Verwalten Sie Zimmerreservierungen mit dem Calendar

Dieser Leitfaden beschreibt die Funktion der Raumbuchung (für Meetings, Sport, Kurse usw.), die in der Web-App Calendar von Infomaniak verfügbar ist (Online-Dienst calendar.infomaniak.com).

Einleitung

• Es ist möglich, physische Besprechungsräume über Calendar zu erstellen und mit Ereignissen zu verknüpfen, um z. B. ein Ereignis an einem bestimmten Ort mit begrenzter Kapazität und Ausstattung zu organisieren.
• Jeder erstellte Raum zeigt einen eigenen Kalender in der App an.
• Eine doppelte (oder mehrfache) Raumbuchung ist möglich.

Verwalten von Ereignissen mit Besprechungsräumen

Voraussetzungen

• Die Funktion erfordert ein kSuite-Abonnement:
  • kSuite für alle: 1 Raum/Ressource
  • kSuite Standard: 3 Räume/Ressource
  • kSuite Pro: 6 Räume/Ressource
  • kSuite Enterprise: 100 Räume/Ressource
• Das Erstellen von Räumen erfordert Administrator- und rechtliche Verantwortlichenrechte.

Räume einrichten

Um Räume zu erstellen, die von Mitarbeitern reserviert werden können:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst calendar.infomaniak.com).
2. Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol ‍‍ oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die entsprechende Organisation im Dropdown-Menü auf der linken Seitenleiste aus.
4. Klicken Sie auf Räume in der linken Seitenleiste.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Raum erstellen:
   
6. Geben Sie einen Namen, einen Standort (physische Adresse, Stockwerk) und eine Sitzplatzkapazität an…
   
7. Fügen Sie die eventuell vorhandene Ausstattung im jeweiligen Raum hinzu.
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Ausstattung mit dem Raum zu verknüpfen:
   
9. Klicken Sie auf Speichern, um den Besprechungsraum zu erstellen.

Die Raumdaten und die Erstellung von Räumen sind auch über die Organisations-Einstellungen im Infomaniak Manager zugänglich.

Ein Ereignis erstellen und einem Raum zuordnen

Sobald der Raum erstellt und konfiguriert ist, müssen Sie nur noch ein Ereignis erstellen und den gewünschten Raum zuordnen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst calendar.infomaniak.com).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr ‍ oben links in der Benutzeroberfläche, um ein Neues Ereignis zu erstellen.
3. Klicken Sie in das Feld Nach einem Raum oder Ort suchen, um die freien Räume für den gewählten Zeitraum anzuzeigen (die letzten 3 reservierten Räume, von der neuesten bis zur ältesten).
4. Die verfügbare Ausstattung jedes Raumes wird rechts angezeigt.
5. Klicken Sie auf Speichern, um das Ereignis und den Raum im Kalender zu veröffentlichen:
   
6. Sie finden alle Informationen zum ausgewählten Ort und zur verfügbaren Ausstattung auf der Ereignisseite im Kalender:
   

Globale Ansicht der Räume und ihrer Belegung

Es ist möglich, eine globale Ansicht des Kalenders jedes Raumes zu erhalten, um dessen Belegung zu sehen. Tatsächlich wird bei der Erstellung eines Raumes ein entsprechender Kalender in den Organisationskalendern erstellt: