Base de connaissances

Ce guide explique comment ajouter ou modifier un ou plusieurs enregistrements de type SPF dans la zone DNS (d'un nom de domaine) gérée sur le Manager Infomaniak.

Préambule

• Si votre nom de domaine est enregistré auprès d'Infomaniak, que votre messagerie est gérée par Infomaniak mais que le site Web est installé chez un autre hébergeur (Wix par exemple) vous gérez probablement la zone DNS (et donc le SPF) chez cet autre hébergeur: prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

Comprendre les enregistrements de type SPF

Le type d’enregistrement SPF (Sender Policy Framework) est une norme de vérification du nom de domaine de l'expéditeur d'un e-mail et vise à réduire le SPAM.

Il sert à indiquer quel serveur a le droit ou non d'envoyer des e-mails pour un domaine.

Si le SPF échoue pour un e-mail, cela signifie que ce dernier n’a pas été envoyé depuis un serveur/une adresse IP autorisé(e) par l’administrateur du domaine d’expédition.

L'e-mail est alors considéré comme un spam.

D'ailleurs Infomaniak installe ce type d'enregistrement de façon automatique lors de la création d'un Service Mail sur votre domaine (SPF strict):

v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

Ainsi le serveur destinataire de l'e-mail que vous envoyez évaluera que tout mail ne provenant pas des serveurs Infomaniak sera refusé. Ceci empêche les personnes malveillantes d'usurper des adresses mail de votre domaine.

Vous pouvez également décider de modifier le SPF pour un modèle plus souple:

v=spf1 include:spf.infomaniak.ch ?all

Dans ce cas le serveur destinataire de l'e-mail que vous envoyez évaluera selon ses propres règles s'il accepte les e-mails ne provenant pas des serveurs Infomaniak.

Pour résumer:

• ?: le serveur de réception accepte le message même si l'émetteur n'est pas listé dans le SPF
• ~: le serveur de réception accepte en général le message s'il n'est pas listé dans le SPF mais l'identifie comme suspect
• -: le serveur de réception rejette le message s'il n'est pas listé dans le SPF (recommandé)

Ajouter un SPF via un enregistrement TXT

Prenez connaissance de cet autre guide afin de gérer ce type d'enregistrement dans une zone DNS.

Ajouter plusieurs SPF

Si vous utilisez d'autres fournisseurs mail en complément d'Infomaniak, il faut obtenir leur SPF puis le fusionner avec celui d'Infomaniak selon une syntaxe précise.

Exemple de 3 SPF à fusionner:

• Celui d'Infomaniak: v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all
• Ceux de 2 fournisseurs secondaires:
  • v=spf1 include:the-second-domain.xyz ?all
  • v=spf1 include:the-other-domain.xyz ~all

... le SPF définitif à insérer dans votre zone DNS devra être de la forme:

v=spf1 include:spf.infomaniak.ch include:the-second-domain.xyz include:the-other-domain.xyz -all

Supprimez toute autre entrée SPF de la zone DNS de votre domaine !

Limites du nombre de SPF

Les SPF multiples sont limités à maximum 10 inclusions.

Le SPF Infomaniak comporte déjà 4 inclusions :

• include:relay.mail.infomaniak.ch
• include:app.mail.infomaniak.ch
• include:newsletter.infomaniak.com
• include:amazonses.com

Vérifier le ou les enregistrements SPF

L'outil de Sécurité globale sur le Manager Infomaniak vous permet une vérification et correction facilitée de vos éventuels enregistrements problématiques.

En cas de problème, il est recommandé d'analyser votre nom de domaine sur MxToolbox afin de vérifier si votre SPF comporte des erreurs de syntaxe, trop d’inclusions, ou autre piste qui pourrait conduire à une erreur:

… ou directement à l'adresse https://mxtoolbox.com/spf.aspx.

Ce guide explique comment enregistrer un e-mail directement sur votre kDrive depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com). Vous pourrez ainsi sauvegarder en 1 clic un message reçu sur une adresse de votre Service Mail Infomaniak, ceci au format .eml lisible directement au sein de votre interface kDrive.

Ajouter un mail à kDrive

Pour exporter le message mail de votre choix vers votre kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Ouvrez l'e-mail que vous désirez sauvegarder.
3. En haut à droite du message électronique concerné:
   1. Cliquez sur l'icône de dossier kDrive pour Ajouter à kDrive.
   2. Si l'icône  n'est pas visible, cliquez sur le menu d'action ⋮ et choisissez Ajouter à kDrive:
      
4. Choisissez le kDrive (parmi ceux auxquels vous êtes rattachés par votre Organisation) et l'emplacement désiré sur celui-ci pour enregistrer votre fichier - si vous le renommez, gardez l'extension .eml pour pouvoir le lire directement dans l'interface kDrive:
   
5. Cliquez sur le bouton Ajouter …
   1. Un message en bas d'écran vous notifie de la progression de l'enregistrement et vous permet de vous rendre directement à l'emplacement de sauvegarde de l'e-mail.
   2. L'e-mail enregistré peut être visualisé dans kDrive comme si vous le lisiez dans Mail directement:
      

En savoir plus

• Exporter tous les e-mails d'une adresse mail
• Exporter les pièces jointes d'un e-mail

Ce guide explique comment être notifié pour l'arrivée de nouveaux e-mails avec à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Mail Infomaniak est compatible avec les navigateurs Web (Chrome, Firefox, etc.) qui proposent les alertes visuelles à l'arrivée d'un message en arrière-plan.
• L'app mobile Infomaniak Mail (iOS / Android) propose également d'exploiter les possibilités de notification de votre appareil mobile.

Afficher une notification dans le navigateur

Pour activer les notifications du navigateur lors d'arrivée de nouveau message entrant:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Navigateur dans le menu latéral gauche.
4. Activez le bouton à bascule (toggle switch) pour Afficher une notification lors de la réception de nouveaux e-mails:
   

Pour retirer cette fonctionnalité, désactivez le bouton toggle. Il faudra également retirer l'autorisation de notifier dans le navigateur directement (voir la documentation de son éditeur).

Autoriser les notifications du navigateur…

… sur Safari

1. Ouvrez Safari.
2. Cliquez sur Préférences et sélectionner Sites web puis Notifications.
3. Recherchez le site mail.infomaniak.com et sélectionner Autoriser.

Pour plus d'information, consultez la documentation Apple.

… sur Firefox

1. Ouvrez Firefox.
2. Rendez-vous dans le menu principal dans Préférences ou Paramètres.‍
3. Rendez-vous dans Vie privée et sécurité dans le panneau de gauche.
4. Descendez jusqu'à la section Permissions.
5. Cliquez sur le bouton Paramètres à droite de Notifications.
6. Recherchez le site mail.infomaniak.com et sélectionnez Autoriser.

Pour plus d'information, consultez la documentation Firefox.

… sur Google Chrome

1. Ouvrez Google Chrome.
2. Cliquez en haut à droite sur le menu Plus ⋮ > Paramètres.
3. Rendez-vous dans Confidentialité et sécurité, puis cliquez sur Paramètres du site.
4. Cliquez sur Notifications et choisir d'autoriser les notifications :
   • Autoriser un site : à côté de l'option Autoriser, cliquez sur Ajouter. Saisissez l'URL : https://mail.infomaniak.com, puis cliquez sur Ajouter.

Pour plus d'information, consultez la documentation Google Chrome.

… sur Microsoft Edge

1. Ouvrez Microsoft Edge.
2. Cliquez en haut à droite sur le menu puis cliquez sur Paramètres.
3. Rendez-vous dans le menu Cookies et autorisations de site.
4. Cliquez sur Notifications :
   • Autoriser un site : à côté de l'option Autoriser, cliquez sur Ajouter. Saisissez l'URL : https://mail.infomaniak.com, puis cliquez sur Ajouter.

Ce guide explique comment afficher et transmettre les en-têtes d'un e-mail.

Préambule

• Un e-mail est composé d'un en-tête (header) et du contenu proprement dit du message (body, corps du texte).
• La plupart des logiciels/clients de messagerie ne montrent pas directement les en-têtes, mais les afficher ou les transmettre permet ensuite au support d'Infomaniak d'identifier les problèmes rencontrés.
• Les en-têtes d'un e-mail fournissent différentes informations comme:
  • l'expéditeur
  • le destinataire
  • la date
  • l'objet
  • les serveurs impliqués lors de la transmission entre l'expéditeur et le destinataire
    
    
     

Afficher les en-têtes…

… sur Mail Infomaniak

Pour afficher les en-têtes d'un e-mail depuis l'interface Mail Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Ouvrez le message concerné et cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite.
3. Depuis le menu qui apparaît, sélectionnez Voir les en-têtes:
   

Pour afficher les en-têtes si vous utilisez une application mail externe, prenez connaissance de cet autre guide.

Transmettre les en-têtes d'un e-mail

Pour transmettre les en-têtes d'un e-mail, en réponse à une demande du support ou au destinataire de votre choix, soit…

• … copiez-collez les en-têtes affichés selon la méthode ci-dessus.
• … transférez le message mail.

Cependant pour que les en-têtes soient présents, il est indispensable de transférer le message non pas dans le corps du message mais bien en tant que pièce jointe uniquement. Le mail en pièce jointe sera en principe au format .eml et ce fichier contient tous les en-têtes nécessaires.

Une troisième méthode de transmission complète d'e-mail est expliquée dans cet autre guide.

Ce guide explique comment ajouter ou modifier un nom d'expéditeur qui sera utilisé lors de l'envoi de vos e-mails depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Ce nom complet (généralement un nom et un prénom) est lié à votre adresse mail.
• Il s'affiche en remplacement ou à côté de votre adresse mail chez le destinataire de votre e-mail.
• A noter que s'il vous a déjà ajouté dans son carnet d'adresses avec un nom/prénom, c'est probablement celui-ci qui va s'afficher pour lui.

Comportement par défaut

Par défaut sans configuration particulière ni signature, aucun nom/prénom ne va s'afficher lorsque vous utilisez la messagerie. Vous rédigez un nouveau message:

Le message est reçu sous cette forme:

Ajouter / modifier le nom de l'expéditeur

Afin d'accéder au nom complet pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Signatures.

Si une signature existe déjà, cliquez sur le menu d'action ⋮ pour la modifier et lire le point 5 ci-dessous:

Sinon si encore aucune signature n'existe:

1. Cliquez sur Ajouter:
   
2. Sélectionner un modèle.
3. Cliquez sur Continuer:
   
4. Entrez le nom permettant de désigner votre modèle de signature.
5. Entrez le nom que vous désirez afficher à côté de l'adresse mail lors de vos envois d'e-mails.
6. Cliquez sur le bouton Créer la signature:
   
7. Revenez à l'interface de messagerie:
   

Comportement après édition de la signature

Vous rédigez un nouveau message:

Le message est reçu sous cette forme:

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur l'édition des signatures Mail et sur le comportement du nom complet chez les différents utilisateurs d'un modèle de signature.

Ce guide explique comment désactiver la double authentification, aussi appelée authentification à deux facteurs (A2F) ou vérification en deux étapes (two-factor authentication en anglais, ou 2FA) pour la connexion au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) ou à Mail Infomaniak (mail.infomaniak.com).

Désactiver la 2FA

Si la validation en deux étapes est activée et que vous souhaitez la désactiver:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de la 2FA sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer pour retirer la sécurité:
   
3. Entrez le mot de passe de connexion à votre compte.

En cas de problème

Évidemment, la procédure ci-dessus nécessite de se connecter une dernière fois avec la double authentification, pour ensuite pouvoir la désactiver.

Si vous n'avez ni accès à l'application kAuth ni à l'appareil qui reçoit le SMS de validation, inutile d'appeler Infomaniak ; dans ce cas, pas le choix, vous devrez fournir un certain nombre d'éléments de sécurité manuellement ou via l'app Infomaniak Check (kCheck) pour obtenir l'accès à votre compte à nouveau:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la page de connexion au Manager Infomaniak.
2. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe habituel et correct.
3. Lors de la demande d'authentification supplémentaire, cliquer sur les méthodes alternatives:
   
4. Choisissez d'entrer l'un de vos codes de secours si vous aviez téléchargé la fiche lors de l'activation de la 2FA:
   
5. Sinon sélectionnez le dernier choix de demande d'aide afin d'arriver sur le formulaire permettant de soumettre vos documents d'identité et selfie de reconnaissance:
   
6. Suivez la procédure jusqu'au bout et patientez:
   

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Vous pouvez effectuer une recherche globale (parmi tous les répertoires de l'app Web Mail Infomaniak) soit dans le corps du message, soit dans son sujet, soit parmi ses expéditeurs/destinataires, les pièces jointes volumineuses, etc. Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord.

La recherche avancée est accessible depuis le chevron ‍ à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. P.ex Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

Vous pouvez rechercher un carnet d'adresses, un groupe, une personne parmi vos contacts grâce au champ de recherche en haut de votre carnet d'adresse Infomaniak:

Rechercher un évènement

Vous pouvez rechercher des calendriers, des évènements, des salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées:

Ce guide explique comment connecter l'application de messagerie Outlook (Microsoft 365 MSO) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Prérequis

• Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.

Ajouter l'adresse mail à l'application

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Cliquez sur Fichier.
3. Cliquez sur Ajouter un compte.
4. Entrez l'adresse mail à rattacher.
5. Cliquez sur Connexion.
6. Choisissez IMAP:
   
7. Vérifiez et complétez les informations manquantes en descendant avec l'ascenseur si nécessaire:
   
8. Cliquez sur Suivant.
9. Entrez le mot de passe de votre adresse mail.
10. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application.

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP = 465 (avec SSL)
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui attribué à l'adresse mail que vous voulez consulter ( ? )
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et son mot de passe.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles.

En cas de problème

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Cet autre guide concerne plus particulièrement Outlook.

… et si votre Outlook ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment exporter le contenu d'une adresse mail hébergée par Infomaniak.

Préambule

• Infomaniak ne propose pas d'export (de PST p.ex) mais conserve vos e-mails sans limite* toute la durée de votre contrat avec des sauvegardes intégrées.
• L'exportation manuelle proposée fonctionne sur Windows: vous pourrez ainsi sauvegarder vos e-mails au sein d'une archive unique facilement restaurable.
• Pour de l'aide supplémentaire contactez le support du logiciel/client de messagerie utilisé, ou un partenaire.

Exportation manuelle

Pour exporter tous les messages contenu sur votre adresse mail hébergée par Infomaniak:

1. Installez l'application gratuite Thunderbird.
2. Configurez l'adresse mail concernée en IMAP (pour inclure les sous-dossiers).
3. Assurez-vous que tout le contenu souhaité est présent (synchronisez la boite depuis toujours - pas seulement les 30 derniers jours p.ex).

Ensuite…

• … soit vous installez l'application gratuite BackupThunderbird qui permet la création d'une archive (chiffrée si nécessaire) et la restauration ultérieure…
• … soit vous pouvez simplement afficher les fichiers cachés de Windows puis trouver et sauvegarder ce dossier profil
  C:\Users{USER}\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles{PROFIL_USER}\
  car il contient toute votre messagerie.

Télécharger les e-mails en local

Une autre solution (non recommandée) pourrait être de configurer un logiciel/client de messagerie en choisissant la réception par le protocole POP3 ce qui aura comme effet de télécharger les messages en local. Seule la boite de réception est concernée.

* dans le cadre d’un usage normal d’un service mutualisé, conformément à l’art. 1 des conditions particulières du Service Mail

Ce guide explique comment connecter l'app desktop Apple Mail (application de bureau sur macOS) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Il est recommandé de configurer plutôt votre ordinateur macOS automatiquement par le biais de profils de configuration .mobileconfig compatibles Apple.
• La messagerie Infomaniak est compatible avec toute application supportant notamment IMAP/SMTP.
  • Pour de l'aide supplémentaire contactez le support du logiciel utilisé ou un Partenaire — découvrez aussi le rôle de l'hébergeur.

Ajouter manuellement l'adresse mail à l'application

Prérequis

• Créér l'adresse au sein de my kSuite ou sur un Service Mail (Service Mail seul, ou existant au sein d'une kSuite).
• Tester le mot de passe de l'adresse mail (sans le confondre avec celui qui sert à la connexion à l'interface Infomaniak).
• Vérifier sur le Service Mail que le diagnostic automatique est correct.
• Avoir ajouté l'adresse mail en question sur Mail Infomaniak pour utiliser l'assistant de synchronisation et pour que le profil Apple fonctionne sur vos appareils.

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Cliquez sur Autre compte.
3. Cliquez sur Continuer:
   
4. Entrez le nom du compte.
5. Entrez l'adresse mail à rattacher.
6. Entrez le mot de passe de l'adresse mail.
7. Cliquez sur le bouton bleu Se connecter:
   
8. Vérifiez et compléter les informations manquantes.
9. Cliquez sur Se connecter:
   
    
10. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
    

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP = 465 (avec SSL)
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui attribué à l'adresse mail que vous voulez consulter ( ? )
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et son mot de passe.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles.

En cas de problème

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Supprimez d'éventuels profils de configuration Apple liés à votre messagerie Infomaniak avant de recommencer la configuration.

Et si votre Apple Mail ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.