Base de connaissances

Merci de choisir la personnalisation de votre compte avec Custom Brand !

En option avec n'importe quelle offre Infomaniak ou inclus avec kSuite Entreprise, découvrez cet outil de personnalisation afin de rendre unique vos adresses Web, d'ajouter un logo ou un diaporama d'image sur votre page de connexion à votre Organisation Infomaniak.

Prérequis

• Posséder un nom de domaine dont l'extension est supportée par Infomaniak - à noter que cela fonctionne également avec un sous-domaine.
• Héberger votre nom de domaine chez Infomaniak (transférez-le vers Infomaniak si nécessaire) ou gérer la zone DNS de celui-ci chez Infomaniak.

Guides de personnalisation Custom Brand

• Personnaliser les URL et l'interface / désactiver Custom Brand
• Résoudre un problème:
  • vérification du domaine associé
  • blocage du domaine associé

Personnaliser vos adresses Web avec votre domaine

Personnaliser l'interface de votre Organisation

Les options d'interface suivantes sont modifiables depuis votre espace:

• ajout de votre logo dans l'interface de votre Organisation
• ajout d'un panorama de 3 images sur la page de connexion
• modification de la couleur du texte et du bouton de la page de connexion
• personnalisation de pages kDrive

Merci d'avoir confié la gestion de vos services à Infomaniak en espérant que vous avez eu du plaisir à les utiliser.

Préambule

• Pour la plupart des produits, confirmez la demande de résiliation par e-mail sinon aucune donnée ne sera supprimée.
• Les frais ouverts et hors forfait demeurent dus.
• Une confirmation de résiliation est envoyée aux éventuels autres administrateurs de l'Organisation.
• Les sauvegardes seront irrémédiablement supprimées lors de la résiliation, rendant toute restauration impossible.

Quel produit/service résilier?

Outils collaboratifs

• Service Mail
• kDrive
• kSuite

Web & Domaines

• Nom de domaine
• Hébergement Web
  • offre Starter
• Site Creator
• Serveur Cloud
• Certificat SSL
• Custom Brand (URLs personnalisées)

Cloud Computing

• VPS Cloud / Lite
• NAS Synology
• Swiss Backup
• Serveur Jelastic Cloud (PaaS)

Events & Marketing

• Outil Newsletter
• Gestionnaire d'invités

Streaming

• Streaming audio
• Streaming vidéo
• VOD/AOD

Comptes utilisateurs

• Clôturez votre compte de messagerie gratuite @ik.me (+ etik.com, etc.).
• Clôturez votre compte utilisateur Mail / Infomaniak.
  

N'hésitez pas à partager votre expérience personnelle avec Infomaniak. Le retour de clients satisfaits et moins satisfaits est utile et permet d'améliorer la qualité de services et de proposer des solutions adaptées aux besoins !

Ce guide vous présente les avantages de kSuite, la suite d'outils de productivité et de collaboration en ligne développée en Suisse par Infomaniak.

P‍réambule

• kSuite simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique.
• Elle intègre aussi une gestion avancée des utilisateurs de toutes les applications dont vous avez besoin pour collaborer en ligne.
• Vous choisissez le nom de domaine et kSuite s'établit ensuite en fonction de vos besoins en nombre d'utilisateurs et d'espace de stockage.
• kSuite est une offre groupée qui peut être modifiée vers une offre supérieure à tout moment mais il n'est pas possible de changer ultérieurement pour un tarif inférieur, ni de transférer kSuite vers une autre organisation.
• Les produits inclus dans kSuite ne peuvent être déplacés ou résiliés indépendamment l'un de l'autre. 

Choisir kSuite plutôt que les apps standalone

La question de choisir kDrive et/ou Mail séparément plutôt que kSuite peut en effet se poser. 

kSuite est plus économique, simplifie la gestion des utilisateurs en entreprise et regroupe tous vos produits dans une seule facturation avec une échéance unique. L'offre est recommandée à partir du moment où vous possédez ou souhaitez un nom de domaine.

Elle intègre aussi une gestion avancée et unifiée des utilisateurs et des équipes, ainsi que kChat qui ne peut pas être commandée séparément. 

Voici d'autres points:

• 1 seule facture
• carnet d'adresses & calendrier dynamique pour l'Organisation
• stockage disque plus important (par utilisateur)
• Custom Brand offert avec kSuite Entreprise

En résumé, choisir cette collection d'outils Web plutôt que les applications individuelles présente des avantages en termes d'intégration, de gestion simplifiée, de collaboration en temps réel, d'accessibilité multiplateforme et de flexibilité. Ces avantages peuvent améliorer votre efficacité, votre productivité et votre expérience utilisateur globale. 

Les produits inclus dans kSuite

Sur ksuite.infomaniak.com vous accédez à:

Créer, communiquer, planifier, collaborer, partager…

• kChat
• Un Service Mail
• Calendar
• kDrive, avec Docs, Grids et Points (même si vous possédez déjà un kDrive)
• kDrive
• AI Tools

Et aussi:

• Contacts
• kMeet
• Swisstransfer
• kPaste
• Chk

Management

• L'interface Manager avec Custom Brand inclus ou en option selon l'offre

Vous êtes Partenaire ou souhaitez le devenir afin de revendre kSuite?

Ce guide explique comment personnaliser l'affichage de l'Organisation sur laquelle on se trouve dans le Manager Infomaniak.

Préambule

• Vous pouvez notamment ajouter un logo au nom de l'Organisation et complètement remplacer l'affichage du nom par une petite bannière.
• Pour une personnalisation avancées des URL et de certaines interfaces y compris les pages de connexion, découvrez Custom Brand.

Accéder à la page de personnalisation

Prérequis

• Etre responsable légal ou administrateur dans l'Organisation concernée.
• Etre dans la bonne Organisation (ou basculer vers une autre si nécessaire).

Pour personnaliser l'interface Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la personnalisation de l'Organisation sur le Manager Infomaniak.
   

Le bouton de gauche Personnaliser permet d'éditer la partie visible en haut à gauche du Manager:

• Choisissez un logo carré seul (dans ce cas là, pas de logo rectangulaire).
• Choisissez de mettre des initiales dans le carré (dans ce cas là, il est possible d'avoir un logo rectangulaire en plus ou aucun logo rectangulaire).

Le bouton de droite Personnaliser permet d'ajouter un logo rectangulaire (uniquement) aux applications comme kDrive et Mail:

• Attention le logo rectangulaire sera pris en compte côté Manager aussi (il n'est pas possible d’avoir un logo rectangulaire différent entre ces différents services).
• Si aucun logo rectangulaire n'est configuré sur le Manager alors il n’est tout simplement pas affiché.

Ce guide explique comment remplacer le nom de domaine principal associé à une kSuite.

Préambule

• Intervertir le domaine lié à kSuite est utile si vos activités changent de nom.
• Cela influence:
  • Custom Brand (donc les URL personnalisées conduiant vers vos outils comme kDrive)
  • Service Mail (donc vos adresses mail)

Modifier le nom de domaine kSuite

Prérequis

• Posséder le nouveau nom de domaine (au besoin créez-le au préalable).
• Prendre connaissance des indications de cet autre guide en appliquant les indications correspondant à votre situation (ceci afin que le nom de domaine fonctionne lorsqu'il sera rattaché à votre kSuite).
• Ajouter le nom de domaine à kSuite.

Une fois que le nouveau nom de domaine est prêt à être utilisé à la place de l'ancien:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Cliquez sur Gérer les domaines :
   
4. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du domaine destiné à remplacer le domaine actuel.
5. Cliquez sur Définir comme domaine principal:
   
6. Cliquez sur le bouton Continuer.
7. Prenez connaissance des informations à l'écran puis validez leur lecture.
8. Cliquez sur le bouton Continuer:
   
9. Cliquez sur le bouton Confirmer:

Répercussion sur le Service Mail

En faisant l'inversion du nom de domaine de la kSuite ci-dessus, le Service Mail est automatiquement mis à jour. Vous passez de:

… à ceci:

Ce guide détaille les différents éléments qui peuvent être configurés et personnalisés sur kChat pour s'adapter au mieux à vos préférences d'utilisation.

Changer la langue de l'interface kChat

kChat s'affiche dans la langue choisie pour le Manager et tout comme votre avatar/photo de profil, ces paramètres sont gérés au sein du profil Infomaniak.

Paramétrer kChat sur le Manager

Pour accéder aux préférences kChat et notamment définir à quel canal (un ou plusieurs canaux possibles) seront automatiquement ajoutés les nouveaux utilisateurs (hors utilisateurs externes) en plus d'appartenir au canal Général:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Paramètres dans le menu latéral gauche:
   

Personnaliser l'affichage général de kChat

Pour accéder aux paramètres des applications kChat:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app mobile kChat (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) ou encore l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface.

Vous pouvez choisir:

• une densité d'affichage, et un éventuel affichage couleur en densité compacte
• l'affichage ou non des aperçus dans vos conversations
• la dimension d'un canal (largeur)
• la position de départ quand vous retournez sur un canal non lu
• le nombre de messages personnels à afficher

L'onglet Notifications vous permet de personnaliser les notifications de kChat.

L'onglet Raccourcis indique la liste des raccourcis clavier à disposition pour travailler plus rapidement avec kChat.

Résoudre un souci de zoom de l'affichage

Pour zoomer ou dézoomer l'affichage qui serait devenu illisible, il faut utiliser les raccourcis clavier suivants:

• comme sur navigateur, CTRL/CMD et - pour dézoomer
• CTRL/CMD et + pour zoomer
• CTRL/CMD et 0 pour réappliquer la taille par défaut

Dark Mode / Light Mode

Pour alterner entre un thème clair, foncé ou automatique:

1. Cliquez sur Apparence dans le menu latéral gauche des réglages sur l'app Web:
   
    

Personnaliser une discussion, un canal, etc.

En regard de chaque élément de la barre latérale gauche se trouve un menu d'action ⋮ vous permettant notamment de définir l'ordre de tri (alphabétique, par activité récente, manuel):

Définir un statut

Pour agrémenter votre profil et son affichage, dans les discussions kChat mais aussi sur les différentes pages et outils kSuite, vous pouvez définir un statut sous forme de texte et/ou d'émoticône, avec une date d'expiration éventuelle:

1. Cliquez sur votre avatar ou initiales en haut à droite de l'interface.
2. Cliquez sur Choisir un statut personnalisé.
3. Entrez un statut personnalisé ou en choisir un parmi les suggestions.
4. Entrez une date d'expiration si nécessaire.
   
5. Cliquez sur l'icône du smiley si vous souhaitez choisir un émoji accolé à votre nom.
6. Validez avec le bouton Définir le statut.

Utiliser kChat avec votre domaine et marque

Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès à un ou plusieurs canaux kChat à un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
• Vous pouvez également inviter une équipe de travail au complet depuis kChat.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres. 
   

Inviter à utiliser kSuite

Prérequis

•  Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordés pour kChat.

Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Gestion des utilisateurs dans le menu latéral gauche:
   
3. Cliquez sur Utilisateurs.
4. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un utilisateur:
   
5. Entrez les coordonnées demandées.
6. Cliquez sur Continuer:
   
7. Définissez le rôle du futur utilisateur comme étant Externe.
8. Cliquez sur Continuer:
   
9. Accordez un accès à kSuite (donc à kChat).
10. Cliquez sur Continuer:
    
11. Ne pas intégrer l'utilisateur à une équipe de travail:
    
12. Spécifiez un droit utilisateurs à kDrive et kChat.
13. Cliquez sur Continuer:
    
14. Ne pas créer d'adresse mail à l'utilisateur (effacez le contenu du champ si nécessaire).
15. Cliquez sur Continuer:
    
16. Spécifiez l'adresse mail personnelle de l'utilisateur à inviter (il se connectera avec cette adresse mail).
17. Cliquez sur Continuer:
    
18. L'obliger à se connecter avec l'adresse mentionnée précédemment.
19. Envoyez l'invitation:
    
20. Le futur utilisateur externe kChat reçoit un e-mail d'invitation lui permettant de finaliser son inscription:
    
21. Vous pouvez également lui fournir le lien d'invitation affiché sur la page par un autre moyen, SMS p.ex ou simplement réafficher le lien s'il a été perdu ; pour cela cliquez sur Utilisateurs dans le menu latéral gauche.
22. Cliquez sur le menu déroulant pour afficher les utilisateurs en attente.
23. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche.
24. Cliquez sur Envoyer l'invitation pour choisir la méthode d'envoi:
    

L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord kSuite indique bien ce statut:


 

Accepter l'invitation

Afin d'accéder à l'organisation détenant la kSuite concernée, l'utilisateur invité exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:

1. Un premier écran lui indique quelle est l'organisation l'ayant invité, et quelle adresse mail il devra obligatoirement utiliser lors de la création du compte utilisateur et lors des connexions futures:
   
2. Les informations fournies précédemment s'affichent durant le processus d'inscription de l'utilisateur et il est nécessaire de compléter ces informations:
   
3. Idem pour l'écran correspondant aux informations de connexion:
   
4. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité par l'URL kchat.infomaniak.com ou l'URL personnalisée si Custom Brand a été paramétré.
5. Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui:
   

La norme BIMI (Brand Indicators for Message Identification, indicateurs de marque pour l'identification des messages) offre la possibilité aux entreprises d'incorporer leur logo aux e-mails envoyés.

Préambule

• Les applications Infomaniak (et d'autres compagnies autour du globe - lire le chapitre “En cas de problème”) sont compatibles avec BIMI et afficheront les logos au côté des messages mail reçus.
• Les Services Mail Infomaniak permettent de configurer la messagerie avec votre logo (bien lire les prérequis) ; les avantages sont nombreux:
  • augmentation de la confiance: les destinataires peuvent identifier visuellement vos e-mails, réduisant ainsi les risques de phishing.
  • renforcement de la Marque: un logo bien visible dans les boîtes de réception renforce la notoriété de la marque.
  • meilleure délivrabilité: les e-mails conformes à DMARC ont plus de chances d’atteindre la boîte de réception principale.

1. Créer un logo

Créez un logo au format SVG (Scalable Vector Graphics). Ce format est requis car il assure une qualité optimale quel que soit l'appareil ou la taille d'affichage.

Pour être importé sur l'interface Infomaniak (lire ci-dessous) il ne doit pas dépasser 10 Mo, mais il peut également être hébergé sur un serveur sécurisé accessible publiquement et il faudra simplement indiquer son URL pour l'enregistrement DNS BIMI.

2. Obtenir le certificat VMC

Une certification de logo vérifié (VMC) est requise ; elle atteste que vous êtes le propriétaire légitime du logo. Vous pouvez obtenir cette certification auprès des autorités de certification reconnues comme DigiCert et Entrust.

Lorsque votre certificat VMC est émis, vous recevez un fichier PEM contenant le certificat de l'entité. Ce fichier PEM intègre votre logo au format SVG ainsi que le VMC.

3. Ajouter le logo au Service Mail

Prérequis

• Tous les voyants Sécurité globale de votre Service Mail doivent être au vert (SPF + DKIM + DMARC)!

Afin d'accéder au Service Mail et lui définir le logo de votre entreprise:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Sécurité globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le bouton Créer (dans la partie BIMI):
   
5. Remplissez les informations demandées à partir des documents reçus (cf chapitre 2 ci-dessus) et n'oubliez pas d'enregistrer.

En cas de problème

• Si le bouton Créer dans l'encadré BIMI reste gris, bien vérifier les messages informatifs: le DMARC peut exister mais ne pas être au pourcentage de rejet requis, donc ajuster les paramètres selon les indications.
• Lorsqu'il y a plusieurs domaines liés au Service Mail, il faut s'assurer de posséder un certificat sur chaque domaine lié si vous souhaitez BIMI sur ceux-ci.
• À noter que Microsoft Outlook, Apple Mail, Thunderbird, l'app Mail de Samsung, entre autres, n'ont pas encore adopté BIMI.

Désactiver BIMI

Pour désactiver BIMI il suffit de vous rendre sur la page de gestion du nom de domaine lié au Service Mail et de supprimer l'enregistrement TXT correspondant.