Gestire le prenotazioni delle sale con l'app Web Calendar

Questa guida dettaglia la funzionalità di prenotazione delle sale (di riunione, di sport, di corsi, ecc.) disponibile sull'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com per la gestione dei vostri eventi e appuntamenti).

Premessa

• È possibile creare e associare sale riunioni fisiche a eventi da Calendar, ad esempio per organizzare un evento in un luogo specifico con attrezzature e un numero limitato di posti.
• Ogni sala creata mostra un calendario dedicato sull'app, che è possibile condividere.
• È possibile prenotare una sala (o più) contemporaneamente.

Gestire eventi con sale riunioni

Prerequisiti

• Creare delle sale richiede i diritti “Amministratore” e “Responsabile legale”.

Configurare le sale

Per creare sale prenotabili dai collaboratori:

1. Clicca qui per accedere all'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Clicca sull'icona Impostazioni ‍‍ in alto a destra.
3. Verifica o seleziona l'Organizzazione interessata nel menu a discesa del menu laterale sinistro.
4. Fai clic su Sale nel menu laterale sinistro.
5. Clicca sul pulsante Crea una sala:
   
6. Inserisci un nome, una posizione (indirizzo fisico, piano), una capacità di posti...
   
7. Aggiungi l'attrezzatura eventualmente disponibile nella stanza in questione.
8. Clicca su Salva per salvare il materiale collegato alla sala:
   
9. Clicca su Salva per creare la sala riunioni.

Le informazioni e la creazione delle sale sono accessibili anche dai parametri dell'Organizzazione su Manager Infomaniak.

Creare un evento associandogli una sala

Una volta creata e configurata la sala, basta creare un evento per associare la sala desiderata:

1. Clicca qui per accedere all'app Web Calendar Infomaniak (servizio online calendar.infomaniak.com).
2. Clicca sul pulsante Più ‍ in alto a sinistra dell'interfaccia per creare un Nuovo evento.
3. Clicca nel campo Cerca una sala o un luogo per visualizzare le sale libere nel periodo selezionato (le 3 più recenti prenotate, dalla più recente alla meno recente).
4. Il materiale disponibile in ogni sala viene visualizzato a destra.
5. Clicca su Salva per pubblicare l'evento e la sala nel calendario:
   
6. Trovi tutte le informazioni sul luogo scelto e il materiale disponibile sulla pagina dell'evento nel calendario:
   

Vista d'insieme delle sale e della loro occupazione

È possibile avere una visione d'insieme sul calendario di ogni sala per vedere la sua occupazione. Infatti, quando una sala viene creata, un calendario associato ad essa viene creato nei calendari dell'Organizzazione: