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Inviter un utilisateur Ă utiliser kChat
Ce guide explique comment ajouter un utilisateur Ă kChat.
Si vous êtes administrateur de l'organisation sur laquelle se trouve kSuite (et donc kChat), vous pouvez inviter un utilisateur externe à votre organisation qui sera comptabilisé comme un utilisateur. Ce dernier sera invité à créer un compte Infomaniak s'il n'en possède pas déjà un.
A noter que vous pouvez également inviter un utilisateur totalement externe (lire ce guide - cliquer ici) et lui donner l'accès à 1 ou plusieurs canaux kChat lors de l'invitation. Il pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'organisation (dont il ne fera pas partie)
Inviter Ă utiliser kSuite
Voici comment inviter un utilisateur externe. Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur Gestion des utilisateurs dans le menu latéral gauche
- cliquer sur Utilisateurs
- cliquer sur le bouton bleu Ajouter un utilisateur
- entrer les coordonnées demandées
- cliquer sur Continuer
- définir le rôle du futur utilisateur comme étant Externe
- cliquer sur Continuer
- accorder un accès à kSuite (donc à kChat)
- cliquer sur Continuer
- ne pas intégrer l'utilisateur à une équipe de travail
- spécifier un droit utilisateurs à kDrive et kChat
- cliquer sur Continuer
- ne pas créer d'adresse mail à l'utilisateur
- cliquer sur Continuer
- spécifier l'adresse mail personnelle de l'utilisateur à inviter (il se connectera avec cette adresse mail)
- cliquer sur Continuer
- l'obliger à se connecter avec l'adresse mentionnée précédemment
- envoyer l'invitation
- le futur utilisateur externe kChat reçoit un e-mail d'invitation lui permettant de finaliser son inscription
- vous pouvez également lui fournir le lien d'invitation affiché sur la page par un autre moyen, SMS p.ex ou simplement réafficher le lien s'il a été perdu ; pour cela cliquer sur Utilisateurs dans le menu latéral gauche
- cliquer sur le menu déroulant pour afficher les utilisateurs en attente
- cliquer sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- cliquer sur Envoyer l'invitation pour choisir la méthode d'envoi
L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord kSuite indique bien ce statut:
Accepter l'invitation
Afin d'accéder à l'organisation détenant la kSuite concernée, l'utilisateur invité exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:
- un premier écran lui indique quelle est l'organisation l'ayant invité, et quelle adresse mail il devra obligatoirement utiliser lors de la création du compte utilisateur et lors des connexions futures
- les informations fournies précédemment s'affichent durant le processus d'inscription de l'utilisateur et il est nécessaire de compléter ces informations
- idem pour l'Ă©cran correspondant aux informations de connexion
- une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité par l'URL kchat.infomaniak.com ou l'URL personnalisée si Custom Brand a été paramétré
- les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui: