Ce guide explique pourquoi vous pouvez être amené à recevoir un e-mail de sécurité automatique concernant votre compte utilisateur Infomaniak.

Préambule

• Attention: de faux messages circulent et imitent l'e-mail de sécurité Infomaniak.
• Si vous n'êtes pas sûr de l'authenticité de l'avertissement, accédez au Manager Infomaniak et regardez l'activité récente plutôt que de cliquer sur tout lien potentiellement malveillant qui serait présent sur le faux message.

Messages automatiques de prévention

Connexion depuis un nouvel emplacement

Un e-mail de sécurité est automatiquement envoyé quand une nouvelle connexion à votre compte a lieu depuis un nouvel emplacement:

Cela peut notamment se produire si vous utilisez le mode de navigation privé de votre navigateur ou que vous accédez à votre compte depuis un nouvel ordinateur.

Si vous recevez cet e-mail immédiatement après vous être vous-même connecté à votre compte Infomaniak, vous pouvez à priori ignorer l'avertissement de connexion !

Tentative de connexion (mauvais mot de passe)

Un e-mail de sécurité est automatiquement envoyé quand une personne entre un mauvais mot de passe après avoir saisi l'adresse mail de connexion au Manager:

Voir les activités récentes sur le Manager

Vous pouvez retrouver les activités récentes de la plateforme et les paramétrer dans les paramètres du compte utilisateur:

Si vous constatez des actions sur votre compte Infomaniak que vous ne pensez pas avoir réalisé, et/ou en cas de suspicion d'intrusion:

1. Prenez connaissance de cet autre guide pour sécuriser rapidement vos outils.
2. Activez la double authentification sur votre compte pour améliorer sa protection et faire que vous seul receviez un code unique autorisant la connexion.
3. Modifiez le mot de passe du Manager.
4. Modifiez le mot de passe des adresses mail rattachées à Mail Infomaniak.

Ce guide explique comment modifier le numéro de téléphone mobile (utilisé en cas d'oubli du mot de passe d'accès à votre Manager).

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide si vous souhaitez plutôt modifier l'e-mail servant d'identifiant de connexion à la plateforme ou cet autre guide pour modifier vos coordonnées personnelles.

Modifier le numéro de téléphone mobile

Pour modifier le numéro de téléphone associé à votre compte utilisateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des informations de sécurité sur le Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur Modifier dans l’encadré Téléphone de récupération:
   
3. Indiquez l'indicatif téléphonique correspondant à votre pays, le nouveau numéro de téléphone mobile, votre mot de passe de connexion au Manager si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Suivant pour enregistrer:
   

Ce guide détaille les différentes façons d'adresser un e-mail à plusieurs correspondants, y compris en masquant les adresses mail des autres participants.

Préambule

• Lorsque vous envoyez des e-mails, il est parfois nécessaire d'inclure plusieurs destinataires en utilisant les champs:
  • À
  • CC :
    • Français : Copie Conforme
    • Anglais : Carbon Copy
  • CCI :
    • Français : Copie Conforme Invisible
    • Anglais : Blind Carbon Copy
• Ne surchargez pas les champs À et CC avec des destinataires qui ne sont pas directement concernés par l'e-mail.
• Utilisez le champ CCI pour protéger les adresses mail des destinataires lorsqu'il y a plusieurs personnes dans la liste.
• Lors d'envois multiples, récurrents et/ou importants, au-delà des limites imposées, il est recommandé d'utiliser plutôt des outils adaptés:
  • Gestionnaire d'invités Infomaniak
  • Newsletter Infomaniak 

Comprendre et utiliser ces 3 champs mail

Le champ À

Ce champ est utilisé pour indiquer le ou les destinataires principaux de l'e-mail, ceux qui reçoivent l'e-mail en copie directe.

• Utilisez ce champ pour les destinataires principaux qui sont directement concernés par le contenu de l'e-mail.
• Exemples : réunion de travail, rapport de projet, communication directe avec un client.

Le champ CC

Utilisé pour envoyer une copie de l'e-mail à d'autres personnes en plus des destinataires principaux. Tous les destinataires peuvent voir qui a reçu une copie de l'e-mail.

• Utilisez ce champ pour inclure des destinataires secondaires qui doivent être informés mais qui ne sont pas les principaux acteurs de la discussion.
• Exemple : informer un supérieur hiérarchique d'une conversation, inclure des collègues intéressés par le sujet sans qu'ils aient besoin d'intervenir.

Le champ CCI

Utilisé pour envoyer une copie de l'e-mail à des personnes sans que les autres destinataires ne sachent qu'elles ont également reçu l'e-mail.

• Utilisez ce champ pour inclure des destinataires qui doivent recevoir l'e-mail sans que les autres destinataires le sachent.
• Exemple : envoi d'un e-mail à un groupe avec un superviseur en CCI pour suivi, éviter la divulgation d'adresses mail à tous les destinataires (souvent utilisé dans les e-mails de masse).

Utiliser les champs à disposition sur Mail Infomaniak

Afin d'accéder aux champs adéquats sur votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur ‍ Nouveau message.
3. Cliquez sur CC & CCI pour afficher les champs qui vous permettront d'insérer les adresses mail de vos destinataires:

Exemples d'utilisation

Chacun de ces champs a une fonction spécifique et peut être utilisé stratégiquement selon le contexte de votre communication. Soyez transparent et éthique dans l'utilisation du champ CCI pour éviter des malentendus ou des conflits:

• Communication d'Équipe
  • À : membres principaux du projet
  • CC : Manager du projet, autres départements concernés
  • CCI : Directeur pour information sans intervention directe
• E-mail Marketing
  • À : ne pas utiliser (ou indiquez simplement l'adresse mail expéditeur)
  • CC : ne pas utiliser
  • CCI : liste des abonnés pour protéger les adresses mail individuelles
• Annonce Importante
  • À : destinataires principaux (p.ex : directeurs)
  • CC : membres du conseil, principaux collaborateurs
  • CCI : autres parties prenantes pour information confidentielle
• Annonce d'une Réunion
  • À : John Doe, Jane Smith
  • CC : projet.manager@entreprise.com
  • CCI : directeur@entreprise.com
• Invitation à un évènement
  • À : invités principaux
  • CC : coordination@evenement.com
  • CCI : liste d'invités secondaires (pour protéger les adresses mail)

Ce guide explique comment créer une adresse mail depuis le Service Mail Infomaniak, la solution performante et sécurisée pour héberger vos adresses mail.

Préambule

• Pour créer plusieurs adresses mail par lot, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour créer des adresses “virtuelles” servant de redirection, prenez connaissance de cet autre guide.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations supplémentaires au sujet des invitations à utiliser une nouvelle adresse (point b ci-dessous) ou adresse existante.

Créer une adresse mail

Prérequis

• Posséder un Service Mail sur votre Manager Infomaniak.
• Disposer d'un quota d'adresses libres à disposition ou en commander si nécessaire:
  1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
  2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
  3. Cliquez en haut sur l'icône de chariot/caddie:
     

Pour ajouter l'adresse mail de votre choix:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur le bouton bleu Créer une adresse mail en haut à droite:
   
4. Saisissez l'adresse mail souhaitée (uniquement ce qui vient avant l'arobase p.ex votre prénom — le nom de domaine est déjà spécifié et les éventuels alias sont visibles en survolant l'icône information ⓘ)…
5. Cliquez sur le bouton Continuer.

Ensuite…

… selon l'usage prévu, choisir l'utilisateur concerné par la création de l'adresse...

a. ... vous-même (simple et rapide)

Dans ce cas, l'assistant vous demandera de choisir un mot de passe sécurisé.

Puis l'adresse mail est…

1. … créée…
2. … ajoutée automatiquement sur Mail Infomaniak (accessible via l'icône ‍ en haut à droite de l'interface) de l'utilisateur actuellement connecté…
3. … et disponible immédiatement pour fonctionner dans n'importe quel logiciel / application de messagerie.

A noter que tout changement de mot de passe ultérieur coupera l'accès à l'adresse partout (+ invite à entrer le nouveau mot de passe) sauf sur Mail Infomaniak d'origine, c'est à dire celui du compte ayant servi à la création de l'adresse sur le Service Mail (point 2 ci-dessus).

b. ... un ou plusieurs autres utilisateurs

Dans ce cas cliquez sur le champ texte affiché et… 

• … sélectionnez 1 ou plusieurs utilisateurs existants déjà sur la même Organisation, y compris vous-même si vous le souhaitez:
  
  • Si besoin, spécifiez les permissions des utilisateurs (repris automatiquement de la configuration globale) notamment la permission ou non de modifier le mot de passe par la suite:
    
  • Vous pourrez modifier les permissions de l'utilisateur à tout moment depuis votre Service Mail.
  • Il restera à sélectionner un modèle de signature puis à cliquer sur Continuer.
  • C'est terminé, un mot de passe généré aléatoirement s'affichera sur votre écran.

• … ou sélectionnez l'adresse mail que vous êtes en train de créer (mais plus loin, il faudra la consulter d'une façon ou d'une autre pour accéder à l'invitation)
• … ou entrez l'adresse mail que l'utilisateur possède déjà (à titre personnel p.ex):
  
  • Dans ces 2 cas, il faut choisir, sous Options avancées, la façon avec laquelle l'utilisateur devra se connecter à son futur nouveau compte utilisateur:
    • soit une connexion avec un idenfiant qui sera exactement correspondant à l'adresse mail créée
    • soit une connexion avec l'identifiant de son choix (une adresse mail personnelle p.ex)
  • Si besoin, spécifiez les permissions des utilisateurs (repris automatiquement de la configuration globale) notamment la permission ou non de modifier le mot de passe par la suite:
    
  • Vous pourrez modifier les permissions de l'utilisateur à tout moment depuis votre Service Mail.
  • Il restera à sélectionner un modèle de signature puis à cliquer sur Continuer.
  • C'est terminé, un mot de passe généré aléatoirement s'affichera sur votre écran sauf si vous avez invité un utilisateur à son adresse personnelle en le forçant à se connecter avec l'adresse créée.

c. … “JE NE SAIS PAS”

Les étapes seront exactement les mêmes qu'au point a. ci-dessus sauf son point 2 (aucun ajout automatique à Mail Infomaniak).

Actions supplémentaires (bouton ‍)

Cliquez sur le chevron ‍ à droite du bouton Créer une adresse mail pour accéder aux actions supplémentaires:

 

1. Créer une adresse mail générique de type:
   1. no-reply (pour l'envoi de confirmation, de validation, de facture, etc.)
   2. catchall (permet de recevoir tous les messages pour lesquels il n'existe pas d'adresse mail spécifique sur votre domaine)
2. Créer plusieurs adresses mail: permet de créer en une fois plusieurs adresses mail à l'aide d'un fichier CSV.
3. Créer des adresses “virtuelles” servant de redirection.
4. Importer le contenu d'autres adresses mail.

Supprimer une ou plusieurs adresses mail

Pour retirer une adresse mail (son contenu sera détruit):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.

Une fois devant le tableau des adresses mail:

A. Supprimer une adresse à la fois

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
2. Choisissez la suppression de l'adresse mail.

B. Supprimer plusieurs adresses à la fois

1. Sélectionnez les adresses à supprimer en cochant les cases à gauche de la ligne.
2. Cliquez sur Supprimer en bas de l'écran.

Ce guide explique comment activer la double authentification, ou vérification en deux étapes aussi appelée authentification multifacteur / à deux facteurs (A2F, en anglais two-factor authentication, 2FA) afin de sécuriser la connexion à votre Manager Infomaniak.

Préambule

• Cette validation en deux étapes protège votre compte et vos données personnelles par le mot de passe de votre choix et une seconde méthode de vérification d'identité, un code à obtenir sur votre appareil mobile p.ex.
• Si une personne malveillante parvenait à déchiffrer ou dérober votre mot de passe, elle devrait encore posséder un code de validation que seul l'utilisateur légitime peut se procurer sur son appareil mobile.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous êtes administrateur d'une Organisation et souhaitez imposer la 2FA à tous les utilisateurs ne l'ayant pas encore activée.

Activer la validation en deux étapes

Afin d'augmenter le niveau de sécurité de votre compte Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de la double authentification sur le Manager Infomaniak.
2. Affichez et choisissez la méthode d'authentification parmi:
   1. l'app kAuth pour appareils iOS / Android pour simplement appuyer sur une notification push OUI / NON afin d'autoriser ou non la connexion
   2. n'importe quelle application OTP pour obtenir un code unique de connexion à un instant T
   3. YubiKey (de Yubico)
   4. réception de SMS (uniquement pour les pays CH / FR / BE / DE) pour obtenir un code unique de connexion à un instant T

Suivez les informations affichées à l'écran pour terminer la procédure.

Notez précieusement les codes de secours.

Attention aux synchronisations déjà en place

Une fois l'authentification forte activée, pour accéder à certains outils (de synchronisation p.ex) il est nécessaire de créer des mots de passe d'application. 

Il n'est pas nécessaire d'appeler Infomaniak qui n'a aucun de vos codes & mots de passe en sa possession. Pour toute demande d'aide concernant la 2FA, prenez connaissance de cet autre guide.

S'authentifier à chaque ouverture de navigateur

Pour demander à ne pas conserver les cookies lors de la fermeture des fenêtres du navigateur, et donc demander une authentification à chaque accès au Manager Infomaniak lorsque vous redémarrez le navigateur…

… sur Chrome

Précisez dans les paramètres de Google Chrome (chrome://settings/content/siteData à coller dans la barre d'adresses ou prenez connaissance de la documentation officielle) l'adresse [*.]infomaniak.com:

Ce guide explore les concepts d'usurpation d'adresse mail, de spoofing, et de spam qui donnent l'apparence de provenir de votre propre adresse mail.

Mon compte a-t-il envoyé du spam ?

Il est possible que vous receviez du spam qui semble provenir de votre propre adresse mail. Soyez assuré que ce spam est uniquement destiné à vous et ne sera pas envoyé à vos contacts depuis votre adresse. Votre compte de messagerie reste sécurisé, et son intégrité n'est en aucun cas compromise.

Pour réduire la présence de ces messages dans votre boîte de réception, vérifier si votre propre adresse mail est présente dans la liste blanche de votre filtre antispam. Si c'est le cas, il est nécessaire de la retirer de cette liste.

Je reçois des erreurs d'envoi en masse

Les spammeurs utilisent diverses tactiques pour dissimuler la véritable source de leurs messages. Ils modifient souvent l'adresse de l'expéditeur, soit en la créant, soit en la sélectionnant au hasard parmi des listes d'adresses existantes, rendant ainsi difficile le traçage de l'origine réelle du message. Imaginez que n'importe qui puisse se faire passer pour vous en envoyant une lettre postale en indiquant votre adresse au dos de l'enveloppe. De manière similaire, les spammeurs peuvent se faire passer pour vous en utilisant votre adresse mail comme expéditeur, dans le but de contourner les filtres anti-spam et d'atteindre leur public cible.

Lorsque vous recevez fréquemment des messages d'erreur indiquant l'échec de la livraison de prétendus spams, il est possible que ces messages n'aient pas réellement été envoyés depuis votre compte, mais qu'ils aient simplement fait croire qu'ils provenaient de votre adresse mail.

Ces messages peuvent être envoyés de deux manières : soit à partir de serveurs de messagerie insuffisamment sécurisés, exploités par les spammeurs jusqu'à ce que la vulnérabilité soit détectée et corrigée, soit par des chevaux de Troie infectant des centaines de milliers d'ordinateurs à travers le monde. Ces ordinateurs, souvent qualifiés de "zombies", envoient des messages presque automatiquement, à l'insu de leurs propriétaires, sur simple demande d'un spammeur, suivant le principe des botnets.

Ai-je été piraté ?

Cela ne signifie en aucun cas que votre compte a été piraté, que votre adresse mail a été volée, ou que votre identité a été usurpée. Il s'agit plutôt d'une tentative de contourner les mesures de sécurité anti-spam, appelée "mail forging" ou falsification d'e-mails. C'est une problématique à laquelle, malheureusement, Infomaniak et les autres hébergeurs ne peuvent rien faire.

La seule solution serait que tous les serveurs mail dans le monde soient sécurisés et requièrent une authentification pour l'envoi d'e-mails, ce que les serveurs éthiques d'Infomaniak font.

Cependant, tant que tous les serveurs sur la planète ne seront pas sécurisés, le "mail forging" continuera d'être un défi persistant.

Précautions supplémentaires

Vérifier qu'aucune adresse adresse de type catchall sur votre service mail ne soit redirigée vers l'adresse mail surchargée, car cela pourrait être la cause d'une augmentation des e-mails non livrés.

La mise en place d'un protocole DMARC peut également vous aider à analyser l'utilisation qui est faite de votre messagerie.

Ce guide explique les différences entre les protocoles de connexion IMAP et POP3 depuis un logiciel/client de messagerie (Outlook, Microsoft 365, Thunderbird, Apple Mail, eM Client, etc.) et pourquoi il ne faut jamais les employer en même temps avec (notamment) une adresse mail gérée par Infomaniak.

Avantages de l'IMAP / IMAP4

En IMAP, les e-mails restent sur le serveur et sont donc accessibles depuis n'importe quel appareil connecté à Internet via l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Pratique si votre connexion est permanente, si vous désirez accéder à tous vos messages depuis plusieurs endroits simultanément (à domicile, en déplacement, en voyage, etc.) et si plusieurs utilisateurs partagent une boîte aux lettres de service, depuis différents postes de travail.

Vous aurez toujours la même vue des messages sur le serveur, chacun verra les mêmes messages : si un message est effacé par un utilisateur, les autres utilisateurs ne verront plus ce message. S'il est déplacé dans un dossier sur le serveur, tous les utilisateurs verront ce message dans ce dossier.

Inconvénients

Il faut en principe être connecté à Internet pour consulter les messages (mais certains logiciels/clients de messagerie, de certains appareils mobiles vous permettront d'afficher la boite de réception y compris sans connexion 4G/5G ou Wifi).

Avantages du POP/POP3

Les e-mails sont enlevés du serveur et envoyés sur l'ordinateur. Ils sont donc consultables même hors connexion Internet. Pratique si votre connexion est onéreuse ou non permanente ou pour en garder une version locale si vous stoppez votre abonnement au fournisseur de messagerie.

Inconvénients

Une fois rapatriés sur un appareil configuré en POP/POP3, les e-mails n'apparaissent plus sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android). Vous ne pouvez pas être plusieurs à consulter la même boite car les messages étant effacés à chaque consultation, vous aurez l'impression de manquer ou de voir disparaître certains messages. De plus, si vous "conservez une copie des messages sur le serveur" (option du logiciel/client de messagerie), plus le nombre d'e-mails conservés à double augmentera, plus le risque de rencontrer des problèmes sera grand (lire ci-après).

Ne jamais mélanger POP et IMAP

Il peut arriver que votre logiciel/client de messagerie, Microsoft Outlook en particulier, se mette à récupérer tous les messages y compris ceux que vous avez déjà reçus et lus par le passé.

La cause est souvent une configuration de serveur entrant POP3 avec l'option "conserver une copie des messages sur le serveur".

Cette configuration peut fonctionner à merveille pendant quelques temps puis des problèmes peuvent survenir, comme le re-téléchargement des messages.

Pour éviter cela, il est recommandé d'utiliser le protocole IMAP: cet autre guide vous explique comment configurer un compte en IMAP et cet autre guide permet de voir les solutions pour passer un compte existant de POP à IMAP.

Si vous voulez malgré tout utiliser le protocole POP3 évitez d'activer l'option pour garder une copie des messages sur le serveur.

Ce guide explique comment changer le mot de passe d'une adresse mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Si vous ne parvenez pas à vous connecter à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com), vous ne pourrez pas modifier le mot de passe d'une adresse mail. Prenez connaissance de cet autre guide dans ce cas.
• Si l'adresse mail dépend d'un Service Mail et que le changement de mot de passe n'est pas possible depuis Mail, vous pouvez également appliquer un nouveau mot de passe depuis le Manager du Service Mail lui-même.
• Changer le mot de passe d'une adresse depuis Mail revient à changer le mot de passe IMAP / SMTP !
  • Dès que le mot de passe est modifié, il faut mettre à jour vos logiciels (Outlook, etc.), appareils mobiles (iPhone), etc. avec le nouveau mot de passe (ceci est de votre responsabilité).

Modifier le mot de passe depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le mot de passe: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour changer le mot de passe d'une adresse mail déjà rattachée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de vos mots de passe Mail.
2. Cliquez sur Modifier à droite de l'adresse mail concernée.
3. Entrez un nouveau mot de passe pour l'adresse mail.
4. Répétez l'entrée du mot de passe en-dessous.
5. Cliquez sur Enregistrer le nouveau mot de passe.

Si le précédent mot de passe est demandé et qu'il est vous est inconnu, vous devez réinitialiser votre mot de passe de connexion (et dans ce cas, l'adresse mail secondaire et/ou le numéro de téléphone mobile fournis lors de l'inscription seront utilisés pour vous contacter).

Ce guide explique comment activer un répondeur (message e-mail automatique "out of office") sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak. Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Préambule

• La réponse automatique en cas d'absence peut être activée depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail.
• Vous pouvez activer ou désactiver un message déjà enregistré, mais il ne peut y avoir plusieurs répondeurs actifs sur une même adresse mail: l'activation d'un message désactive un autre le cas échéant

Activer le répondeur depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le répondeur: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour activer le message d'absence:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Répondeur:
   
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas.

Activer le répondeur depuis le Manager Infomaniak

Pour activer le message d'absence depuis le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Répondeur et signatures.
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas.

Rédiger le message d'absence

Pour gérer le message qui devra être automatiquement envoyé en réponse, cliquez sur Ajouter:

puis :

• A: entrez un nom pour votre répondeur (afin de le distinguer d'autres messages si vous en créez plusieurs).
• B: définissez si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine.
• C: définissez une date/heure de fin si le message ne doit plus être envoyé au-delà d'une certaine durée.
• D: définissez une date/heure de début si le message est prévu à l'avance pour une période précise dans le futur.
• E: rédigez votre message d'absence.
• F: affichez les paramètres avancés.
• G: définissez une éventuelle autre adresse mail qui servira à l'envoi de votre message automatique d'absence (l'adresse devra au préalable être vérifiée).
• H: entrez des adresses mail précises (ou @domain.xyz pour un domaine entier) pour éviter que ceux-ci ne reçoivent ce message d'absence.

puis cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Ajouter le message.

Une fois ajouté, vous pouvez l'activer ou le désactiver:

Vous pouvez également éditer un message déjà enregistré par l'icône crayon ✎ à droite.

A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois‍ aux personnes qui vous envoient des messages.

Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel e-mail 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant. Il faudra donc faire un nouvel essai depuis une autre adresse mail.

Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser quand vous éditez votre message:

Aller plus loin avec les modèles

Des modèles personnalisés peuvent être appliqués dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail p.ex, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine. En savoir plus

Ce guide explique comment copier le contenu d'une ou plusieurs adresses mail existantes chez d'autres fournisseurs, sur un ou plusieurs comptes mail gérés chez Infomaniak, grâce à l'outil d'importation Infomaniak !

Préambule

• La totalité de la boite externe sera importée.
• Une fois le processus d'importation démarré, il n'est plus possible de l'interrompre.
• Un e-mail de confirmation est envoyé une fois la copie terminée.
• La suppression des doublons (en cas d'importations successives) est gérée.
• Il est également possible de copier le contenu se trouvant déjà sur une adresse mail dont Infomaniak est le fournisseur (@ik.me par exemple).

Copier les e-mails d'un autre fournisseur sur Infomaniak

Prérequis

• Commander un Service Mail auprès d'Infomaniak.
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
• L'adresse mail dont le contenu doit être copié doit avoir été utilisée (ou être compatible) avec le protocole IMAP.
• L'adresse mail sur laquelle le contenu doit être copié doit figurer parmi les adresses rattachées à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ; si elle n'y figure pas, le menu déroulant (cf point 9 ci-dessous) ne proposera pas cette adresse.
  • Ce n'est pas un prérequis pour l'importation par lot (fichier .csv) détaillée en bas de ce guide.

Ensuite, cliquez sur le lien correspondant au fournisseur de la messagerie à importer:

• adresses @ Bluewin
• adresses @ Gmail (ou adresse @ domaine personnalisé Google)
• adresses @ GMX
• adresses @ domaine personnalisé Microsoft 365
• adresses @ domaine personnalisé Swisscom
• adresses @ Yahoo

Guide pour tout autre fournisseur mail type Gandi, Hotmail, Hostinger, Sunrise, etc:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation Infomaniak (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
   
2. Connectez-vous si nécessaire à votre compte Infomaniak sur l'Organisation de votre choix (l'importation se fera vers une adresse mail rattachée à l'interface Mail Infomaniak du compte que vous utilisez).
3. Cliquez sur l'importation unique.
4. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
5. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail.
6. Modifiez si nécessaire les Paramètres avancés afin de spécifier une adresse de serveur IMAP.
7. Cliquez sur Confirmer:
   
8. Inscrivez si nécessaire une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps.
9. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Infomaniak Mail du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté (lire les prérequis ci-dessus)
   
10. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails.
11. La copie débute et continue en arrière-plan, vous pouvez fermer la fenêtre qui s'affiche, un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.

Rapatrier le contenu de plusieurs adresses mail par lot

Pour importer le contenu de plusieurs adresses mail (maximum 25 par 25) — sauf adresses Google à cause de sa méthode d'authentification.:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation par lot (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Sélectionnez Importer plusieurs adresses mail à partir d'un fichier CSV (format .csv) :
   
3. Téléchargez le modèle CSV proposé en exemple afin d'en créer un avec les bonnes informations nécessaires à la copie.
4. Chargez le fichier grâce au bouton Sélectionner un fichier CSV.
5. Une fois le fichier chargé sur la page de l'outil, sélectionnez Importer l’adresse mail.
6. Patientez durant la copie du contenu des adresses (un e-mail de confirmation est envoyé une fois la copie terminée).