Gestisci le prenotazioni delle camere con il Calendar

Questa guida descrive la funzionalità di prenotazione delle sale (riunioni, sport, corsi, ecc.) disponibile nell'app Web Calendar di Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).

Premessa

• È possibile creare e associare sale riunioni fisiche agli eventi dal Calendar, per esempio per organizzare un evento in un luogo specifico con attrezzature e un numero limitato di posti.
• Ogni sala creata mostra un calendario dedicato nell'app.
• È possibile una doppia (o più) prenotazione della sala.

Gestire eventi con sale riunioni

Prerequisiti

• La funzionalità richiede un'offerta kSuite:
  • kSuite per tutti: 1 sala/risorsa
  • kSuite standard: 3 sale/risorsa
  • kSuite pro: 6 sale/risorsa
  • kSuite azienda: 100 sale/risorsa
• Creare sale richiede i diritti di “Amministratore“ e “Responsabile legale“.

Configurare le sale

Per creare sale accessibili alla prenotazione da parte dei collaboratori:

1. Fai clic qui per accedere all'app Web Calendar di Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Fai clic sull'icona Impostazioni ‍‍ in alto a destra.
3. Verifica o seleziona l'Organizzazione interessata nel menu a discesa nella barra laterale a sinistra.
4. Fai clic su Sale nella barra laterale sinistra.
5. Fai clic sul pulsante Crea una sala:
   
6. Assegna un nome, un indirizzo (indirizzo fisico, piano), una capacità di posti…
   
7. Aggiungi l'attrezzatura eventualmente disponibile nella stanza in questione.
8. Fai clic su Salva per collegare l'attrezzatura alla sala:
   
9. Fai clic su Salva per creare la sala riunioni.

Le informazioni e la creazione delle sale sono accessibili anche dalle impostazioni dell'Organizzazione nel Manager di Infomaniak.

Crea un evento e associa una sala

Una volta creata e configurata la sala, è sufficiente creare un evento per associarvi la sala desiderata:

1. Fai clic qui per accedere all'app Web Calendar di Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Fai clic sul pulsante Più ‍ in alto a sinistra dell'interfaccia per creare un Nuovo evento.
3. Fai clic nel campo Cerca una sala o un luogo per visualizzare le sale libere per l'orario selezionato (le ultime 3 prenotate, dalla più recente alla meno recente).
4. L'attrezzatura disponibile in ciascuna sala è visualizzata a destra.
5. Fai clic su Salva per pubblicare l'evento e la sala nel calendario:
   
6. Troverai tutte le informazioni sulla sede scelta e sull'attrezzatura disponibile nella pagina dell'evento nel calendario:
   

Vista globale delle sale e della loro occupazione

È possibile ottenere una vista globale del calendario di ciascuna sala per vederne l'occupazione. Infatti, quando viene creata una sala, un calendario associato viene creato nei calendari dell'Organizzazione: