1 000 FAQ, 500 tutoriels et vidéos explicatives. Ici, il n'y a que des solutions !
Inviter un utilisateur Ă utiliser kChat
Ce guide explique comment inviter sur kChat un utilisateur externe à votre Organisation mais qui sera comptabilisé comme un utilisateur kSuite.
Préambule
- Prenez connaissance de cet autre guide afin de donner l'accès à un ou plusieurs canaux kChat à un utilisateur externe qui pourra ainsi interagir avec votre équipe sans compter comme un utilisateur kSuite et sans avoir de droits particuliers dans l'Organisation (dont il ne fera pas partie).
- Vous pouvez également inviter une équipe de travail au complet depuis kChat.
- Prenez connaissance de cet autre guide si vous désirez gérer les canaux auxquels devront automatiquement appartenir les nouveaux membres.
Inviter Ă utiliser kSuite
Prérequis
- Etre administrateur de l'Organisation sur laquelle se trouve kSuite avec des droits complets accordés pour kChat.
Une fois invité, l'utilisateur pourra confirmer son adhésion et accédera à kChat avec les permissions limitées que vous lui aurez accordées:
- Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de kChat sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur:
- Cliquez sur Créer un utilisateur kSuite.
- Cliquez sur Suivant:
- Entrez prénom et nom de l'utilisateur, et définissez son rôle en tant qu'utilisateur simple:
- Représentant légal
- Responsabilité légale de l'organisation
- Peut gérer tous les produits et utilisateurs
- Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
- Administrateur
- Peut gérer tous les produits et utilisateurs
- Peut gérer la comptabilité et les commandes de nouveaux produits
- Utilisateur‍
- Peut gérer les produits que vous autorisez‍
- Peut gérer la comptabilité si vous l'autorisez‍
- Représentant légal
- Ne pas créer d'adresse mail pour l'utilisateur et indiquer son adresse mail existante à laquelle envoyer l'invitation:
- Vous pouvez forcer ce futur utilisateur à devoir se connecter avec cette adresse mail ou l'autoriser à spécifier une autre adresse mail (utile notamment s'il a déjà un compte utilisateur auprès d'Infomaniak avec un autre identifiant de connexion).
- Ajouter l'utilisateur Ă votre kSuite avec le bouton Ă bascule (toggle switch).
- Cliquez sur le bouton Inviter:
L'invitation est en attente jusqu'à l'inscription définitive de l'utilisateur invité (lire plus bas). Le tableau de bord des utilisateurs de l'Organisation indique bien ce statut:
Accepter l'invitation
Afin d'accéder à l'Organisation détenant kChat:
- L'utilisateur invité reçoit l'invitation sur son adresse mail et clique sur le bouton Accepter l'invitation:
- Il spécifie ses coordonnées ainsi que l'adresse mail / mot de passe qu'il souhaite utiliser et termine l'inscription:
- Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur nouvellement inscrit peut se connecter à son Manager et accéder à kChat auquel il a été invité.
- Les utilisateurs existants sont automatiquement prévenus de l'arrivée du nouveau participant et peuvent désormais converser avec lui ; dès son ajout, le nouvel utilisateur reçoit un message de kChat.bot lui souhaitant la bienvenue:
Un accès à kSuite, et pas un accès à la gestion de kSuite !
Il est important de différencer l'utilisation de l'app kChat (au sein de kSuite) et la gestion de kSuite elle-même.
Dans l'exemple d'invitation ci-dessus, le nouvel utilisateur a été invité à rejoindre kChat, il compte comme un utilisateur de la kSuite quand un administrateur accède à la gestion des utilisateurs de sa kSuite:
Par contre, ce nouvel utilisateur ne pourra pas directement gérer la kSuite à laquelle il a été invité puisque son rôle (défini au premier point 5 ci-dessus) ne l'y autorisait pas.
C'est la raison pour laquelle cet utilisateur ne verra aucun lien actif dans la partie Outils Collaboratifs → kSuite de son Manager Infomaniak. Il lui faudra basculer vers les applications Infomaniak grâce au menu ‍ en haut à droite:
A noter que si nécessaire, cet utilisateur pourra commander sa propre kSuite sans lien avec la kSuite à laquelle il a été invité.