Gérer des réservations de salles avec l'app Web Calendar

Ce guide détaille la fonctionnalité de réservation de salles (de réunion, de sport, de cours, etc.) disponible sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com pour la gestion de vos évènements et rendez-vous).

Préambule

• Il est possible de créer et d'associer des salles de réunion physiques à des évènement depuis Calendar, pour p.ex organiser un évènement dans un lieu précis disposant d'équipements et d'un nombre de places limité.
• Chaque salle créée affiche un calendrier dédié sur l'app, qu'il est possible de partager.
• Une double (ou plus) réservation de salle est possible.

Gérer des évènements avec salles de réunion

Prérequis

• La fonctionnalité requiert une offre kSuite:
  • kSuite pour tous : 1 salle / ressource
  • kSuite standard : 3 salles /ressource
  • kSuite pro : 6 salles / ressource
  • kSuite entreprise : 100 salles / ressource
• Créer des salles requiert les droits “Administrateur“ et “Responsable légal“.

Configurer les salles

Pour créer des salles accessibles à la réservation par les collaborateurs:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'Organisation concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Salles dans le menu latéral gauche.
5. Cliquez sur le bouton Créer une salle:
   
6. Donnez un nom, un emplacement (adresse physique, étage), une capacité de places…
   
7. Ajoutez le matériel éventuellement disponible dans la pièce en question.
8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le matériel lié à la salle:
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour créer la salle de réunion.

Les informations et la création de salles sont aussi accessibles depuis les paramètres de l'Organisation sur le Manager Infomaniak.

Créer un évènement en lui associant une salle

Une fois la salle créée et configurée, il suffit de créer un évènement pour lui associer la salle désirée:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne calendar.infomaniak.com).
2. Cliquez sur le bouton Plus ‍ en haut à gauche de l'interface pour créer un Nouvel évènement.
3. Cliquez dans le champ Rechercher une salle ou un lieu pour afficher les salles libres sur le créneau (les 3 dernières réservées de la plus récente à la moins récente).
4. Le matériel disponible dans chaque salle est affiché à droite.
5. Cliquez sur Enregistrer pour publier l'évènement et sa salle dans le calendrier:
   
6. Vous retrouvez toutes les informations sur le lieu choisi et le matériel à disposition sur la page de l'évènement dans le calendrier:
   

Vue globale des salles et de leur occupation

Il est possible d’avoir une vue globale sur un calendrier de chaque salle pour voir son occupation. En effet quand une salle est créée, un calendrier associé à celle-ci est créé dans les calendriers de l’Organisation: