Raumreservierungen mit der Web-App Calendar verwalten

Dieser Leitfaden beschreibt die Funktion Raumbuchung (für Meetings, Sport, Kurse usw.), die in der Web-App Calendar Infomaniak verfügbar ist (Online-Dienst calendar.infomaniak.com zur Verwaltung Ihrer Veranstaltungen und Termine).

Vorwort

• Es ist möglich, physikalische Besprechungsräume in Calendar zu erstellen und diesen zuzuordnen, um z.B. ein Ereignis an einem bestimmten Ort mit begrenzter Ausstattung und Sitzplätzen zu organisieren.
• Jeder erstellte Raum zeigt einen eigenen Kalender in der App an, der geteilt werden kann.
• Eine doppelte (oder mehrfache) Raumreservierung ist möglich.

Veranstaltungen mit Besprechungsräumen verwalten

Voraussetzungen

• Das Erstellen von Räumen erfordert die Rechte „Administrator“ und „Gesetzlicher Vertreter“.

Räume einrichten

Um Räume zu erstellen, die von den Mitarbeitern reserviert werden können:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar Infomaniak (Online-Dienst calendar.infomaniak.com) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ‍‍ oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende Organisation im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
4. Klicken Sie auf Räume im linken Seitenmenü.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Raum erstellen:
   
6. Geben Sie einen Namen, einen Standort (physikalische Adresse, Etage) und eine Platzkapazität an…
   
7. Fügen Sie gegebenenfalls das in dem Raum verfügbare Material hinzu.
8. Klicken Sie auf Speichern, um das der Raum zugeordnete Material zu speichern:
   
9. Klicken Sie auf Speichern, um den Besprechungsraum zu erstellen.

Die Informationen und die Erstellung von Räumen sind auch über die Organisationseinstellungen im Infomaniak Manager zugänglich.

Ein Ereignis erstellen und einen Raum zuordnen

Sobald der Raum erstellt und konfiguriert ist, müssen Sie nur ein Ereignis erstellen, um den gewünschten Raum zuzuordnen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Calendar Infomaniak (Online-Dienst calendar.infomaniak.com) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr ‍ oben links im Interface, um ein Neues Ereignis zu erstellen.
3. Klicken Sie im Feld Raum oder Ort suchen, um die freien Räume im gewünschten Zeitraum anzuzeigen (die letzten 3 reservierten, von der neuesten bis zur ältesten).
4. Das verfügbare Material in jedem Raum wird rechts angezeigt.
5. Klicken Sie auf Speichern, um das Ereignis und den Raum im Kalender zu veröffentlichen:
   
6. Sie finden alle Informationen zum gewählten Ort und das verfügbare Material auf der Seite des Ereignisses im Kalender:
   

Gesamtübersicht der Räume und deren Belegung

Es ist möglich, einen globalen Überblick über den Kalender jedes Raumes zu erhalten, um dessen Belegung zu sehen. Wenn ein Raum erstellt wird, wird ein zugehöriger Kalender in den Kalendern der Organisation erstellt: