Base de connaissances

Ce guide explique comment imprimer un e-mail afin d'obtenir une impression papier (ou mieux: PDF) de votre message et non pas de l'interface elle-même, et ceci depuis Mail Infomaniak pour navigateur Web et l'app Infomaniak Mail (iOS / Android).

Imprimer un e-mail

depuis la version en ligne de Mail, accessible par navigateur Web

Pour cela:

1. se connecter à Mail Infomaniak (mail.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Edge
2. cliquer pour lire le message à imprimer
3. cliquer sur l'icône sur la droite du cadre du message
   

Vous pouvez également, depuis la liste des messages, sélectionner 1 message (l'option d'impression sera désactivée si vous en sélectionnez davantage) et l'imprimer:

1. cliquer la case pour sélectionner un message dans la liste
2. cliquer sur le menu d'action ⋮ en haut de la liste des messages
3. cliquer sur l'icône pour imprimer le message sélectionné
   

depuis l'app mobile Infomaniak Mail sur iOS / Android

Pour cela:

1. ouvrir l'app
2. appuyer sur le message à imprimer
3. appuyer sur le menu d'action ⋮ en haut à droite du message
4. appuyer sur l'icône

Ce guide explique comment partager un message reçu par mail sur Mail Infomaniak à l'aide d'un lien spécifique.

Préambule

• Il est possible de partager n'importe quel e-mail peu importe son emplacement (messages envoyés, archivés, etc.).
• Le lien de partage est valable 30 jours.
• Les pièces jointes seront visibles.
• Il n'est pas nécessaire d'avoir un compte Infomaniak pour consulter le message.
• Revenir sur le même message pour en copier le lien de partage à nouveau génère un lien différent, valable 30 jours.
• Attention: il n'est pas possible de révoquer un lien de partage.

Partager le contenu d'un message…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour obtenir le lien de partage d'un e-mail depuis l'interface Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Ouvrez le message à partager et cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
3. Depuis le menu qui apparaît, sélectionnez Copier le lien de partage:
   
4. Le lien est copié dans votre presse-papiers ; vous pouvez consulter l'URL pour prévisualiser le partage et transmettre l'URL.

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Pour cela:

1. Ouvrez l'e-mail en question sur l'app Infomaniak Mail (iOS / Android).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé en haut à droite de l'e-mail affiché.
3. Choisissez Partager l'e-mail pour envoyer le lien spécifique à cet e-mail par les moyens proposés par votre appareil (SMS, Quick Share, etc.).

Ce guide explique comment partager des contacts dans un carnet d'adresses Infomaniak avec d'autres utilisateurs Mail.

Partager un carnet d'adresses

Pour partager des contacts :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite d'un carnet d'adresses.
3. Cliquez sur Partager:
   
4. S'il y a déjà un partage en cours et que vous souhaitez en commencer un autre, cliquez sur Partager en haut sinon sur le bouton Partager plus bas:
   
5. Inscrivez l'adresse mail du compte Mail de l'utilisateur qui accédera au carnet d'adresses.
   • Si l'utilisateur ne possède pas encore un compte Mail, il pourra en créer un gratuitement.
6. Spécifiez les droits de l'utilisateur sur ce carnet d'adresses (Administration, Lecture seule, Lecture et écriture)

Les contacts créés ou déplacés/copiés vers ce carnet d'adresses seront visibles chez tous les utilisateurs ayant accès au partage.

Ce guide explique comment délier (détacher) une adresse mail de votre compte utilisateur. Le résultat sera que l'interface Web Mail Infomaniak mail.infomaniak.com et l'app mobile Infomaniak Mail pour appareils iOS / Android n'afficheront plus l'adresse mail retirée.

Détacher une adresse mail depuis le navigateur

Pour retirer une adresse mail actuellement consultée dans Mail Infomaniak:

1. se connecter à Mail Infomaniak (mail.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Edge
2. cliquer sur le chevron ‍ à droite de l'adresse mail actuellement visible sur Mail
3. cliquer sur le menu d'action ⋮ à droite de l'adresse mail que vous souhaitez délier
4. cliquer sur Détacher cette adresse mail
   
5. cliquer sur le bouton rouge pour confirmer l'enlèvement

En savoir plus

• rattacher une adresse mail depuis le navigateur
• rattacher / détacher une adresse mail depuis l'application Infomaniak Mail
• supprimer définitivement une adresse mail et son contenu

Ce guide concerne le Greylisting, une mesure de protection qui est implémentée sur les serveurs de messagerie Infomaniak.

Fonctionnement du Greylisting

Le greylisting est une technique utilisée par les serveurs de messagerie Infomaniak (entre autres) pour lutter contre le spam. Il repose sur le principe de retarder temporairement la livraison d'un message électronique pour vérifier la légitimité de l'expéditeur. Cette méthode exploite le fait que les serveurs de spam envoient souvent des e-mails sans se conformer aux normes de retransmission des messages.

1. Réception Initiale

Lorsqu'un serveur de messagerie reçoit un e-mail, il note trois éléments :

• l'adresse IP de l'expéditeur
• l'adresse e-mail de l'expéditeur
• l'adresse e-mail du destinataire

2. Refus Temporaire

Le serveur refuse temporairement la livraison de l'e-mail et envoie un message d'erreur temporaire (code 4xx). Cela signifie que le message n'est pas rejeté définitivement, mais que le serveur émetteur doit réessayer de l'envoyer plus tard.

3. Réessai

Les serveurs de messagerie légitimes sont programmés pour réessayer de livrer les messages après un certain délai. Les serveurs de spam, en revanche, ne prennent souvent pas la peine de réessayer.

4. Acceptation

Lors du réessai, si l'e-mails provient du même trio (IP de l'expéditeur, adresse de l'expéditeur, adresse du destinataire) noté précédemment, le message est accepté et livré au destinataire.

Ce guide détaille les limites de votre messagerie au niveau taille (poids des messages et taille de l'espace disque) mises en place dans le cadre des offres de messagerie Infomaniak et vous guide pour consulter le stockage utilisé.

Limite de la taille de la boite mail

• Le volume total de vos e-mails est illimité que ce soit en nombre de messages ou en place que cela représente sur l'espace de stockage.
• Seuls les utilisateurs de messagerie gratuite @ik.me (+ ikmail.com, etc.) ne peuvent pas dépasser 20 Go de stockage.

Limite de la taille de chaque e-mail

• La taille maximum d'un e-mail en envoi et réception est de 200 Mo (cela comprend à la fois la taille de la pièce jointe et le texte et image(s) présents dans l'e-mail).
• Avec l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) la limite de taille des pièces jointes est de 25 Mo, au-delà un lien Swisstransfer est généré (en savoir plus).

Limite du temps de conservation des messages

• Il n'y a aucune limite de temps de conservation des messages dans la boite de réception ou dans des sous-dossiers, à l'exception d'un e-mail qui serait supprimé, ou signalé comme spam, ou déplacé manuellement/automatiquement dans le dossier "Corbeille" ou "Spam" (ou l'une de ses appellations équivalentes comme "Éléments supprimés", "Messages Effacés", "Courrier Indésirable", y compris orthographiées dans une autre langue, "Junk" p.ex - liste non exhaustive)… Dans ce cas, l'e-mail est automatiquement supprimé après 30 jours sans possibilité de récupération.

• Les sauvegardes effectuées par Infomaniak ont également une durée de rétention.
• Il n'est pas recommandé de conserver plus de 4'000 à 5'000 messages par dossier (ralentissement de l'indexation des messages). Il est donc conseillé de déplacer vos messages dans des sous-dossiers, ce qui facilite également leur consultation. Vous pouvez le faire manuellement ou mettre en place des règles de tri automatiques.

Afficher la taille totale depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur Paramètres de l'adresse mail:
   
5. Cliquez sur Rafraichir dans l'encadré Stockage pour afficher la taille de la boite:
   

Autres limites

• Limites de l'offre Mail gratuite @ik.me (+ ikmail.com, etc.)
• Limites du nombre de destinataires mail
• Limites du nombre d'e-mails sortants

Un problème malgré tout ?

Dans le cas où l'adresse mail de votre destinataire n'est pas hébergée chez Infomaniak, il peut arriver que vous receviez un message d'erreur au moment de l'envoi de l'e-mail. Celui-ci peut prendre des formes variées comme p.ex Recipient address rejected : 5.2.2 Over quota 554 5.0.0 Service unavailable. 

Cela peut indiquer que la boîte de votre destinataire est pleine et qu'il ne peut plus recevoir d'e-mail ou que l'e-mail que vous essayez d'envoyer est trop volumineux. 

Ce guide concerne les notifications qu'il est possible de recevoir avec l'app mobile Infomaniak Mail qui permet de gérer vos e-mails sur appareils iOS / Android.

Etre notifié selon l'adresse mail spécifique

L'app mobile Infomaniak Mail permet de gérer plusieurs adresses mail et il vous est possible de ne recevoir des notifications que pour certaines de vos adresses mail et pas d'autres.

Pour vous rendrez dans les paramètres des notifications de l'application, prenez connaissance du point C de cet autre guide.

Résoudre un problème

sur iOS

Vérifiez dans les paramètres de l'app Infomaniak Mail que les notifications sont bien activées pour l'adresse mail en question:

sur Android

Sur les appareils Samsung avec One UI 6.1 et supérieur, l'écran de paramétrage système pour les notifications ne vous permet plus par défaut de spécifier laquelle de vos adresses mail doit provoquer une notification.

La solution est d'activer l'option “Gérer les catégories de notifications pour chaque application” depuis la page principale des notifications Android, en cliquant d'abord sur “Paramètres avancés” tout en bas de la fenêtre.

Revenez ensuite sur la page des notifications de l'app Infomaniak et vous pourrez appuyez sur “Catégories de notification” pour retrouver le choix de notification spécifique par adresse mail.

Recevoir toutes les notifications

Si vous avez autorisé les notifications de l'application sur votre appareil mobile, vous recevrez une notification pour chaque nouveau message qui arrive.

Résoudre un problème

Si vous voyez un nouveau message arriver dans votre boite de réception, mais que celui-ci n'a déclenché aucune notification sur votre appareil, les raisons peuvent être multiples.

1. Commencez par ouvrir l'application pour être sûr qu'elle fonctionne, mettez-la à jour si nécessaire.
2. Ouvrez une autre application ou éteignez l'écran de l'appareil (si l'application Infomaniak Mail est ouverte, au premier plan, écran allumé, l'appareil peut n'émettre aucune notification).
3. Envoyez un nouveau message de test à votre adresse mail pour déclencher une notification.
4. Est-ce que le message de test est bien dans la boite de réception ? En effet un message allant dans le spam ou un autre dossier peut n'émettre aucune notification.

sur Android

1. Avez-vous patienté plusieurs dizaines de minutes ? En effet les notifs rapides (type push) nécessitent de passer par un service de Google pour fonctionner mais certains appareils ne passant pas par les services Google (comme Fairphone), les notifications peuvent arriver à intervalle beaucoup plus espacé.

Ce guide explique comment transférer automatiquement les nouveaux messages d'une adresse mail existante, et gérée auprès d'Infomaniak, vers le compte mail de votre choix même totalement externe à Infomaniak, en conservant (ou non) les messages.

Nombre possible de redirections

Nombre d'adresses mail qu'il est possible de spécifier pour rediriger les e-mails d'une adresse mail existante:

Ajouter une redirection depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les redirections: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder à votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Redirections:
   
5. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une redirection.
6. Entrez une adresse mail de destination par ligne.
7. Cliquez sur Ajouter.

Ajouter une redirection depuis Service Mail

Afin d'accéder au Service Mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Redirection et alias ou depuis le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une redirection:
   
6. Entrez une adresse mail de destination.
7. Cliquez sur le bouton bleu + pour ajouter d'autres adresses mail.
8. Cliquez sur Confirmer pour terminer l'ajout.
9. Cliquez sur le bouton à bascule (toggle switch) afin de Conserver ou non une copie des e-mails sur l'adresse mail après redirection.

Copie ou déplacement?

Une fois qu'une adresse mail de redirection est ajoutée, il est possible de cocher la case pour effacer les e-mails du serveur après renvoi, la déviation devient alors un déplacement et non plus une copie. 

Supprimer les redirections e-mail

Vous ne pouvez pas appliquer la prestation de redirection sur plusieurs adresses mail d'un domaine en une seule opération. Toutefois l'inverse est possible et vous pourrez donc sélectionner l'ensemble des adresses d'un Service Mail et supprimer leur éventuelle redirection.

En cas de problème

• Les e-mails Gmail sont redirigés sans restriction particulière SAUF dans un cas très précis.
• Tout e-mail considéré comme spam par Infomaniak ne sera pas redirigé.

Ce guide détaille les règles à respecter pour envoyer des e-mails depuis Infomaniak à plusieurs destinataires sans que cela ne soit considéré comme de l'envoi de Spam.

Préambule

• Infomaniak est un hébergeur suisse régi par des lois suisses.
• Ces lois fédérales et les conditions générales d'utilisation stipulent qu'avant d'être ajoutés à une liste d'envoi d'e-mails, les destinataires potentiels doivent avoir donné leur consentement. 

Obtenir le consentement du destinataire

Pour que l'inscription d'un utilisateur à une newsletter soit considérée comme volontaire, ce dernier doit:

1. Avoir inscrit son adresse mail dans un formulaire dédié à un sujet précis.
2. Avoir cliqué sur un lien de validation automatiquement envoyé après l'inscription (point 1) ; cette inscription doit uniquement concerner le sujet précisé au moment de l'inscription.
3. Être enregistré par le système de Newsletter avec son adresse IP et la date.

Ceci est appelé une inscription par double opt-in.

Le terme "double opt-in" fait référence à un processus d'inscription dans lequel un utilisateur prend deux mesures distinctes pour confirmer son intention de recevoir des communications, généralement des newsletters ou des e-mails marketing.

Le possesseur d'une adresse mail peut à tout moment signaler n'importe quel message reçu comme étant du spam. Récolter les inscriptions des abonnés par double opt-in est donc la seule manière de se prémunir contre une éventuelle plainte pour spam.

Que faire en cas de plainte pour spam ?

En tant que fournisseur de messagerie, Infomaniak doit démontrer sa coopération dans la lutte contre le spam et s'assurer que l'ensemble de ses clients ne soient pas bloqués/blacklistés par les fournisseurs de messagerie des éventuels plaignants.

En cas de plainte pour spam, Infomaniak peut donc suspendre temporairement les envois et demander à l'expéditeur du message la preuve d'inscription de la personne plaignante ; le cas échéant, la plainte deviendra caduque.

En revanche, la plainte sera justifiée si aucune preuve d'inscription n'est fournie et Infomaniak pourra être contrainte de prendre des mesures: suspension de l'adresse mail, du nom de domaine ou résiliation du contrat en cas de récidive.

Comment être en règle ?

Si vous souhaitez effectuer des campagnes d'e-mailing, assurez-vous d'avoir les informations du point 3 ci-dessus (adresse IP et date d'inscription de chaque abonné). Ce processus garantit que l'utilisateur a expressément confirmé son désir de recevoir des communications, renforçant ainsi la légitimité de la liste d'abonnés et réduisant le risque de spam ou d'inscription non autorisée.

Il est donc conseillé de constituer votre liste en insérant un formulaire de contact sur votre site Web qui s'assurera de collecter les adresses mail de vos abonnés via double opt-in.

Un lien de désabonnement doit également être visible et figurer au bas de chacune de vos newsletters.

Ce guide propose plusieurs solutions afin d'effacer rapidement un grand nombre d'e-mails contenus au sein d'une adresse mail hébergée par Infomaniak. A noter que la taille de votre boite aux lettres n'est pas limitée.

Effacer des e-mails en masse…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

2. Affichez le nombre maximal d'éléments chargés à la fois:

   

3. Pour vider la boite de réception, sélectionnez l'ensemble des éléments visibles à l'écran et cliquez sur l'icône Corbeille pour les envoyer vers la corbeille:

   

   • Recommencez ce processus sur toutes les pages.
4. Hormis la boite de réception, les dossiers peuvent être vidés en quelques clics:
   
   
    
   • Attention les e-mails sont supprimés sans passer par la corbeille, comme si vous supprimiez le dossier lui-même — seule une restauration peut permettre une éventuelle récupération.

Vous pouvez également supprimer l'adresse mail se trouvant au sein d'un Service Mail, puis la recréer. Elle sera alors entièrement vide.

… depuis un logiciel/client de messagerie IMAP

Une solution solide consiste à configurer l'adresse mail dans un logiciel/client de messagerie en IMAP, qui permettra une sélection de tous les messages (pas de notion de “pages”) par conséquent l'effacement est aisé et rapide:

1. Installez Thunderbird (ou n'importe quelle autre application de messagerie sur votre appareil).
2. Ajoutez votre adresse mail en indiquant son mot de passe.
3. Patientez le temps que la boite de réception se charge.
4. Sélectionnez tous les messages.
5. Cliquez sur Effacer.
6. C'est terminé, vous pouvez retirer l'application si vous le souhaitez.

Cas particulier: les messages barrés

Pour supprimer définitivement les éventuels e-mails tracés / biffés apparaissant dans votre logiciel/client de messagerie ou sur Mail Infomaniak:

• Microsoft Outlook
  • se rendre dans le menu Édition -> Effacer les messages supprimés (en anglais, vous devez avoir un menu Purge)
• Apple Mail
  • se rendre dans le menu BAL -> Effacer les éléments supprimés

Ils disparaitront ensuite de l'interface Mail Infomaniak également.