Wissensdatenbank

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die grundlegenden Funktionen des Infomaniak Gäste-Managers schnell zu nutzen. Das Tool enthält alle Funktionen, die Sie benötigen, um Online-Einladungen zu erstellen und zu verwalten. 

Erste Schritte mit dem Tool

Erfahren Sie, wie Sie eine Veranstaltung erstellen, Ihre Einladungen versenden und die Teilnahme in Echtzeit verfolgen.

Spezifische Anleitungen

• Einladung einrichten - Wichtige Schritte
• Kontakte verwalten
• Einladungen von einer benutzerdefinierten Adresse senden
• Unterschied zwischen Einladungen und Ticketing
• Kreditpreise

Sollten Sie auf Probleme stoßen, konsultieren Sie bitte die Wissensdatenbank, bevor Sie den Support kontaktieren.

Diese Anleitung beschreibt die Unterschiede zwischen den Infomaniak-Tools Ticketing und Gäste-Manager.

Was ist die Art Ihrer Veranstaltung? 

• Wenn Sie eine einmalige private Veranstaltung organisieren, wie z. B. eine Geburtstagsfeier, eine Hauptversammlung oder eine Abschlussfeier mit einer gut definierten Gästeliste, verwenden Sie den Gäste-Manager.
  • Mit diesem Tool können Sie eine Veranstaltung erstellen, Personen Ihrer Wahl einladen und deren Anmeldungen und Anwesenheit verfolgen.
• Das Ticketing-Tool ist hingegen besser geeignet für Veranstaltungen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind oder für diejenigen, bei denen jeder mit dem Link Tickets kaufen kann.

	Infomaniak Ticketing	Gäste-Manager
Gibt Tickets aus
Personalisierte Tickets	Optional
Möglichkeit zu kostenpflichtigen Tickets
Erfordert eine bekannte Gästeliste	Sie wählen die Gäste nicht aus	E-Mail-Adressen der Empfänger sind erforderlich
Kaufmöglichkeit für jeden mit einem Link		Es wird kein Link generiert; alles erfolgt per E-Mail
Nur Gäste können auf die Einladung antworten
Tickets für mehrere Veranstaltungen
Möglichkeit, mehrere Termine anzubieten
Formular zum Ausfüllen
Registrierungsverfolgungsfunktion	Sie können die Kundenliste abrufen
Erstellt einen Link zum Ticketkauf
Sendet eine direkte Einladung zum Ticketkauf

Dieser Leitfaden beschreibt die wichtigsten Schritte zur Erstellung einer Einladung mit dem Infomaniak Gäste-Manager.

Reihenfolge der Einladungserstellung

Nach dem Erstellen Ihrer Gästeliste basiert die Erstellung einer Veranstaltung auf diesen Elementen:

1. ein Name für die Veranstaltung
2. ein Datum und eine Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung
3. ein Enddatum und eine Uhrzeit (optional)
4. Überprüfung des Zugangs der Gäste während der Veranstaltung mit einem QR-Code (optional)
5. Veranstaltungsort
6. ein Veranstaltungstyp (Einweihung, Geburtstag, Abendessen usw.)

Anschließend zur Anpassung des Erscheinungsbilds der Einladung:

1. ein Logo
2. ein Banner
3. die Farben

Anschließend zur Konfiguration des Versands:

1. Name der eingeladenen Gruppe
2. Name des Veranstalters
3. Absender-E-Mail
4. Sprache für automatische Nachrichten
5. Anmeldeschluss

Anschließend zur Vervollständigung des Inhalts der Einladungsemail und der Anmeldebestätigung für die Veranstaltung:

1. Betreff der E-Mail
2. Ausfüllen des Inhalts (einschließlich Einfügen von Variablen/benutzerdefinierten Feldern basierend auf dem Empfänger)

Anschließend zur Anpassung der während der Anmeldung zur Veranstaltung angeforderten Informationen (wenn die Person die Einladung durch Klicken auf die Schaltfläche in der E-Mail annimmt):

1. die vorausgefüllten Felder (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) und die Aktivierung oder Deaktivierung der Möglichkeit zur Bearbeitung durch den Gast
2. das Hinzufügen von Feldern wie Textfelder, Multiple-Choice-Fragen usw.

Anschließend zur Konfiguration der Empfänger und eventueller Begleitpersonen/Partner:

1. an welche Kontaktliste(n) die Einladung gesendet werden soll
2. Anzahl der Begleitpersonen, die den Gast begleiten dürfen (zwischen 0 und 20)
3. ob die Gästeliste in der Einladungsemail angezeigt werden soll oder nicht

Anschließend zur Vorschau und Vorbereitung des Versands:

1. Vorschau der Nachricht, mit der Möglichkeit, zu den einzelnen Elementen zurückzukehren und sie zu bearbeiten
2. Aktivierung oder Deaktivierung des geplanten Versands für die Zukunft (und wenn ja, an welchem Datum & zu welcher Uhrzeit)
3. Aktivierung oder Deaktivierung von automatischen Erinnerungen (und wenn ja, an welchem Datum & zu welcher Uhrzeit)
4. Senden eines schnellen Tests an die Adresse Ihrer Wahl (nicht von den Einladungsguthaben abgezogen)

Die Einladungserstellung kann in allen diesen Phasen als Entwurf gespeichert werden und Sie können jederzeit von der Hauptseite aus zur Bearbeitung zurückkehren:

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die E-Mail-Adresse verwalten, die für den Versand Ihrer Einladungen mit dem Infomaniak Gäste-Manager verwendet wird.

Einführung

• Jede Ihrer E-Mail-Adressen kann für den Versand von Einladungen aus dem Gäste-Manager angegeben werden.
• Es wird keine Probleme mit einer E-Mail-Adresse geben, die bereits für die Nutzung bei Infomaniak konfiguriert ist.
• Für eine E-Mail-Adresse von einer generischen Domain wie outlook.fr oder gmail.com wird automatisch die E-Mail-Adresse no-reply@infomaniak.com als Ersatzabsender verwendet. Gleiches gilt für alle Domains, bei denen Sie den SPF nicht ändern können (siehe unten).
• Etwaige Antworten werden jedoch an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
• Für eine E-Mail-Adresse auf einer benutzerdefinierten Domain, die noch nicht für die Verwendung mit Infomaniak konfiguriert ist und bei der Sie Zugriff auf die DNS-Zone haben, lesen Sie den folgenden Leitfaden, um den entsprechenden SPF hinzuzufügen.

Die Absender-E-Mail-Adresse festlegen

Die E-Mail-Adresse, von der Ihre Einladungen gesendet werden, muss im ersten Schritt der Konfiguration Ihrer Einladungen eingegeben werden (nachdem Sie Ihre Abonnentenlisten erstellt haben):

Abhängig von der angegebenen E-Mail-Adresse erscheint ein Popup, wenn Sie auf Weiter klicken, das Sie darauf hinweist, dass der SPF korrekt konfiguriert sein muss, damit die Einladungen von der angegebenen Adresse gesendet werden. Andernfalls werden die Einladungen von der Adresse no-reply@infomaniak.com gesendet.

Sie können die Adresse noch einmal überprüfen und ändern, indem Sie auf das Stiftsymbol klicken:

Den Infomaniak SPF in die DNS-Zone einfügen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse verwenden möchten, um Einladungen zu senden, müssen Sie den SPF-Eintrag Ihrer Domain überprüfen und ggf. ändern, um Infomaniak zu erlauben, E-Mails in Ihrem Namen zu senden. 

Lesen Sie diesen Leitfaden, insbesondere das Kapitel „Hinzufügen mehrerer SPF-Einträge“, um Ihren SPF-Eintrag nicht zu ersetzen, sondern den von Infomaniak hinzuzufügen: v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

Dieser Leitfaden erklärt, wie das Kreditsystem des Infomaniak Gäste-Managers funktioniert.

Einführung

• Die Credits des Gäste-Managers sind unabhängig von den Credits anderer Produkte wie dem Newsletter!
• Infomaniak gewährt einen gestaffelten Rabatt beim Kauf von Credits.
• Für eine aktuelle Liste der Preise besuchen Sie bitte die Preisübersicht des Gäste-Managers.

Credits für das Versenden von Einladungen

Sie starten mit 200 kostenlosen Credits. 1 Credit entspricht 1 Gast oder 1 Begleitperson.

Wenn Sie zum Beispiel 100 Einladungen versenden und 1 Begleitperson pro Gast erlauben, werden insgesamt 200 Credits verwendet.

Die Credits haben eine unbegrenzte Gültigkeit. 

Automatische Erinnerungen sind kostenlos und verbrauchen keine Credits.

Credits anzeigen

Um auf die Kreditseite zuzugreifen:

1. Klicken Sie hier, um Ihr Produkt im Infomaniak Manager zu verwalten (benötigen Sie Hilfe?).
2. Die Anzahl der verfügbaren Credits wird links angezeigt:
   
3. Klicken Sie auf Credits hinzufügen, um die Preise und die Kreditgeschichte anzuzeigen:
   

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Kontaktlisten im Infomaniak Gäste-Manager erstellen, importieren und verwalten.

Einführung

• Es ist möglich, eine Kontaktliste zu importieren:
  • mit maximal 1.000 Einträgen
  • im CSV-Format oder aus einer bereits bestehenden Liste bei Infomaniak (nur Ticketing — Newsletter + Kontakte (vCard contacts.infomaniak.com) ausgeschlossen)

Eine Kontaktliste erstellen

Die Kontakte im Gäste-Manager sind unabhängig von Ihren Veranstaltungen. Die Liste kann erstellt und für mehrere Veranstaltungen verwendet werden:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie auf Liste erstellen:
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Geben Sie einen Namen für Ihre erste Kontaktliste ein.
5. Klicken Sie auf Bestätigen:
   
6. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen bezüglich des Imports vorhandener E-Mail-Adressen.
7. Wählen Sie die Methode zum Erstellen Ihrer Liste:
   1. Aus einer CSV-Datei, die Sie von Ihrem Computer hochladen können (eine Beispieldatei kann auf derselben Seite heruntergeladen werden, um beim Formatieren der Daten zu helfen)
   2. Aus einer bestehenden Liste — wenn Sie bereits Kontaktlisten erstellt haben
   3. Automatischer Import aus dem Infomaniak-Ticketing-Tool
   4. Einzelkontakt hinzufügen, indem Sie die E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen manuell eingeben
      

Mehrere Listen zusammenführen

Um Kontakte aus mehreren Listen zusammenzuführen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie auf Verwalten:
   
3. Klicken Sie im Aktionsmenü auf ⋮ rechts von der Liste, die Sie behalten möchten (die zu fusionierende Liste).
4. Klicken Sie auf Zusammenführen:
   
5. Ein Assistent ermöglicht es Ihnen, eine andere Liste aus Ihren Kontaktlisten auszuwählen, die archiviert wird, nachdem ihr Inhalt in die verbleibende Liste verschoben wurde (der Assistent zeigt eine Vorschau der erwarteten Effekte und Änderungen).
6. Bestätigen Sie die Zusammenführung nach Überprüfung:
   

Eine Kontaktliste exportieren

Um eine CSV-Datei Ihrer Kontaktliste zu erhalten, die die sichtbaren Informationen enthält, wenn Sie die Liste in der Manager-Oberfläche anzeigen (Informationsfelder einschließlich des Erstellungsdatums des Kontakts):

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie auf Verwalten:
   
3. Klicken Sie im Aktionsmenü auf ⋮ rechts von der Liste.
4. Klicken Sie auf Exportieren:
   
5. Speichern Sie die .csv-Datei auf Ihrem Gerät.

Kontakte hinzufügen, Adressen löschen usw.

Im selben Menü wie oben ist es jederzeit möglich, Kontakte zu einer bestehenden Liste hinzuzufügen oder zu löschen, Listen zu duplizieren usw.