Base de connaissances

La manière la plus simple de gérer vos calendriers / agendas est d'utiliser l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

Cette interface offre de nombreux avantages :

• Aucun logiciel à installer ou à configurer.
• Partage de calendriers avec d'autres utilisateurs.
• Sauvegardé en permanence.
• Synchronisation de calendriers (+ tâches) entre appareils.
• Pièce jointe / kDrive.
• Sécurise et respecte votre vie privée, hébergé en Suisse par une entreprise neutre et indépendante.

Comment démarrer Calendar Infomaniak ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

Que souhaitez-vous faire ?

1. Synchroniser les calendriers sur tous vos appareils
2. Personnaliser l'affichage de l'app
3. Afficher les jours fériés
4. Créer une tâche
5. Planifier une réunion
6. Créer un évènement unique
7. Créer un évènement récurrent
8. Créer un rappel d'évènement
9. Gérer des réservations de salles
10. Imprimer un calendrier
11. Importer un calendrier
12. Exporter un calendrier
13. Partager un calendrier
14. Partager publiquement un calendrier
15. Restaurer des évènements effacés
16. Ajouter un fichier joint à un évènement
17. Définir par défaut un calendrier sur l'app
18. Créer une app desktop (à partir de l'app Web Calendar p.ex) depuis Chrome

Ce guide explique comment utiliser le gestionnaire de tâches présent sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

Gérer ses tâches à effectuer

Pour ajouter une tâche sur le gestionnaire de tâches :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Tasks (service en ligne calendar.infomaniak.com/tasks)…
   • … également accessible en cliquant sur l'icône des Tâches dans le menu latéral droite:
     
   • … ou sur ksuite.infomaniak.com/all/calendar/tasks:
     

Le gestionnaire une fois ouvert, vous pouvez Créer une tâche en haut à gauche, liée au calendrier spécifié à droite du bouton.

Si vous ajoutez une date d'échéance à votre tâche celle-ci s'affichera sur l'agenda correspondant:

Vous pouvez également filtrer et trier vos tâches affichées grâce au bouton situé en haut à droite du gestionnaire, à côté de la croix permettant de le fermer:

Pour synchroniser des tâches avec un appareil Android, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment imprimer un calendrier / agenda depuis l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Imprimer le contenu d'un calendrier / agenda

Si vous utilisez seulement la fonction d'impression de votre navigateur avec Calendar, vous imprimerez l'interface et pas forcément le contenu du calendrier. Afin d'imprimer la liste de votre planning (quel que soit le mode d'affichage habituellement sélectionné):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône d'imprimante situé en haut à droite:
   

Ce guide explique comment modifier la couleur des évènements relatifs à vos calendriers / agendas de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Vous pouvez également personnaliser de façon globale la période affichée dans ceux-ci.

Définir certains réglages par défaut

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation.
4. Prenez connaissance de cet autre guide concernant l'élément calendrier par défaut.
5. Les réglages comme la durée d'un évènement par défaut ou les heures de travail à afficher sur le calendrier vont notamment permettre d'améliorer l'utilisation de l'assistant de prise de rendez-vous :
   

Définir la couleur d'un calendrier/agenda

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du calendrier concerné.
3. Cliquez sur Modifier:
   
4. Le choix de la couleur s'appliquera à ces emplacements:
   

Définir la couleur d'un évènement

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Créez un évènement et choisissez sa couleur:
   
3. Le choix de la couleur individuelle s'appliquera à ces emplacements:
   

Si l'évènement est déjà créé:

1. Cliquez sur l'évènement puis sur l'icône crayon ✎ pour éditer les détails et notamment sa couleur:
   

Personnaliser la période affichée

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Choisissez d'afficher l'agenda au : jour, Semaine, Mois, Année ou en vue Planning
   

Ce guide explique comment obtenir des rappels d'évènement de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com) sur un système de discussion comme kChat ou Slack.

Préambule

• Cette fonctionnalité vous permettra d'être notifié dans le fil de discussion de votre choix lorsqu'un évènement est proche.
• Le système de webhook est une méthode pour qu'une application ou un service envoie des informations à une autre application ou service en temps réel, de façon sécurisée et authentifiée.

Annoncez le webhook à Calendar

Pour ajouter le webhook de votre système de discussion sur Calendar :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Intégrations dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter un webhook:
   
    
5. Définissez :
   
   1. Un nom pour identifier facilement le Webhook lorsque vous ajoutez des rappels.
   2. L'URL du webhook (obtenue auprès de votre système de discussion - des exemples sont présentés plus bas dans la FAQ).
   3. Les éléments (repris automatiquement de votre évènement et/ou ajoutés manuellement ici) et leur disposition dans le message qui sera envoyé :
      • Insérez %subject%‍ pour inclure le sujet de l'évènement.
      • Insérez %date%‍ pour inclure la date de l'évènement.
      • Insérez %description%‍ pour inclure la description de l'évènement.
      • Insérez %location%‍ pour inclure l'éventuelle localisation de l'évènement.
6. Cliquez sur Ajoutez.

Créez un évènement avec rappel par chat

Maintenant que Calendar est lié à votre compte de système de discussion, vous pouvez choisir d'être notifié dans une discussion lorsque vous ajoutez un rappel à un évènement :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Créez un nouvel évènement.
3. Cliquez en bas à droite pour afficher les champs supplémentaires:
   
4. Ajoutez un rappel:
   
5. Dans le menu déroulant, choisissez le webhook configuré.
6. Validez les modifications.

Vous recevrez désormais un rappel dans le chat correspondant au webhook.

Exemples pour l'obtention d'un webhook

kChat

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Rendez-vous dans la partie Intégrations.
3. Cliquez sur Webhooks entrants :
   
4. Cliquez en haut à droite sur Ajouter.
5. Complétez les informations requises afin de créer le "bot" qui va poster les messages de relance dans kChat dans le canal de votre choix:
   
6. Enregistrez pour obtenir l'URL du webhook:
   
7. Créez la notification personnalisée dans Calendar (lire plus haut si nécessaire):
   
8. Sélectionnez votre notification personnalisée lors de l'ajout d'un rappel sur votre évènement:
   

Slack
 

1. Cliquez ici afin d'accéder aux WebHooks Slack.
2. Choisissez le fil de discussion dans lequel vos rappels s'afficheront (p. ex. @slackbot ou #general):
   
3. Enregistrez pour obtenir l'URL du webhook.

Créez d'autres webhooks pour définir des rappels dans d'autres fils de discussion.

Personnalisez les relances d'un rappel Slack

Vous pouvez librement utiliser les options de formatage de Slack dans vos notifications. Exemple :

N'oubliez pas de %subject% pour le %date%.
À prendre avec le jour J : %description%.
Lieu de l'évènement : %location%

Ce guide explique comment obtenir et installer une application sur ordinateur à partir de certaines interfaces Infomaniak comme celle de kSuite ou celles qui permettent de gérer vos calendriers/agendas ou vos carnets d'adresses.

Installer une progressive web app (PWA)

Une Progressive Web App (PWA) est une application conçue pour le Web et offrant une expérience semblable à celle d'une application mobile. Les PWA sont rapides et offrent de nombreuses fonctionnalités disponibles sur les appareils mobiles. Elles peuvent p.ex fonctionner hors connexion et envoyer des notifications.

Télécharger l'app (PWA) Calendar Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).

2. Cliquez sur l'icône spécifique et dédiée aux PWA dans la barre d'adresses du navigateur:

Sur certains appareils, il faut choisir l'option “Ajouter à l'écran d'accueil” pour pouvoir “créer” l'application autonome.

Supprimer l'application Calendar Infomaniak

1. Ouvrez l'application concernée précédemment créée.
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ .

3. Cliquez sur Désinstaller:

Ce guide explique comment récupérer des événements, tâches, indisponibilités, créneaux horaires supprimés par erreur dans l'un de vos calendriers / agendas de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Restauration de calendriers/agendas

Des points de restauration sont effectuées tous les jours. Si des événements peuvent être restaurés alors il vous est possible de revenir au point d'il y a 24 heures, 48 heures, 7 jours et 30 jours:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Actions avancées depuis le menu latéral gauche.
3. Sélectionnez Restaurer.
4. Choisissez le calendrier à restaurer.
5. Choisissez la version souhaitée (1/2/7/30 jours).
6. Lancez la restauration grâce au bouton en bas de page qui s'active si des événements peuvent être restaurés:
   

Ce guide explique comment enregistrer et exporter un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous) au format .ics.

Exporter un calendrier

Pour exporter l'agenda au format .ics:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Actions avancées dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Exporter dans le menu latéral gauche.
4. Cochez le(s) calendrier(s) à exporter.
5. Cliquez sur Exporter:
   
6. Enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet de l'importation d'évènements sur le calendrier Infomaniak.

Ce guide détaille la fonctionnalité de réservation de salles (de réunion, de sport, de cours, etc.) disponible sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Il est possible de créer et d'associer des salles de réunion physiques à des évènement depuis Calendar, pour p.ex organiser un évènement dans un lieu précis disposant d'équipements et d'un nombre de places limité.
• Chaque salle créée affiche un calendrier dédié sur l'app, qu'il est possible de partager.
• Une double (ou plus) réservation de salle est possible.

Gérer des évènements avec salles de réunion

Prérequis

• Créer des salles requiert les droits “Administrateur“ et “Responsable légal“.

Configurer les salles

Pour créer des salles accessibles à la réservation par les collaborateurs:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Salles dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Créer une salle:
   
6. Donnez un nom, un emplacement (adresse physique, étage), une capacité de places…
   
7. Ajoutez le matériel éventuellement disponible dans la pièce en question.
8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le matériel lié à la salle:
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour créer la salle de réunion.

Les informations et la création de salles sont aussi accessibles depuis les paramètres de l'Organisation sur le Manager Infomaniak.

Créer un évènement en lui associant une salle

Une fois la salle créée et configurée, il suffit de créer un évènement pour lui associer la salle désirée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Cliquez dans le champ Rechercher une salle ou un lieu pour afficher les salles libres sur le créneau (les 3 dernières réservées de la plus récente à la moins récente).
4. Le matériel disponible dans chaque salle est affiché à droite.
5. Cliquez sur Enregistrer pour publier l'évènement et sa salle dans le calendrier:
   
6. Vous retrouvez toutes les informations sur le lieu choisi et le matériel à disposition sur la page de l'évènement dans le calendrier:
   

Vue globale des salles et de leur occupation

Il est possible d’avoir une vue globale sur un calendrier de chaque salle pour voir son occupation. En effet quand une salle est créée, un calendrier associé à celle-ci est créé dans les calendriers de l’Organisation:

Ce guide explique comment rendre public l'un de vos calendriers / agendas depuis l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Vous obtiendrez une URL propre à votre agenda au format .ics que Calendar (ex-iCal Apple), Calendrier (ex-iCalendar Microsoft), Thunderbird (ex-Lightning Mozilla) ou encore Google Agenda peuvent reconnaitre pour afficher votre agenda:
  
• Les données contenues dans le calendrier partagé ne seront plus privées mais ne seront disponibles qu'en lecture seule aux utilisateurs qui s'y "abonnent”.
• La fréquence des mises à jour ponctuelles opérées par l'application qui souscrit à l'URL de votre calendrier doit être définie sur l'application en question.
• Des scripts PHP (non fournis) permettent également de parser de tels fichiers vous permettant p.ex l'inclusion d'évènements sur un site Web.
• Prenez connaissance de cet autre guide pour configurer la synchronisation de vos calendriers/agendas ou de cet autre guide pour partager un calendrier/agenda à vos collaborateurs avec différentes permissions.

Activer le partage public d'un calendrier Infomaniak

Pour partager un agenda publiquement :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite d'un calendrier.
3. Cliquez sur Partager.
4. Activez le bouton à bascule (toggle switch) pour le partage public.
5. Cliquez sur l'icône pour copier l'adresse dans le presse-papiers:
   
   • Il est en tout temps possible de supprimer l'accès public depuis cette page de partage (cf point 4 ci-dessus):