Base de connaissances

Ce guide vous explique comment annuler des billets commandés (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Se connecter à la billetterie et retrouver la commande

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Ventes, cliquer sur Commandes ou Billets‍
4. Dans le champ de recherche, inscrire le numéro de commande, le nom du client, l'adresse mail du client ou le numéro de billet selon les informations à votre disposition
5. Cliquer sur la commande pour laquelle il faut annuler les billets
   

Annuler une commande ou des billets payés

Il est possible d'annuler la commande entière, ou d'annuler des billets individuellement.

1. Pour annuler la commande entière, cliquer sur Annuler dans la fenêtre de la commande
   
2. Pour annuler des billets individuellement, sélectionner les billets à annuler
3. Cliquer ensuite sur le bouton Annuler
   
4. Choisir la méthode utilisée pour le remboursement et le motif du remboursement. Ces informations pourront vous être utile pour vos opérations comptables
   
5. Si le client n'est pas au courant, l'informer que le ou les billets sont annulés

Annuler une commande en attente de paiement

Lors de l'utilisation de la méthode de paiement Sur Facture, il n'est pas possible d'annuler les billets individuellement, car la facture ne serait plus correcte.

Il faudra annuler la commande entière, créer une nouvelle commande et transmettre la nouvelle facture au client.

Annuler des billets depuis le guichet

Pour cela:

1. Se rendre sur le Guichet
2. Utiliser le champ de recherche tout en haut du guichet pour retrouver la commande
   
3. Aller sur l'onglet Billets
4. Cliquer sur la petite croix noire du billet à annuler
   

En savoir plus 

• Guide de démarrage : Billetterie
• Échanger un billet depuis le guichet
• Activer le mode échange pour vos clients
• Rembourser les clients qui annulent
• Assurance Annulation

Ce guide vous explique comment associer des produits à la vente de billets (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Pour la création des produits destinés à la vente sur la billetterie, veuillez consulter le guide à ce sujet.

Vente de produits associés à des billets

Il y a deux façons de relier les produits et les billets :

1. l'achat du produit implique obligatoirement l'achat d'un billet
2. l'achat du billet implique obligatoirement l'achat du produit lié

1. l'Achat du produit implique obligatoirement l'achat d'un billet

Ce type de liaison se configure à la première étape de la création du produit en activant l'option 
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Lors de la procédure d'achat, l'ajout du produit au panier nécessitera l'existence d'un billet lié ou la présence préalable de billets dans le panier. Si le client a déjà acheté des billets préalablement, il pourra se connecter en utilisant son adresse mail et choisir le ou les billets auxquels lier le produit.



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Le client pourra ainsi récupérer son produit en utilisant le code QR de son billet

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2. l'Achat du billet implique obligatoirement l'achat du produit

Ce type de liaison se configure à la dernière étape de la création du produit

• Cliquer sur Ajouter des règles de ventes
  
• Sélectionner les tarifs qui seront associés à la vente de ce produit
  

Lors de la procédure d'achat d'un billet, ces tarifs proposeront les produits associés en indiquant bien le supplément à chaque étape de la commande 


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Ce guide vous explique comment ajouter et configurer les images de vos évènements dans le cadre du système de billetterie Infomaniak. 

Préambule

• Les images de présentation de votre évènement peuvent être définies au format vertical et horizontal.
• Un visuel vertical est obligatoire, car il sera utilisé sur:
  • l'outil d'administration de votre billetterie
  • sur le guichet
  • ainsi que votre boutique en ligne dans le cas où il n'y aurait pas d'image horizontale.
• L'image horizontale quant à elle sera utilisée sur:
  • votre boutique en ligne lorsque lorsqu'il y a plusieurs évènements,
  • sur le portail Infomaniak Events
• Il est possible d'ajouter des images personnalisées ou d'utiliser une image par défaut:
  
• Il est possible d'ajouter une galerie d'image associée à votre évènement ; elle peut accueillir jusqu'à 4 images et se trouvera sur la page de l'évènement de votre billetterie en ligne en dessous de la description:
  
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Ajouter les images lors de la création de l'évènement

Lors de la création d'un nouvel évènement, il est possible de choisir une image verticale, horizontale et une galerie d'image en choisissant l'onglet adéquat.

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de la billetterie concernée.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter un évènement.

Vous pouvez choisir une photo dans votre médiathèque ou une image libre de droit parmi la liste proposée:

 

Modifier les images d'un évènement existant

Pour modifier les images d'un évènement existant

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de la billetterie concernée.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Évènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
6. Cliquez sur Gérer:
   
7. Cliquez sur le bouton Modifier:
   
8. Cliquez sur le paramètre à modifier sous Visuels:
   

En savoir plus 

• Guide de démarrage de la Billetterie

Ce guide vous explique la procédure à suivre pour la création d'évènements ayant lieu dans la ville de Lausanne (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• La ville de Lausanne perçoit un impôt sur le divertissement, et de ce fait impose certaines conditions lors de la création d'évènements ayant lieu dans les lieux.
• La billetterie d'Infomaniak est homologuée par la ville de Lausanne et vous pouvez donc créer votre billetterie pour tout évènement sur la ville de Lausanne

Informations générales

Conformément à l'arrêté d'imposition de la commune de Lausanne, un impôt est perçu sur le prix des entrées, places payantes et autres suppléments, notamment à l'occasion des soirées de sociétés, bals, kermesses, concerts, conférences, manifestations musicales, littéraires, artistiques, sportives, etc.

Le taux de l’impôt perçu est de 14%. Les possibilités d’exonération de cet impôt sont exhaustivement indiquées dans l’arrêté d’imposition.

Pour plus d'informations, consultez le site de la ville de Lausanne à ce sujet.
 

Création de votre évènement sur Lausanne

La création se passera généralement de la même manière que pour tout autre évènement, mais toute information figurant sur le billet ne pourra plus être modifiée une fois la demande de validation envoyée :

• Le nom de l'évènement
• La date et heure de l'évènement (ainsi que les heures d'ouverture des portes)
• Le lieu de l'évènement
• Les tarifs
• Les modèles de billets

Veuillez donc bien vous assurer que ces paramètres soient bien définis avant la demande de validation.

Demande de validation et attente de la décision

Une fois le paramétrage de votre évènement terminé, vous pouvez effectuer la demande d'autorisation auprès de la ville de Lausanne.

Status des évènements

Les évènements assujettis indiquent clairement le status qui sera mis à jour dès que votre évènement sera validé:

Ce guide vous explique comment connecter l'outil de gestion Zapier au système de billetterie Infomaniak.

Préambule

• Selon le volume de clients et/ou d’évènements que vous gérez, vous pourriez être amené à souscrire à un plan payant pour Zapier et/ou pour votre CRM.
• Infomaniak ne peut pas être tenu responsable de ces frais.
• Pour de l'aide supplémentaire contactez le support du logiciel utilisé ou un partenaire.

Établir la connexion avec la Billetterie Infomaniak

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à Zapier.com.
2. Créez un compte si nécessaire.
3. Créer un nouveau Zap (besoin d'aide ?).
4. Lors du choix des applications à utiliser, tapez dans la barre de recherche Infomaniak Billetterie et sélectionnez le choix.
5. Quand Zapier demande de s'identifier, utilisez les identifiants et mot de passe du compte Infomaniak lié à la Billetterie.

Ce guide vous explique comment créer et gérer les bons cadeaux (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). Les bons cadeaux pourront être achetés directement sur votre billetterie et être utilisés pour l'achat de billets ou de pass.

Ceci permet ainsi à vos clients d'offrir des bons cadeaux à des tiers qui pourront les utiliser pour acheter des billets sur votre billetterie.

Création de bons cadeaux

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Bons cadeaux dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un bon cadeau:
   
6. Choisissez le prix de vente du bon cadeau : c'est le prix que va payer le client pour l'achat du bon cadeau.
7. Définissez la valeur du bon cadeau. Celui-ci peut être différent du prix d'achat et représente le montant utilisable lors de son utilisation.
8. Définissez la visibilité du bon cadeau. Visible permet l'achat sur la billetterie en ligne par les clients, tandis que les status cachés permettent de le réserver pour une utilisation exclusivement pour revendeur ou par l'administrateur.
9. Définissez les paramètres du bon cadeau:
   • La période de validité d'un bon cadeau.
   • Le nombre de bons cadeaux qui sera en vente.
   • Le nom que vous souhaitez donner au bon cadeau.
   • La description du bon cadeau.
   • L'image qui sera utilisée pour le bon cadeau.

Gestion des bons cadeaux

Une fois le bon cadeau généré, il est possible de gérer chaque bon cadeau acheté:

• Vérifier le solde sur un bon cadeau.
• Voir les commandes liées à un bon cadeau.
• Renvoi du bon cadeau par e-mail au client.
• Imprimer le bon cadeau.
  

Ce guide vous explique comment importer des billets qui seraient générés par un autre prestataire ou un revendeur externe pour votre évènement dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Prérequis

• L'import des billets tiers nécessite que l'évènement soit déjà créé sur votre billetterie Infomaniak.
• Il faut aussi la liste des billets dans un fichier en format CSV avec le champ du code barre qui sera imprimé sur le billet.
   

Accéder aux options d'imports

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Contrôle des billets, cliquer sur Import distributeur

Importer le fichier CSV

Pour cela:

1. Cliquer sur l'onglet FNAC/FranceBillet ou Autres selon le revendeur
2. Choisir un évènement pour lequel importer des billets
   ‍
3. Cliquer sur Importer des billets‍
4. Choisir un distributeur existant dans le menu déroulant, ou en créer un
   ‍
5. Cliquer sur le bouton Choisir un fichier CSV et télécharger le fichier CSV fourni par le distributeur‍
6. ‍Sélectionner les rangées à importer. Attention : ‍‍Bien vérifier la première et dernière rangée des informations importées. Ceux-ci peuvent contenir des en-têtes ou des lignes vide qui peuvent causer une erreur lors de l'import. Il faut utiliser les options en haut de la page permettant de définir le nombre de premières et dernières rangées à ignorer. 
   
7. Relier les colonnes aux informations à relier. Le code barre du billet est le seul champ obligatoire. Si vous importez des billets issus d'une autre billetterie Infomaniak veuillez sélectionner la colonne 8 qui est le code QR (sous la forme 2000000000A^0^100000000‍)
   
8. Vérifier les informations importées et valider
   
9. Les billets importés apparaitrons dans un tableau en bas de page. 
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Contrôle des billets importés

Une fois les billets importés, ceux-ci pourront être scannés avec l'application de contrôle des billets (disponible sur iOS et Android).

Ils seront aussi décomptés dans la colonne FNAC ou Autres dans l'outil de rapport de contrôle disponible depuis le menu de gauche, Contrôle des billets, Rapport de contrôle.

Ce guide vous explique comment mettre en place et utiliser votre pack de vente avec l'imprimante Zebra pour les billets de format spectacle et cinéma (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Installation et mise en place de votre pack de vente

Raccordement des machines

1. Brancher l’alimentation de la tablette Samsung TabS
2. Brancher l’alimentation de l’imprimante Zebra
3. Branchez la borne Wifi ou 4G et s’assurer de la connexion avec les autres machines.

Guide Vidéo 

Mise en place de l’imprimante

1. Ouvrir l’imprimante en utilisant les boutons d'ouverture situés sur les côtés
   
   
    
2. Insérer les billets dans la fente à l'arrière de l'imprimante. Pour le sens du billet, veuillez prendre en compte les logos Infomaniak : Le premier sort à gauche, et le deuxième à droite. Le billet doit être à l'endroit quand le billets sort de droite à gauche.
   
     .
    
3. Fermer et allumer l’imprimante
   
   
    
4. Appuyer sur le bouton « Pause ». Il y aura deux voyants lumineux vert allumés.

Impression des billets avec l'imprimante

Vérification du format

Les imprimantes sont déjà paramétrées pour le format de billets commandé. Si besoin, il est possible de vérifier la configuration en ouvrant le menu en haut à gauche et sur les Options. L’option Billets au format cinéma ne doit être activée que si les billets vont utiliser ce format (voir plus bas dans le calibrage lors du changement de format)

Impression d’un billet

Pour lancer les impressions, il faut se connecter sur le compte de la billetterie depuis la tablette en utilisant l’identifiant et mot de passe du compte Infomaniak. La tablette se connectera automatiquement sur l’interface du guichet.

1. Effectuer une commande « test » ou utiliser une commande dans le menu « Commande ». L’imprimante doit s’afficher (ZEBRAXX) sur la partie droite de la tablette
    
2. Appuyer sur l’icône de l’imprimante pour lancer l’impression
   
   

Paramétrer le bon billet sur l'imprimante 

Depuis juillet 2024, nous Infomaniak fourni des billets dotés de nouveaux séparateurs sous la forme d'une encoche. S'il vous reste des anciens types de billets, veuillez visionner la vidéo ci-dessous pour paramétrer correctement vos billets

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Mise en place et utilisation de l'imprimante pour pass

Ce guide explique comment mettre en place le mode de paiement Échange‍ (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). Cette méthode de paiement permettra à vos clients d'échanger les billets en leur possession pour de nouveaux billets.

Activer la méthode de paiement sur la Billetterie

Pour cela:

• Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
• Se rendre dans la Billetterie et sélectionner la billetterie concernée
• Depuis le menu de gauche sous Ventes puis cliquer sur Modes de paiements
  
  
  
  
   
• Activer le mode Échange‍
  
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• Cocher la case client afin d'activer cette option pour les clients sur la billetterie en ligne. Ils pourront ainsi faire les échanges directement depuis votre billetterie en ligne.‍
• Définir le nombre de jours avant l'évènement à partir duquel le client ne pourra pas échanger de billet. Cette valeur permet d'empêcher le client de changer de billet sur la billetterie en ligne à une date trop proche de l'évènement.
• Préciser ensuite les frais liés à cette opération dont le client devra s'acquitter pour échanger les billets
  
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Une fois l'option activée, vos clients trouveront l'option pour échanger les billets en bas de la page de la billetterie.

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Billetterie : comment échanger ses billets depuis la billetterie en ligne pour visiteurs

Ce guide vous explique comment consulter le rapport des ventes et utiliser les filtres pour ressortir les chiffres nécessaires pour suivre vos ventes et pour établir votre comptabilité (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Un outil retravaillé pour gagner en efficacité

Le rapport de vente propose dorénavant un système de filtre et de sauvegarde de vues vous permettant d'enregistrer et de ressortir rapidement les chiffres souhaités.  En faisant bon usage des filtres et des vues enregistrés, vous n'aurez plus besoin de définir les paramètres de recherches à chacune de vos consultations.

Les filtres peuvent être modifiés librement lors de chacune des consultations, et si vous souhaitez garder en mémoire les nouveaux filtres, il vous suffit soit d'Enregistrer les filtres ou créer une nouvelle vue.

Accéder au rapport des ventes

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Comptabilité, cliquer sur Rapport des ventes
   
   
    

Les différents types d'affichages

Il est possible d'afficher les chiffres de plusieurs manières : 

• Résumé : Affiche les chiffres globaux par évènements ou par canal de vente sans les détails de chaque zone ou catégorie tarifaire. La deuxième partie affiche les ventes des billets globaux
• Détaillée : Permet d'afficher les détails par date, zone et tarif. C'est le mode d'affichage qui permet de voir toutes les informations comptables nécessaires.
• Par catégorie tarifaire : L'affichage par catégorie tarifaire permet d'avoir les chiffres regroupés par les tarifs. Il est ainsi possible de ressortir des chiffres pour les catégories souhaitées tout évènement confondu. Il est ainsi utilisé pour identifier, p.ex, la part des visiteurs ayant acheté des billets pleins tarifs, à tarif réduit, ou qui sont passés par des abonnements. 
  
  

Rajouter et modifier des filtres

Il est possible de rajouter autant de filtres que nécessaires pour affiner le résultat du rapport de vente. Pour ce faire :

1. Cliquer sur le bouton bleu Ajouter un filtre
2. Sélectionner le type de filtre souhaité et choisir les éléments à inclure ou exclure. L'inclusion et l'exclusion stricte permettent de n'afficher que les éléments qui sont entièrement concernés par le filtre.
   Dans l'exemple ci-dessous, seules les commandes payées à 100 % par carte de crédit apparaitront. Donc toute commande ayant été payée en partie par carte de crédit et un autre moyen de paiement ne figurera pas sur la liste.
   
   Quand applicable, il est possible de choisir tous les éléments d'une liste en cliquant sur la catégorie
   
3. Le filtre se rajoute dans la liste des filtres actifs
   
4. Pour modifier un filtre actif, il faut cliquer dessus afin de faire apparaitre le menu

Les vues du rapport des ventes

Par défaut, deux vues sont disponibles avec chacun leur affichage : 

• Vue globale : n'a qu'un seul filtre par défaut, et permet ainsi de voir les ventes globales du mois en cours.
• Encaissement Infomaniak : N'affiche que transactions en ligne permettant d'avoir le chiffre d'affaires correspondant aux décomptes envoyés chaque mois avec les versements
  

Rajouter, exporter et modifier une vue

Pour rajouter une vue avec les filtres sélectionnés, cliquer sur + Ajouter une vue dans la liste des vues. Vous pourrez donner un nom pour cette nouvelle vue.

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Pour modifier, exporter ou supprimer une vue, cliquer sur la flèche à droite du bouton d'enregistrement.


 

Voir les détails du rapport des ventes

En mode détaillée ou par catégorie tarifaire, il est possible de retrouver les détails de chaque évènement, commande ou tarif. Il est p.ex possible de voir une décomposition rapide de chacune ligne en mettant votre souris sur le Montant des ventes 

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Il vous est aussi possible de consulter la liste exhaustive des commandes concernée par un évènement, une représentation ou même du tarif en cliquant sur l'icône à droite de la ligne souhaitée