Base de connaissances

Ce guide vous explique comment procéder à des remboursements lors des annulations de commandes (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Infomaniak ne s'occupe pas des remboursements

Infomaniak n'a aucun pouvoir de décision au sujet des annulations, remboursements ou échanges de billets. Vous pouvez mettre en place des méthodes pour les échanges de billets soit sur le guichet ou permettre à vos clients de le faire depuis la billetterie en ligne.

Selon la méthode de remboursement que vous souhaitez effectuer, il vous faudra demander les informations nécessaires aux clients qui en effectuent la demande. Vous pouvez aussi demander aux clients de les renseigner lors de la commande si vous le souhaitez.
 

Annulation des billets

Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des annulations de billets sur la billetterie pour les différentes méthodes d'annulation vous étant disponibles.

Reversements Infomaniak

Infomaniak reverse les fonds au début de chaque mois.

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Échanger un billet depuis le guichet
• Activer le mode échange pour vos clients
• Assurance Annulation

Ce guide vous explique comment modifier les dates et heures de fermeture des ventes dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Paramètres de fin de ventes

Vous pouvez modifier la date et l'heure de fermeture à chaque niveau indépendamment : 

• Fin des ventes en ligne
  • Permet de clore les vente de l'évènement depuis votre billetterie en ligne et sur le portail Infomaniak. Les gens ne pourront ainsi plus commander de billets en ligne pour cet évènement depuis un site en ligne.
• Fin des ventes Guichet Revendeur
  • Définit le moment où les personnes ayant un accès restreint au guichet seulement arrêteront leurs ventes depuis le guichet sur le manager ou la tablette.
• Fin des ventes Guichet Administrateurs
  • Pour les administrateurs effectuant les ventes depuis le Guichet accessible depuis le manager ou la tablette:
    

Mise en place des paramètres de fin de ventes

Ces paramètres peuvent être définis lors de la création d'un évènement, lors de la troisième étape de la procédure en activant l'option Modifier la fermeture des ventes:

Ils peuvent être configurés au niveau de l'évènement une fois que celui-ci est créé en allant sur l'onglet Paramètres :

Pour les évènements multidates

L'onglet Paramètres se trouve au niveau de chaque représentation. Cependant, il est possible de modifier la fin des ventes pour plusieurs dates en une fois en utilisant les actions sur les dates multiples :

1. Allez sur l'onglet Dates de votre évènement.
2. Passez en mode liste:
   
3. Choisissez les dates que vous souhaitez paramétrer.
4. Cliquez sur Actions et Modifier les paramètres de représentations:
   

Ce guide vous explique comment configurer le visuel affiché à l'écran de l'appareil procédant au scan des billets lors d'un évènement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Infomaniak propose une app pour le contrôle des billets.
• Il est possible de définir une icône spécifique qui sera affichée sur l'écran de l’appareil lors du scan d’un billet.
  • Si le billet est valable et qu’une icône est paramétrée, le scanner afficher sur le fond vert l’icône choisie.

Configurer l'icône de validation du scan

Le choix du visuel se configure au niveau des paramètres avancés d’un tarif:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Programmation dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Evènements dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur l'évènement concerné.
6. Cliquez sur l'onglet Tarifs.
7. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du tarif (en développant au préalable la Zone à l'aide du chevron ‍ si nécessaire).
8. Cliquez sur Modifier:
   
9. Cliquez ensuite sur le chevron ‍ pour développer les paramètres avancés.
10. Activez l'option Définir un visuel pour l'app de scan.
11. Choisissez le nom de l'icône.
12. Cliquez sur le bouton Confirmer:
    ‍

Résultat sur l'appareil de scan

Voici un exemple d'affichage lors de la validation d'un billet correctement enregistré:

Ce guide décrit les différences entre les outils de Billetterie et du Gestionnaire d'invités Infomaniak.

Quelle est la nature de votre évènement ? 

• Si vous organisez un évènement privé ponctuel, tel qu'une fête d'anniversaire, une assemblée générale ou une remise de diplôme avec une liste d'invités bien définie, utilisez le Gestionnaire d'invités.
  • Cet outil vous permet de créer un évènement, d'y inviter les personnes de votre choix et de suivre leurs inscriptions ainsi que leur présence.
• En revanche, la Billetterie est mieux adaptée aux évènements ouverts au grand public ou à ceux pour lesquels toute personne disposant du lien peut acheter des billets.

Ce guide vous explique comment configurer le taux de TVA (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Paramétrer la TVA globale de la billetterie

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche, sous Paramètres, cliquer sur Paramètres de la billetterie
   
   
    
4. Cocher la case indiquant que vous êtes assujetti à la TVA
5. Renseigner le taux de TVA ainsi que le numéro de TVA dans les champs
   

Paramétrer des taux de TVA spécifiques à un tarif

Dans le cas où certains tarifs de billets aurait un taux de TVA différent que la TVA global, il faudra le paramétrer au niveau du tarif en question.

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans le produit Billetterie et sélectionner la billetterie concernée
3. Depuis le menu latéral gauche, sélectionner Programmation puis cliquer sur Évènement
4. Aller sur le champ des tarifs et Ajouter ou Modifier un tarif
5. Cliquer sur les Paramètres avancés 
   
6. Cocher la case Modifier la TVA et Choisir le taux de TVA à appliquer sur ce tarif‍
   ‍

Ce guide vous explique comment utiliser les formulaires d'inscriptions pour demander des informations à vos clients lors qu'ils passent une commande (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Vous pouvez ainsi demander à vos clients de fournir des informations tels le nom et prénom, numéro de téléphone, adresse ou tout autre renseignement que vous jugerez nécessaire.

Mise en place des formulaires 

Il existe trois moyens bien distincts de demander des informations à vos clients:

1. Le formulaire d'inscription - inscription demandée lors d'une commande sur la billetterie.
2. Le formulaire par tarif - pour récupérer les informations de chaque participant.
3. Le formulaire du pass - demandé lorsqu'on commande un pass / abonnement

Exporter les informations des clients

Pour consulter et extraire les informations récoltées au moyen des formulaires, prenez connaissance de cet autre guide.

Protection des données et le droit à l'oubli

Toutes les informations récoltées auprès de vos clients sont conservées en tout temps sur les serveurs d'Infomaniak en Suisse. Ces données sont la propriété exclusive de l'organisateur de l'évènement. Infomaniak ne les utilisera jamais dans un but commercial ni ne les transmettra à des parties tierces. 

Ce guide vous explique comment contacter les personnes ayant acheté des billets à vos évènements directement depuis le système de billetterie Infomaniak.

Cet outil permet ainsi de communiquer rapidement avec vos clients, qu'il s'agisse de leur indiquer un changement d'horaire, une annulation ou report, ou pour préciser certaines informations importantes.

Comment envoyer un mail ou SMS aux clients

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Aller sur le menu Programmation et Évènements et choisir l'évènement ou la date concernée
4. Cliquer sur le lien souhaité en bas de la page
   
5. Choisir les clients à contacter
6. Écrire le message à envoyer
   

Ce guide explique le fonctionnement de l'échéance de paiement avant annulation d'une commande (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Prérequis

• Cette fonctionnalité n'est proposée que pour les commandes qui utilisent le moyen de paiement ‘Paiement sur facture’.
• Par défaut, l’échéance est de 30 jours après la commande. Un rappel sera automatiquement envoyé 10 jours et 20 jours après la date de la commande. Le 30e jour, la commande sera annulée, et un mail sera envoyé au client pour l'informer de l'annulation de sa commande.

Configurer le délai avant annulation de commande

Lorsque des places à l'un de vos évènements sont achetées avec le moyen de paiement ‘Paiement sur facture’, il est possible de configurer une règle d'échéance avant l'annulation automatique de la commande.

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Modes de paiement dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur l'icône ⏵ pour dérouler les paramètres de l'élément ‘Sur facture':
   
6. Définissez la durée de disponibilité de ce moyen de paiement, le nombre de jour avant de relancer une demande de paiement auprès du client, ainsi que le nombre de relances:
   

Chaque rappel prolonge le délai de paiement d'autant de jours que le délai initial. La commande est automatiquement annulée au terme de la période de relance, celle-ci se calcule de la façon suivante:

• Nombre de jour avant la première relances + (nombre de relance multiplié par le nombre de jours avant première relance).
• Dans l'exemple ci-dessus, cela donne: 5 + (2x5) = 15 soit une annulation qui intervient 15 jours après la première relance.

Ce guide explique comment créer des évènements avec plusieurs représentations (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Créer un événement multidates

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche sous Programmation cliquer sur Événements
4. Cliquer sur ajouter un événement
5. À l'étape Date et Lieu il sera possible de choisir l'option Plusieurs représentations
   

1. Une interface présentant un calendrier apparaît, choisir la date de début de l'événement
2. il vous est possible de définir si l'évènement dure plusieurs jours, semaines, mois ou s'il est récurrent plusieurs fois dans la même journée
   
3. Une fois que l'évènement est créé et ouvert à la vente, il est possible de suivre l'évolution des commandes pour chaque date à l'aide d'un affichage en mode Liste
   

En savoir plus 

• Guide de démarrage : Billetterie
• Comment changer et personnaliser le statut de vente de mon événement?

Ce guide vous explique comment créer une clé API (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak) afin de pouvoir en faire usage pour l'intégrer sur votre site directement.

Créer une clé API

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom de la billetterie concernée.
3. Cliquez sur Boutique / Mise en Ligne dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Accès API dans le menu latéral gauche.
5. Cliquer sur le bouton bleu Ajouter:
   
6. Lors de la création de la clé, indiquez les adresses IP à bloquer (optionel).
7. Indiquez si cette clé API pourra ou non vendre des billets.
8. Utilisez la clé générée pour l'utilisation de l'API rest.

Documentation des commandes API

Prenez connaissance de la documentation de l'API.