Politique de confidentialité des données

Données personnelles sur l'utilisateur :

Nous collectons les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous utilisez ou vous inscrivez à l'un de nos services, que vous achetez et/ou enregistrez un nom de domaine, et/ou lorsque vous nous contactez directement par un canal de communication quelconque (par exemple, les tickets d'assistance, le chat ou les appels ; nous enregistrons également des informations lorsque vous nous contactez, telles que des requêtes du support, des notes, ou informations concernant vos demandes et la manière dont nous vous avons répondu). Cette collecte est nécessaire afin de nous permettre de vous fournir nos services. Nous utilisons également des cookies et technologies similaires sur nos sites et applications mobiles pour collecter des informations sur les interactions et l'utilisation que vous avez de nos services. Voici les types de données personnelles que nous recueillons à votre sujet :

Données de contact

• votre nom
• votre prénom
• le nom de votre société, association, fondation
• votre adresse mail de connexion
• une adresse mail de récupération
• votre numéro de téléphone portable
• une adresse postale

Identifiants

• Mots de passe et informations de sécurité utilisés pour permettre l'authentification et l'accès.

Données d'interaction

• Données sur l'appareil
  • Configuration de l'appareil
  • Adresse(s) IP
  • Paramètres régionaux et linguistiques
  • Les points d'accès à proximité de votre appareil
• Données de géolocalisation (veuillez consulter la section 'Produits, Services & Applications')
  • Infomaniak Sync
  • Infomaniak Check
• Données personnelles relatives au paiement, comme l'adresse de facturation ou les données de la carte de crédit (pour les utilisateurs de services payants).
• Données personnelles que vous incluez dans vos communications avec nous (comme une carte d'identité, un passeport, des documents officiels d'enregistrement de la société, le procès-verbal d'une association, un certificat d'héritiers, un acte de décès).

La collecte de vos données personnelles s'inscrit nécessairement dans un cadre spécifique d'utilisation. Selon les différents types de données personnelles, ces dernières peuvent être utilisées pour :

1. Exécuter un contrat ou prendre des mesures en vue de conclure un contrat avec vous
2. La fourniture et l'exploitation des Services et Produits Infomaniak
3. L’amélioration continue des Services et Produits Infomaniak.
4. Fournir à nos clients un support administratif et technique
5. Contacter nos clients afin de les prévenir d’événements impactant les Services et Produits, ainsi que transmettre des messages promotionnels.
6. Permettre l'identification de nouveaux clients
7. Se conformer aux lois et règlements en vigueur
8. Répondre à une demande des autorités ou une obligation légale
9. Traiter les dossiers de postulation aux postes ouverts par Infomaniak

Nous protégeons et traitons vos informations personnelles comme si elles étaient les nôtres, et nous ne partageons jamais vos données personnelles avec des tiers sans raison valable. Dans tous les cas, les tiers n'ont pas l'autorisation d'utiliser vos informations pour un autre usage que celui décrit dans notre politique de confidentialité. Il peut donc arriver que vos données personnelles soient partagées avec des sociétés affiliées au sein de notre famille d'entreprises, avec des tiers avec lesquels nous sommes partenaires (par ex. pour vous permettre d'intégrer leurs solutions dans nos services) ou avec des fournisseurs de services tiers de confiance. Par exemple, nous pouvons partager vos données dans le cadre du traitement d'un paiement, de l'obtention d'un feedback ou encore de l'exécution d'une obligation légale.

Vous avez le contrôle de vos informations personnelles. Consultez vos choix relatifs aux données que nous collectons pour en savoir plus.

Nous vous fournissons des outils pour contrôler les informations de votre compte ainsi que des informations sur la manière dont elles sont utilisées. Accédez à votre compte utilisateur ou contactez-nous pour :

• Afficher et mettre à jour les informations de votre compte, telles que votre nom, numéro de téléphone et adresse de facturation ;
• Consulter et mettre à jour vos préférences de contact pour recevoir des messages relatifs au compte et aux produits d'Infomaniak ;
• Afficher et mettre à jour les informations Whois de vos noms de domaine enregistrés par nos soins.

Vous pouvez également vous désinscrire de nos communications marketing en cliquant sur le lien de désinscription en bas de chacun de nos e-mails, à l'exception des messages qui concernent des interventions techniques ou l'évolution de vos produits.

Vous pouvez exiger la fermeture de votre compte si les conditions suivantes sont respectées :

• Tous les produits et services doivent être résiliés avant la fermeture du compte par vos soins depuis votre Manager. Si le compte contient encore des produits ou des services actifs, le compte ne pourra pas être fermé ;
• Le solde de votre compte prépayé doit être nul. En cas de besoin, il est possible de faire une demande de remboursement pour récupérer le solde restant sur le compte bancaire de votre choix.
• La demande peut uniquement être honorée dans la mesure où vos données ne sont plus nécessaires pour les services achetés, ni requises pour nos produits légitimes à des fins commerciales ou pour des exigences légales ou contractuelles en matière de tenue de registres.

Au moment de la fermeture de votre compte, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Veuillez noter qu'un délai de 30 jours peut être requis pour supprimer la totalité des données rattachées à votre compte. Sans demande particulière de votre part, Infomaniak supprimera automatiquement l'ensemble de vos données six mois après la résiliation de votre compte. Vous ne pourrez plus accéder à votre compte et à l'historique de vos paiements une fois que celui-ci aura été supprimé.

Vous pouvez nous demander une copie de vos données personnelles au format électronique que vous pourrez transmettre à d'autres fournisseurs de services si vous le souhaitez. Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours en vous fournissant un lien pour récupérer facilement vos données.

Voici quelques moyens que nous mettons en œuvre pour vous aider à protéger votre identité et vos données personnelles :

• Nous chiffrons les données personnelles que vous nous transmettez via des formulaires en ligne en utilisant les technologies de chiffrage les plus récentes afin d'empêcher quiconque d'intercepter vos informations.
• Nous vous donnons la possibilité de renforcer la sécurité de votre compte utilisateur avec la validation en deux étapes.
• La demande peut uniquement être honorée dans la mesure où vos données ne sont plus nécessaires pour les services achetés, ni requises pour nos produits légitimes à des fins commerciales ou pour des exigences légales ou contractuelles en matière de tenue de registres.

Au moment de la fermeture de votre compte, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Veuillez noter qu'un délai de 30 jours peut être requis pour supprimer la totalité des données rattachées à votre compte. Sans demande particulière de votre part, Infomaniak supprimera automatiquement l'ensemble de vos données six mois après la résiliation de votre compte. Vous ne pourrez plus accéder à votre compte et à l'historique de vos paiements une fois que celui-ci aura été supprimé.

Infomaniak ne peut pas garantir la sécurité de vos données personnelles sans votre collaboration. Nous vous recommandons de suivre les recommandations suivantes pour protéger au mieux vos données personnelles :

• Utilisez des mots de passe complexes et différents pour chacun de vos services.
• Ne partagez jamais vos mots de passe.
• Déconnectez-vous de votre compte utilisateur lorsque vous utilisez un ordinateur que vous partagez avec d'autres personnes.
• Modifiez le mot de passe de votre compte au moins une fois par année.
• Activez la validation en deux étapes sur votre compte utilisateur.
• Installez un antivirus reconnu sur votre ordinateur.

Comment les données sont-elles traitées dans le cadre de synchronisations, de sauvegardes, d’imports ou de migrations de données à partir d’un service externe ?

Dans le cadre de nos solutions de productivité, les utilisateurs peuvent avoir la possibilité de synchroniser, sauvegarder ou importer des données à partir de services externes à Infomaniak.Dans le cadre de nos solutions de productivité, les utilisateurs peuvent avoir la possibilité de synchroniser, sauvegarder ou importer des données à partir de services externes à Infomaniak.

Quelles sont les données personnelles qu'Infomaniak collecte à mon sujet et quelle en est la finalité ?

En utilisant cette application, les données personnelles suivantes sont collectées :

• Identifiants de connexion Infomaniak de l’utilisateur
  • Adresse mail de connexion (login)
  • Mot de passe de connexion
• Carnets d'adresses stockés sur Infomaniak Mail (optionnel)
• Agendas stockés sur Infomaniak Mail (optionnel)
• Localisation de l’appareil de l’utilisateur (optionnel)

Utilisation de vos données personnelles

L’application utilise exclusivement ces données dans ce cadre :

• Identifiants de connexion : leur utilisation sert à se connecter à un compte client Infomaniak existant, à partir duquel une synchronisation va être effectuée.
• Carnets d'adresses : le client a la possibilité de synchroniser des carnets d'adresses enregistrés sur Infomaniak Mail associés aux identifiants de connexion utilisés.
• Agendas : le client a la possibilité de synchroniser des agendas enregistrés sur Infomaniak Mail, associés aux identifiants de connexion utilisés.
• Localisation : lorsque le client active l'option 'Synchronisation en Wifi seulement' (paramètres du compte dans l'application) et qu'il veut limiter à un seul ou plusieurs points d'accès WiFi (SSID), il est nécessaire que la localisation soit activée. Cette option permet de récupérer le WiFi (SSID) sur lequel est connecté l'appareil et de le comparer à la liste des points d’accès WiFi (SSID) autorisés. Si le réseau utilisé se trouve dans la liste, l'application synchronisera le ou les agenda(s) et/ou carnet(s) d'adresses sur l'appareil.

Comment vos données personnelles sont-elles partagées ?

La synchronisation des agendas et/ou carnets d'adresses implique que les événements et contacts soient disponibles à la consultation sur l'appareil final ou l'application finale, et soient dès lors soumis aux conditions d'utilisation de l'appareil et des applications natives ou tierces utilisées.Infomaniak kCheck est une application qui permet à l'utilisateur de transmettre de manière sécurisée les éléments requis pour effectuer des contrôles de sécurité. Lorsque l'utilisateur reçoit une demande de vérification d’identité (veuillez consulter les conditions spécifiques pour connaitre les différentes raisons), ce dernier est invité soit à télécharger l'application, soit à l'utiliser si elle est déjà installée sur l'appareil. Toutes les données personnelles transmises dans le cadre d'une demande de vérification d’identité sont conservées le temps du traitement et au maximum pendant 72h si la demande n'est pas finalisée par l'utilisateur. Les données sont automatiquement supprimées de nos serveurs 24h après leur traitement. Une fois la procédure finalisée, l'utilisateur peut supprimer l'application.

Quelles sont les données personnelles qu'Infomaniak collecte à mon sujet et quelle en est la finalité ?

La finalité de la collecte des données personnelles par l'application est le contrôle de l’identité de la personne qui suit la procédure. Suivant la nature de la procédure, les informations suivantes peuvent être collectées :

• Numéro de téléphone portable : demandé lors de la procédure.
• Géolocalisation : demandée lors de la procédure via le GPS de l'appareil.
• Documents d’identité : le passeport, une pièce d’identité ou le permis de conduire (selon la législation en vigueur dans le pays de l'utilisateur) sont photographiés via l'application.
• Selfie : il peut être demandé à l'utilisateur de réaliser un selfie en tenant la pièce d’identité proche de son visage via l'application.

Comment vos données personnelles sont-elles utilisées ?

Les données personnelles sont utilisées comme suit :

• Numéro de téléphone portable : utilisé afin de permettre l'envoi d'un code de vérification par SMS. L'indicatif est utilisé à des fins de croisement de données avec la géolocalisation.
• Géolocalisation : utilisée à des fins de croisement de données avec l'indicatif du numéro de téléphone.
• Documents d’identité : utilisés à des fins de vérification de l’identité de l'utilisateur.
• Selfie : utilisé pour l'identification de l'utilisateur.

Comment vos données personnelles sont-elles partagées ?

Ces données ne sont à aucun moment partagées avec des tiers et sont traitées uniquement en interne par Infomaniak.

Synchronisation, sauvegarde ou migration d’e-mails, de contacts, de rendez-vous ou de documents à partir de services tiers

Infomaniak offre la possibilité d’importer, de sauvegarder ou de synchroniser des données d’autres fournisseurs comme par exemples Google Drive, Dropbox, Gmail. Dans le cas d’une opération en provenance d’un autre fournisseur comme Gmail, une connexion au compte via OAuth peut être nécessaire. L'utilisation et le transfert par Infomaniak à toute autre application des informations reçues des API de Google se font en conformité avec la Google API Services User Data Policy, y compris la Limited Use requirements.

Comment vos données personnelles sont-elles utilisées ?

Les données personnelles sont traitées de manière sécurisée et exclusivement utilisées dans le cadre de la migration ou de la récupération des données choisies par l’utilisateur. Aucune autre utilisation (par exemple, marketing) n'est faite des données collectées et nous ne transférons en aucun cas vos informations à des tiers.Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans la présente politique de confidentialité. Lorsque la période de conservation des données expire, nous les supprimons. Toute connexion à des services tiers est ensuite rompue.