Gestionar el acceso a la carpeta compartida en kDrive

Esta guía ilustra los diferentes tipos de compartición que es posible realizar dentro de la carpeta común de kDrive y explica cómo limitar el acceso a la carpeta si ciertos usuarios no deben acceder a todo lo que ya contiene. Es muy fácil modificar una compartición en cualquier momento.

Pasar de una simple compartición a una invitación kSuite

Imaginen…

• … un kDrive dentro de una kSuite…
• … con 1 solo usuario de 3…
• … datos en la carpeta común y en la carpeta personal.

A. Resultado de una compartición sin necesidad de registro del usuario invitado

Una carpeta presente en la carpeta común se comparte primero con un nuevo usuario totalmente externo a este kDrive y a Infomaniak, mediante un enlace de compartición pública:

1. Haga clic derecho en la carpeta o subcarpeta en cuestión.
2. Seleccione la opción Compartir.
3. Manténgase en la primera pestaña ajustando los parámetros de seguridad según sus necesidades.
4. Copie el enlace para compartirlo o envíelo directamente desde la ventana:
   

Como resultado, el usuario que accede a este enlace público obtiene este tipo de vista y puede navegar, ver y descargar los archivos, todo en modo solo lectura :

B. Resultado de una compartición con registro (no contabilizado en kSuite)

Una carpeta presente en la carpeta común se comparte ahora con un usuario de tipo “externo” que deberá registrarse o al menos iniciar sesión en su cuenta si ya tiene una, y aceptar la invitación.

Para ello, esta vez debe elegir la segunda pestaña de compartición:

1. Haga clic derecho en la carpeta o subcarpeta en cuestión.
2. Seleccione la opción Compartir.
3. Haga clic en la segunda pestaña.
4. Introduzca la dirección de correo del usuario en cuestión.
5. Haga clic para añadirlo (esta operación se puede realizar para varios usuarios a la vez):
   
6. Respecto a la libertad otorgada al usuario para modificar o no la parte del kDrive a la que tendrá acceso, aquí se elige la opción Modificar.
7. Haga clic en Enviar invitación:
   

El usuario invitado recibirá un correo electrónico para registrarse como usuario de Infomaniak y podrá acceder a la sección Compartido conmigo en una interfaz simplificada de kDrive.

C. Resultado de una compartición con registro como usuario kSuite

Si ningún usuario ha sido invitado todavía, repita los pasos del 1 al 7 y en el paso 8…:

1. … Invite a esta persona como usuario de kSuite haciendo clic en el enlace que abre la gestión de usuarios en una nueva pestaña:
   
2. Complete el formulario con el nombre y apellidos, configure los permisos según sus necesidades y elija si se crea (o no) una dirección de correo para el usuario.
3. El usuario invitado recibirá un correo para registrarse y podrá gestionar los productos en Infomaniak Manager según los permisos asignados.

D. Restringir el acceso del usuario

Una vez finalizado el registro, la interfaz de kDrive del nuevo usuario generalmente le permite acceder a todo el contenido que ha sido compartido con todos los usuarios de kDrive.

Si el usuario invitado no ve nada en la carpeta compartida, verifique desde la cuenta del administrador si los derechos de compartición se han ampliado a todos los usuarios de kDrive:

 

Lo contrario también es posible: si el nuevo usuario de kSuite tiene acceso a toda la carpeta compartida y esto no es lo deseado, el administrador debe modificar la compartición de la carpeta principal (por ejemplo, la carpeta raíz de la carpeta compartida):

1. Haga clic derecho en la carpeta principal, seleccione la opción Compartir y luego seleccione la segunda pestaña de compartición. Haga clic en Gestionar a la derecha para eliminar la compartición (el efecto es recursivo, por lo que se aplica a todos los elementos dentro de la carpeta principal):
   
2. Luego, haga una nueva compartición, pero más restringida a partir de la carpeta correspondiente y verifique la columna de accesos en la estructura de kDrive:
   
    
3. Y ahora, el usuario solo verá una parte de la carpeta compartida:
   
4. Y esta vez, si el usuario instala la app de kDrive, podrá seleccionar el kDrive en cuestión:
   
5. Podrá acceder a los archivos en su ordenador: