Gestionar reservas de habitaciones con Calendar

Esta guía detalla la funcionalidad de reserva de salas (de reunión, deporte, clases, etc.) disponible en la app Web Calendar Infomaniak (servicio en línea) calendar.infomaniak.com para la gestión de sus eventos y citas).

Preámbulo

• Es posible crear y asociar salas de reuniones físicas a eventos desde Calendar, para organizar un evento en un lugar específico con equipamiento y un número limitado de plazas.
• Cada sala creada muestra un calendario dedicado en la app, que es posible compartir.
• Una doble (o más) reserva de sala es posible.

Administrar eventos con salas de reuniones

Requisitos previos

• La creación de salas requiere los derechos del Administrador y de la Responsabilidad Legal.

Configurar salas

Para crear salas accesibles a la reserva por los colaboradores:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar Infomaniak (servicio en línea) calendar.infomaniak.com).
2. Haga clic en el icono Parámetros ‍‍ Arriba a la derecha.
3. Compruebe o seleccione la Organización de que se trate en el menú desplegable del menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Salas en el menú lateral izquierdo.
5. Haga clic en el botón Crear una sala:
   
6. Dele un nombre, una ubicación (dirección física, planta), una capacidad de plazas...
   
7. Agregue el material que pueda estar disponible en la habitación de que se trate.
8. Haga clic en Guardar para guardar el material relacionado con la sala:
   
9. Haga clic en Guardar para crear la sala de reuniones.

La información y la creación de salas también son accesibles desde parámetros de la Organización En el Manager Infomaniak.

Crear un evento asociando una sala

Una vez creada y configurada la sala, basta con crear un evento para asociarla con la sala deseada:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar Infomaniak (servicio en línea) calendar.infomaniak.com).
2. Haga clic en el botón Más ‍ en la parte superior izquierda de la interfaz para crear un Nuevo evento.
3. Haga clic en el campo Buscar una sala o un lugar para mostrar las salas libres en el nicho (las últimas 3 reservadas de la más reciente a la menos reciente).
4. El material disponible en cada sala se muestra a la derecha.
5. Haga clic en Guardar para publicar el evento y su sala en el calendario:
   
6. Encontrará toda la información sobre el lugar elegido y el material disponible en la página del evento en el calendario:
   

Panorama general de las salas y su ocupación

Es posible tener una visión global de un calendario de cada sala para ver su ocupación. En efecto, cuando se crea una sala, se crea un calendario asociado a ésta en los calendarios de la Organización: