Gestionar reservas de habitaciones con Calendar

Esta guía detalla la funcionalidad de reserva de salas (de reuniones, deportes, clases, etc.) disponible en la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea calendar.infomaniak.com).

Preámbulo

• Es posible crear y asociar salas de reuniones físicas a eventos desde Calendar, para por ejemplo organizar un evento en un lugar específico con equipamiento y un número limitado de plazas.
• Cada sala creada muestra un calendario dedicado en la aplicación.
• Es posible una reserva doble (o más) de la sala.

Gestionar eventos con salas de reuniones

Requisitos previos

• La funcionalidad requiere una oferta kSuite:
  • kSuite para todos: 1 sala / recurso
  • kSuite estándar: 3 salas / recurso
  • kSuite pro: 6 salas / recurso
  • kSuite empresa: 100 salas / recurso
• Crear salas requiere los derechos de "Administrador" y "Responsable legal".

Configurar las salas

Para crear salas accesibles para la reserva por parte de los colaboradores:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea calendar.infomaniak.com).
2. Haga clic en el ícono de Configuración ‍‍ en la parte superior derecha.
3. Verifique o seleccione la Organización correspondiente en el menú desplegable del menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Salas en el menú lateral izquierdo.
5. Haga clic en el botón Crear una sala:
   
6. Asigne un nombre, una ubicación (dirección física, piso), una capacidad de asientos…
   
7. Agregue el equipo disponible en la sala en cuestión.
8. Haga clic en Guardar para registrar el equipo asociado a la sala:
   
9. Haga clic en Guardar para crear la sala de reuniones.

La información y la creación de salas también están disponibles desde los ajustes de la Organización en el Manager de Infomaniak.

Crear un evento y asociarle una sala

Una vez creada y configurada la sala, basta con crear un evento para asociarle la sala deseada:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea calendar.infomaniak.com).
2. Haga clic en el botón Más ‍ en la parte superior izquierda de la interfaz para crear un Nuevo evento.
3. Haga clic en el campo Buscar una sala o un lugar para mostrar las salas disponibles en ese intervalo de tiempo (las últimas 3 reservadas, de la más reciente a la menos reciente).
4. El equipo disponible en cada sala se muestra a la derecha.
5. Haga clic en Guardar para publicar el evento y su sala en el calendario:
   
6. Encontrará toda la información sobre el lugar seleccionado y el equipo disponible en la página del evento en el calendario:
   

Vista global de las salas y su ocupación

Es posible obtener una vista global del calendario de cada sala para ver su ocupación. De hecho, cuando se crea una sala, se crea un calendario asociado en los calendarios de la Organización: