Partager des données depuis l'app Web kDrive

Ce guide détaille comment partager des fichiers et des dossiers dans kDrive avec qui vous voulez, sans installer l'application l'app desktop kDrive (application de bureau sur macOS / Windows / Linux), et même si le destinataire ne possède pas de compte Infomaniak ou n'utilise pas encore kDrive.

Préambule

• L'app Web kDrive permet de partager du contenu de plusieurs façons notamment par un clic droit sur les éléments ou en pièce jointe d'un e-mail sur Mail Infomaniak pour rapidement proposer la lecture ou modification d'un fichier.
• Une boite de dépôt peut également être partagée.
• L'apparence des fenêtres de partage peut être personnalisée.

Partager un fichier / dossier sur kDrive

Pour que des utilisateurs puissent afficher, modifier, télécharger votre contenu, il faut désigner à qui partager un fichier / dossier de kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web kDrive Infomaniak (service en ligne kdrive.infomaniak.com).
2. Faites un clic droit sur le fichier / dossier concerné.
3. Cliquez sur Partager... en haut du menu déroulant.

A partir de là, il est possible de:

• soit activer un lien de partage public avec différentes options possibles:
  • autorisation de modification du document s'il fait partie des formats collaboratifs
  • date d'expiration
  • mot de passe
  • autorisation de téléchargement
  • autorisation d'accès afin que l'utilisateur ayant accès au lien de partage puisse demander un accès complet - prenez connaissance du chapitre dédié ci-dessous

afin que n'importe qui possédant le lien affiché sur cette modale puisse accéder au fichier partagé:

Attention: une simple désactivation / réactivation du lien de partage public change l'URL et rend caduque la précédente !
 

• soit saisir un utilisateur kDrive, un contact de votre carnet d'adresses, l'adresse mail d'un nouveau contact (ou une équipe de travail si le partage se fait au sein du dossier commun Common folders):
  

Un assistant permet de définir les droits de chaque personne que vous ajoutez: consultation / modification / gestion (prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet des autorisation d'accès aux fichiers, dossiers et sous-dossiers du kDrive).

• La personne dont vous indiquez l'adresse mail recevra un e-mail avec les informations nécessaires pour accéder à votre contenu partagé.
• Si elle ne possède pas de compte Infomaniak, elle pourra en créer un gratuitement pour accéder, modifier et synchroniser les éléments partagés.
• En attendant, vous verrez l'invitation en attente et pourrez la révoquer en tout temps du même endroit.
• Le lien privé s'affiche chaque fois que vous irez dans le menu latéral de partage, ce qui permet de copier et renvoyer facilement le lien aux utilisateurs autorisés.

Cliquez sur la croix de fermeture en haut à droite de la modale si vous avez terminé.

Créer un lien de partage public + éditable

Lorsque vous activez un lien de partage sur un fichier type Word, Excel ou PowerPoint, il est possible d'autoriser l'édition en ligne de ce dernier:

Toutes les personnes ayant accès à ce lien de partage pourront ensuite immédiatement modifier le fichier sans posséder de compte Infomaniak (il suffit de tester l'URL obtenue dans une navigation privée pour vérifier le résultat).

Vous pouvez également obtenir un lien de partage précis depuis le document.

Demander un accès depuis la page du fichier partagé

L'utilisateur qui partage un dossier peut activer un bouton dans les paramètres avancés:

Ce bouton sera affiché sur la page de partage afin que l'utilisateur qui accéde au lien de partage puisse demander à devenir utilisateur externe (s'il possède un compte Infomaniak):

La demande sera alors envoyée par mail à l'utilisateur qui a initié le partage et il pourra décider d'accepter ou non.

Le dossier commun (Common folders)

Ce dossier est disponible avec certaines offres payantes et permet de partager vos données avec l'ensemble des utilisateurs du kDrive. Tout nouveau dossier créé à l'intérieur avec un choix de partage maximum sera indiqué comme tel à droite dans la liste des dossiers.

Mais un dossier peut aussi y être créé avec un partage restreint (cela vous est proposé lors de la création d'un nouveau dossier ou lorsque vous retourner sur le partage dudit dossier) et dans ce cas seules les personnes habilitées pourront en voir le contenu directement ; les utilisateurs qui y ont accès sont visibles à droite dans la liste des dossiers:

 

Les autres utilisateurs ayant accès à Common folders pourront également accéder "de force" à un sous-dossier soit en cliquant dessus et en acceptant le message d'avertissement, soit grâce au menu d'action sur la droite du répertoire en choisissant "Forcer l'accès" ; cela notifiera par mail les autres utilisateurs de l'accès entrepris:

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur les partages et dossiers communs.