Base de connaissances

Ce guide explique comment mettre en place un paiement sur facture (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Cette méthode de paiement est idéale pour permettre à vos clients de payer leur commande plus tard.
• Quelle que soit la méthode de paiement, c’est vous qui encaissez l’argent. C’est donc à vous de valider la commande manuellement.
• En cas de virement
le paiement arrivera directement sur le RIB / IBAN configuré dans votre billetterie. Ce mode de paiement est soumis à un frais fixe de 0,20 cts par billet (voir tarifs). 

Activation du paiement sur facture
 

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Modes de paiement dans le menu latéral gauche.
5. Passez le bouton à bascule (toggle switch) sur ON à droite de l'élément Sur Facture:
   

Paramétrage du Paiement sur facture

Information du mode de paiement par facture

La première partie permet de définir le nom de ce mode de paiement, y ajouter une description et rajouter un message à la fin du document généré:

Voici le résultat:


‍

Personnalisation du mode de paiement sur facture

Vous pouvez personnaliser la facture afin de l'adresser au client et mettre un message personnalisé.

Voici un exemple de personnalisation avec les paramètres ci-dessus: 


 

Paramètres du mode de paiement

Les paramètres suivant permettent de gérer l'utilisation de ce mode de paiement

1. La possibilité de choisir la disponibilité de ce mode de paiement : 
    - client : pour les commandes en ligne par le visiteur
    - revendeur et administrateur : pour le guichet web et mobile
2. La possibilité de définir une date butoir pour utiliser ce mode de paiement lors d'une commande. Il sera toujours possible de payer une facture générée avant la date limite, mais il ne sera plus possible de choisir ce mode de paiement lors des commandes durant la période indiquée dans ce champ
3. Ajouter des frais de dossier pour compenser les frais de gestion de ce mode de paiement.

Gérer l'échéance des paiements
Sur Facture

Afin de vous assurer que les places ne resterons pas bloquées indéfiniment par ce mode de paiement, il vous est possible de définir un délai de paiement. Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur le nombre de jours avant chaque rappel et le nombre de rappels.

Validation d’une commande en attente de paiement 

Il existe plusieurs manières de valider un mode de paiement:

Depuis le Manager

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué à la billetterie concernée par l'évènement.
3. Cliquez sur Ventes dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Commandes dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur une commande en attente de paiement.
6. Cliquez sur l’onglet Transactions, survolez le paiement sur facture non validé et cliquer sur l’icône Valider:


Depuis le Guichet Web

1. Connectez-vous au Guichet Web.
2. Lancez une recherche de commande en attente de paiement par :
   • Numéro de commande
   • Nom du client

3. Cliquez sur la commande en attente de paiement.
4. Se rendre dans l'onglet Transaction et cliquez sur l'icône Valider:
   

Depuis le Guichet Mobile

1. Connectez-vous au Guichet Mobile.
2. Lancez une recherche de commande en attente de paiement.
3. Depuis la liste des modes paiement, choisissez celui à valider et sélectionnez Confirmer:
   

Ce guide vous explique comment créer et gérer les codes promotionnels (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).
 

Créer une offre promotionnelle

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche sous Programmation cliquer sur Offre promotionnelles
4. Cliquer sur Commencer

Paramètre de l'offre promotionnelle

1. Définir un nom pour l'offre promotionnelle. Ce nom sera visible au client lors de l'utilisation du code promotionnelle
2. Sélectionner le type de réduction. Il est possible de mettre un pourcentage sur le panier, un montant fixe par billet/pass, ou un montant fixe sur le total du panier.
3. Définir la monnaie et le prix du rabais ou le pourcentage de réduction à appliquer
4. Il est possible de définir 3 options supplémentaires
   • Le nombre maximum de billets pouvant profiter de cette offre. Une fois ce quota atteint, aucun code promotionnel ne pourra être validé. Pratique si vous voulez donner un grand nombre de codes, mais que seuls les X premiers arrivés pourront profiter de l'offr. À noter que les commandes en cours vont compter dans le quota à moins que la commande soit annulée en cours de route.
   • Le nombre maximum de billets par commande. Si la commande comporte plus que ce nombre, un message d'erreur indiquera que le code ne peut pas être utilisé, car le nombre maximum a été dépassé.
   • La période de validité. Elle définit quand cette offre pourra être utilisée
     
     
     

Configuration des limitations de l'offre promotionnelle

Les étapes 2 et 3 permettent de définir les événements, abonnement, et clients qui pourront bénéficier de cette offre promotionnelle.

• Limiter à des événements : Limiter à des événements, à certaines zones, ou même certains tarifs. Il est possible aussi de mettre des quotas maximum et des limites par commande par élément.
• Limiter à des pass / abonnement : Limiter cette offre pour un pass particulier
• Limiter à des clients : Limiter à des clients ayant déjà commandé sur la billetterie et qui sont donc déjà présent sur la liste de client sur la billetterie, à ceux qui se sont inscrit à la newsletter, ou à une liste de client choisie manuellement

Ajouter des codes

Une fois l'offre crée, il faut maintenant créer les codes que pourront utiliser les clients lors de la commande.

1. Cliquer sur le bouton bleu Ajouter des codes en bas de la page
2. Choisir le type de code
   • Personnalisé : Permet de définir un code manuellement, ainsi que le nombre d'utilisations maximum. Il est ainsi possible de générer des codes ayant des mots qui peuvent être facile à mémoriser ou diffuser sur les différents médias, même personnalisés pour certaines personnes
   • Aléatoire : Génère un nombre à définir de code unique de façon aléatoire. Utile si le code lui-même a peu d'importance
3. Une fois les codes générés, il est possible de télécharger un fichier CSV de tout les codes en cliquant sur l'icône
4. Les différentes options permettent aussi de gérer les différentes conditions de limitation des codes promotionnelles
   

En savoir plus 

• Guide démarrage : Billetterie
• Offre promotionnelle automatique

Ce guide vous explique comment mettre en place des envois de mails automatiques aux visiteurs ayant commandé un billet (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Ce mail permet de renvoyer un mail de rappel à vos clients 2 jours avant l'évènement avec les informations des billets, l'adresse et l'horaire de l'évènement
 

Activer le mail automatique
 

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Depuis le menu de gauche sous Outils Marketing cliquer sur E-mails automatiques
   
   
   
    

Activer et prévisualiser le mail automatique

Ces options sont disponibles en cliquant sur l'icône à droite du mail automatique concerné. L'image en haut de ce mail reprendra le logo de votre billetterie à configurer dans Paramètres et Paramètres de la billetterie 



 

En savoir plus 

• Guide démarrage : Billetterie
• Comment intégrer un logo d'Infomaniak Events sur votre site
• Comment utiliser la newsletter Infomaniak pour communiquer avec vos clients

Ce guide vous explique comment effectuer des ventes depuis un compte organisateur ainsi que les ventes sur place (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak). Si vous souhaitez p.ex imprimer des billets gratuits, invitations, VIP ou payants, vous pouvez effectuer une commande depuis le guichet et générer ces billets

Accéder au guichet

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. cliquer sur Guichet dans le menu de gauche
   
   

Créer une nouvelle commande depuis le guichet

Pour cela:

1. Choisir si la vente concerne un évènement, un pass ou un bon cadeau
   
2. Choisir l'évènement ou l'article souhaité, ainsi que le nombre de billets à mettre dans le panier

1. Définir les paramètres dans le panier, telle la place sur le plan de salle, les informations des formulaires par tarifs, et l'utilisation d'un code promotionnel ou bon cadeau.
   
2. Il est possible de personnaliser les informations figurant sur les billets à imprimer à ce moment-là
3. Définir un mode de paiement. Pour un billet gratuit, tel pour une invitation, il faudra choisir le mode de paiement Gratuit/Invitation
4. Une fois les informations renseignées, Valider la commande

Associer la commande à un client

Sur le guichet, l'attribution d'une commande à un client est facultatif. Il est donc nécessaire de le renseigner si l'on souhaite pouvoir retrouver une commande avec le nom ou l'adresse mail du client, leur envoyer les billets par e-mail, ou pouvoir afficher le nom et prénom du client sur le billet.

Pour ce faire, il faudra cliquer sur l'onglet Client et rechercher ‍‍un client existant ou créer une nouvelle fiche client.

Imprimer ou envoyer les billets

Il vous est possible d'imprimer ou d'envoyer les billets par email. Pour ce faire, il faut se rendre sur l'onglet correspondant et choisir le type d'impression ou d'envoi de mail.

Autres utilisations du guichet

Le guichet permet de faire d'autres opérations importantes, tels les échanges de billets ou les validations de réservations.

Pour plus d'information sur ces opérations, veuillez consulter le guide concerné : 

• Échange de billets sur le guichet

Ce guide vous explique comment créer une nouvelle billetterie dans le cadre du système de billetterie Infomaniak.

Chaque période permet ainsi de distinguer chaque édition de vos billetteries ou gérer différentes billetteries gérées par un organisateur. Chaque billetterie pourra être gérée indépendemment des autres billetterie dans l'outil.
 

Créer l'outil Ticketing en ligne

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak
2. Cliquer sur le lien la tuile Ticketing ou se rendre sur la page de vente en ligne
3. Cliquer sur Tester gratuitement en haut à droite de la page
   

Création de la période

1. Si des billetteries existent déjà, Cliquer sur le bouton bleu Ajouter
   
2. Indiquer le nom de la billetterie, les devises à utiliser ainsi que les langues à utiliser sur la billetterie
3. Indiquer les coordonnées de l'utilisateur
4. Choisir l'apparence par défaut de la billetterie

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Créer un événement dans la billetterie
• Créer un événement avec plusieurs dates
• Créer un pass ou un abonnement

Ce guide vous explique comment ajouter des utilisateurs en tant que revendeurs afin qu'ils puissent vendre des billets pour vos évènements (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Préambule

• Si vous avez des points de ventes, des partenaires, ou simplement des caisses à l'entrée de l'évènement, vous pouvez leur donner des accès revendeurs.
• Vous pourrez ainsi leur octroyer les droits de vente depuis le guichet.
• La gestion des profils se fait au niveau de votre compte Organisateur ; prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Ajouter un revendeur

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur en haut à droite:
   
3. Suivez l'assistant de création en remplissant les différentes informations de l'utilisateur.
4. Choisissez Utilisateur avec droits limités à l'étape du choix de rôle:
   
5. Choisissez la Billetterie à l'étape du choix des produits auxquels l'utilisateur pourra accéder:
   
6. Un volet latéral s'ouvre — sélectionnez les cases afin de donner accès aux billetteries concernées:‍
   
7. Terminez l'ajout, un e-mail est envoyé pour l'activation du compte utilisateur.

Prochaine étape

Vous pouvez maintenant créer des profils pour détailler les accès des revendeurs…

Ce guide explique comment utiliser les scanners Android pour le contrôle des billets pour votre événement (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).
 

Prérequis

Vérifier la connexion au Wifi Infomaniak. Si aucune connexion n’est détectée, vérifier la connexion dans le menu Réglages de l’appareil.

Utilisation du scanner

1. Se connecter à l’application en utilisant une des méthodes suivantes
   • Avec l’adresse mail et mot de passe du compte Infomaniak ayant accès à la billetterie
   • Avec le code organisateur disponible dans le menu Contrôle des billets / Outils de contrôle
   • Soit avec un code généré dans le menu Paramètres et Gestion des profils
2. Sélectionner si besoin les dates en haut pour afficher les bons événements
3. Sélectionner un ou plusieurs événements à scanner (longue pression sur chacun pour la multisélection)
4. Pointer la caméra sur le code QR pour effectuer le scan
5. Le scanner indiquera si le billet est valable ou non

Les paramètres de l'appliation

Sur la page principale

• Annulation rapide des billets : Permet de scanner les billets imprimés à l’avance (vos invendus) afin de les remettre en vente rapidement sans avoir à consulter les commandes dans le manager Infomaniak
• Mode de Scan :
  • Normal - Scan classique, le billet est autorisé une seule fois à entrer
  • Entrée / Sortie - Valide les billets dans l’un ou l’autre mode pour autoriser les participants à entrer et à sortir
  • Entrées Multiples - Valide et autorise l’entrée plusieurs fois, billet jamais refusé (sauf s’il s’agit d’une mauvaise date)
• Mode Laser :
  • Bluebird - pour rendre l’application compatible avec les appareils Bluebird
  • Zebra -  pour rendre l’application compatible avec les appareils Zebra

Sur la page de l'évènement

• Recherche d’une commande : permet de retrouver une commande avec le nom du visiteur ou numéro de la commande
• Flash : permet d’activer le flash sur l’appareil
• Scan par zone : Permet de limiter les billets attribués aux zones choisies

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Mise en place du pack de vente
• Scanner les billets avec les appareils Android

Ce guide vous explique comment procéder à des remboursements lors des annulations de commandes (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Infomaniak ne s'occupe pas des remboursements

Infomaniak n'a aucun pouvoir de décision au sujet des annulations, remboursements ou échanges de billets. Vous pouvez mettre en place des méthodes pour les échanges de billets soit sur le guichet ou permettre à vos clients de le faire depuis la billetterie en ligne.

Selon la méthode de remboursement que vous souhaitez effectuer, il vous faudra demander les informations nécessaires aux clients qui en effectuent la demande. Vous pouvez aussi demander aux clients de les renseigner lors de la commande si vous le souhaitez.
 

Annulation des billets

Veuillez consulter le guide pour les annulations de billets sur la billetterie pour les différentes méthodes d'annulations vous étant disponibles.

Reversements Infomaniak

Infomaniak reverse les fonds au début de chaque mois. Consulter le guide à ce sujet pour plus de détails

En savoir plus

• Guide de démarrage : Billetterie
• Échanger un billet depuis le guichet
• Activer le mode échange pour vos clients
• Assurance Annulation

Ce guide vous explique comment utiliser les formulaires d'inscriptions pour demander des informations à vos clients lors qu'ils passent une commande (dans le cadre du système de billetterie Infomaniak).

Vous pouvez ainsi demander à vos clients de fournir des informations tels le nom et prénom, numéro de téléphone, adresse ou tout autre renseignement que vous jugerez nécessaire.
 

Protection des données et le droit à l'oubli

Toutes les informations récoltées auprès de vos clients sont conservées en tout temps sur les serveurs d'Infomaniak en Suisse. Ces données sont la propriété exclusive de l'organisateur de l'évènement. Infomaniak ne les utilisera jamais dans un but commercial ni ne les transmettra à des parties tierces. 

Mise en place des formulaires 

Il existe trois moyens bien distincts de demander des informations à vos clients:

1. Le formulaire d'inscription - inscription demandée lors d'une commande sur la billetterie.
2. Le formulaire par tarif - pour récupérer les informations de chaque participant.
3. Le formulaire du pass - demandé lorsqu'on commande un pass / abonnement

Exporter les informations des clients

Pour consulter et extraire les informations récoltées au moyen des formulaires, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide vous explique comment contacter les personnes ayant acheté des billets à vos évènements directement depuis le système de billetterie Infomaniak.

Cet outil permet ainsi de communiquer rapidement avec vos clients, qu'il s'agisse de leur indiquer un changement d'horaire, une annulation ou report, ou pour préciser certaines informations importantes.

Comment envoyer un mail ou SMS aux clients

Pour cela:

1. Se connecter à votre espace Infomaniak (manager.infomaniak.com)
2. Se rendre dans la Billetterie
3. Aller sur le menu Programmation et Évènements et choisir l'évènement ou la date concernée
4. Cliquer sur le lien souhaité en bas de la page
   
5. Choisir les clients à contacter
6. Écrire le message à envoyer