Gestisci le prenotazioni delle camere con il Calendar

Questa guida illustra la funzionalità di Prenotazione di sale (di riunione, di sport, di corsi, ecc.) disponibile sull'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com per la gestione dei vostri eventi e appuntamenti).

Preambolo

• È possibile creare e associare sale riunioni fisiche a eventi da Calendar, per esempio organizzare un evento in un luogo specifico con attrezzature e posti limitati.
• Ogni stanza creata mostra un calendario dedicato sull'app, che è possibile .
• Una doppia (o più) prenotazione della sala è possibile.

Gestire eventi con sale riunioni

Prerequisiti

• Creare sale richiede i diritti “Amministratore” e “Responsabile legale”.

Configurare le sale

Per creare sale accessibili alla prenotazione da parte dei collaboratori:

1. Clicca qui per accedere all'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Clicca sull'icona Impostazioni ‍‍ In alto a destra.
3. Controllare o selezionare l'Organizzazione interessata dal menu a discesa del menu laterale sinistro.
4. Clicca su Stanze nel menu laterale sinistro.
5. Clicca sul pulsante Creare una sala:
   
6. Dare un nome, una posizione (indirizzo fisico, piano), una capacità di posti a sedere...
   
7. Aggiungere il materiale eventualmente disponibile nella stanza in questione.
8. Clicca su Salva per salvare il materiale collegato alla sala:
   
9. Clicca su Salva per creare la sala riunioni.

Le informazioni e la creazione di sale sono accessibili anche da Parametri dell'organizzazione dell'Infomaniak Manager.

Crea un evento associandogli una sala

Una volta creata e configurata la sala, basta creare un evento per associare la stanza desiderata:

1. Clicca qui per accedere all'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Clicca sul pulsante Altro ‍ in alto a sinistra dell'interfaccia per creare un Nuovo evento.
3. Clicca nel campo Cercare una stanza o un luogo per visualizzare le sale libere sulla nicchia (le ultime 3 prenotate dalla più recente alla meno recente).
4. Il materiale disponibile in ogni stanza viene visualizzato a destra.
5. Clicca su Salva per pubblicare l'evento e la sua sala nel calendario:
   
6. Trovate tutte le informazioni sul luogo scelto e il materiale a disposizione nella pagina dell'evento nel calendario:
   

Visione globale delle sale e della loro occupazione

È possibile avere una vista globale su un calendario di ogni stanza per vedere la sua occupazione. Infatti, quando viene creata una sala, viene creato un calendario associato ad essa nei calendari dell’Organizzazione: