Créer un évènement dans Calendar

Ce guide concerne la partie Infomaniak Calendar (calendriers/agendas) de Mail et détaille comment ajouter un nouvel évènement dans un calendrier.

Ajouter un nouvel évènement

Pour planifier un évènement dans un calendrier géré par Infomaniak:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Remplissez les différents champs les plus importants:
   
   ou affichez-en d'autres d'abord en cliquant sur AFFICHER PLUS DE CHAMPS en bas à droite (et certains de ces champs peuvent être repris automatiquement lors d'éventuelle relance).
4. Cliquez sur ENREGISTRER pour ajouter l'évènement au calendrier sélectionné.

Vous pouvez également cliquer directement sur le calendrier pour ajouter un nouvel évènement, en faisant glisser le pointeur de la souris sur une période horaire désirée.

Ajouter des participants à l'évènement

Pour inviter des utilisateurs, ajoutez leur nom ou adresse mail lors de la création de l'évènement ou par la suite:

Vous serez informé de leur présence ou de leur refus s'ils suivent la procédure qui leur est envoyée par mail à la création de l'évènement.

Toute mise à jour d'un évènement planifié est également envoyée par mail à tous les participants.

Trouver automatiquement le meilleur horaire

Avant la création de l'évènement et donc avant que les invitations ne soient envoyées aux participants, il est possible de déterminer le meilleur horaire qui convient à tous en fonction des disponibilités de chacun (autres rendez-vous inscrits dans leurs agendas p.ex):

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Choisissez une date et heure qui vous conviendrait pour l'évènement.
4. Ajoutez les participants.
5. Cliquez sur le menu déroulant en-dessous des participants pour trouver l'heure immédiatement disponible pour tous les participants la plus proche de l'heure souhaitée initialement:
   

Dans l'exemple ci-dessus, 10h ne convient pas pour un rendez-vous d'une heure car Jean Dupont a déjà un rendez-vous planifié dans son agenda à 10h45 donc le système propose 11h45, l'heure la plus proche où tous les participants seront disponibles.

Une astérisque * à côté d'un participant signifie que les disponibilités de l'utilisateur sont inconnues:

• soit la personne invitée par son adresse mail n'est pas un utilisateur Infomaniak: aucun compte utilisateur n'existe avec l'adresse mail spécifiée
• soit la personne invitée ne partage pas ses disponibilités: elle ne partage pas son calendrier au moins en lecture avec l'organisateur du rendez-vous ou n'a pas transféré son calendrier dans au moins une des Organisations de l'organisateur

Évènement récurrent

Pour ajouter un évènement qui serait répété dans le futur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Affichez les champs supplémentaires:
   
4. Activez la récurrence:
   

Vous pouvez déplacer / supprimer les occurrences suivantes d'un évènement récurrent (uniquement dans le cas où celui-ci ne possède pas d'invité(s)).
 

Rappel d'évènement

Pour ajouter des rappels à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Pièce jointe / Salle de réunion

Pour ajouter une pièce jointe issue de kDrive à vos évènements sur Calendar, prenez connaissance de cet autre guide.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet des salles de réunions qu'il est possible de préconfigurer pour lier un évènement à un emplacement de ce type.