Base de connaissances

Ce guide explique comment vérifier et mettre à jour la version de l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).

Accéder aux infos de la version installée…

… sur macOS / Windows / Linux

Pour identifier le numéro de version de l'application kDrive:

1. Faites un clic gauche sur l'icône de l'app desktop dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
2. Cliquez sur Préférences (ou cliquez d'abord sur l'icône ⋮ en haut à droite dans l'application):
   
3. Descendez tout en bas et sous la catégorie Version est indiquée la version actuellement installée sur votre ordinateur:
   

Mettre à jour la version installée

… sur macOS / Windows

À chaque nouvelle version de l'application kDrive proposée par Infomaniak, un message s'affichera lors de la première ouverture du logiciel après un redémarrage de celui-ci ou quelques minutes après s'il n'est pas redémarré, offrant la possibilité d'installer la mise à jour automatiquement. 

Si tel n'est pas le cas:

• Prenez connaissance des étapes ci-dessus et cliquez sur le bouton affiché proposant la mise à jour:
  

Si le bouton est absent ou que la version de l'app est trop ancienne:

1. Téléchargez la dernière version depuis la page officielle (le numéro de la version la plus récente s'affiche dans le nom du fichier):
   
2. Si ce numéro de version est plus récent que votre version actuelle, laissez le téléchargement se terminer.
3. Pendant ce temps, désinstallez votre application sans toucher au dossier contenant vos fichiers synchronisés et surtout sans le déplacer.
4. Installez la nouvelle version téléchargée.

Ce guide explique comment se connecter et gérer plusieurs kDrive sur ordinateur (macOS / Windows). Cette fonctionnalité permet p.ex d'accéder aux fichiers d'un kDrive personnel et d'un kDrive professionnel.

Prérequis

• Posséder un kDrive.
• Posséder l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).

Accéder aux différents kDrive depuis l'ordinateur

Un utilisateur connecté à l'application kDrive sur ordinateur peut déjà avoir accès à plusieurs kDrive s'il travaille déjà avec plusieurs kDrive en dehors de l'app, s'il a été ajouté à d'autres kDrive, etc. Ils sont tous accessibles à partir du moment où l'utilisateur est connecté avec l'identifiant correspondant à ces kDrive. 

Accéder et gérer d'autres kDrive…

Pour se connecter avec un compte différent et donc accéder à d'autres kDrive:

… depuis l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux)

1. Faites un clic gauche sur l'icône de l'app desktop dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
2. Cliquez sur le chevron ‍ à droite du nom du kDrive (les kDrive auxquels vous avez déjà accès avec votre utilisateur s'affichent).
3. Cliquez sur Ajouter un kDrive:
   
4. Cliquez sur la pastille avec vos initiales ou votre avatar en haut à droite.
5. Cliquez sur Ajouter un compte:
   
6. Renseignez les identifiants de votre compte Infomaniak — prenez connaissance de cet autre guide si nécessaire.
7. Choisissez et configurez le kDrive à ajouter (y compris le répertoire qui doit être utilisé sur l'ordinateur).
8. Il est maintenant possible de passer d'un kDrive à l'autre lorsque vous cliquez sur l'icône kDrive puis sur le chevron ‍ dans la fenêtre qui s'ouvre :
   

… depuis l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com)
 

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le chevron ‍ pour développer la liste en haut à gauche de l'interface kDrive
3. Cliquez sur le kDrive que vous souhaitez utiliser
   

Déconnecter un kDrive depuis l'app desktop

Pour accéder aux paramètres de l'application kDrive sur votre appareil:

1. Faites un clic gauche sur l'icône de l'app desktop dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
2. Cliquez sur l'icône ⋮ à droite dans l'application.
3. Sélectionnez Paramètres du kDrive:
   
4. Cliquez sur l'icône ⋮ à droite du Drive synchronisé, sous Dossiers.
5. Choisissez Supprimer la synchronisation (uniquement de votre appareil, sans incidence sur kDrive):
   

Ce guide explique comment utiliser l'historique ou le versionnage des fichiers sur kDrive.

Préambule

• Cette fonctionnalité est très utile pour récupérer des informations supprimées dont vous auriez besoin par la suite.
• Infomaniak conserve dans l'historique des versions une sauvegarde de toutes les modifications apportées aux fichiers sur kDrive:
  • avec une offre Free les versions des fichiers sont conservées pendant 30 jours (maximum 30 versions)
  • avec les offres supérieures vous trouverez jusqu'à 200 versions du fichier sur 60 jours (voire 120 jours pour l'offre Pro et 180 ou 365 jours avec kDrive au sein de kSuite)
• Vous pouvez choisir de conserver indéfiniment certaines versions.

Gérer les précédentes versions des fichiers

Pour accéder à kDrive :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Naviguez dans l'arborescence du kDrive qui s'affiche dans le menu latéral gauche .
3. Faites un clic droit sur le fichier souhaité.
4. Cliquez sur Historique des versions:
   
   

Les différentes versions du fichier sont listées par ordre chronologique inverse.

Vous pouvez supprimer toutes les versions de ce fichier grâce au bouton.

Sinon un menu à droite de chacune des versions permet de:

• … créer un nouveau fichier sur kDrive à partir de cette version,
• … télécharger le fichier dans son état à la date/heure de la version sélectionnée,
• … la conserver indéfiniment: la version sera conservée après le délai de conservation standard,
• … supprimer la version: permet d'effacer cette version uniquement.

Vous pouvez également accéder à l'ensemble des versions de tous vos fichiers…

1. … depuis le menu de gauche Gérer l'espace de stockage
2. … ouvrez le menu déroulant pour choisir Versions de fichiers:
   

Ce guide explique comment enregistrer un e-mail directement sur votre kDrive depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com). Vous pourrez ainsi sauvegarder en 1 clic un message reçu sur une adresse de votre Service Mail Infomaniak, ceci au format .eml lisible directement au sein de votre interface kDrive.

Ajouter un mail à kDrive

Pour exporter le message mail de votre choix vers votre kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).
2. Ouvrez l'e-mail que vous désirez sauvegarder.
3. En haut à droite du message électronique concerné:
   1. Cliquez sur l'icône de dossier kDrive pour Ajouter à kDrive.
   2. Si l'icône  n'est pas visible, cliquez sur le menu d'action ⋮ et choisissez Ajouter à kDrive:
      
4. Choisissez le kDrive (parmi ceux auxquels vous êtes rattachés par votre Organisation) et l'emplacement désiré sur celui-ci pour enregistrer votre fichier - si vous le renommez, gardez l'extension .eml pour pouvoir le lire directement dans l'interface kDrive:
   
5. Cliquez sur le bouton Ajouter …
   1. Un message en bas d'écran vous notifie de la progression de l'enregistrement et vous permet de vous rendre directement à l'emplacement de sauvegarde de l'e-mail.
   2. L'e-mail enregistré peut être visualisé dans kDrive comme si vous le lisiez dans Mail directement:
      

En savoir plus

• Exporter tous les e-mails d'une adresse mail
• Exporter les pièces jointes d'un e-mail

Ce guide explique comment scanner ou numériser des documents avec l'app mobile kDrive (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Prérequis

• Posséder un kDrive.
• Installer l'app mobile kDrive sur votre appareil.

Scanner des documents

Pour rapidement numériser des documents papier et les stocker sur votre kDrive:

1. Lancez l'app mobile kDrive sur votre appareil iOS ou Android.
2. Appuyez sur l'icône ‍ tout en bas:
   
3. Appuyez sur Numériser un document:
   
4. Si nécessaire, autorisez les accès demandés par l'app:
   
5. La recherche et détection de document s'effectue automatiquement dès que l'image est stable:
   
6. Si nécessaire retouchez le document après détection:
   
7. Appuyez sur SUIVANT:
   
8. Répétez les étapes pour numériser d'autres pages ou appuyez sur TERMINER.
9. Appuyez sur Enregistrer pour grouper les scans dans un fichier PDF qui sera stocké à l'emplacement de votre choix sur votre kDrive.

Ce guide explique le fonctionnement des droits utilisateurs sur kDrive et comment vous pouvez modifier ces permissions d'accès.

Fonctionnement des droits des utilisateurs

Lors de l'ajout d'un utilisateur à kDrive, deux niveaux de permissions sont disponibles:

• Administrateur offre aux utilisateurs les mêmes droits que le propriétaire du kDrive:
  • partages, statistiques, rapports d'activité, restauration et suppression de dossiers, etc. et accéder aux fichiers et dossiers
• Utilisateur permet aux utilisateurs d'accéder aux dossiers qui se trouvent à la racine du kDrive ainsi que de gérer et partager librement leur contenu. Les utilisateurs ne pourront cependant pas accéder à la gestion administrative du produit (gérer les utilisateurs, voir les statistiques, créer ou supprimer des dossiers à la racine du drive, etc.)
  • accès aux fichiers et dossiers partagés, répertoire personnel et création/partage de fichiers

En résumé :

• Les dossiers à la racine d'un kDrive sont privés par défaut.
• Le contenu du répertoire Dossiers communs est visible par les autres utilisateurs du kDrive mais le partage peut être restreint.
• Les contenus partagés par les autres utilisateurs depuis leur partie privée du kDrive et les contenus partagés par des utilisateurs externes à votre kDrive apparaissent dans le menu Partages.
• N'importe quel dossier ou fichier peut être partagé avec d'autres utilisateurs du kDrive et les contacts de votre choix. En savoir plus

Modifier les permissions d'un utilisateur

Pour accéder à kDrive :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com). Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
3. Cliquez sur Gérer les utilisateurs:
   
4. Gérez les droits de l'utilisateur désiré, choisissez le niveau d'accès souhaité:
   
5. Si nécessaire ouvrez le menu d'action ⋮ de l'utilisateur souhaité pour des actions avancées:
   
6. Si nécessaire gérer les permissions liées aux catégories:
   
   
   ‍

Droits dans l'Organisation / Droits sur kDrive

Il faut distinguer…

• … les droits accordés pour la gestion du service kDrive sur le Manager,
• … et les droits accordés à l'utilisateur au sein du kDrive.

En effet un utilisateur peut disposer de droits restreints voire nuls sur le produit kDrive dans le Manager (il n'aura donc pas la possibilité de gérer le produit kDrive lui-même ni d'avoir des détails techniques - lire plus bas) mais pourra avoir été défini comme administrateur dans kDrive et ainsi avoir accès à toutes les données stockées.

Voici la vue depuis le tableau de bord d'un administrateur d'une Organisation Infomaniak:

Il y a 2 utilisateurs dans l'Organisation, dont 1 accès collaborateur et 1 responsable légal (possédant donc les droits maximum). Le menu déroulant en haut à droite permet de basculer vers une vue des utilisateurs spécifiques aux produits, kDrive p.ex:

Le second utilisateur qui a un accès collaborateur au niveau du Manager Infomaniak possède un accès administrateur au sein de kDrive spécifiquement. Il accèdera donc bien aux fichiers en commun sur kDrive mais son interface sera malgré tout réduite conformément aux restrictions appliqués à son statut dans l'Organisation…

… contrairement à l'administrateur (et responsable légal de l'Organisation, possédant donc les droits maximum) qui a bien accès à tous les détails de l'interface kDrive:

Ce guide détaille les différents moyens d'accès à kDrive une fois l'offre my kSuite souscrite.

Il existe trois façons de consulter, d'ajouter et de modifier des fichiers sur kDrive depuis un ordinateur:

1. Depuis un navigateur Web…
2. Depuis l'app kDrive disponible sur ordinateur et appareil mobile…
3. En configurant une connexion en WebDAV

1. Depuis un navigateur Web

Pour accéder à l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com):

1. Cliquez ici afin d'accéder au Manager Infomaniak.
2. Cliquez sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Choisissez kDrive.

2. Depuis l'app kDrive

Pour accéder à kDrive depuis une app mobile ou desktop:

1. Installez kDrive pour votre appareil.
2. Ouvrez l'application.
   1. S'il s'agit de l'app desktop, faites un clic gauche sur l'icône de l'app desktop dans la zone de notification de votre ordinateur (en haut à droite sur macOS, en bas à droite sur Windows et un double clic gauche dans la barre des tâches sur Linux).
   2. Prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet.

3. Via WebDAV

Cela décuple les possibilités de connexion à vos données, notamment par l'application WebDAV de votre choix.

Ce guide explique comment créer une boîte de dépôt avec kDrive pour inviter des contacts à y déposer du contenu (fichiers ou dossiers). Les contenus chargés par vos contacts sont ainsi directement envoyés et classés au bon endroit sur votre kDrive.

Créer une boîte de dépôt

Pour accéder à kDrive et créer une boite de dépôt :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Naviguez dans l'arborescence du kDrive qui s'affiche dans le menu latéral gauche et se rendre dans le dossier qui devra accueillir les données récoltées dans la boite de dépôt:
   1. Restez dans le dossier personnel si les données sont privées et propres à votre utilisateur.
   2. Rendez-vous dans le dossier commun si vous souhaitez que les autres utilisateurs de votre kDrive puisse consulter directement les données de la boite de dépôt.
3. Cliquez sur le bouton bleu Nouveau lorsque vous vous trouvez dans le répertoire de votre choix (celui qui devra accueillir les données récoltées à l'aide de la boite de dépôt).
4. Cliquez sur Boîte de dépôt:
   
5. Renseignez le nom de la boîte de dépôt.
6. En fonction du choix au point 2 ci-dessus, vous pouvez encore décider si malgré un emplacement dans un dossier commun, vous souhaitez restreindre l'accès à votre utilisateur uniquement.
7. Cliquez sur le bouton bleu Créer:
   
8. Partagez le lien de la boîte de dépôt ou cliquez sur Envoyer par e-mail pour la partager à vos contacts.
9. Les options avancées permettent de recevoir une notification par e-mail lors d'un dépôt de fichier, protéger le dossier avec un mot de passe, d'ajouter une date d'expiration et de limiter l'espace de stockage de la boîte de dépôt:
   
   • Vous pouvez également en personnaliser l'apparence.

Désactiver ou modifier une boîte de dépôt

Pour accéder aux boites de dépôt :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Cliquez sur Partages dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Boites de dépôt.
4. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche.
5. Cliquez sur Désactiver pour annuler le lien de partage sans supprimer les données déjà partagées (le dossier deviendra un simple dossier)
   ou sur Paramètres pour modifier les options avancées (point 9 ci-dessus):
   

Ce guide explique comment éditer un fichier de type image sur l'app Web kDrive (service en ligne kdrive.infomaniak.com — offres kDrive payantes uniquement).

Préambule

• L'app Web kDrive (offres kDrive payantes uniquement) intègre nativement un éditeur qui permet de modifier en ligne une image.
• Vos fichiers ne sont jamais analysés et sont exclusivement stockés en Suisse.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur l'édition d'autres formats de fichiers.

Modifier une image, une photo

Pour accéder à kDrive et modifier les fichiers:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Ouvrez le fichier image concerné.
3. Cliquez sur le bouton Modifier en haut du document afin d'accéder à l'éditeur de fichier:
   
4. L'éditeur vous permet notamment de…
   1. … faire tourner l'image de 90° vers la droite ou la gauche,
   2. … recadrer votre image,
   3. … retourner (miroir) / inverser l'image dans le sens horizontal ou vertical:
      
   4. … modifier la luminosité et contraste de l'image:
      
   5. … créer une signature (offres kDrive payantes uniquement) puis de l'apposer sur l'image (prenez connaissance de cet autre guide à ce sujet).
5. Une fois terminé, sauvegardez les modifications et choisissez s'il faut créer une copie du document modifié ou écraser le fichier existant.

Ce guide explique comment charger manuellement des données (téléverser des fichiers, dossiers, etc.) de votre ordinateur vers votre kDrive sans installer l'application kDrive Infomaniak (app mobile kDrive (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) ou app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux)).

Importer sur kDrive depuis le navigateur

Pour accéder à kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Vérifiez ou sélectionnez le kDrive concerné dans le menu déroulant du menu latéral gauche.

Puis à choix:

• Glissez/déposez (drag&drop) les éléments à envoyer sur kDrive, depuis une fenêtre de votre ordinateur:
  
  
   
• Utilisez le bouton Nouveau puis choisissez l'import souhaité (fichier / dossier):
  
  
   
• Faites un clic droit à l'endroit où importer du nouveau contenu puis choisissez l'import souhaité (fichier / dossier):
  
  
   
• Importez du contenu spécifique grâce au menu Importer des données externes:
  
  
   
  Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet de l'importation de données depuis l'extérieur.

Patientez pendant le transfert des données (la durée dépend de la vitesse de votre connexion Internet).

Types de fichiers

Vous pouvez envoyer tout type de fichiers, comme des .pdf, .txt ou autres extensions. La Suite Apple Keynote comporte quelques particularités dans ses extensions de fichiers ; exemple avec l'application Numbers:

• Les .numbers peuvent être des fichiers ou des dossiers selon l'enregistrement choisi (et le comportement lors de l'upload n'est pas identique lorsqu'il s'agit d'un dossier).
• S'il y a déjà un fichier par exemple calcul.numbers sur kDrive et que sur le bureau il est enregistré en temps que ‘package’, alors au moment de l'upload le fichier sera considéré comme un dossier et kDrive essaiera d'uploader des fichiers dedans, ce qui n'est pas possible donc l'upload ne sera pas autorisé.
  • Pour résoudre le problème, il suffit de changer le format d'enregistrement dans l'application Apple Numbers sur macOS en “Un seul fichier”: