Questa guida illustra i diversi tipi di condivisioni che è possibile effettuare all'interno della cartella comune denominata “Cartelle dell'organizzazione” su kDrive e spiega come limitare l'accesso alla cartella se alcuni utenti non devono accedere a tutto ciò che vi si trova già. È molto facile modificare una condivisione in qualsiasi momento.

Passare da una semplice condivisione a un invito kSuite

Immagina…

• … un kDrive all'interno di una kSuite…
• … con 1 solo utente su 2…
  
• … dati in “Cartelle dell'organizzazione” e in “La mia cartella”:
  

A. Risultato di una condivisione senza necessità di registrazione dell'utente invitato

Una cartella presente nelle Cartelle dell'organizzazione viene prima di tutto condivisa con un nuovo utente completamente esterno a questo kDrive e a Infomaniak, tramite un link di condivisione pubblico:

1. Fai un clic destro sulla cartella o sottocartella interessata.
2. Scegli l'elemento Condividi:
   
3. Poi:
   1. Rimani sulla prima scheda.
   2. Attiva il link di condivisione pubblico.
   3. Aggiusta le impostazioni di sicurezza secondo le tue esigenze.
   4. Copia il link per inviarlo, o invialo direttamente dalla finestra:
      

Di conseguenza, l'utente che consulta questo link pubblico ottiene questo tipo di visualizzazione:

• Può navigare, vedere e scaricare i file, inclusi nel proprio kDrive, il tutto in sola lettura:
  

B. Risultato di una condivisione con registrazione (non conteggiata in kSuite)

Una cartella presente nelle Cartelle dell'organizzazione viene ora condivisa con un utente di tipo “esterno” che dovrà registrarsi o almeno accedere al proprio account se ne possiede già uno, e accettare l'invito.

Per fare ciò, questa volta è necessario scegliere la seconda scheda di condivisione:

1. Fai un clic destro sulla cartella o sottocartella interessata.
2. Scegliere l'elemento Condividi.
3. Cliccare sulla seconda scheda.
4. Inserire l'indirizzo email dell'utente interessato.
5. Cliccare per aggiungerlo (l'operazione può essere eseguita per più utenti contemporaneamente):
   
6. Per quanto riguarda la libertà concessa all'utente di modificare o meno la parte del kDrive a cui avrà accesso, la scelta fatta qui è quella di Modificare.
7. Cliccare su Invia l'invito:
   
8. Questa scelta (vedi punto 6 sopra) permetterà di invitare questa persona come utente esterno in un primo momento — leggere più sotto per l'invito completo a kSuite):
   
9. L'amministratore può vedere la richiesta in attesa e rinviare l'invito se necessario:
   
10. La persona invitata riceve un'e-mail per registrarsi come utente Infomaniak:
    
11. La persona compila il modulo con i propri dati e sceglie una password, il suo indirizzo email è già compilato, quest'ultimo sarà il suo identificativo del conto Infomaniak:
    
12. Una volta terminata la registrazione, un'interfaccia kDrive semplificata con a sinistra “Condiviso con me” permette di accedere al contenuto condiviso (solo il contenuto condiviso inizialmente, e non l'intera cartella comune) e di modificarlo:
    
    • Le eventuali modifiche apportate sono comuni a tutti gli utenti che hanno accesso a questa parte di questo kDrive.
    • L'utente non ha uno spazio privato/personale.
    • Può installare l'app mobile/desktop kDrive e connettersi, ma nessun dato sarà visibile:
      
       

    • L'utente dovrà obbligatoriamente passare attraverso l'interfaccia online per accedere ai file condivisi con lui, finché è un utente esterno, anche se possiede un kDrive personale!

    • Dal pannello di controllo dell'amministratore kDrive, gli utenti sono presentati così:
      

C. Risultato di una condivisione con registrazione come utente kSuite

Immaginiamo ora che nessuna condivisione né invito sia ancora avvenuta. Rifare i punti da 1 a 7 sopra…
… poi al punto 8:

1. Invitare questa persona come utente kSuite cliccando sul link che apre la pagina di gestione degli utenti in una nuova scheda:
   
2. Creare l'utente kSuite (seguendo l'ordine A (se necessario) poi B e C sotto):
   
3. Iniziare la creazione dell'utente (seguendo l'ordine D-E-F-G-H sotto):
   • D — Inserire un nome e un cognome.
   • E & F — A seconda delle tue esigenze, concedigli diritti estesi o piuttosto limitati all'interno dell'Organizzazione, qui solo lo stato di utente (prendi visione delle diverse autorizzazioni (diritto di accesso ai prodotti, ad esempio) e preferenze di contatto amministrativo di un utente all'interno di un'Organizzazione).
   • G — Scegli di creare (o meno) un indirizzo email per l'utente; questo influisce sul modo in cui permetti all'utente di connettersi (qui con l'indirizzo email di sua scelta - inviando l'invito a un altro indirizzo email).
   • H — Il passaggio successivo permette di integrare l'utente in un'eventuale squadra di lavoro:
     
4. Una volta terminata la procedura:
   • I — La persona invitata riceve un'e-mail per registrarsi come utente Infomaniak e puoi rinviargliela se necessario.
   • J — A seconda del ruolo assegnato alla persona invitata (vedi punto E sopra) puoi definire in qualsiasi momento quali prodotti potrà gestire sul Manager Infomaniak:
     

D. Limitare l'accesso dell'utente

Una volta terminata la registrazione, l'interfaccia kDrive del nuovo utente permette nella maggior parte dei casi di accedere a tutto il contenuto che è stato condiviso con tutti gli utenti di kDrive.

Se l'utente invitato non vede nulla in questa cartella comune, verifica dal conto amministratore se i diritti di condivisione sono stati estesi a tutti gli utenti di kDrive:

 

L'inverso è anche possibile: se il nuovo utente kSuite accede a tutte le Cartelle dell'organizzazione e questo non è desiderato, è necessario che l'amministratore modifichi la condivisione della cartella genitore (la cartella alla radice della cartella comune, ad esempio):

1. Fai clic con il tasto destro del mouse sulla cartella genitore, scegli l'elemento Condividi poi scegli la seconda scheda di condivisione e clicca su Gestisci a destra per selezionare l'eliminazione della condivisione (l'effetto è ricorsivo e si applica quindi a tutti gli elementi contenuti all'interno della cartella genitore):
   
   
    
2. Ripeti quindi una condivisione ma più limitata a partire dalla cartella interessata:
   
    
3. Verifica la colonna degli accessi sull'albero kDrive:
   
4. Ecco, l'utente vede solo una parte della cartella comune:
   
5. E questa volta, se l'utente installa l'app kDrive, potrà scegliere il kDrive in questione:
   
   e accedere ai file sul computer: