du formulaire de création, sous l'onglet dédié à la gestion des attributs:
       
   • Attention : les attributs ne pourront pas être modifiés si des ventes ont déjà eu lieu ; les déclinaisons peuvent être ajoutées ou modifiées à tout moment, mais ne peuvent être supprimées que s'il n'y a eu aucune vente.
10. A l'étape suivante, définissez le prix de chaque variante du produit, la TVA à appliquer, la quantité mise en vente et la visibilité du produit sur votre boutique.
    • Il est possible de retirer une variante de la boutique dans le cas où il n'y a pas encore de vente de cette déclinaison après la finalisation de votre boutique en ligne:
      
11. A l'étape suivante, définissez si vous souhaitez ajouter une règle automatique d'association lors de l'achat d'un billet.
    • Cette option veut que l'achat d'un billet spécifié dans cette règle implique obligatoirement l'achat du produit lié (prenez également connaissance du point 8 ci-dessus):
      
12. Cliquez sur le bouton Terminer pour enregistrer votre article.

Suivre ses ventes et modifier les paramètres des produits

Une fois les produits créés, il est possible de suivre leurs ventes et de modifier les paramètres en cliquant sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné: