Créer un modèle de signature pour votre courrier

Ce guide explique comment créer un modèle pour l'outil de signature pour toute votre messagerie sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com).

Préambule

• Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
• Dans le cas d'un modèle de signature, le créateur du modèle créé le style de la signature, il choisit également le ou les éléments qui devront être présents, et c'est à l'utilisateur final, depuis son Mail, de terminer certains détails de sa signature.
• Vous pouvez également masquer un modèle pour ne plus qu'il soit utilisé.

Créer un modèle de signature

Pour créer un modèle:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'onglet Signature.
5. Cliquez sur Ajouter un modèle de signature:‍
   
6. Sélectionnez le type de modèle.
7. Cliquez sur le bouton bleu Continuer:
   
8. Selon le modèle définissez les champs, les informations sociales, le contenu imagé, etc. et si le contenu sera automatiquement complété en fonction de l'utilisateur ou si l'information doit être fixée dès à présent.
9. Cliquez sur le bouton bleu Continuer:
   
10. Donnez un nom au modèle.
11. Décidez si ce modèle doit être appliqué aux utilisateurs des adresses existantes sur le Service Mail.
12. Cliquez sur le bouton bleu Terminer ou sauvegardez comme brouillon selon le choix au point 11:
    

Champs et variables disponibles (cf point 8 ci-dessus)

En plus de rédiger un modèle de signature unique, vous avez la possibilité d'insérer aux endroits nécessaires des informations qui seront adaptées à partir des informations automatiquement reprises de l'utilisateur mais également complétées manuellement par celui-ci:

• Nom
• Prénom
• Numéro de téléphone
• Intitulé de poste etc.

Ainsi, les utilisateurs qui auront accès à ce modèle de signature pourront simplement entrer l'une ou l'autre de ces informations dans des cases situées en dessous de la fenêtre de rédaction de leur signature, sans se soucier de la conception graphique de la signature elle-même.

Appliquer les signatures aux utilisateurs depuis ce modèle

Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du modèle de signature:

Vous pouvez éditer la signature, la dupliquer pour créer une signature différente pour certaines personnes à partir de ce modèle, et la supprimer.

Une autre option permet de créer les signatures pour les différents utilisateurs utilisant les adresses mail du domaine:

• Ils seront notifiés par e-mail qu’une nouvelle signature est disponible.
• Pour les adresses mail partagées (p.ex contact@domaine.com), si vous souhaitez une signature générique qui utilise ce modèle, sans qu'elle soit associée à un utilisateur spécifique, vous devez la configurer vous-même depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne mail.infomaniak.com) ou le Service Mail.

Les utilisateurs du Service Mail  pourront alors…

• … utiliser la nouvelle signature créée à partir de ce modèle
• … ajouter leurs informations personnelles

Activer un modèle sur une adresse mail existante

Il est nécessaire d'avoir un modèle existant pour l'activer sur une ou plusieurs adresses mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur les cases pour sélectionner une ou plusieurs adresses mail dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur le menu d'action ⋮ puis sur Appliquer un modèle de signature.
5. Sélectionnez le modèle de votre choix.
6. Cliquez sur le bouton Activer: