Base de connaissances

Merci de choisir Infomaniak et kChat comme solution de discussion entre vous, votre entourage ou votre entreprise ! Ces guides vous aideront à organiser vos canaux, vos utilisateurs, vos discussions et plus encore !

Préambule

• Multiplateformes, kChat est la messagerie instantanée de kSuite qui permet d'échanger, partager et coordonner vos équipes en toute sécurité depuis:
  • votre navigateur Web
  • votre appareil iOS / Android
  • votre tablette mobile ou votre ordinateur macOS / Windows / Linux
• Téléchargez l'app kChat sur vos appareils !

Que souhaitez-vous faire ?

• Paramétrer kChat
• Gérer les utilisateurs
• Gérer un canal
• Gérer une conversation
• Réagir aux messages
• Gérer les notifications kChat
• Formater les messages et y insérer des images
• Envoyer un message vocal et sa transcription automatique

Une question ou un feedback ?

• Le support Infomaniak est à votre écoute
• Voir toutes les FAQ kChat
• Cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak

Ce guide vous permet de gérer des applications externes avec kChat à l'aide de webhook.

Préambule

• Un webhook est une méthode permettant à une application d'être informée immédiatement lorsqu'un événement particulier se produit dans une autre application, plutôt que de demander constamment à cette application si quelque chose de nouveau est arrivé (ce qu'on appelle "polling").
  • Webhook sortant: kChat communique des informations à d'autres apps lorsqu'un événement se produit dans kChat.
  • Webhook entrant: kChat reçoit des informations d'autres apps pour déclencher des actions dans kChat.
• Il n'est pas possible d'importer l'historique des discussions depuis une autre application (Slack, Teams, Jabber, etc.) ou depuis une autre Organisation.

Accéder à l'interface webhooks kChat

Prérequis

• Ne pas être un utilisateur externe (celui-ci ne verra pas le menu Intégrations).

Pour configurer un webhook, trouver des applications et intégrations auto-hébergées ou tierces:

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur l'icône Nouveau ‍ vers le nom de votre organisation kChat.
3. Cliquez sur Intégrations.
4. Accédez aux catégories :
   

Exemple d'intégration

• Rappel d'événement de calendrier Infomaniak sur kChat

Créer un simple webhook entrant

Pour cela :

1. Cliquez sur la catégorie Webhooks entrants.
2. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter des webhooks entrants:
   
3. Ajoutez un nom et une description (max 500 caractères) pour le webhook.
4. Sélectionnez le canal qui recevra les messages
5. Enregistrez pour obtenir l'URL (à ne pas divulguer publiquement) de type :
   https://votre-serveur-kchat.xyz/hooks/xxx-clé-générée-xxx

Utilisation du webhook

Sur l'application qui doit poster sur kChat :

1. Ajustez le code ci-dessous en fonction de l'URL obtenue :

   POST /hooks/xxx-clé-générée-xxx HTTP/1.1
   Host: votre-serveur-kchat.xyz
   Content-Type: application/json
   Content-Length: 63
   
   {
       "text": "Bonjour, ceci est un texte\nCeci est un autre texte."
   }

2. Utilisez éventuellement la même requête mais en curl (pour tester depuis un Terminal sur macOS p.ex):
   curl -i -X POST -H 'Content-Type: application/json' -d '{"text": "Bonjour, ceci est un texte\nCeci est un autre texte."}' https://votre-serveur-kchat.xyz/hooks/xxx-clé-générée-xxx

Si aucun en-tête Content-Type n'est défini, le corps de la requête doit être précédé de payload= comme ceci :

payload={"text": "Bonjour, ceci est un texte\nCeci est un autre texte."}

Une requête réussie recevra la réponse suivante :

HTTP/1.1 200 OK	
Content-Type: application/json	
X-Version-Id: 4.7.1.dev.12799dvd77e172e8a2eba0f4041ec1471.false	
Date: Sun, 01 Jun 2023 17:00:00 GMT	
Content-Length: 58	
	
{	
    "id":"x",	
    "create_at":1713198308869,	
    "update_at":1713198308869,	
    "delete_at":0,	
    "user_id":"x",	
    "channel_id":"x",	
    "root_id":"",	
    "original_id":"",	
    "participants":null,	
    "message":"test",	
    "type":"",	
    "props":{	
        "override_username":"webhook",	
        "override_icon_url":null,	
        "override_icon_emoji":null,	
        "webhook_display_name":"test",	
        "attachments":[	
	
        ],	
        "card":null,	
        "from_webhook":"true"	
    },	
    "hashtags":null,	
    "metadata":{	
        "embeds":[	
            {	
                "type":"message_attachment"	
            }	
        ],	
        "files":[	
	
        ],	
        "reactions":[	
	
        ]	
    },	
    "file_ids":null,	
    "has_reactions":false,	
    "edit_at":0,	
    "is_pinned":false,	
    "remote_id":null,	
    "reply_count":0,	
    "pending_post_id":null,	
    "is_following":false	
}

Si vous souhaitez avoir le même format de réponse que Slack:

HTTP/1.1 200 OK
Content-Type: text/plain
X-Request-Id: hoan69ws7rp5xj7wu9rmystry
X-Version-Id: 4.7.1.dev.12799dvd77e172e8a2eba0f4041ec1471.false
Date: Sun, 01 Jun 2023 17:00:00 GMT
Content-Length: 2

ok

vous devez ajouter ?slack_return_format=true à l’URL du webhook.

Paramètres

En plus du champ text, voici la liste complète des paramètres supportés :

Exemple de code avec paramètres

Voici comment générer un message plus complet avec des paramètres, certains pouvant remplacer des paramètres déjà établis lors de la création du webhook (nom d'utilisateur, canal préféré, avatar...) comme indiqué dans le tableau ci-dessus:

POST /hooks/xxx-clé-générée-xxx HTTP/1.1
Host: votre-serveur-kchat.xyz
Content-Type: application/json
Content-Length: 630

{
  "channel": "kchatemp",
  "username": "test-automation",
  "icon_url": "https://domain.xyz/wp-content/uploads/2023/06/icon.png",
  "text": "#### Résultats des tests pour le 27 juillet 2023\n@channel veuillez vérifier les tests échoués.\n\n| Composant  | Tests effectués   | Tests échoués                                   |\n|:-----------|:-----------:|:-----------------------------------------------|\n| Serveur     | 948         |  0                           |\n| Client Web | 123         |  2 [(voir détails)](https://linktologs) |\n| Client iOS | 78          |  3 [(voir détails)](https://linktologs) |"
}

Cela entraînera l'affichage de ce message dans le canal kchatemp de l'organisation :

Ce guide explique comment obtenir des rappels d'évènement de l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com) sur un système de discussion comme kChat ou Slack.

Préambule

• Cette fonctionnalité vous permettra d'être notifié dans le fil de discussion de votre choix lorsqu'un évènement est proche.
• Le système de webhook est une méthode pour qu'une application ou un service envoie des informations à une autre application ou service en temps réel, de façon sécurisée et authentifiée.

Annoncez le webhook à Calendar

Pour ajouter le webhook de votre système de discussion sur Calendar :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Intégrations dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter un webhook:
   
    
5. Définissez :
   
   1. Un nom pour identifier facilement le Webhook lorsque vous ajoutez des rappels.
   2. L'URL du webhook (obtenue auprès de votre système de discussion - des exemples sont présentés plus bas dans la FAQ).
   3. Les éléments (repris automatiquement de votre évènement et/ou ajoutés manuellement ici) et leur disposition dans le message qui sera envoyé :
      • Insérez %subject%‍ pour inclure le sujet de l'évènement.
      • Insérez %date%‍ pour inclure la date de l'évènement.
      • Insérez %description%‍ pour inclure la description de l'évènement.
      • Insérez %location%‍ pour inclure l'éventuelle localisation de l'évènement.
6. Cliquez sur Ajoutez.

Créez un évènement avec rappel par chat

Maintenant que Calendar est lié à votre compte de système de discussion, vous pouvez choisir d'être notifié dans une discussion lorsque vous ajoutez un rappel à un évènement :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Créez un nouvel évènement.
3. Cliquez en bas à droite pour afficher les champs supplémentaires:
   
4. Ajoutez un rappel:
   
5. Dans le menu déroulant, choisissez le webhook configuré.
6. Validez les modifications.

Vous recevrez désormais un rappel dans le chat correspondant au webhook.

Exemples pour l'obtention d'un webhook

kChat

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Rendez-vous dans la partie Intégrations.
3. Cliquez sur Webhooks entrants :
   
4. Cliquez en haut à droite sur Ajouter.
5. Complétez les informations requises afin de créer le "bot" qui va poster les messages de relance dans kChat dans le canal de votre choix:
   
6. Enregistrez pour obtenir l'URL du webhook:
   
7. Créez la notification personnalisée dans Calendar (lire plus haut si nécessaire):
   
8. Sélectionnez votre notification personnalisée lors de l'ajout d'un rappel sur votre évènement:
   

Slack
 

1. Cliquez ici afin d'accéder aux WebHooks Slack.
2. Choisissez le fil de discussion dans lequel vos rappels s'afficheront (p. ex. @slackbot ou #general):
   
3. Enregistrez pour obtenir l'URL du webhook.

Créez d'autres webhooks pour définir des rappels dans d'autres fils de discussion.

Personnalisez les relances d'un rappel Slack

Vous pouvez librement utiliser les options de formatage de Slack dans vos notifications. Exemple :

N'oubliez pas de %subject% pour le %date%.
À prendre avec le jour J : %description%.
Lieu de l'évènement : %location%

Ce guide détaille la gestion des membres de votre service de discussion kChat.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres. 

Prérequis

• Avoir des permissions suffisantes pour administrer le produit en question.
• Inviter un utilisateur à rejoindre kChat.

Voir les membres d'un canal

Pour voir les utilisateurs ayant accès au canal sélectionné:

1. Cliquez ici‍ afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) ou ouvrez l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).
2. Cliquez sur l'icône de personnage en dessous du titre du canal.
3. Les participants s'affichent en colonne sur la droite de kChat:
   

Inviter ou retirer un membre sur un canal privé

Pour gérer les utilisateurs ayant accès à un canal privé:

1. Cliquez sur l'icône de personnage en dessous du titre du canal.
2. Les participants actuels s'affichent en colonne sur la droite de kChat.
3. Le bouton bleu Ajouter permet d'inviter un utilisateur kChat ou une équipe de travail complète, n'ayant pas encore accès à ce canal:
   
4. Le bouton Gérer permet de retirer un membre de ce canal ou de le nommer Administrateur du canal pour qu'à son tour il puisse gérer les membres:
   

Ce guide détaille l'utilisation de smileys et autre émojis pour réagir et interagir aux discussions du service kChat.

Ajouter une réaction à un message

Pour réagir à n'importe quel moment à n'importe quel message auquel vous avez accès dans kChat, il suffit de survoler le message et de sélectionner soit l’émoticône parmi la sélection, soit sur le smiley avec le petit +: 

 

S'il y a déjà des réactions, vous pouvez en ajouter une au même endroit:

Vous ouvrirez ainsi le panneau avec des centaines d’émoticônes à disposition (et même des émojis personnalisés - lire plus bas).

S'exprimer avec une émoticône ou un GIF

Ajouter un émoji au sein du message que vous rédigez est très simple. Il suffit de cliquer sur l'icône de visage souriant dans la barre de formatage de votre message:

 

Vous pouvez dès lors choisir un émoji:

ou insérer des courts GIF animés plutôt qu'une émoticône grâce à l'onglet situé en haut de l'encart qui s'affiche quand vous cliquez sur le visage souriant::

 

Si vous connaissez le nom du symbole à insérer, vous pouvez également taper : (2 points) suivi des 2 premiers caractères au minimum:

Astuce: si vous ajoutez #, ## ou ### comme premier caractère d'une nouvelle ligne contenant une émoticône, vous pourrez utiliser une émoticône plus grande. Pour essayer, envoyez un message tel que '# :smile:' (attention vos réglages personnalisés peuvent "désactiver" cette fonctionnalité d'affichage sur votre interface).
 

Pour définir la teinte par défaut, cliquer sur ce symbole du panneau des émojis:
 

Émoticônes personnalisées

Pour gérer des émoticônes supplémentaires, cliquer sur ce bouton du panneau des émojis:

Spécifier un nom jusqu'à 64 caractères. Il peut contenir des lettres minuscules, des chiffres et les caractères « - », « + » et « _ ».

Spécifier un fichier .gif, .png ou .jpg pour votre émoticône. Le fichier peut peser jusqu'à 1 Mo. La taille est automatiquement redimensionnée à 128 sur 128 pixels, tout en maintenant le ratio de l'aspect.

L'émoticône pourra ensuite être utilisée par l'ensemble des utilisateurs kChat de votre organisation grâce au nom que vous lui avez attribué.

Ce guide explique comment obtenir automatiquement le résumé du contenu d'un message kChat.

Résumer automatiquement un message kChat

Pour obtenir le résumé d'un message kChat:

1. Survolez le message et sélectionnez l'icône des actions d'IA en haut à droite.
2. Cliquez sur Résumer le fil de discussion:
   ‍
3. Obtenez le résumé, généré par IA et envoyé par kChat Bot dans le volet latéral droite:
   

Prenez connaissance de cet autre guide au sujet des agents conversationnels de kChat.

Ce guide concerne les produits Infomaniak qui intègrent l'utilisation de l'intelligence artificielle, notamment kChat, kDrive, Mail, Site Creator…

Responsabilités des parties

Données fournies à l'IA

• L'IA d’Infomaniak est actuellement basée par défaut sur mixtral8x22b.
  • GPT4 turbo est une option volontaire laissée au choix de l'utilisateur kChat / Mail.
  • Les messages audios sont transcrits avec Whisper.
  • Llama 3 est disponible pour l'API AI Tools.
• En utilisant un assistant de rédaction, les messages et les demandes adressées à l’IA sont exclusivement traités en Suisse par l’infrastructure d’Infomaniak.
• Aucune donnée n’est traitée ou partagée avec un tiers.

Données apportées par l'IA

• Le modèle de langage génère du texte en se basant sur les données qu'il a assimilées lors de son apprentissage, dépourvu de conscience, d'intentions ou de responsabilités morales.
• Il est crucial que l'utilisateur soit conscient que les informations générées par le modèle ne sont pas toujours précises et ne doivent pas être considérées comme une source d'information incontestable.
• Il doit exercer son discernement critique et vérifier les informations fournies par l'assistant auprès de sources fiables lorsque nécessaire.
  • P.ex si une personne utilise le modèle pour des tâches cruciales telles que des conseils médicaux, juridiques ou financiers, elle doit prendre des précautions supplémentaires pour confirmer les informations émanant du modèle.
• En cas d'utilisation inappropriée ou dangereuse de cet assistant, la responsabilité incombe à l'utilisateur qui prend ces actions.

Ce guide détaille le principe des conversations kChat, organisées au sein de Canaux de discussion privés et publics, et de discussions directes entre utilisateurs.

Commencer une conversation

Pour écrire à un utilisateur de votre organisation, cliquer sur le + à droite des Messages directs afin de le sélectionner:

Envoyer votre message ; si nécessaire joindre des fichiers jusqu'à 100 Mo. Vous pouvez également utiliser des “réactions”.

Mentionner un autre utilisateur

Pour solliciter l'un des membres de l'organisation (ou toute une équipe de travail) via un message, taper l'arobase @ pour afficher les personnes ou les canaux à mentionner. Attention, selon le type de canal concerné, la mention d'un utilisateur affiche un message vous permettant de l'ajouter à la discussion sans quoi il ne verra pas la mention.

Demander un accusé de lecture

Pour que les utilisateurs puissent accuser réception de votre message et ainsi signaler avoir lu le message, activer un accusé de lecture avant l'envoi du message sur le canal, en cliquant sur l'icône ⦅!⦆ puis en activant le bouton à bascule (toggle switch) :

Une fois le message envoyé, le résultat sera le suivant:

 

Éditer ou supprimer un message

Pour éditer un message (qui comportera alors une mention de message édité), cliquer sur le menu d'action à droite du message à éditer. Au même endroit, vous pouvez aussi supprimer votre message qui disparaitra alors de la discussion chez tous les utilisateurs:

Organiser les conversations dans kChat

Le type de tri pour les éléments que vous gérez sur la gauche de l'écran est très important.

Imaginez ouvrir kChat après plusieurs jours d'absence, les conversations non lues vont s'afficher les unes sous les autres. Après lecture de celles-ci, vous souhaiterez peut-être retrouver une information lue parmi l'une d'entre elles, ainsi un tri par activité récente p.ex (lire ci-dessous pour d'autres possibilités) permet de retrouver les dernières conversations qui vous concernaient. 

Ce choix du type de tri est disponible pour tous les éléments: canaux de discussions, catégories, messages directs, etc.

Rechercher une conversation

La recherche d'éléments (mot, participant, fichier) se trouve sur le haut de la fenêtre:

Une fois des résultats trouvés, ils apparaissent sur la droite de la fenêtre.

Fil de discussion (thread)

Quel que soit le canal ou le chat privé avec un autre utilisateur, vous pouvez démarrer un fil de discussion à partir d'un autre simplement en choisissant Répondre sur le message désiré.

Un fil de discussion s'ouvrira sur votre droite permettant à chaque utilisateur du canal d'apporter ses propos dans ce fil spécifique sans perturber les éventuels nouveaux sujets du canal en cours:

Ces fils de discussion sont ensuite centralisés pour être lus et relus dans la partie Fils de discussion de la barre latérale gauche.

Ce guide concerne kChat, la messagerie instantanée d'Infomaniak qui permet d'échanger, partager et coordonner vos équipes en toute sécurité depuis votre navigateur Web, votre mobile, votre tablette ou votre ordinateur.

Obtenir kChat

kChat est disponible avec kSuite.

Une fois que vous avez mis en place kSuite au sein de votre Organisation:

• Téléchargez l'app mobile kChat (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) ou encore l'app desktop kChat (application de bureau sur macOS / Windows / Linux).

et/ou

• Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kChat (service en ligne kchat.infomaniak.com) 

Prenez également connaissance du guide de démarrage.

Infomaniak est une société de droit suisse certifiée ISO 27001 et ISO 9001 qui respecte le RGPD. Son principal objectif est de garantir la sécurité et la confidentialité des données qui lui sont confiées. De nombreuses mesures sont mises en place pour assurer la protection de vos communications avec kChat:

• le Manager Infomaniak permet de vérifier si les utilisateurs de votre organisation ont activé l'authentification à deux facteurs
• les données en attente et en transit sont chiffrées, de même que les sauvegardes automatiquement réalisées par Infomaniak
• les données sont hébergées en Suisse dans des centres de données développés et gérés exclusivement par Infomaniak

• vous recevez uniquement des messages de la part de vos collaborateurs ou des utilisateurs externes que vous avez approuvés
• vous pouvez créer des canaux privés pour restreindre les informations sensibles à des personnes spécifiques
• vous contrôlez en permanence les droits d'accès des utilisateurs qui peuvent accéder à kChat