Inviter un utilisateur à utiliser kChat

Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur.

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès à un ou plusieurs canaux kChat à un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
• Vous pouvez également inviter une équipe de travail au complet depuis kChat.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres. 
   

Inviter à utiliser kSuite

Prérequis

•  Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordés pour kChat.

Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Gestion des utilisateurs dans le menu latéral gauche:
   
3. Cliquez sur Utilisateurs.
4. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un utilisateur:
   
5. Entrez les coordonnées demandées.
6. Cliquez sur Continuer:
   
7. Définissez le rôle du futur utilisateur comme étant Externe.
8. Cliquez sur Continuer:
   
9. Accordez un accès à kSuite (donc à kChat).
10. Cliquez sur Continuer:
    
11. Ne pas intégrer l'utilisateur à une équipe de travail:
    
12. Spécifiez un droit utilisateurs à kDrive et kChat.
13. Cliquez sur Continuer:
    
14. Ne pas créer d'adresse mail à l'utilisateur (effacez le contenu du champ si nécessaire).
15. Cliquez sur Continuer:
    
16. Spécifiez l'adresse mail personnelle de l'utilisateur à inviter (il se connectera avec cette adresse mail).
17. Cliquez sur Continuer:
    
18. L'obliger à se connecter avec l'adresse mentionnée précédemment.
19. Envoyez l'invitation:
    
20. Le futur utilisateur externe kChat reçoit un e-mail d'invitation lui permettant de finaliser son inscription:
    
21. Vous pouvez également lui fournir le lien d'invitation affiché sur la page par un autre moyen, SMS p.ex ou simplement réafficher le lien s'il a été perdu ; pour cela cliquez sur Utilisateurs dans le menu latéral gauche.
22. Cliquez sur le menu déroulant pour afficher les utilisateurs en attente.
23. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche.
24. Cliquez sur Envoyer l'invitation pour choisir la méthode d'envoi:
    

L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord kSuite indique bien ce statut:


 

Accepter l'invitation

Afin d'accéder à l'organisation détenant la kSuite concernée, l'utilisateur invité exécute dans son navigateur le lien qu'il a obtenu:

1. Un premier écran lui indique quelle est l'organisation l'ayant invité, et quelle adresse mail il devra obligatoirement utiliser lors de la création du compte utilisateur et lors des connexions futures:
   
2. Les informations fournies précédemment s'affichent durant le processus d'inscription de l'utilisateur et il est nécessaire de compléter ces informations:
   
3. Idem pour l'écran correspondant aux informations de connexion:
   
4. Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité par l'URL kchat.infomaniak.com ou l'URL personnalisée si Custom Brand a été paramétré.
5. Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui: