Freigabe des gemeinsamen Ordners in kDrive verwalten

Diese Anleitung veranschaulicht die verschiedenen Arten von Freigaben, die im gemeinsamen Ordner von kDrive möglich sind, und erklärt, wie man den Zugriff auf den Ordner einschränken kann, wenn bestimmte Benutzer nicht auf alles zugreifen sollen, was sich bereits darin befindet. Es ist sehr einfach, eine Freigabe jederzeit zu ändern.

Von einer einfachen Freigabe zu einer kSuite-Einladung

Stellen Sie sich vor…

• … ein kDrive innerhalb einer kSuite…
• … mit nur 1 Benutzer von 3…
• … Daten im gemeinsamen Ordner und im persönlichen Ordner.

A. Ergebnis einer Freigabe ohne Registrierungsnotwendigkeit des eingeladenen Benutzers

Ein Ordner im gemeinsamen Ordner wird zunächst mit einem völlig externen Benutzer dieses kDrives und von Infomaniak über einen öffentlichen Freigabelink geteilt:

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner oder Unterordner.
2. Wählen Sie das Element Teilen.
3. Bleiben Sie auf der ersten Registerkarte und passen Sie die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Bedürfnissen an.
4. Kopieren Sie den Link zur Übermittlung oder senden Sie ihn direkt aus dem Fenster:
   

Folglich erhält der Benutzer, der diesen öffentlichen Link aufruft, diese Art von Ansicht und kann navigieren, sehen und herunterladen die Dateien, alles im Nur-Lesen-Modus:

B. Ergebnis einer Freigabe mit Registrierung (nicht in kSuite gezählt)

Ein Ordner im gemeinsamen Ordner wird nun mit einem externen Benutzer geteilt, der sich registrieren oder mindestens in seinem Konto anmelden muss, falls er bereits eines besitzt, und die Einladung akzeptieren.

Dazu müssen Sie diesmal die zweite Freigabe-Registerkarte wählen:

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner oder Unterordner.
2. Wählen Sie das Element Teilen.
3. Klicken Sie auf die zweite Registerkarte.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des betreffenden Benutzers an.
5. Klicken Sie zum Hinzufügen (der Vorgang kann für mehrere Benutzer gleichzeitig durchgeführt werden):
   
6. Bezüglich der Freiheit, die dem Benutzer gegeben wird, den Bereich des kDrives, auf den er Zugriff hat, zu ändern oder nicht, ist hier die Option Ändern gewählt.
7. Klicken Sie auf Einladung senden:
   
8. Diese Auswahl (vgl. Punkt 6 oben) ermöglicht es, diese Person zunächst als externen Benutzer einzuladen — lesen Sie weiter unten zur vollständigen kSuite-Einladung):
   
9. Der Administrator kann die ausstehende Anfrage sehen und die Einladung bei Bedarf erneut senden:
   
10. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail zur Registrierung als Infomaniak-Benutzer:
    
11. Die Person füllt das Formular aus, ihre E-Mail-Adresse ist vorausgefüllt und wird ihr Infomaniak-Benutzer-Konto-Identifikator sein:
    
12. Nach Abschluss der Registrierung ermöglicht eine vereinfachte kDrive-Schnittstelle mit "Mit mir geteilt" links den Zugriff auf den geteilten Inhalt (ausschließlich, und nicht den gesamten gemeinsamen Ordner) und dessen Änderung:
    
    • Alle vorgenommenen Änderungen sind für alle Benutzer gemeinsam, die Zugriff auf diesen Bereich des kDrives haben.
    • Der Benutzer hat keinen privaten/persönlichen Speicherplatz.
    • Er kann die mobile/Desktop-App kDrive installieren und sich anmelden, aber keine Daten werden sichtbar sein:
      

C. Ergebnis einer Freigabe mit Registrierung als kSuite-Benutzer

Stellen Sie sich nun vor, es gab noch keine Freigabe oder Einladung. Wiederholen Sie die Punkte 1-7 von oben, dann bei Punkt 8…:

1. … Laden Sie diese Person als kSuite-Benutzer ein, indem Sie auf den Link klicken, der die Benutzerverwaltung in einem neuen Tab öffnet:
   
2. Erstellen Sie den kSuite-Benutzer (gemäß der Reihenfolge A-B-C unten):
   
3. Beginnen Sie die Benutzererstellung (gemäß der Reihenfolge D-E-F-G-H unten):
   • D — Geben Sie einen Vor- und Nachnamen ein.
   • E & F — Je nach Bedarf geben Sie ihm erweiterte oder begrenzte Rechte innerhalb der Organisation, hier nur einen Benutzer-Status (machen Sie sich mit den verschiedenen Berechtigungen (Produktzugriffsrechte usw.) und Kontaktpräferenzen eines Benutzers innerhalb einer Organisation vertraut).
   • G — Entscheiden Sie, ob Sie eine E-Mail-Adresse für den Benutzer erstellen möchten oder nicht; dies beeinflusst die Art und Weise, wie Sie dem Benutzer die Anmeldung ermöglichen (hier mit der E-Mail-Adresse seiner Wahl - während die Einladung an eine andere E-Mail-Adresse gesendet wird).
   • H — Der nächste Schritt ermöglicht es, den Benutzer zu einem eventuellen Arbeitsteam hinzuzufügen:
     
4. Nach Abschluss des Vorgangs:
   • I — Die eingeladene Person erhält eine E-Mail zur Registrierung als Infomaniak-Benutzer, aber Sie können ihr den Link auch auf andere Weise wie über einen QR-Code bereitstellen.
   • J — Je nach der der Person zugewiesenen Rolle (vgl. Punkt E oben) können Sie jederzeit festlegen, welche Produkte sie im Infomaniak-Manager verwalten kann:
     

D. Zugriff des Benutzers einschränken

Nach Abschluss der Registrierung ermöglicht die kDrive-Schnittstelle des neuen Benutzers meist den Zugriff auf den gesamten Inhalt, der für alle Benutzer des kDrives geteilt wurde.

Wenn der eingeladene Benutzer nichts im gemeinsamen Ordner sieht, überprüfen Sie im Administratorkonto, ob die Freigaberechte für alle kDrive-Benutzer erweitert wurden:

 

Das Gegenteil ist ebenfalls möglich: Wenn der neue kSuite-Benutzer Zugriff auf den gesamten gemeinsamen Ordner hat und dies nicht gewünscht ist, muss der Administrator die Freigabe des übergeordneten Ordners (z.B. des Stammordners im gemeinsamen Ordner) ändern:

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den übergeordneten Ordner, wählen Sie das Element Teilen, dann die zweite Freigabe-Registerkarte und klicken Sie rechts auf Verwalten, um die Freigabe zu löschen (die Wirkung ist rekursiv und gilt daher für alle Elemente im übergeordneten Ordner):
   
2. Erstellen Sie dann eine Freigabe, aber beschränkter ab dem betreffenden Ordner und überprüfen Sie die Zugangsspalte in der kDrive-Baumstruktur:
   
    
3. Und schon sieht der Benutzer nur noch einen Teil des gemeinsamen Ordners:
   
4. Und diesmal kann der Benutzer, wenn er die kDrive-App installiert, den betreffenden kDrive auswählen:
   
5. Sie können auf die Dateien auf dem Computer zugreifen: