Ce guide explique comment modifier les droits d'accès aux produits pour un utilisateur de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Il est possible de modifier le rôle d'un utilisateur au sein de votre Organisation.
• Vous pouvez définir si un utilisateur…
  • … fait partie de votre Organisation et s'il doit devenir:
    • Responsable légal
    • Administrateur
    • Collaborateur
  • … est externe à votre Organisation (droits limités):
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Qui peut accéder à quoi…

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Avoir ajouté un utilisateur en tant que collaborateur.

Le guide ci-dessous permet de gérer les accès aux produits pour les collaborateurs et utilisateurs externes. En effet, un responsable légal ou un Administrateur a de toute façon accès à tous les produits existants au sein de l'Organisation et visibles sur le Manager Infomaniak.

Pour modifier les accès produits d'un utilisateur de l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier les accès produits:
   
4. Développez si nécessaire les onglets/accordéons par produit.
5. Cliquez sur la catégorie de produit à laquelle vous souhaitez accorder un accès.
6. Sélectionnez le ou les produits nécessaires.
7. Si vous avez sélectionné plusieurs produits, décidez si un futur produit supplémentaire devra automatiquement être visible à l'utilisateur.
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
   
9. Recommencez à l'étape 5 si vous devez accorder l'accès à plusieurs produits.

Attention, sur le tableau de vos produits, il est important de distinguer les accès aux produits (type kDrive par exemple, au sein de la kSuite) et les accès à la gestion des produits.
Il est possible d'autoriser un utilisateur à utiliser kDrive (il pourra créer un PDF par exemple) sans pour autant lui accorder un droit de gestion du service kDrive (il ne pourra pas changer l'offre, inviter un nouvel utilisateur, résilier, etc.).

Accès facilité: les Équipes de travail

Afin de faciliter l’ajout de droit d’accès à un produit qui se trouve sur votre Organisation, il existe les Équipes de travail. Celles-ci vous permettent de créer des groupes qui sont liés à des produits Infomaniak avec les droits souhaités, très pratique pour donner l’accès à un nouveau collaborateur de votre Organisation les accès aux produits dont il aura besoin dans son activité quotidienne.

Ce guide explique comment remplacer le nom de domaine principal associé à une kSuite.

Préambule

• Intervertir le domaine lié à kSuite est utile si vos activités changent de nom.
• Cela influence:
  • Custom Brand (donc les URL personnalisées conduiant vers vos outils comme kDrive)
  • Service Mail (donc vos adresses mail)

Modifier le nom de domaine kSuite

Prérequis

• Posséder le nouveau nom de domaine (au besoin créez-le au préalable).
• Prendre connaissance des indications de cet autre guide en appliquant les indications correspondant à votre situation (ceci afin que le nom de domaine fonctionne lorsqu'il sera rattaché à votre kSuite).
• Ajouter le nom de domaine à kSuite.

Une fois que le nouveau nom de domaine est prêt à être utilisé à la place de l'ancien:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Cliquez sur Gérer les domaines :
   
4. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du domaine destiné à remplacer le domaine actuel.
5. Cliquez sur Définir comme domaine principal:
   
6. Cliquez sur le bouton Continuer.
7. Prenez connaissance des informations à l'écran puis validez leur lecture.
8. Cliquez sur le bouton Continuer:
   
9. Cliquez sur le bouton Confirmer:

Répercussion sur le Service Mail

En faisant l'inversion du nom de domaine de la kSuite ci-dessus, le Service Mail est automatiquement mis à jour. Vous passez de:

… à ceci:

Ce guide explique comment créer, enregistrer et éditer un fichier de type Office (texte, tableur, présentation…) sur l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com).

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur l'édition de documents sur l'app mobile kDrive (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
• Vos fichiers ne sont jamais analysés et sont exclusivement stockés en Suisse. 

Fichiers texte, tableur, présentation…

… avec l'éditeur natif

L'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com) intègre nativement les applications Docs, Grids et Points qui permettent de créer, modifier et de collaborer en ligne sur des documents de type Word .docx, Excel .xlsx et PowerPoint .ppsx. Vous pourrez ainsi travailler avec:

• document de traitement de texte
• classeur (feuille de calcul)
• présentation
• bloc-notes
• document draw.io pour diagrammes, schémas et wireframes

Une fonctionnalité permet d'ajouter un signet unique, sorte de raccourci vers un passage favori de votre document ou l'équivalent d'une ancre de page Web, que vous pourrez partager facilement avec vos contacts. Vous pourrez également notifier facilement un utilisateur de votre Organisation directement sur le document.

Prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

… avec Microsoft Office Online

Une autre solution d'édition s'offre à vous (selon l'offre kDrive / kSuite activée): l'éditeur Microsoft Office Online (prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet).

Fichiers PDF

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur l'édition (y compris la signature) de documents au format PDF.

Ce guide explique comment ajouter un nouvel évènement récurrent sur un calendrier / agenda de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Pour créer un simple évènement unique, prenez connaissance de cet autre guide.
• Pour planifier/agender une réunion entre plusieurs utilisateurs et trouver le meilleur créneau, prenez connaissance de cet autre guide concernant l'assistant de prise de rendez-vous.

Ajouter un évènement récurrent

Pour ajouter un évènement qui serait répété dans le futur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Affichez les champs supplémentaires:
   
4. Activez la récurrence:
   

Vous pouvez déplacer / supprimer les occurrences suivantes d'un évènement récurrent (uniquement dans le cas où celui-ci ne possède pas d'invité(s)).

Ce guide explique comment ajouter un utilisateur totalement externe à kChat.

Préambule

• Si vous êtes administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite (et donc kChat) avec des droits complets accordés pour kChat, vous pouvez inviter un utilisateur totalement externe à votre Organisation qui ne sera pas comptabilisé comme un utilisateur.
• Ce dernier sera toutefois invité à créer un compte Infomaniak s'il n'en possède pas déjà un.
• Pour ajouter un utilisateur kChat et lui donner davantage de droits, prenez connaissance de cet autre guide.

Inviter un utilisateur à discuter dans un canal privé

Pour envoyer une invitation par mail depuis kChat:

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur le bouton pour Inviter des membres:
   
3. Cliquez sur le lien pour inviter un nouvel utilisateur:
   
4. Spécifiez la ou les adresses mail des personnes à inviter.
5. Spécifiez le ou les canaux auxquels ces personnes pourront accéder.
6. Cliquez sur le bouton bleu pour envoyer l'invitation:
   
7. La personne invitée reçoit un mail avec un lien conduisant vers l'interface kChat et le canal partagé avec lui:
   
8. Evidemment, il y a une phase d'inscription si l'utilisateur ne possède pas encore de compte Infomaniak et pendant ce temps, l'utilisateur invité est bien listé sur le canal kChat en question:
   
   • A noter qu'il ne sera pas listé en attente au sein de kSuite ou ailleurs car il s'agit d'un utilisateur restreint et externe ; et tant qu'il n'a pas été au bout de son inscription, le quota reste de 0/100 utilisateur externe:
     
9. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur peut accéder à kChat:
   
   • Côté compte administrateur, une fois l'inscription de l'utilisateur externe aboutie, vous obtenez la mention d'1 utilisateur externe sur votre tableau de bord kSuite:
     
   • Et vous avez bien l'indication sur kChat que l'utilisateur accède à votre canal privé:
     
      

Permissions de l'utilisateur invité

Les invités peuvent…

• … épingler des messages à des canaux
• … utiliser des "slash commands" (à l'exception des commandes restreintes telles que l'invitation de membres, le renommage de canaux, la modification des en-têtes, etc.)
• … mettre un canal en favori
• … rendre silencieux un canal
• … mettre à jour leur profil
• … utiliser des méthodes d'authentification différentes de celles des autres utilisateurs

Les invités ne peuvent pas…

• … découvrir des canaux publiques
• … rejoindre des équipes ouvertes
• … créer des messages directs ou des messages de groupe avec des membres qui ne font pas partie du même canal
• … inviter des personnes

Ce guide détaille la gestion de l'annuaire de l'Organisation, c'est à dire un carnet d'adresses “spécial” présent au sein de l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).

Préambule

• L'annuaire de l'Organisation est "automatiquement constitué" par les différents utilisateurs qui composent l'une des Organisations à laquelle votre utilisateur est rattaché.
• Ce carnet d'adresses est automatiquement synchronisé avec tous les utilisateurs internes de votre Organisation.
• Il n'est pas possible de l'exporter.

Accéder à l'annuaire

Si votre identifiant de connexion correspond et appartient à plusieurs Organisations, il est possible d'accéder aux différents annuaires de vos Organisations:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Contacts Infomaniak (service en ligne contacts.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le chevron ‍ à gauche du nom de l'Organisation concernée.
3. Cliquez sur Annuaire de {nom de l'Organisation}:
   
4. Les contacts de l'Organisation s'affichent à droite.

Modifier les coordonnées d'un contact de l'annuaire

Vous pouvez faire beaucoup de choses (copier, exporter sa fiche, voir les échanges d'e-mails, mettre en favori, etc.) en cliquant sur la fiche d'un contact du carnet d'adresses Annuaire de l'Organisation mais vous ne pourrez pas modifier les coordonnées à la place de l'intéressé:

Pour modifier les informations principales, la personne concernée (celle pour laquelle un changement doit être fait) doit se connecter à son profil et le modifier:

A. Nom & prénom

Pour modifier le nom et prénom visibles dans l'annuaire, l'utilisateur concerné (ici user2@exemple-domaine.ch) doit se connecter sur son compte et modifier ses coordonnées:

B. Adresse mail

Pour modifier l'adresse mail visible dans l'annuaire, l'utilisateur concerné (ici user2@exemple-domaine.ch) doit se connecter sur son compte et modifier ses coordonnées:

C. Numéro de téléphone

Pour modifier le numéro de téléphone visible dans l'annuaire, l'utilisateur concerné (ici user2@exemple-domaine.ch) doit se connecter sur son compte et modifier ses coordonnées:

Lien direct